Sentrale forhandlinger 2025

Steg 1: Sentrale tillegg – produktkvittering (også HR-kunder)

Formål

DFØ utfører beregning og registrering av sentrale tillegg for ansatte som følger hovedtariffavtalen i Staten. Det vil bli utført i henhold til det som er fremforhandlet i lønnsoppgjøret i hver enkelt hovedsammenslutning.

Uorganiserte ansatte følger det avtaleområdet / hovedsammenslutning som er størst i virksomheten. Vi oppretter sak i kundesenter på nett til virksomhetene som har ansatte som det er beregnet og registrert sentrale tillegg på. Vedlagt i saken legger vi ved Produktkvittering for sentrale tillegg for individuell avlønning.

Eksempel på produktkvittering (lønnsoppgjøret 2025)

Hovedsammenslutning YS

Hovedsammenslutning LO

Videre prosess er virksomheten ansvarlig for:

Når dere har kontrollert «Produktkvittering for sentrale tillegg» er neste steg i prosessen å oppdatere fremtidige brudd i infotype 0008 og infotype 0509. Ansatte med poster i IT0008 og IT0509 med Fra-dato senere enn virkningstidspunktet for endring i forbindelse med sentrale tillegg, vil ikke bli oppdatert av DFØ. Oppdatering av fremtidige brudd i forbindelse med sentrale tillegg skal meldes inn til DFØ via egen fil.

Steg 2: Uttrekk forfremtidige brudd i forbindelse med sentrale tillegg (også HR-kunder)

Formål

Ansatte med poster i IT0008 og IT0509 med Fra-dato senere enn virkningstidspunktet for endring i forbindelse med sentrale forhandlinger, vil ikke bli oppdatert av DFØ. Oppdatering av fremtidige brudd i forbindelse med sentrale tillegg skal meldes inn til DFØ via egen fil. Basis- og Delservicekunder kan lese inn filen selv i SAP.

Eksempel på fremtidige brudd

Sentrale tillegg er registret fra 01.05.2025 – 31.05.2025 – stopper på fremtidig brudd

Fremtidige brudd:

I fremtidige bruddet må ansiennitetsopprykk beregnes på nytt

I dette fremtidige bruddet må dere ta en vurdering om den ansatte skal ha beregnet sentralt tillegg i tillegg til lønnsendring (se presiseringen som er gjengitt i sak i kundesenter på nett).

Fremgangsmåte

For å ta ut fremtidige brudd i IT0008 / IT0509 benytt rapport YHR_LOKALE_FORHANDL.

Tast inn transaksjonskoden YHR_LOKALE_FORHANDL i transaksjonsfeltet og klikk Enter slik at skjermbildet Lokale forhandlinger presenteres.

Klikk på Hent variant for å hente ut korrekt variant.

Velg variant CUS&OPAL06 Lokale forhandlinger.

Bestillingsvinduet:

Under Utvalg, legg inn ansattnummer som dere ønsker å kontrollere fremtidige brudd på.

Dersom man ikke legger inn ansattnummer, kan det komme ut fremtidige brudd for ansatte som ikke skal være med i uttrekket.

Legg inn ansattnummer hentet fra uttrekket sentrale tillegg pr. virkningsdato fra produktkvittering. Bare de ansatte som har fremtidige brudd etter virkningstidsdato vil komme ut i uttrekket.

Legg inn virkningsdato for lønnsendring, og velg radioknapp Uttrekk fremtidige brudd>virkningsdato.

Feltet «ansattnummer med stillingsendring» skal ikke benyttes ved fremtidige brudd knyttet til sentrale tillegg. Det er ingen ansatte som får stillingsendring ved sentrale tillegg.

Feltet Hovedsammenslutning– Er låst på fremtidige brudd. Når det ikke er definert verdier i dette feltet vil alle verdiene være gyldige (det er feltet hovedsammenslutning som viser hvilken hovedsammenslutning den ansatte er tilknyttet (feltet Lønn / Akademikere skal ikke lenger benyttes i rapporten)).

Under Visning skal du ikke gjøre noen endringer. Pass på at «Forenklet visning fremt.brudd» og «Vis mal for innlesing» er krysset av. Mal for innlesing inkluderer kolonner for: Ansattnummer, Fungering / Flere stillinger, Ny stillingskode, Ny stilling lang tekst, Ny stilling kort tekst, Ny yrkeskode, Ny stillingsansiennitet, Nytt tariffområde, Ny tariffgruppe, Ny årslønn og skal brukes videre i prosessen.

Kjør rapporten ved å klikke på knappen for Utfør (F8).

Når du har kjørt rapporten får du opp følgende informasjonsmelding. Ved bekreftelse med grønn hake, presenteres en liste over personer med fremtidige brudd.

For å overføre listen til Excel regneark, klikk på Excel ikonet . Det er kun denne fremgangsmåten for dataoverføring som gir korrekt kolonnerekkefølge. Ingen annen dataoverføringsmåte må benyttes.

Excel åpnes i SAP og data overføres til Excel slik:

For å lagre regnearket må regnearket kopieres og limes inn i et nytt Excel regneark:

• Klikk på pilen i hjørnet mellom A og 1 for å markere hele regnearket :
• Høyreklikk og velg Kopier (Ctrl +C).
• Åpne et nytt tomt Excel regneark utenfor SAP.
• Stå i A1 i det tomme Excel-arket, høyreklikk og velg Lim inn (Ctrl + V).

Det er nytt Excel regneark du skal benytte videre.

Kolonner i standarduttrekket (oppsett for innlesing av fremtidige brudd via innlesingsprogram)

Som standard viser følgende kolonner for CUS&OPAL06:

Ansattnummer, Ansattnavn, Medarbeidergruppe, Medarbeiderundergruppe, Dato for endring, Organisasjonsenhet, Start OM, Slutt OM, Stillingsnummer (ID), Stillingskode (C ), Stilling (S), Stilling kort tekst, Yrkeskode, Stillingsansiennitet (datotype ST), Startdato IT0008, Sluttdato IT0008, Årsakskode IT0008, Årsakskode tekst IT0008, Dellønnsprosent, Type tariffavtale, Tariffområde, Tariffgruppe, lønnstrinn, Årslønn, Ansattnummer, Fungering/Flere stillinger, Virkningstidspunkt, Ny stillingskode, Ny stilling lang tekst, Ny stilling kort tekst, Ny yrkeskode, Ny stillingsansiennitet, Nytt Tariffområde, Ny tariffgruppe, Ny årslønn.

Mal for innlesing i SAP (innlesningsprogrammet) er markert med uthevet skrift i oversikten over.

Eksempel på mal - fremtidige brudd klar til utfylling

Videre prosess

Videre skal regnearket for fremtidige brudd oppdateres og gjøres klar til innlesing.

Steg 3: Oppdatering av regneark for fremtidige brudd i forbindelse med sentralt tillegg (også HR-kunder)

Fremgangsmåte

Oppdatering av fremtidige brudd gjøres i Excel-filen (dvs. utenfor SAP) man har lastet ned fra uttrekksprogrammet i SAP.

Pass på følgende ved endring av filen:

• Ingen kolonner må formateres (ingen formler og lignende)
• Ingen kolonner må være skjulte

Oppdatering av fremtidige brudd skal sendes inn i egen fil til DFØ. Basis- og delservicekunder kan lese inn fremtidige brudd selv ved hjelp av innlesingsprogrammet.

Bearbeidelse av regneark for fremtidige brudd

Regnearket som du hentet ut og lagret i forrige steg, skal nå bearbeides for å gjøres klar til innlesing.

I regnearket per nå har du kolonner for: Ansattnummer, Ansattnavn, Medarbeidergruppe, Medarbeiderundergruppe, Dato for endring, Organisasjonsenhet, Start OM, Slutt OM, Stillingsnummer (ID), Stillingskode (C ), Stilling (S), Stilling kort tekst, Yrkeskode, Stillingsansiennitet (datotype ST), Startdato IT0008, Sluttdato IT0008, Årsakskode IT0008, Årsakskode tekst IT0008, Dellønnsprosent, Type tariffavtale, Tariffområde, Tariffgruppe, lønnstrinn, Årslønn, Ansattnummer, Fungering/Flere stillinger, Virkningstidspunkt, Ny stillingskode, Ny stilling lang tekst, Ny stilling kort tekst, Ny yrkeskode, Ny stillingsansiennitet, Nytt Tariffområde, Ny tariffgruppe, og Ny årslønn.

Vi har under delt inn kolonnene i regnearket i tre forskjellige farger: Kolonne A-X viser informasjon om fremtidige brudd på ansatt, hentet ut i rapporten (GRÅ).

Kolonne Y-AI er det vi kaller «Mal for innlesing» (GUL og GRØNN).

Mal for innlesing:

Kolonne Y-AA skal det ikke gjøre endringer på.

Kolonnene viser informasjon om ansatt.

Kolonne Y: Ansattnummer

Kolonne Z: Flere stillinger er en identifikator som angir om det er infotype 0509 stillingen (tilleggstilling) eller infotype 0008 stilling (hovedstilling) som skal oppdateres.

- Linjer som er blanke i denne kolonnen viser til hovedstillingen som er registrert i infotype 0008. Programmet vil oppdatere infotype 0008 stilling (hovedstilling) i OM og PA.

- Linjer som er utfylt med F indikerer at den ansatte har en fungering på virkningstidspunktet, men det er bare til informasjon. Linjen inneholder data for infotype 0008 stillingen. Programmet vil oppdatere infotype 0008 stillingen (hovedstilling) i OM og PA

-Linjer som er fylt ut med S i denne kolonnen viser til tilleggstillingen som er registrert i infotype 0509. OM blir oppdatert basert på stillingsnummeret i infotype 0509 og PA oppdaterer lønnsopplysningene i infotype 0509 og infotype 0014

Kolonne AA: Virkningstidspunkt – viser fremtidige datobrudd

Kolonne AB-AI er kolonnene som skal oppdateres dersom det skal leses inn en endring på ansatt.

For fremtidige brudd er det bare aktuelt å gjøre endring i kolonne AI «Ny årslønn». Ny årslønn skal registreres basert på 100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert. Kontroller at ny årslønn er oppgitt med i hele kroner (husk å avrunde årslønn med desimaler til hele kroner i filen).

Når kolonne «Ny årslønn» er oppdatert med ny verdi, slettes kolonne A-X (GRÅ). Det er bare kolonnene som er markert med GUL og GRØNN farge som skal være med i filen som skal leses inn.

Personer som IKKE skal ha oppdatert fremtidige brudd, fjernes fra regnearket (slett linjer).

Følgende endringer gjøres i Excel-filens grønne kolonner:

Ny stillingskode

Ingen endring av stillingskode ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Ny stilling lang tekst

Ingen endring av stillingskode, ny stilling lang tekst ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Ny stilling kort tekst

Ingen endring av stillingskode, ny stilling kort tekst ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Ny yrkeskode

Ingen endring av stillingskode, ny yrkeskode ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Ny stillingsansiennitet

Ingen endring av stillingskode, ny stillingsansiennitet ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Nytt tariffområde

Ingen endring av tariffområde ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Ny tariffgruppe

Ingen endring tariffgruppe ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.

Ny årslønn

Her oppdateres årslønn. Ny årslønn skal registreres basert på 100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert.

Eksempel: Ansatt skal fra virkningstidspunktet ha ny total årslønn lik kr 550 000. Registrert kr 550 000 i dette feltet.

Oppdatering av ansiennitetsopprykk (årsak A9 i IT0008)

1. Trekk ut beregnet ansiennitetsopprykk fra årslønn

2. Oppdater årslønn med sentralt tillegg

3. Beregne ansiennitetsopprykk på nytt og oppdater årslønn

Eksempel:

Ola Norman jobber som førstekonsulent siden 01.06.2022. Årslønn den 01.05.2024 er kr. 500 000,-.

Den 01.06.2024 beregnes ansiennitetsopprykket av kr. 500 000,-. Ansiennitetsopprykket utgjør 500 000 * 1,1% (0,011) = 5 500,-. Ny årslønn 505 500,-

Det skal beregnes sentrale tillegg 0,75% fra 01.05.2024

Beregning av sentrale tillegg pr. 01.05.2024 kr. 500 000 * 0,75% = kr. 3 750,-.

Beregning av årslønn pr. 01.06.2024 for den ansatte:

1. Årslønn uten ansiennitetsopprykk kr. 500 000

2. Sentralt tillegg kr. 3 750,-

3. Beregne ansiennitetsopprykk etter sentrale tillegg (kr. 500 000 + 3 750) * 1,011 = 509 291,- (avrundet til hele krone på sentralt tillegg)

Ny årslønn 01.06.2024 er kr. 509 291,-.

Videre prosess

Regnearket for fremtidige brudd er nå klar til innlesing. Oppdatering av fremtidige brudd skal sendes inn i egen sak til DFØ. Basis- og delservicekunder kan lese inn fremtidige brudd selv ved hjelp av innlesingsprogrammet.

Steg 4: Innlesing av fremtidige brudd – sentrale tillegg

Formål

Denne funksjonaliteten gjør det mulig å overføre informasjon for fremtidige brudd fra en Excel-fil (generert fra SAP) som inneholder endringer på mange ansattnummer. Programmet kjøres av DFØ for kunder på grunntjeneste. Basis og delservicekunder kan kjøre det selv, men kan få hjelp av DFØ til å kjøre filen.

Forutsetninger

Vurder om det er hensiktsmessig å endre via fil eller manuelt. Hvis det er få personer som skal endres, kan dette gjøres via yhr_stillingsendring for kunder på grunntjeneste eller manuelt i SAP for basis- og delservicekunder.

Opplysninger for fremtidige brudd er hentet fra SAP via transaksjonskode YHR_LOKALE_FORHANDL. Rapportresultatet er lagret i Excel-format. Se Steg 3: Oppdatering av regneark for fremtidige brudd (også HR-kunder) i forbindelse med sentralt tillegg.

Excel-filen er oppdatert med fremtidige brudd på aktuelle ansattnummer. Personer som IKKE skal ha oppdatert det fremtidige brudd, er fjernet fra regnearket.

Fremgangsmåte

Tast inn transaksjonskode YHR_LOK_FORH_INNLES3 i transaksjonskodefeltet og klikk Enter.

Velg variant:

I Firmakode legger man inn informasjon om hvilken firmakode filen skal leses inn for (obligatorisk felt).

Kun felt for Periodeutvalg og personutvalg bestemmes av data i regnearket vil være aktivt.

Det vil ikke være mulig å velge Saksbehandlingsårsak.

I Adresse for regneark henter man opp aktuelt regneark.

Les t.o.m kolonne skal ikke endres.

Det anbefales at det kun leses inn 1000 rader av gangen. Første rad er overskriftene på kolonnene. Dersom du har flere rader enn 1000 i filen – del opp filen og les inn flere ganger.

I Saksnr/Infotypetekst legger man inn informasjon dersom man ønsker at referansetekst (F9) i IT0000, IT0041, IT0008 og IT0509 skal oppdateres.

Når bestillingsbildet er fylt ut gjør du følgende for innlesing av resultat:

Innlesing OM – organisasjonsstyring:

For sentrale tillegg skal det ikke gjøres endringer som påvirker OM, det er derfor ikke nødvendig å kjøre programmet OM – organisasjonsstyring.

Innlesing i PA – personal administrasjon:

1. Kjør først programmet med kryss avhuket i feltet Testkjøring og PA – personal administrasjon.

2. Ta vekk krysset for Testkjøring og kjør programmet produktivt med kryss avhuket i feltet PA – personal administrasjon.

Når programmene er kjørt vil du få ut en rapport/kvittering over endringene som er utført. Rapporten inneholder blant annet kolonner for varsel, feilmelding og status. Kolonne for status vil opplyse om endringene er utført. Kolonne for varsel og feilmelding vil inneholde informasjon, dersom dette er relevant. Rapporten kan tas ut i Excel-format.

Steg 4: Innlesing av fremtidige brudd - HR-kunder

Etter at Steg 3: Oppdatering av regneark for fremtidige brudd i forbindelse med sentralt tillegg (også HR-kunder) er gjennomført sendes fil(ene) til DFØ via Kundesenter på nett.

Anbefaler at HR-kunder ikke leser inn fremtidige brudd selv.

DFØs interne rutiner for innlesing er avhengig av om virksomheten tok i bruk DFØ HR før eller etter virkningstidspunktet.

Steg 5: Fungering

Fungering ved lønnsjustering – kan også forekomme ved sentrale tillegg

Stedfortredergodtgjørelse beregnes som differansen mellom lønn i fungeringsperioden og stedfortrederens grunnlønn. Når stedfortrederens grunnlønn øker, vil differansen bli mindre. Dersom stedfortredergodtgjørelsen da allerede er utbetalt vil det føre til en rekalkulering hvor godtgjørelsen reduseres i samsvar med egen lønnsøkning. Dette medfører ingen reell lønnsreduksjon. Dersom den ansatte skal ha en høyere lønn i fungeringsperioden må dette korrigeres manuelt. Det er virksomhetens retningslinjer som må legges til grunn for hvordan man skal håndtere etterbehandlingen.