Personreskontro og trekkreskontro føres i SAP FI. Reskontroene gjøres opp automatisk hver måned. Ved månedsavslutningen må det kontrolleres at saldo på reskontroene i SAP er lik saldo på tilhørende konti i Unit4 ERP.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Reglementet § 14, bestemmelsene pkt. 5.2.4.3 og 4.4.6, bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens kapittel 6 og NBS 5.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | I kolonne for inngående balanse legges det inn saldo fra periode 12 forrige år. | |
| DFØ | DFØ | Bruk spørring i Unit4 ERP for å få saldo hittil i år fra hovedbok. Settes inn i skjema for aktuell avstemmingsperiode. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A02 Avstemming SAP FI og Unit4 ERP |
| DFØ | DFØ | Legg inn i firmakode og kjør detaljposter kreditorer for siste dag i avstemmingsperioden. Detaljposter kreditorer kontrolleres for at det ikke er eldre poster som blir stående. Åpne poster spesifiseres. Eldre poster følges opp. | SAP transaksjonskode: FBL 1N = Detaljposter kreditorer (variant CUS&OPAL A2) |
| DFØ/Kunde | DFØ/Kunde | Dersom det er saldo på reskontroen skal det foretas en vurdering om saldoen består av åpne poster som forventes å bli utlignet i neste periode. Åpne poster dokumenteres. Poster det er usikkerhet om, og alle eldre poster, må følges opp og forklares særskilt av kunden. | |
| DFØ | Kunde | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |