Kontrollere og vurdere rapporter fra tilskuddsmottakerne

Dette steget beskriver tilskuddsforvalterens oppgaver. Behandlingen av rapportene er tilskuddsforvalterens oppgave og bygger på hovedelementene mål, kriterier for måloppnåelse og opplegget for oppfølging og kontroll som allerede er utformet for tilskuddsordningen.

Kontrollere rapportene

Når dere skal kontrollere rapportene fra tilskuddsmottakerne, tar dere utgangspunkt i vurderingen av risiko for brudd på vilkårene og opplegget for oppfølging og kontroll som er utformet for ordningen.

For å ivareta effektiv ressursbruk, må dere vurdere både nytten og kostnaden med kontrollen. De som kontrollerer, må også ha riktig kompetanse, for å ivareta effektivitet og riktig kvalitet i kontrollen.

Eksempler på kontrollhandlinger

Kontroll av rapportene fra tilskuddsmottakerne kan typisk være å kontrollere at formelle krav til rapportering er oppfylt, at informasjonen viser hva tilskuddsmidlene er brukt til og at bruken er i henhold til vilkårene.

Kontroll av at formelle krav er oppfylt, kan være å kontrollere at

• rapporten er sendt innen fristen
• rapporten er korrekt utfylt, ev. at riktig mal eller standard er brukt
• påkrevd dokumentasjon følger med
• rapport og dokumentasjon er korrekt undertegnet og attestert av personer som har myndighet til dette
• et regnskap er levert, som viser bruk av tilskuddsbeløpet eller også hele virksomhetens aktivitet

Informasjon om bruken av tilskuddsmidlene kan være

• dokumentasjon av forbruk av midler og framdrift i arbeidet
• informasjon som belyser måloppnåelsen
• revisorattestasjon eller rapport fra revisor om avtalte kontrollhandlinger

Regnskapet fra tilskuddsmottaker kan kontrolleres ved å ta stikkprøver av posteringer som er ført i regnskapet mot underlagdokumentasjon, for å kontrollere om det er riktig bruk av tilskuddsmidlene. Hvor høy risikoen er, avgjør hvor mange stikkprøver dere bør ta. Er det stor risiko for brudd på vilkår, kan det være aktuelt å kontrollere hele regnskapet.

Kontroll av om tilskuddet når fram til de riktige tilskuddsmottakerne (korrekt mottaker) og om tilskuddsmottakerne tildeles tilskuddsbeløp i samsvar med tildelingskriteriene (korrekt tilskuddsbeløp), gjøres hovedsakelig ved behandling av søknadene. Når dere kontrollerer rapportene, kan det likevel være aktuelt å kontrollere at vilkårene for å få tilskudd, fortsatt er oppfylt. Det kan for eksempel dreie seg om at et tildelingskriterium er å være en frivillig organisasjon med et visst antall medlemmer, der det også er et vilkår i tilskuddsbrevet.  

Det kan også være tilfeller der dere bør vurdere stedlig kontroll. Det vil si at dere besøker tilskuddsmottaker for å se hva pengene faktisk har gått til. Dette er et inngripende tiltak som må være hjemlet i regelverket for tilskuddsordningen eller i tilskuddsbrevet, se mer om mulige reaksjonsformer under.

Hvis tilskuddsmottakeren ikke har levert informasjon i tråd med vilkårene for tilskuddet, bør dere ha rutiner for hvordan det skal følges opp og eventuelt etterspørres. Vær oppmerksom på likebehandling, slik at lignende forhold følges opp på tilsvarende måte.

Andre metoder som intervju og analyse, kan også si noe om riktig bruk av tilskuddsmidlene.

Følge opp og kontrollere underveis

For at tilskuddsforvalteren skal ha god kontroll med tilskuddsmidlene, vil det ofte være hensiktsmessig å stille vilkår om at tilskuddsmottaker skal rapportere om framdrift eller resultater før neste delutbetaling. Dere må da kontrollere om tilskuddsmottaker har sendt inn dokumentasjon dersom det er stilt vilkår om det. For å kunne stoppe utbetalingen dersom tilskuddsmottakeren ikke oppfyller vilkårene, må kontrollene legges i forkant av en delutbetaling eller siste utbetaling.

Brudd på vilkår og mulige reaksjonsformer

Brudd på vilkårene kan avdekkes i kontrollen av rapportene, men også i dialog underveis i tilskuddsperioden.

Brudd på vilkår kan være mangler ved regnskapsrapporteringen eller annen påkrevd dokumentasjon eller at tilskuddsmidlene er gått til noe annet enn det de skal. I noen tilfeller kan brudd på vilkårene være en følge av uklarheter i regelverket eller tilskuddsbrevet, menneskelige feil eller utforutsette omstendigheter, for eksempel sykdom. 

Brudd på vilkår kan også være feil bruk av tilskuddsmidlene, ved at tilskuddsmottaker bruker pengene til andre formål enn forutsatt. Hvis dere får indikasjoner på at midlene ikke brukes som forutsatt, må dere vurdere kontrolltiltak.

Hvis dere får indikasjoner på at noen hos tilskuddsmottakeren har brukt pengene til egen vinning, bør dere vurdere i hvert enkelt tilfelle hvordan dere skal håndtere det. I slike tilfeller må dere opptre varsomt, da feilaktige beskyldninger kan få alvorlige konsekvenser for omdømmet til personene det gjelder.

Det er viktig å ha gode rutiner for hvordan dere håndterer brudd på vilkår. Noen brudd på vilkår er mer alvorlig enn andre og reaksjonsformene bør tilpasses tilsvarende. Reaksjonene skal alltid være innenfor rammene av mulige reaksjoner som er fastsatt for tilskuddsordningen.

Mulige reaksjoner skal være vurdert og fastsatt når ordningen utformes og skal framgå tydelig av tilskuddsbrevet og regelverket for tilskuddsordningen.

Les mer om reaksjonsformer ved brudd på vilkår i veiledningsnotatet Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger:

Ubrukte midler hos tilskuddsmottakeren

Under kontrollen kan dere avdekke at mottakeren har brukt mindre enn planlagt av de tildelte midlene, og dermed har ubrukte midler. Vilkår for hvordan dette skal håndteres, skal være utformet og fastsatt som del av opplegget for oppfølging og kontroll for tilskuddsordningen. Se veiledning om dette i Utforme tilskuddsordningen:

Regnskapsføring av tilbakebetalte midler

Tilskuddsforvalteren skal ha rutiner for innkreving som sikrer tilbakebetaling, jamfør bestemmelsene punkt 6.3.5. Tilbakebetalte midler fra tidligere budsjettår skal tilskuddsforvalter føre på kapittel 5309 Tilfeldige inntekter, post 29 Ymse. Tilbakebetaling av midler som ble bevilget på poster med stikkordet «kan overføres», kan føres på den aktuelle utgiftsbevilgningen når det skjer i samme budsjettår som midlene er utbetalt, eller i de to følgende årene. Les mer i Finansdepartementets rundskriv 101 Statens kontoplan for statsbudsjettet og statsregnskapet, avsnittet "Om tilbakebetaling av tilskudd og andre tilbakebetalinger" i punkt 4.4.1.

Bestemmelsene punkt 5.4.2.5 og 5.4.3 omtaler inntekter i staten, og har en viss overføringsverdi når det gjelder om og når innkrevingen kan stilles i bero, hvis det ikke er mulig å inndrive kravet. Det skal være en balanse mellom størrelsen på beløpet og ressursene som trengs for innkrevingen. Det må dokumenteres hva som har blitt gjort for å innkreve beløpet.

Bruk av revisor

Dersom tilskuddsmottakerne har sendt inn revisorattestasjon, kan det bidra til mer tillit til informasjonen, og dermed påvirke tilskuddsforvalters behov for kontroll. Det er en forutsetning at revisor ikke har avdekket feil eller mangler.

Dere bør sette dere inn i revisors tjenester og innholdet i disse, for å forstå hvilken informasjon dere kan ha tillit til og hva som kan reduseres av andre kontrolltiltak. Der revisor påpeker feil og mangler, bør dere sette dere inn i hva som er feil, og vurdere om det er behov for ytterligere kontroller. Se mer om å vurdere og velge bruk av tjenester fra revisor i Utforme tilskuddsordningen:

Vurdere rapportene

I tillegg til å kontrollere rapportene, må dere vurdere rapportene for å se om det tilskuddsmottakeren har gjennomført, bidrar til måloppnåelse for tilskuddsordningen.

Utgangspunktet for denne vurderingen vil være tilskuddsbrevet med vilkårene for tildelingen, men også målet og kriteriene for måloppnåelse for ordningen.  

Vurderingen av de enkelte rapportene vil inngå i en samlet vurdering av måloppnåelse for tilskuddsordningen som helhet. Vær oppmerksom på at også andre kilder enn rapportene fra tilskuddsmottakerne kan gi informasjon om måloppnåelse for ordningen. Se mer om å vurdere måloppnåelse i:

Følge opp og evaluere tilskuddsordningen