9.1 Periodeavslutning for bruttobudsjetterte, SRS - Delservice

Hensikten med rutinen er å sikre at avsluttede regnskapsperioder blir sikret mot senere endringer, og at dokumentasjon av balansen og øvrige kontroller blir fulgt opp, samt oppbevart i henhold til reglene.

Definisjoner

  • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
  • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.

Framgangsmåte og arbeidsdeling

AnsvarligBeskrivelse
DFØMånedsskifte: Sette aktuell periode
Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden.
VirksomhetKlargjøre avstemming: Bokføre bilag
Bokføre alle periodens bilag innen 7. virkedag. Gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er bokført.
VirksomhetKlargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS) og øvrige
Bokføre alle SRS-bilag før fristen for pliktig innrapportering og senest innen 25. i avstemmingsperioden.
DFØ/VirksomhetKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
Kontrollere at alle bilag er bokført, inkludert:
• Alle manuelle bilag er registrert
• Alle oversendte bilag er registrert
• Alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
• Alle lønnskjøringer er lest inn
• Alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
DFØKlargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i Unit4 ERP. Feil følges opp og korrigeres i samråd med virksomheten.
DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP før pliktig rapportering (eksklusive s-rapportering) og senest den 25. i avstemmingsperioden.
DFØ/VirksomhetAvstemming – felles for avstemmingsmappen og andre avstemminger
Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling, gjeldende avstemmingsveiledninger, samt lover, forskrifter og god bokføringsskikk.
DFØ/VirksomhetAvstemming før rapportering: Avstem del A
Avstemme del A i avstemmingsmappen.

DFØ gir beskjed til virksomheten når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering.
DFØRapportering: Legge ut S-rapport
Lagre s-rapporten på Fildel* for gjennomgang og signering av virksomheten.

Virksomheten må ivareta lagring og oppbevaring av s-rapport og tilhørende dokumentasjon.
VirksomhetRapportering: Kontroll og signering av S-rapport
Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:

• Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
• Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
• Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan framkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52, NAV-konti på 157-serien og konti brukt for SRS-posteringer).
Kontogruppe 52 skal alltid gå i null
• Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter:
• Oversende signert s-rapport per e-post, eller
• Bekrefte godkjent s-rapport per e-post. Da må rapportens bestillingsnummer oppgis for å verifisere hvilken rapport som er godkjent.

Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet. Se statsregnskapets tidsfrister.

Rapportering skal gjennomføres hver måned.
DFØRapportering: Innrapportering S-rapport
Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av virksomheten før den oversendes på nytt.
DFØRapportering: A-rapport
Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på Fildel*.

Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.
DFØ/VirksomhetAvstemming etter s-rapportering: Avstem del B-E
Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden.

DFØ gir beskjed til virksomheten når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på Fildel*.

Per 31.12. må del C-E avstemmes før S-rapporten leveres.

Avstemming etter s-rapportering: Avvikende frister
Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Kontrolltiltak for SRS-virksomheter
Kontrollere og dokumentere at kontantregnskapet ikke er endret for rapporteringsperioden. Dette bør minst omfatte en kontroll av at saldo i kontantregnskapet er uendret på kontonivå. F.eks. ved sammenligning av s-rapport levert ved innrapporteringen til statsregnskapet mot ny s-rapport ved gjennomgang av avstemminger for perioden.

Periodiseringer må ikke bokføres på konti som dekkes av ordinær avstemmingsmappe (balansekonti).
VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Kontroll og oppfølging
Gjennomgang av avstemminger utført av DFØ, vil blant annet innebære:
• Kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
• Kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
• Oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).

Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.
VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt, saldobalanse, faner og vedlegg
Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:
• Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller
• Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post

Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister
Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.
DFØ/VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Terminere periode
Virksomheten gir beskjed til DFØ når årets regnskap er ferdigstilt og periodene kan termineres.

Termineringen skal skje senest når pliktig årsregnskap er rapportert og regnskapet er godkjent.

*Dersom virksomheten ikke har tilgang til fildelingsløsningen, oversendes dokumentasjonen på e-post.

DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

Gyldig fra 1. juni 2017

Oppdatert: 3. januar 2024

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.