Om kudos

Kudos er et samarbeid mellom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Nasjonalbiblioteket (NB). Også Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har vært involvert i utviklingen av Kudos og støtter samarbeidet.

Kudos-samarbeidet startet våren 2018. Partene søkte og fikk innovasjonsmidler fra STIMULAB-ordningen. Ved hjelp av tjenestedesignbistand fra PwC utforsket en utfordringer, behov og muligheter gjennom hele kunnskapsreisen. Innsikts- og utredningsarbeidet la grunnlaget for design og utvikling av en MVP (Minimum Viable Product) som ble lansert høsten 2022.

Mer om partene

1. Struktur og format på kunnskapsdokumenter er for lite tilpasset de nye teknologiske mulighetene til å gjenkjenne, tilgjengeliggjøre, hente ut og sammenstille kunnskap på tvers av dokumenter.
2. Enkelte dokumentløp er svært tidkrevende med mye manuelt arbeid.  
3. Mange dokumenter arkiveres uten å bli tilgjengelig eller pliktavlevert.  
4. Mange dokumenter er vanskelige å finne selv om de er tilgjengelige. Dette skyldes bl.a. dårlige metadata og tilfeldig praksis for arkivering og publisering.
5. Det brukes for mye tid på søk, verifisering og sammenstilling av kunnskap. Innhenting av kunnskap inkluderer søk i google, databaser, biblioteker, sharepointer, arkiver, nettsteder og nettverk. Deling av kunnskapsdokumenter som e-postvedlegg fører til at dokumentene er lite tilgjengelige.
6. Brukere er usikre på kildevalg, pålitelighet og gyldighet (Er dette den siste versjonen?), og om de faktisk har funnet alt som eksisterer på feltet. (Dette er en av årsakene til at mange bruker mye tid på søk.)
7. Mangelfull kunnskapsdeling fører til at ny kunnskap bygger for lite på eksisterende kunnskap.

Oppsummering av problemene som ble avdekket i innsiktsarbeidet:

• Det lages for mye som brukes for lite
• Mye er umulig å finne
• Det er for lite samskriving
• Det er krevende å lage et godt dokument
• Det er mye manuelt arbeid
• Metadata er for dårlig
• Mye gjemmer seg i arkivene
• Mye blir aldri publisert

Det er altså problemer og betydelige forbedringsmuligheter knyttet til produksjon, avlevering, lagring, tilgjengeliggjøring og bruk av kunnskap. Dette gjelder for eksempel manglende standardisering, prosesser og veiledning/støtte. Det varierer om et kunnskapsdokument blir produsert i tråd med krav til form og innhold, om det tar lang tid fra det er produsert til det er tilgjengelig, og om format og metadata gjør at innholdet kan gjøres tilgjengelig på en god måte for bruk. Pliktavleveringsloven brytes ofte fordi mange har for dårlig kjennskap til og et passivt forhold til loven. Mange stoler på at det de finner på søkemotorer som Google faktisk gjenspeiler det som finnes. Det gjør det ikke alltid. Nettsider endres ofte, og lenker til rapporter forsvinner. Selv om kunnskapsdokumentene finnes i offentlige journaler eller søkemotorer, «drukner»  de i mengden av brev, korrespondanse, avisartikler, artikler fra andre nettsteder og publiseringer på sosiale medier.    

Innsiktsarbeidet har ført til følgende mål:

• Gjøre det mye enklere å lage nye dokumenter
• Gjøre det enklere å avlevere, én gang ett sted
• Tilgjengeliggjøre alt som faktisk lages
• Bidra til at kunnskap blir brukt til styring og læring

Brukerne trenger
• å finne og lese dokumenter
• å få oversikt over kunnskapstilfang, aktører og ressurser
• å kunne skrive, produsere, publisere og lagre nye dokumenter

Målene handler om å legge til rette for etterlevelse av krav i økonomiregelverket, utredningsinstruksen og pliktavleveringsloven. I tillegg handler det om å levere en fellestjeneste til departementer, statlige virksomheter og offentlig sektor ellers som treffer brukerbehovene bedre enn tjenester virksomhetene leverer hver for seg. DFØ har helt siden starten stått i spissen for arbeidet. 

Har du innspill til behov/ønsker, kommentarer eller spørsmål: Du kan alltid kontakte oss på kudos@dfo.no

DFØ
John-Olav Sæter, leder +47 928 07 643 / john-olav.saeter@dfo.no 
Leo Valen, tech lead

Nasjonalbiblioteket
Mona Løkås/ Mona.lokas@nb.no