Her kan du med rollen Medarbeider forhandlingsresultat lese om hvordan du eksporterer filer for forhandlingsresultat og fremtidige lønns- og personalopplysninger i systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger, og hvordan du behandler disse filene.
Når du er ferdig å behandle ansatte i Behandling av forhandlingsresultat, så må du eksportere filer for å lese disse inn til lønnssystemet SAP.
Eksportere fra Behandling av forhandlingsresultat
Vi anbefaler at du alltid eksporterer fra fanen Forhandlingsresultat, før du eksporterer fra fanen Fremtidige lønns- og personalopplysninger (herav omtalt som fremtidige brudd). Hvis du eksporterer rader fra fremtidige brudd først, så vil du ikke lenger kunne redigere de gjeldende ansatte i Forhandlingsresultat.
Følgende varsel vil da vise:
«Fremtidig brudd er eksportert. Raden kan kun eksporteres.»
Du eksporterer rader basert på radens status, ved å trykke på knappen Eksporter fra den fanen du ønsker å eksportere fra. Vær oppmerksom på at eksporterte rader blir låst for redigering. Følgende melding viser når du trykker på Eksporter:
Når du trykker OK på varselmeldingen kan du velge hvilke type rader du vil eksportere, basert på radens status:
- Klar for eksport
- Eksportert
- Under behandling
- Ikke behandlet
Hak av for den eller de statusene du ønsker å eksportere, og trykk OK.
Du får deretter beskjed om at de eksporterte radene blir låst for redigering, og at du kan følge DFØs brukerdokumentasjon for lokale forhandlinger for den videre prosessen.
Når du trykker Eksporter blir filen lastet ned på ditt private område. Dette er filen som skal bli lest inn til lønnssystemet SAP.
Du har enkelt oversikt over alle eksportere filer på fremsiden, under kolonnen Fil.
Trykk på symbolet for å åpne oversikten. Du kan trykke på hver enkelt fil for å laste den ned på nytt, eller trykke på knappen Last ned for å laste ned alle filer samtidig.
Behandling av eksportert fil
De eksporterte filene er kompatibel med innlesningsprogrammet til SAP. Du skal derfor ikke endre på filformatet. Dataene i filen er konvertert til SAP-data.
Når du har eksportert en fil fra systemet så vil innholdet i filen avhenge av hvilken status raden hadde. I enkelte tilfeller vil også behandlingsvalget påvirke innholdet. Du må kontrollere filen før den kan bli lest inn.
Klar for eksport
Hvis du har eksportert rader med status «Klar for eksport» så vil all relevant data bli trukket ut fra raden og vise i den eksporterte filen.
For rader hvor du valgte «Ingen endring på fremtidige lønns- og personalopplysninger» vil disse ikke være inkludert i filen, da du ikke trenger å oppdatere denne posten i lønnssystemet.
Eksportert
Hvis du har eksportert rader med status «Eksportert» så vil raden bli eksportert på nytt, med den samme informasjonen som første gang raden ble eksportert.
Under behandling
Hvis du har eksportert rader med status «Under behandling» så vil all data som du fylte ut i skjemaet bli inkludert i filen. Her må du kontrollere om du behøver å inkludere noe mer informasjon i filen før den kan bli lest inn.
Ikke behandlet
Hvis du har eksportert rader med status «Ikke behandlet» så vil kun ansattnummer, stillingstype, stillingsnummer og eventuelt bruddato bli eksportert til filen. Her må du kontrollere om du behøver å inkludere noe mer informasjon i filen før den kan bli lest inn.
Videre prosess etter eksport
Når du har fulgt prosessen som er beskrevet ovenfor, må filene bli lest inn til lønnssystemet SAP. Hvordan du gjør dette avhenger av hvilken type kunde virksomheten din er. Du kan lese mer om innlesing til lønnssystemet i DFØs brukerdokumentasjon: