Prosjektregister

Brukerveiledningen beskriver prosjektregisteret for virksomheter som har Tidstyring uten arbeidsordre. Den gir en detaljert beskrivelse av alle skillekortene i registeret. Her finner du også veiledninger på hvordan du oppretter og aktiverer prosjekter og hvordan du sletter prosjektutkast.

1.1 Prosjektregisteret

Om virksomheten din bruker Tidstyring, må prosjekter opprettes og vedlikeholdes i prosjektregisteret i prosjektstyringsmodulen i Unit4 ERP.

Prosjektregisteret åpnes fra menypunktet Prosjektstyring – Prosjekt informasjon - Prosjekter.

Under går vi gjennom alle skillekortene og feltene i prosjektregisteret i Unit4 ERP.

Prosjekt

Første skillekort i prosjektregisteret er Prosjekt.

I feltet Oppslag søker du opp prosjektet du skal vedlikeholde. Du kan søke ved å taste inn prosjektnummer eller navn på prosjektet direkte i feltet. Systemet vil vise søkeresultater etter hvert som du taster inn.

Klikk på prosjektet du skal vedlikeholde og tabuler ut av feltet for å laste opp prosjektet i prosjektregisteret.

Om du vil gjøre et mer avansert søk, kan du bruke felthjelp til høyre for feltet.

Da får du opp en ny dialog, hvor du i tillegg til å søke på prosjektnummer og prosjektnavn, kan søke på prosjektleder, koststed og status. Bruk *-tegn før og/eller etter søkeverdien om du ikke kjenner eksakt verdi/navn.

Klikk på prosjektet du skal vedlikeholde for å lukke dialogen og hente frem prosjektet i prosjektregisteret.

Ledelse

I seksjonen Ledelse angir du prosjektleder og prosjekttypen for prosjektet.

Viktige datoer

I seksjonen Viktige datoer angir du datoer som skal gjelde for prosjektet.

I feltene Startdato og Sluttdato angir du datointervallet prosjektet skal være gyldig for bokføring. Systemet vil ikke tillate bokføring på prosjektet i regnskapsperioder utenfor dette datointervallet.

Om du endrer start- og sluttdato kan du få en advarsel om at aktivitetsdatoer er utenfor prosjektets datointervall. Aktivitetene må ha start- og sluttdato innenfor prosjektets datointervall.

Klikk i så fall OK. Du tar hensyn til advarselen ved å justere datoer i skillekortet Aktivitetsregister.

Feltet Endelig dato for ferdigstillelse er et informasjonsfelt som kan brukes til å angi faktisk sluttdato i prosjektet.

Feltet Dato for ferdigstillelse av timeliste avgrenser hvilke datoer det skal kunne føres timer på dette prosjektet. Om det ikke skal føres timer på prosjektet, settes datoen lik startdato.

Fremdrift

I seksjonen Fremdrift vises statusen for prosjektet.

Status Utkast - Alle prosjekter som opprettes vil som forslag ha status Utkast. Prosjekter med status Utkast kan slettes. Prosjektet vil ikke være tilgjengelig for kontering eller bokføring, før prosjektet er aktivert. Det er ikke mulig å endre tilbake til status Utkast etter at et prosjekt er aktivert.

Status Aktiv – Når prosjektet aktiveres, vil prosjektet få status Aktiv. Prosjektet vil nå være tilgjengelig for kontering og bokføring.

Status Parkert – Om prosjektet settes til denne statusen vil prosjektet ikke lenger være tilgjengelig for kontering. Transaksjoner som er kontert på dette prosjektet før prosjektet fikk status Parkert vil bli bokført om transaksjonen er innenfor prosjektets gyldighetsintervall.

Status Sperret – Om prosjektet settes til denne statusen vil prosjektet ikke lenger være tilgjengelig for kontering eller bokføring. Transaksjoner som er kontert på dette prosjektet før prosjektet fikk status Sperret vil feile ved bokføring og vil bli liggende til manuell oppfølging av DFØ.

Status Avsluttet – Om prosjektet settes til denne statusen vil prosjektet ikke lenger være tilgjengelig for kontering eller bokføring. Statusen er endelig og prosjektet vil ikke kunne åpnes igjen. Status Avsluttet bør derfor brukes med forsiktighet.

Grunnleggende arbeidsstruktur

I seksjonen Grunnleggende arbeidsstruktur og feltet Hovedprosjekt kan du angi om prosjektet skal underordnes et hovedprosjekt. Om ikke annet angis, vil prosjektet få seg selv som hovedprosjekt.

Autorisasjon

I seksjonen Autorisasjon angir du om det skal beregnes og bokføres kalkulatoriske timekostnader på prosjektet.

Om det er hake på feltet Bokføres, vil Unit4 ERP beregne og bokføre timekostnad på timer som føres på prosjektet. Systemet vil gjøre dette daglig.

Analyse

I seksjonen Analyse angir du prosjektets eiersted i feltet Kostnadssted.

Her kan det også være andre felter hvor det skal angis informasjon som din virksomhet har valgt å bruke til rapporteringsformål.

Relasjonsgruppe

Andre skillekort i prosjektregisteret er Relasjonsgruppe. Her får du en oversikt over relasjonsverdier på prosjektet.

Verdiene må vedlikeholdes i skillekortet Prosjekt og verdiene blir oppdatert i dette skillekortet etter lagring.

Om din virksomhet bruker flere relasjoner, vil det vises to seksjoner i dette skillekortet, seksjonen Felles og seksjonen Vedl. Fane 1 - Prosjekt.

Felles

I denne seksjonen vises eventuelle rapporteringsrelasjoner som din virksomhet har valgt å bruke i tillegg til relasjoner som angis i skillekortet Prosjekt. Du kan endre relasjonsverdiene i denne seksjonen ved å klikke i tabellen for å sette linjen i redigeringsmodus.

Vedl. fane 1 - Prosjekt

I denne seksjonen vises relasjonsverdier som er angitt i skillekortet Prosjekt.
Verdiene må vedlikeholdes i skillekortet Prosjekt og verdiene blir oppdatert i dette skillekortet etter lagring.

Aktivitetsregister

I skillekortet Aktivitetsregister angir du eventuelle aktiviteter på prosjektet. Om det skal føres timer på prosjektet, må det angis minst én aktivitet.

Klikk på Legg til for å legge til nye aktiviteter. Du kan endre på eksisterende aktiviteter ved å klikke i tabellen for å sette linjen i redigeringsmodus. Verdier for aktiviteter hentes fra et forhåndsdefinert register (begrepsregister for begrep Aktivitet).

Milepæler

I skillekortet Milepæler kan du registrere milepæler for prosjektet.

Klikk på Legg til for å legge til nye milepæler.

Velg en milepæl eller legg inn en ny verdi for å opprette en ny milepælsverdi. Legg inn ønsket beskrivelse for milepælen.

Angi dato for milepælen. Feltet Oppr. Dato viser opprinnelig dato for milepælen om du gjør endringer.

Memo

I skillekortet Memo kan du legge inn kommentarer på prosjektet. Her kan du legge inn en tekst i seksjonen Melding og notater i seksjonen Memo. Notatene blir merket med dato for når de ble oppdatert og med brukeren som har oppdatert de.

Beskrivelse

I skillekortet Beskrivelse kan du angi diverse prosjektdata. Her kan du angi saksnummer og ekstern referanse, og det er tekstfelter hvor det er anledning til å skrive et sammendrag om prosjektet, ønsket resultat og gevinster og effekter prosjektet skal gi.

Fremdrift

I skillekortet Framdrift kan du angi informasjon om framdriften på prosjektet. Her er det et tekstfelt for resultatoppnåelse, og felter hvor du kan angi status på prosjektsøknaden og fremdrift i % på prosjektet.

Som status på prosjektsøknaden, kan du velge mellom følgende verdier:

Godkjent
Sperret
Tilbud/søknad avslått
Tilbud/søknad sendt
Utkast og under utarbeidelse

Rammebudsjett

Skillekortet Rammebudsjett kan brukes til å registrere et enkelt budsjett på prosjektet. Her kan du legge inn en ramme på prosjektet, i beløp, timer og/eller mengde.

Åpne transaksjoner

Via prosjektregisteret kan du få oversikt over eventuelle åpne transaksjoner på et prosjekt.

Oversikten er nyttig ved prosjektavslutning, og gir en oversikt over transaksjoner som må følges opp før prosjektet kan avsluttes.

Oversikten lister opp følgende åpne transaksjoner på et prosjekt:

Timekostnader som ikke er bokført i hovedbok
Innkjøpsforespørsler
Innkjøpsordrer som det ikke er mottatt faktura på
Salgsordrer som ikke er fakturert
Inngående og utgående fakturaer på arbeidsflyt
Digitale bilag på arbeidsflyt

Vis oversikten ved å klikke på Flere handlinger i verktøylinjen nederst i skjermbildet i prosjektregisteret og velg Åpne transaksjoner:

Et nytt skjermbilde med en liste over åpne transaksjoner åpnes:

1.2 Opprette prosjekt

Om virksomheten din bruker Tidstyring, må prosjekter opprettes og vedlikeholdes i prosjektregisteret i prosjektstyringsmodulen i Unit4 ERP.

Slik oppretter du et prosjekt:

Åpne prosjektregisteret fra menypunktet Prosjektstyring – Prosjekt informasjon – Prosjekter.
Klikk på knappen Ny i verktøylinjen nederst i skjermbildet.

Registrer prosjektkode og tabuler ut av feltet. Om din virksomhet har automatisk tildeling av prosjektkode, vil det stå [NY] i feltet for prosjektkode og du kan gå direkte til å registrere navn på prosjektet.
Registrer navn på prosjektet. Dette er et obligatorisk felt som må fylles ut.
Registrer prosjektleder og prosjekttype i seksjonen Ledelse. Dette er obligatoriske felter som må fylles ut. Systemet vil foreslå deg som prosjektleder.
Registrer startdato og sluttdato på prosjektet i seksjonen Viktige datoer. Dette er obligatoriske felter som må fylles ut. Systemet vil ikke tillate bokføring på prosjektet i regnskapsperioder utenfor dette datointervallet.
Du kan også angi endelig dato for ferdigstillelse. Feltet er et informasjonsfelt som kan brukes til å angi faktisk sluttdato i prosjektet.
Registrer dato for ferdigstillelse av timeliste for å avgrense hvilke datoer det skal kunne føres timer på prosjektet. Om det ikke skal føres timer på prosjektet, setter du datoen lik startdato.
Angi om prosjektet skal underordnes et hovedprosjekt i seksjonen Grunnleggende arbeidsstruktur. Om du lar feltet stå blankt, vil prosjektet få seg selv som hovedprosjekt når du lagrer.
Angi om det skal bokføres timekostnader på prosjektet i seksjonen Autorisasjon. Om det er hake på feltet Bokføres, vil Unit4 ERP beregne og bokføre timekostnad på timer som føres på prosjektet. Systemet vil gjøre dette daglig.
Registrer kostnadssted og eventuelle andre relasjonsverdier i seksjonen Analyse.

Gå til skillekortet Relasjonsgruppe og registrer eventuelle andre relasjonsverdier i seksjonen Felles.

Du skal ikke registrere noe i seksjonen Vedl. fane 1 -Prosjekt. Disse feltene vil bli fylt ut automatisk når du lagrer prosjektet.

Om du ikke ser en seksjon Felles, betyr det at din virksomhet ikke bruker flere relasjoner enn det som registreres i skillekortet Prosjekt. Du kan da gå videre til neste trinn. Relasjonsverdier i dette skillekortet vil bli fylt ut automatisk når du lagrer prosjektet.

Gå til skillekortet Aktivitetsregister og legg til eventuelle aktiviteter på prosjektet. Om det skal føres timer på prosjektet, må du angi minst én aktivitet.

Klikk på Legg til for å legge til nye aktiviteter.

Velg aktivitet og gjør eventuelle justeringer på start- og sluttdato. Systemet foreslår prosjektets start- og sluttdato som gyldighet for aktiviteten. Verdier for aktiviteter hentes fra et forhåndsdefinert register (begrepsregister for begrep Aktivitet).

Registrer ønsket prosjektinformasjon i de neste skillekortene Milepæler, Memo, Beskrivelse, Fremdrift og Rammebudsjett.

Klikk på knappen Lagre i verktøylinjen nederst i skjermbildet. Du får da en melding om at lagring er vellykket og at prosjektet er opprettet.

Prosjektet er nå opprettet med status Utkast. Prosjektet må aktiveres for at det skal bli tilgjengelig for timeføring og bokføring.

1.3 Slette prosjekt

Inntil prosjektet aktiveres, når det ennå har status Utkast, kan det slettes fra registeret. Om det er registrert budsjettransaksjoner på prosjektet, bør disse slettes først.

Slik sletter du et prosjekt: