Registrer reiseregning i DFØ-appen – for oppdragstakere

Registrere en reiseregning

Sammendrag

• Formål med reisen er obligatorisk. Har du fått et referansenummer i forbindelse med oppdraget, kan du legge dette inn her
• Dagsreise brukes både ved reise i Norge og utlandet uten overnatting
• Kostgodtgjørelse krever:
  • Minst 6 timers reise
  • Minst 15 km én vei
  • Fradrag for måltider du har fått dekket må registreres
• Nattillegg gis kun hvis oppdragsgiver ikke har ordnet overnatting
• Kilometergodtgjørelse krever:
  • Riktig kjøretøytype
  • Fullt navn på passasjer(er) ved passasjertillegg
  • Forhåndsgodkjenning av bilbruk for enkelte – oppgi godkjenners navn
• Utgifter må dokumenteres med vedlegg (PDF, JPG, PNG)
• Kostnadsfordeling kan endres hvis du har fått beskjed om annen fordeling
• Kommentarer bør brukes ved spesielle forhold, f.eks. utlegg for andre
• Simuler reiseregning for detaljert oversikt: Trykk på mer-ikonet (fire prikker) og velg Vis slipp

Start reiseregning

Velg Reiseregning i hovedmenyen og trykk på +-ikonet oppe til høyre i menyen for reiseregninger.

Fyll inn reiseinformasjon.

Under reiserute fyller du inn reiseruten og formålet med reisen. Du kan også legge inn flere reisemål og endre kostnadstilordning for reiseregningen.

Fyll inn nødvendig informasjon ved å trykke på feltene:

1. Skriv inn start- og slutt-tidspunkt for reisen. Den starter når du begynner å reise til bestemmelsesstedet, og slutter når reisen er avsluttet.
2. Formål med reisen (obligatorisk). Har du fått et referansenummer i forbindelse med oppdraget, kan du legge dette inn her
3. Land (hvis reisen er utenfor Norge)
4. Sted - Oppgi navnet på byen/stedet du reiste til
5. Regulativ – Velg hvilken type overnatting du har hatt på reisen. Hvis du ikke har overnattet, skal du velge Dagsreise. Merk at dagsreise benyttes både om du har reist i Norge eller i utlandet.

Juster reiseregningen ved behov

Dersom det er nødvendig kan du justere/endre reiseregningen din.

• Legg til nytt reisemål hvis reisen har flere stopp. Merk at du alltid må gjøre dette hvis du har hatt ulike losjityper på reisen
• Skriv kommentar ved behov (f.eks. forklaring på utgifter eller spesielle forhold).

Refusjoner

Under refusjoner kan du registrere de godtgjørelsene du har krav på knyttet til reisen.

Her kan du legge inn:

• Kostgodtgjørelse
• Nattillegg
• Kilometergodtgjørelse
• Kompensasjonstillegg.

Trykk på fanen Refusjoner. Reiseregningen lagres automatisk som utkast.

Kostnadstilordning

Har du skriftlig fått oppgitt en annen kostnadstilordning fra din oppdragsgiver/arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordningen:

1. Trykk på Kostnadstilordning generelt
2. Legg inn oppgitte verdier
3. Trykk OK

Hvis du ikke har fått oppgitt en annen kostnadstilordning, kan du beholde standard kostnadstilordning.

Kostgodtgjørelse

Du har krav på kostgodtgjørelse om reisen din varer i 6 timer eller mer og du også har reist minst 15 km én vei.

For å registrere kostgodtgjørelse:

1. Trykk på feltet Kostgodtgjørelse
2. Huk av for kostgodtgjørelse
3. Kryss av for måltider du har fått dekket. Det er viktig at du huker av for fradrag på alle måltidene du har fått dekket/påspandert på din reise. For eksempel om frokost var inkludert i prisen på hotell
4. Trykk OK

Om kostgodtgjørelse og påbegynt døgn

I følge Særavtalen om dekning av utgifter til reise og kost innenlands er overnatting at man har arbeidsfri og mulighet for hvile. Det er den reelle overnattingen som skal vurderes for utbetaling av kostgodtgjørelse.

Når du huker av for at du skal ha kostgodtgjørelse og du har et påbegynt døgn på over 12 timer vil du få opp følgende valg:

• Påbeg. siste døgn m/overnatting
• Påbeg. siste døgn u/overnatting

Et påbegynt døgn er antall timer utover hele døgn (24 timer).

Hvis du ikke har overnattet i påbegynt døgn skal du huke av for Påbeg. døgn u/overnatting.

Hvis påbegynt døgn i reiseregningen er over 12 timer og du har hatt overnatting i det påbegynte døgnet må du huke av for Påbeg. døgn m/overnatting.

Nattillegg

Hvis du har krav på nattillegg kan du huke av for Velg nattillegg og huke av for de dagene du skal ha nattillegg.

• Du har rett på nattillegg dersom oppdragsgiver ikke har sørget for overnatting
• Du har ikke rett på nattillegg hvis du har overnattet i egen bolig, eller i bolig/hybel/hytte som tilhører ektefelle eller samboer

Kilometergodtgjørelse

Dersom du har brukt egen bil kan du ha krav på kilometergodtgjørelse.

Fyll ut:

1. Dato for kjøring
2. Land
3. Fra sted (adresse)
4. Til sted (adresse)
5. Antall kilometer. Dersom turen var tur/retur kan du huke av for det
6. Type kjøretøy – Det er viktig at du velger riktig type kjøretøy, slik at kilometergodtgjørelse og innberetning blir riktig
7. Antall passasjerer – Hvis du i tillegg krever passasjertillegg, må du skrive fullt navn på passasjer. Hvis du har hatt passasjer på deler av strekningene, må du registrere flere strekninger slik at passasjer blir registrert på riktig strekning

For enkelte vil det være krav om forhåndsgodkjent bruk av bil. Da må navn på godkjenner legges inn.

Utgifter og vedlegg

Legg til utgiftsposter (transport, overnatting, og lignende) ved å trykke på + Legg til ny utgiftspost.

Fyll inn nødvendig informasjon:

1. Type – Velg utgiftstypen du ønsker å få refundert. For spørsmål om utgiftstyper, ta kontakt med oppdragsgiver
2. Valuta – Dersom beløpet er i annen valuta enn norske kroner kan dette endres her
3. Beløp – Legg inn beløpet du ønsker refundert
4. Kostnadsfordeling – Hvis du ikke har fått oppgitt en annen kostnadstilordning, kan du beholde standard kostnadstilordning. Har du skriftlig fått oppgitt en annen kostnadstilordning fra din oppdragsgiver/arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordningen:
   1. Trykk på Kostnadstilordning generelt
   2. Legg inn oppgitte verdier
5. Vedlegg – For å knytte et vedlegg direkte til utgiftsposten, kan du laste opp vedlegget ved å klikke på Vedlegg
   • Last opp vedlegg (kvitteringer, bilag).
   • Du kan legge flere kvitteringer ved siden av hverandre og ta ett samlet bilde
   • Du kan åpne en PDF-fil på telefonen og ta skjermbilde av den
   • Dersom du har reist med fly eller hotell skal det være spesifisert kvittering som legges ved

Utgifter betalt av oppdragsgiver

Hvis oppdragsgiver har lagt ut for utlegg på reisen din, for eksempel hotell, velger du utgiftstype Hotell betalt av virksomhet.

Regelverk, satser og skatt

Regelverk på reise

Registrering av reiseregninger i selvbetjeningsportalen skal gjenspeile regelverket i Statens Personalhåndbok. Faste satser for kostgodtgjørelse, nattillegg, kilometer m.m. fastsettes årlig av Digitaliserings- og Forvaltningsdepartementet.

Les mer om Særavtalene på regjeringen.no:

Reiseavtaler i og utenfor Norge

Satser

Satser for kostgodtgjørelse, kilometer, og kilometertillegg (passasjertillegg med mer) er faste satser som ligger inne i systemet.

Beløp for kostgodtgjørelse styres av antall timer du registrerer i feltene for start- og sluttdato på reisen. Det er ikke mulig å beregne disse satsene manuelt.

Gjeldende sats reguleres av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og oppdateres en eller flere ganger i året. Systemet skal til enhver tid gjenspeile gjeldende sats på reisetidspunktet.

Skatt på reise

Ved refusjon av diett-/kostsatser eller andre utgifter som har skattepliktig del så trekker reisemodulen ut eventuell skatt fra refusjonsbeløpet. Dette er avhengig av at det er registrert skatteprosent (levert skattekort) på ansatt i persondata slik at skatt på refusjonsbeløpet kan beregnes.

Systemet har ikke funksjonalitet for behandling av frikort med eller uten beløpsgrense.

Lagre utkast

Trykk på ikonet for lagre (diskett). Reiseregningen lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere reiseregningen på et senere tidspunkt.

Sende inn reiseregning

Trykk på send for å sende inn reiseregningen. Trykk på send inn.

Merk at reiseregningen nå vil ligge i oversikten under Reiseregning med status Sendt.

Endre, kopiere eller slette en reiseregning

Endre en reiseregning

Reiseregninger som ikke er utbetalt eller godkjent kan endres:

1. Trykk på reiseregningen for å redigere. Hvis du har sendt reiseregningen til godkjenning, må du trykke på Rediger
2. Registrer endringene
3. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller trykk på Send for å sende inn reiseregningen

Kopiere en reiseregning

Du kan enkelt kopiere en reiseregning:

1. Trykk på den reiseregningen du ønsker å kopiere
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker)
3. Trykk på Lag kopi
4. Velg ny startdato og gjør nødvendige endringer på reiseregningen
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller trykk på Send dersom du er ferdig og ønsker å sende den til godkjenning og utbetaling

Slette en reiseregning

Du kan bare slette reiseregninger som ikke er utbetalt:

1. Åpne reiseregningen
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker)
3. Trykk på Slett
4. Trykk på Ok.
5. Reiseregningen slettes

Vis slipp - Simuler registreringen i PDF format

For å få en detaljert oversikt over registreringen kan du simulere registreringen. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker) og velg Vis slipp.

Reiseregningen vil da være synlig i pdf-format:

Status

• Returnert: I noen tilfeller kan du få reiseregningen i retur med en kommentar om hva som må korrigeres. Du vil da finne reiseregningen igjen under Reiseregning eller i Innkurv. Da kan reiseregningen korrigeres eller slettes.
• Godkjent: Reiseregningen er godkjent og vil komme på neste utbetaling. Utebetalingsdato kan variere ut i fra godkjenningsfrist. For mer informasjon om utbetalinger kan du se på Kjøreplan for 2025, under Reisekjøring på dfo.no (se lenke nederst på siden)
• Utbetalt: Reiseregningen er utbetalt til din konto.

Kjøreplan for lønn

I kjøreplan for lønn finner du datoer for utbetaling. Utbetaling av reiseregning skjer under Reisekjøring.