Hvordan påvirker virksomheten deres miljø, mennesker og samfunn? Hvordan skal dere fylle samfunnsoppdraget og ha god og helhetlig styring som også ivaretar bærekraft?
Hvorfor er styring viktig i virksomhetens bærekraftsarbeid?
Dersom bærekraft skal bli en integrert del av virksomhetens arbeid, må det kobles til hvordan virksomheten styres. Når bærekraft inngår i mål, planer og oppfølging, blir bærekraftshensyn en del av beslutningene som tas, og ikke noe som ligger på siden av eksisterende styringsprosesser.
Styringsmiljøet må ha innsikt i hvilke føringer som gjelder, og forstå hvordan hensynet til bærekraft kan knyttes til de styringsprosessene som allerede finnes i virksomheten, for eksempel risikovurderinger, budsjettering og utviklingsarbeid.
Styring er en balansegang
Det vil være variasjon i hvordan ulike deler av arbeid med bærekraft henger sammen med eller overlapper med samfunnsoppdraget. Når beslutninger skal tas, er det mange hensyn som veies opp mot hverandre.
Noen ganger kan et styringshensyn støtte opp om et annet. For eksempel kan redusert drivstoffbruk, mindre innkjøp, lavere strømforbruk og redusert matsvinn redusere kostnader, og dermed bidra til effektivitet. Samtidig kan det bidra til økt bærekraft i samfunnet. Styringshensyn kan også stå imot hverandre. For eksempel kan redusert reiseaktivitet være viktig utfra bærekraftshensyn, og samtidig motvirke effektiviteten i tilsyns- og kontrollaktiviteter.
På DFØs sider kan dere lese mer om avveininger som ligger i statlig styring:
Slik kan dere starte arbeidet med bærekraft i virksomhetsstyringen
Få oversikt over hvor bærekraftig virksomheten er i dag
Det er nødvendig å ha et sammenligningsgrunnlag for å følge med på utviklingen. Dette vil gjøre det lettere å se hvor dere kan skape endring, og på hvilke områder dere kan sette inn tiltak nå og senere. På veien kan det være lurt å sjekke:
- Om det allerede finnes initiativ, prosesser eller møteplasser i virksomheten der bærekraft inngår?
- Om bærekraft inngår som del av mål, planverk, beslutnings- eller risikostyringsprosesser?
- Hvordan virksomheten involverer ansatte, brukere, leverandører eller andre i utvikling og forbedring?
For å kunne få en oversikt over dagens tilstand kan det være lurt å involvere flere deler av organisasjonen. Andre virksomheter kan også ha gode erfaringer som kan være nyttige. Under finner du lenker til sider som gir oversikt over bærekraftsarbeidet og hvordan ulike støttefunksjoner kan bidra:
Her finner du en oversikt over hvilke områder som kan inngå i bærekraftsarbeidet, og tips til hvem i virksomheten som kan ha relevant innsikt.
Her finner du kilder til klimadata og råd om hvordan de kan brukes i styring og oppfølging.
Her finner du informasjon om hvordan HR kan bidra i bærekraftsarbeidet gjennom sin rolle i virksomheten.
Her finner du informasjon om hvordan innkjøp kan brukes for å nå mål på bærekraftsområdet.
Sett mål for hva dere vil oppnå
Når dere har laget en oversikt over status på bærekraft, har dere et utgangspunkt for å sette dere mål, og bestemme hva som skal til for å følge opp måloppnåelsen.
Eksempel på langsiktig mål: Redusere klimagassutslipp med minst 55 prosent innen 2030 sammenlignet med utslippene i 1990.
Eksempel på kortsiktig mål: Redusere antall flyreiser virksomhetens ansatte foretar med 15 prosent i løpet av ett år.
Tenk på dette når dere setter målene:
- Hva er mål og føringer fra departementet?
- Hvor i målhierarkiet passer målene for bærekraft?
- Hvordan henger målene i virksomheten sammen? Synliggjør eventuelle målkonflikter.
Prioritering av tiltak og aktiviteter
Når mål er på plass, er det enklere å sette i gang arbeidet med å identifisere tiltak.
Kortsiktige tiltak vil ofte være tiltak der kostnaden er lav, som er enkle å gjennomføre, og som raskt gir positive effekter. Mer langsiktige tiltak vil ofte være avhengige av investeringer, samarbeid, kompetanseheving eller nye rutiner, og gir først positive effekter over tid.
Det kan være lurt å jobbe med kortsiktige og langsiktige tiltak parallelt. Ved å starte bredt, skaper dere fremdrift på kort sikt, samtidig som dere legger grunnlaget for mer varig endring.
Selv om dere ikke kan tallfeste alle utslipp eller forutsi nøyaktige effekter av ulike bærekraftstiltak i dag, kan arbeidet starte. For eksempel vet vi mye om hva som påvirker klimafotavtrykket til statlige virksomheter. Både reisevirksomhet, kjøp av varer og tjenester og byggene vi bruker har et klima- og miljøavtrykk. Derfor er det mulig å sette i gang tiltak basert på kvalifiserte vurderinger, samtidig som man arbeider med å få på plass mer data og beslutningsgrunnlag.
Hva slags virksomhet dere er, påvirker hvordan dere styrer —også i bærekraftsarbeidet
For å finne ut hvilke behov dere har i styringen, må dere kjenne virksomhetens egenart, det vil si summen av virksomhetens egenskaper. Dette kan handle om størrelse, geografisk plassering, samfunnsoppdrag og type oppgaver virksomheten har. Ulike egenskaper fordrer ulik styring.
Bruk egenarten som hjelp når dere prioriterer hva som er viktigst å følge opp, og til å tilpasse mål og tiltak til det virksomheten faktisk gjør, påvirker og har ansvar for.
Du kan lese mer om hvordan virksomhetens egenart henger sammen med styringen i virksomheten her:
Måling, styring, oppfølging og rapportering
Hvordan skal dere samlet følge med på utviklingen?
Om bærekraft integreres i virksomhetssstyringen, legger det til rette for at bærekraftshensyn blir en del av vurderingene i beslutningsprosesser, sammen med andre styringshensyn. Bærekraftshensyn vil da integreres i de eksisterende i styringsaktivitetene, som for eksempel virksomhetsplan. Hvordan og i hvilken grad bærekraft hensyntas vil variere mellom virksomheter og oppgaver.
Hvordan, hvor mye og til hvem skal dere rapportere?
Dere må finne ut av hva som er mest hensiktsmessig kanal, hva som er riktig omfang og format på rapportering for dere. Det kan for eksempel være årsrapporten, nettsider, intranett eller andre alternativer.
Dere kan lage en egen bærekraftrapport eller bruke eksisterende rapporteringsmåter hvor bærekraft inngår. Du kan lese mer om å rapportere på fellesføringene her.
Etter hvert som dere opparbeider informasjon om oppnådd endring, vil det være nyttig å se tilbake på om målene er hensiktsmessige, eller trenger revisjon.
Hva er formålet med rapporteringen?
Tenk over hva som er formålet med rapporteringen, og hvem som skal rapportere. Det er ikke sikkert dere skal rapportere på alt som gjøres. Ikke dupliser! Hent informasjon gjerne fra samme kilde til ulike formål, og gjenbruk denne.
Tips til styringsdialogen
- Snakk om avveiningene og prioriteringene dere har gjort
- Snakk om departementets informasjonsbehov
- Snakk om forventede resultater og tidsperspektiv
Forankring: Skap engasjement for bærekraftsarbeidet
Endring starter med god kommunikasjon. Når retningen for bærekraftsarbeidet er satt, blir det viktig å bygge kunnskap, skape engasjement og involvere hele virksomheten. Slik kan medarbeiderne bli med på å gjennomføre tiltakene i praksis.
Det er også avgjørende at arbeidet er godt forankret hos medarbeiderne gjennom medbestemmelsesapparatet.
Les mer om dette på siden om HRs rolle i bærekraftsarbeidet:
Jobb sammen med kommunikasjonsenheten eller komunikasjonsansvarlig hos dere for å få hjelp til en plan for hvordan bærekraftarbeidet kan kommuniseres både eksternt og internt.