Ved periodeavslutning skal det gjøres avsetninger av kostnader som har påløpt i perioden, men som ikke er bokført. Påløpt, ikke utbetalte reiseregninger skal kostnadsføres og avsettes som påløpt reisekostnad frem til utbetalingstidspunktet.
Avstemmingen skal kontrollere at påløpt reisekostnad er avsatt med tilsvarende beløp i balansen. I denne kontrollen vil eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.
For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger fra SAP skal avsetningene avstemmes mot grunnlaget i SAP. Avstemmingen bør gjøres minimum hvert tertial.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
SRS 1 Presentasjon av virksomhetsregnskapet
Bokføringsforskriften § 6-4
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Tilleggstjeneste SRS | Ikke tilleggstjeneste SRS | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Tabell S16A – Avstemming av påløpt reisekostnad SAP Legg inn tall for inngående balanse på konto for påløpte reisekostnader (2916). Kjør spørring i Unit4 ERP for periode 00 og overfør tallene til avstemmingsmappen. Kjør spørring i Unit4 ERP for aktuell avstemmingsperiode og overfør tallene til avstemmingsmappen. Kontroller at sum konto 713x har tilsvarende saldo med motsatt fortegn på konto 2916. Dersom differanse mellom avsatt i balansen og kostnadsført, må differanse undersøkes og forklares: • Er det for eksempel bokført transaksjoner på feil artskonto? | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S16A Avstemming påløpt reisekostnad fra SAP |
| For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger i SAP | |||
| DFØ | Kunde | Tabell S16B – Kontroll av påløpt reisekostnad fra SAP Kjør spørring i Unit4 ERP for perioden som skal kontrolleres, og overfør tallene til avstemmingsmappen. Legg først inn tall for avsetning påløpte reisekostnader – endring i perioden (kolonne B). Beløpet hentes fra sumlinjen for konto 2916. Legg deretter inn tall for reversering av påløpte reisekostnader i perioden (kolonne D). Beløpet hentes fra bilaget i spørringen som har “Reversering” i tekstfeltet. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S16B Kontroll av påløpt reisekostnad SAP |
| DFØ | Kunde | Noter kjørenummer for avsetningen i perioden fra spørring S16B. Kjørenummeret finnes i tekstfeltet “Avsetning reisekost 0000xxx”. Gå til transaksjonskode YPT_BUDSJ_LOG i SAP, og kjør rapport for aktuelt kjørenummer. Huk av for “HR-data" og overfør totalsum for avsetning på konto 2916 til avstemmingsmappen (kolonne C). Merk at dette tallet skal legges inn med samme fortegn som rapporten viser i SAP (normalt pluss), og ikke fortegn slik det vises i spørringen i Unit4 ERP. Ved avstemming av periode 1 kjør i tillegg rapporten for avsetningen i periode 12 foregående år, og overfør totalsum for avsetning 2916 i kolonne C. Dersom virksomheten har manuelle avsetninger på konto 2916 pr. 31.12 foregående år, legges dette inn i kolonne H. Differansekolonnen (kolonne E) kontrollerer om det er differanse mellom avsetning og reversering i den aktuelle perioden. Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom utgående saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP (kolonne H). For virksomheter som har null i denne kolonnen så viser saldo på konto 2916 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger fra SAP så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2916. Ved 1. år SRS kan differanse skyldes åpningsbalanse i periode 202x00. Differansen spesifiseres i avstemmingsmappe. | |
| DFØ | Ikke aktuelt | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Ikke aktuelt | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ dersom man har grunntjeneste. Her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |