For å sikre at virksomheten bokfører og innbetaler forskuddstrekk i henhold til det som er trukket i lønnssystemet, må det foretas en månedlig avstemming.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Økonomireglementet § 14, bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.2.4.5
Bokføringslovens § 11 og NBS 5.
Definisjoner
Reiseforskyvning
Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres i SAP først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring, mens det oppdateres løpende ved hver overføring til Unit4 ERP. Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført forskuddstrekk i regnskapssystemet for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og fram til siste dag i måneden.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | IB legges inn i kolonne I. Bruk spørring i Unit4 ERP | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C03 Avst forskuddstrekk |
| DFØ | DFØ | Hent månedens forskuddstrekk fra SAP. Beløpet legges inn i kolonne B. | SAP transaksjonskode: PC00_M99_CWTR, variant CUS&AVSTC03T C3 Forskuddstrekk - skatt |
| DFØ | DFØ | Bruk spørring i Unit ERP. Bokført forskuddstrekk i Unit4 ERP registreres i kolonne C, trukket forskuddstrekk i perioden registreres i kolonne H og UB registreres i kolonne I. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C03 Avst forskuddstrekk |
| DFØ | DFØ | Periodeforskyvning på reiser mellom kontering og oppdatering av forskuddstrekk i SAP hentes fra reisedata. Beløpet registreres i kolonne F. Beløpet overføres automatisk til kolonne E for neste periode. | SAP transaksjonskode: YHR_REISEDATA, variant CUS&AVSTC1R C1 Avstemming reiseforskyvning, oppsett /CUSAVSTC3R C3 Forskuddtrekk, komprimert |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom forskuddstrekk i SAP og bokført trekk i Unit4 ERP, hensyntatt reiseforskyvning, kommer frem i kolonne G og må forklares i skjema "Forklaring på differanser i G". | |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom endring i saldo og periodens bokførte og trukkede forskuddstrekk kommer frem i kolonne J og må forklares i skjema "Forklaring på differanser i J". | |
| DFØ | DFØ | Legg inn informasjon om innrapportert forskuddstrekk for forrige periode fra A-meldingen i kolonne K. Hvis A-melding ikke er tilgjengelig tas følgende rapport ut fra SAP: PC00_M20_EDAG_DISP Legg inn foretaksnummer, riktig periode og kryss av for "vis betalingsdata". | Rapport i SAP: PC00_M20_EDAG_DISP |
| DFØ | DFØ | Legg inn bilagsnummer, betalt dato og beløp som gjelder forskuddstrekk fra avregningsretur i Unit4 ERP i kolonne L, M og N. Ved bruk av spørring «DFØRPA C Avregningsretur SAP» i Unit4 ERP for å finne avregningsreturen, kan det være nødvendig å spørre i to perioder for å finne trekkjøring (bilagsart BT) og avregning (bilagsart BA) for periodens forskuddstrekk.. Dette fordi trekkjøringen kan bokføres i samme periode som bokført forskuddstrekk, eller i neste periode. Avregningen bokføres alltid i neste periode. | Spørring u Unit4 ERP: DFØRPA C Avregningsretur SAP |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom forskuddstrekk fra SAP og betalt forskuddstrekk kommer frem i kolonne O og må forklares i skjema "Forklaring på differanser i O". | |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom innsendt forskuddstrekk via A-melding og betalt forskuddstrekk kommer frem i kolonne P og må forklares i skjema "Forklaring på differanser i P". | |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring av avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring av avvik” i fanen. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |