Brukerveiledning for ledere

Tilgang til Læring i DFØ HR 

Leder-, ansatt- og instruktørtilgang

Som ansatt, leder og instruktør har du tilgang til læringsmodulen i DFØ HR på to måter. 

Tilgangen til læringsmodulen finner du under Opplæring i nedtrekksmenyen Startside og som en egen flis med navn Vis min opplæring på startsiden.

Stillingen du har i virksomheten og hvilken rolletilgang du har i DFØ HR Læring styrer hva du har tilgang til å se og gjøre i systemet. Se brukerveiledning for ansatt og instruktør for å få innsikt hva disse rollene gir av tilganger og muligheter.

Landingsside for Opplæring

Landingssiden for Opplæring er delt inn i ulike seksjoner, og du finner ulik funksjonalitet her slik som kurshistorikken din og mulighet til å ta ut rapporter.

Seksjon	Hva kan du se og gjøre her?
Søk etter læring	Øverst på siden finner du søkefeltet Søk etter læring. Her kan du søke etter kurs som virksomheten har opprettet, og du kan melde deg på eller søke om å få delta.
Instrumentbord	Hvilke roller du har i løsningen, styrer hvilke valg du ser i Instrumentbord-menyen. Eksempler er: - Teamvisning (ledere) - Mine klasser (instruktører) - Opplæringsadministrasjon (administratorer) - Handle på vegne av (stedfortredere)
Aktiviteter	I menyen Aktiviteter finner du lenker til pensum, kurshistorikk, rapporter og mer.
Obligatorisk læring	Her vises all obligatorisk opplæring som andre har tildelt deg. Forfallsdato bestemmer rekkefølgen på kortene, og du ser tydelig om noe er forfalt eller nærmer seg frist.
Viktig læring	Her ligger opplæringsaktiviteter som er tildelt deg, men som ikke er obligatoriske.
Forespørsler til meg	Her finner du oppgaver og forespørsler som venter på deg. Seksjonen vises bare når noe er utestående.
Invester i meg selv	Kurs du har tildelt deg selv, vises i denne seksjonen.
Siste bokmerker	Her finner du kurs og aktiviteter du har bokmerket. Dette gjør det enkelt å samle det du er interessert i, uavhengig av kurs du har startet på eller fått tildelt
Foreslått for meg	Kurs som kollegaer eller administratorer anbefaler til deg, vises her. Du vil tydelig kunne se hvem som har anbefalt eller foreslått opplæringen. Du kan bokmerke dem, markere dem som ikke interessante eller lese mer om kurset.

Teamvisning for ledere

Som leder med personalansvar har du tilgang til Teamvisning.

Her får du en oversikt over:

• Ansatte du har personalansvar for og status på deres kompetanseutvikling.
• Ansatte vises i alfabetisk rekkefølge.
• Ansatte med kurs eller pensum som har forfalt vises øverst i listen.

Er du leder med personalansvar og flere nivå under deg, vil et klikkbart ikon vises for deg. Klikk på ikonet for å utvide og vise organisasjonsstrukturen.

Via denne siden kan du:

• Sende påminnelse til ansatte som har kurs i kursplanen sin som er forfalt
• Legge til og fjerne kurs fra ansattes kursplan under Administrer tilordninger
• Registrere kurs i ansattes kurshistorikk via Legg til i læringshistorikk
• Melde ansatte på eller av fysiske kurs gjennom Behandle påmelding

Du kan se de ansattes kursplan og sjekke status på opplæringen ved å klikke på navnet til den ansatte i menyen til venstre.

Kursplanen er inndelt i ulike seksjoner, og det er mulig å filtrere listen for å gjøre den mer oversiktlig dersom det er mange kurs. Valgene man får i filteret er dynamisk, for eksempel filter for kurs, kursenhet og program.

I Vis historikk, som du finner i trepunktsmenyen øverst til høyre, kan du se mer informasjon om den ansattes fullførte kurs. Her får du blant annet dato for gjennomføring, kurstit­tel, og du kan skrive ut kursbevis ved å klikke på utskriftsknappen under Handling.

Klikk på pilen lengst til høyre for å få ytterligere detaljer om den fullførte opplæringen.

Godkjenningsprosesser

Med godkjenningsprosesser kan man administrere og godkjenne læring på en strukturert måte. Prosessene kan brukes til å kontrollere gjennomføring av online-kurs og påmeldinger til instruktørledet kurs. Alle ansatte kan selv finne og melde seg på kurs, men dersom det er en godkjenningsprosess knyttet til kurset vil det sendes en forespørsel til godkjenner (deg som leder eller en kursadministrator) før den ansatte blir registrert på kurset. Godkjenneren mottar et varsel og kan velge å godkjenne eller avslå forespørselen, og den ansatte får informasjon om status, og på forespørselen. Dersom forespørselen godkjennes, blir den ansatte meldt på kurset.

Det er fire godkjenningsprosesser i systemet:

• Kursadministrator
• Leder og finansadministrator
• Leder og HR kontakt
• Leder

Godkjenningsprosess settes opp av kursadministrator på kursnivå.

Noen kurs krever ledergodkjenning. Når ansatt ønsker å registrere seg på kurset, sendes det en forespørsel for godkjenning til deg som leder. Du vil se at du har en oppgave til behandling på din startside i DFØ HR. Oppgaven inneholder informasjon om forespørselen gjelder intern eller ekstern opplæring. Du kan godkjenne eller avslå forespørselen

Godkjenningsoppgaver vises også i gjøremål.

Ved å klikke på Godkjenninger via aktivitetsmenyen på opplæringssiden, kan du se om forespørselen gjelder intern eller ekstern opplæring, og du kan godkjenne eller avslå forespørsel.

Du kan legge inn begrunnelse for godkjenning eller avslag i fritekstfeltet.

Klikk på Neste for å gå videre til bekreftelsessiden.

I tillegg har du oversikt over oppgaver til behandling i seksjonen Forespørsler til meg på opplæringssiden.

Tildele kurs

Du kan tildele kurs til dine ansatte. Dette betyr at kurset legges i kursplanen slik at den ansatte selv kan melde seg på instruktørledet kurs eller ta et online kurs. Tildelingen kan gjøres på forskjellige måter.

Tildeling av kurs via Kursbibliotek

Bruk søkefunksjonen på opplæringssiden for å finne et kurs du vil tildele ansatte. Du kan søke etter kurs ved å skrive tittelen til kurset, beskrivelse, kompetanse, eller kategori. Klikk deretter på navnet til kurset.

1. Klikk på navnet til kurset for å se detaljer. Øverst til høyre på siden finner du forskjellige handlinger og du kan blant annet tildele kurset til andre.
2. Klikk på Tildel til andre.

3. Legg til nødvendige opplysninger og en eller flere ansatte kurset skal tildeles til. Du kan blant annet legge til frist og gjennomføringskrav.
4. Klikk på Fortsett.

4. Sjekk detaljer og klikk på Tildel opplæring.

5. Du får bekreftelse om at kurset er tildelt til de spesifiserte ansatte.

Tildeling av kurs via Teamsvisning

1. I Teamvisning, klikk på trepunktsmenyen øverst til venstre på siden, og velg Administrer tilordninger.

2. Klikk deretter på Tildel opplæring

3. Neste steg er å velge kurs og knytte det til den ansatte du ønsker skal gjennomføre kurset. Klikk på Legg til for å komme inn i kursbiblioteket

4. Når du er i biblioteket kan søket begrenses til opplæringstype (for eksempel online, instruktørledet, pensum), kilde eller kategorier. Klikk Velg på det aktuelle kurset og lukk vinduet

5. Ta stilling til om kurset er valgfritt eller obligatorisk for den ansatte og om det skal være en frist for gjennomføring. Du kan også velge en tildelt dato tilbake i tid (dagens dato er standard verdi)

6. Deretter velger du en eller flere ansatte du skal tildele kurset til. Klikk Legg til, huk av til venstre for navnet og til avslutt med å klikke på Legg til
   • Du kan legge til flere kurs og en eller flere ansatte samtidig
7. Klikk på Neste og sjekk at det du har valgt er riktig. Dersom du ønsker å gjøre endringer velger du Tilbake som vises øverst til venstre over tittelen Tildel opplæring
8. Velg Tildel opplæring. Du får bekreftelse på at valgt kurs er lagt til i ansattes kursplan

Fjerne kurs

Du kan fjerne kurs fra ansatte sin kursplan.

1. I Teamvisning, klikk på de trepunktsmenyen øverst til venstre på siden, og velg Administrer tilordninger.

2. Klikk deretter på Fjern tildelte kurs.

3. Velg kurset som skal fjernes og hent opp den ansatte.
4. Klikk på Neste.

5. Sjekk at detaljene stemmer. Ønsker du å gjøre endringer klikker du på lenken Tilbake som vises over Fjern tildelte kurs.
6. Velg Fjern kurs

7. Du får bekreftelse på at kurset er fjernet fra den ansattes kursplan.

Vær oppmerksom på at du som leder ikke kan fjerne kurs, pensum og programmer som er tildelt den ansatte av en administrator. Du kan imidlertid fjerne kurs den ansatte har tildelt seg selv eller som du har tildelt dem.

Fjerne pensum

I Teamvisning, klikk på en ansatt for å se kursplanen. Klikk på aktuell status og et nytt vindu åpnes.

Dersom det er et pensum den ansatte ikke skal fullføre, klikk på Pensumer og velg X i kolonnen Fjern.

Vær oppmerksom på at du ikke kan fjerne pensum som er tildelt av en administrator.

Melde ansatte på kurs

Melde ansatte på kurs via Kursbibliotek

1. Bruk søkefunksjonen på opplæringssiden for å finne et kurs du vil melde ansatte på. Du kan søke etter kurs ved å skrive tittel på kurs, beskrivelse, kompetanse, eller kategori.
2. Klikk deretter på navnet til kurset. Tilgjengelige kursenheter for kurset vises under Kommende klasser.

3. Velg en kursenhet og klikk på Registrer andre medlemmer.

4. Legg til ansatte, skriv en kommentar, og klikk på Neste.

5. Sjekk registreringsdetaljer og klikk på Fullfør registrering.

6. Du får en bekreftelse på at ansatt er registrert på kursenheten.

Melde ansatte på kurs via Teamvisning

1. I Teamvisning, klikk på trepunktsmenyen øverst til venstre på siden, og velg Behandle påmelding.

2. Kikk på Registrer ansatte.

3. Klikk på Legg til for å finne aktuell kursenhet.

4. Finn kursenheten og klikk på Velg

5. Ønsker du å registrere flere ansatte kan du:

• Klikk Legg til
• Velg en eller flere ansatte
• Bekreft valget med Legg til
• Skriv inn en eventuell kommentar
• Klikk Neste

6. Dersom det er tilknyttet spørsmål om spesielle forhold, slik som for eksempel tilbakemelding om behov for overnatting, kan du legge til dette før du bekrefter registreringen
7. Klikk på Fullfør registrering. Du får bekreftelse om at ansatte er meldt på kurset

Du kan også registrere én ansatt på kurs direkte via ansattes kursplan:

1. Gå til Teamvisning og finn den ansatte
2. Klikk Registrer

3. Kurset vises med tilgjengelige kursenheter. Dersom det er flere kursenheter, velg den som passer best eller send inn en henvendelse for å be om en ny kursenhet.

4. Klikk Registrer igjen. Du får en bekreftelse på at brukeren er registrert på kursenheten

Melde ansatte av kurs

Melde ansatte av kurs via Teamvisning

1. I Teamvisning, velg en ansatt
2. Klikk på kurset som skal trekkes tilbake.
3. Åpne trepunktsmenyen og velg Trekke tilbake.

4. Velg Trekk tilbake
5. Bekreft avmeldingen

Melde flere ansatte av kurs via Teamvisning

1. I Teamvisning, klikk på trepunktsmenyen øverst til venstre på siden
2. Velg Behandle påmelding

3. Velg Trekk tilbake ansatte.

4. Finn aktuell kursenhet ved å klikke på Legg til

5. Klikk deretter på Velg

6. De som er påmeldt det valgte kurset vises i en liste, og du kan melde av en eller flere ved å huke av i feltet til høyre. Klikk på Neste.

7. Se gjennom oppsummeringssiden. Klikk Trekk tilbake ansatte dersom alt stemmer.
   • Ønsker du å endre på noe klikk Tilbake over Trekk tilbake ansatte fra kursenheten
8. Huk av for Fjern tilknyttet element fra opplæringsplanen dersom du ønsker å fjerne kurset fra kursplanen til ansatt

9. Du får en bekreftelse på at avmeldingen er utført.

Send påminnelse om fullføring av opplæring

Du kan minne en ansatt på å fullføre et forfalt kurs ved å sende en påminnelse. Dette kan du gjøre fra flere steder i DFØ HR.

Påminnelse fra startsiden av DFØ HR

Dersom en ansatt ikke har fullført et kurs innen en gitt tidsfrist, vil du få en flis med informasjon om dette på startsiden av DFØ HR.

Når du klikker på Send e-post får du opp et vindu med forslag til tekst som du kan redigere før du klikker på Send.

Påminnelse fra landingssiden for Opplæring

På landingssiden for Opplæring vil det vises et varsel dersom en ansatt ikke har fullført opplæring innen en oppgitt frist.

Når du klikker på Send påminnelse vil du få opp et vindu med hvilken ansatt det gjelder. Før du klikker på Send, kan du velge å få e-posten sendt til deg eller ikke.

Du har ikke mulighet til å endre innholdet i e-posten. Bekreft valgene dine ved å klikke på Send.

Påminnelse fra den ansattes kursoversikt

Du kan også sende en påminnelse om forfalte kurs og pensum fra den ansattes kursoversikt. For de ansatte det gjelder, vil knappen Send påminnelse vises øverst til høyre.

Ved å klikke på denne knappen vil et nytt vindu åpnes, og du kan redigere teksten før du sender påminnelsen til den ansatte. Du kan også velge å få kopi av e-posten ved å huke av ved Kopier meg på denne e-posten.

Endre forfallsdato

Som leder kan du enkelt justere fristen for gjennomføring av kurs, enten for ett kurs eller flere samtidig.

1. Gå til Teamvisning
2. Velg den ansatte du ønsker å endre frist for
3. Klikk på trepunktsmenyen øverst til høyre og deretter Endre forfallsdatoer

4. Angi ny dato og lagre endringen. Du kan bare endre forfallsdatoer for kurs som er tildelt av deg som leder. Kurs som er lagt til av en administrator kan du ikke endre dato på.

Anbefal læring

Finn kurset du ønsker å anbefale i biblioteket. Du kan søke med et nøkkelord eller klikke på Bla gjennom bibliotek fra landingssiden for Opplæring.

1.  Klikk på tittelen til kurset for å få opp kursdetaljer, og velg Anbefal

2. Skriv navnet til den ansatte du vil anbefale kurset til i søkefeltet, og klikk på navnet når det vises i listen. Du kan også skrive en kommentar. Klikk deretter på Send.

3. Den ansatte vil få opp det anbefalte kurset i seksjonen Foreslått for meg på landingssiden for Opplæring.

Stedfortredere og delegering av oppgaver

Som leder kan du delegere oppgavene dine til en annen person, slik at ansattes forespørsler og opplæringsaktiviteter blir håndtert og fulgt opp av den delegerte brukeren i ditt fravær.

Du kan delegere ansvar for

• Hele teamet ditt
• For enkelte ansatte
• For alle oppgavene eller noen enkelte oppgaver

Delegere oppgaver via Alternativer og innstillinger

Du kan legge til stedfortredere, tilordne tillatelser og fjerne stedfortredere via Alternativer og innstillinger som du finner i aktivitetsmenyen.

Du kan velge alle eller et utvalg av tillatelser som delegeres til en annen ansatt, blant annet behandle dine godkjenninger, tilgang til rapporter for dine ansatte, og Teamvisning.

1. Klikk på Legg til, søk etter personen som skal fungere som din stedfortreder og velg oppgavene som skal delegeres.
2. Klikk deretter på Lagre for å bekrefte valgene dine

3. Klikk på Fjern for å fjerne tillatelser

Legge til alternativ leder

Når du tilordner en alternativ leder til en ansatt, deler du ansvaret for den ansattes opplæring mellom den alternative lederen og deg selv. Dette kan for eksempel være aktuelt når en ansatt deltar i et prosjekt og rapporterer til en prosjektleder i en lengre periode. Noen av ansvarsområdene kan deles med den alternative lederen i prosjektperioden.

1. Gå til Mitt team og finn en ansatt.
2. Klikk på trepunktsmenyen ved siden av den ansattes navn og velg Tilordne alternative ledere.

3. Søk etter og velg personen som skal fungere som alternativ leder for den ansatte og klikk på Lagre.

4. Du kan fjerne den alternative lederen ved å klikke på sletteikonet som vises under Handling.
5. Klikk på Lagre.

Registrere i læringshistorikk

Gå til Teamvisning og klikk på trepunktsmenyen øverst til venstre. Klikk på Legg til i læringshistorikk

Registrere elementbasert hendelse

Dersom et fullført kurs ikke ble registrert i læringshistorikken til den ansatte, kan du registrere kurset ved å klikke på Elementbasert hendelse.

1. Velg kurset fra biblioteket, og legg til
   • Fullføringsdato
   • Fullføringstid
   • Fullføringsstatus og registrer eventuelle andre opplysninger
2. Legg til en eller flere ansatte, fullføringsstatus, og klikk på Fortsett

3. Sjekk at kursdetaljene stemmer og klikk på Legg til i læringshistorikk.

4. Du får en bekreftelse på at kurset er registrert i læringshistorikken til den ansatte.

5. Du kan se registreringen i den ansattes kurshistorikk via Teamvisningssiden

6. Klikk på Kurshistorikk og sjekk at kurset er registrert som fullført.

Registrere ekstern hendelse

Dersom den ansatte har fullført et eksternt kurs (det vil si at det gjennomføres hos en ekstern leverandør) kan du registrere det i læringshistorikken ved å klikke på Ekstern hendelse.

1. Legg inn
   • Beskrivelse
   • Fullføringsdato
   • Fullføringstid og registrer eventuelle andre opplysninger.
2. Klikk på Fortsett.

3. Sjekk detaljer og klikk på Legg til i læringshistorikk.

4. Du får en bekreftelse om at kurset er registrert i læringshistorikken til den ansatte.

Du kan gå til den ansattes kurshistorikk via Teamvisning og se at kurset vises under Fullførte aktiviteter.