For å sikre at virksomheten bokfører og innbetaler Svalbardskatt i henhold til det som er trukket i lønnssystemet, må det foretas en månedlig avstemming.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Jf. Reglement §14 og bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også punkt 5.2.4.5
Bokføringslovens § 11 og NBS 5.
Definisjoner
Reiseforskyvning
Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres i SAP først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring, mens det oppdateres løpende ved hver overføring til Unit4 ERP. Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført forskuddstrekk i regnskapssystemet, for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og fram til siste dag i måneden.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | IB legges inn i kolonne C. Bruk spørring i Unit4 ERP. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C04 Avst.Svalbardskatt |
| DFØ | DFØ | Hent månedens forskuddstrekk fra SAP. Beløp legges inn i kolonne B. | SAP transaksjonskode: PC00_M99_CWTR, variant CUS&AVSTC04S Svalbardskatt |
| DFØ | DFØ | Bruk spørring i Unit4 ERP. Bokførte forskuddstrekk i Unit4 ERP registreres i kolonne F, betalt forskuddstrekk per termin registreres i kolonne H og UB saldo registreres i kolonne I. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C04 Avst.Svalbardskatt |
| DFØ | DFØ | Periodeforskyvning på reiser mellom kontering og oppdatering av svalbardskatt i SAP hentes fra reisedata. Beløpet registreres i kolonne F. Beløpet overføres automatisk til kolonne E for neste periode. | SAP transaksjonskode: YHR REISEDATA, variant CUS&AVSTC1R C4 Reiseforskyvning denne måned, Svalbardskatt |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom svalbardskatt i SAP og bokført trekk i Unit4 ERP kommer frem i kolonne G og må forklares i skjema "Forklaring på differanse i G". | |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom svalbardskatt fra SAP forrige måned og betalt trekk inneværende termin kommer frem i kolonne J og må forklares i skjema "Forklaring til differanse J". | |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse UB kommer frem i kolonne K og må forklares i skjema "Forklaring på differanse i K". | |
| DFØ | DFØ | Legg inn informasjon om innrapportert svalbardskatt fra A-meldingen i kolonne L. Hvis A-meldingen for aktuelle perioder ikke er tilgjengelig tas følgende rapport ut fra SAP: • PC00_M20_EDAG_DISP Legg inn foretaksnummer, riktig periode og kryss av for "vis betalingsdata". | Rapport i SAP: PC00_M20_EDAG_DISP |
| DFØ | DFØ | Legg inn Betalt dato (avregnet) og bilagsnummer for avregningsretur fra spørringen i Unit4 ERP. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C Avregningsretur SAP |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |