Å planlegge og budsjettere aktiviteter og ressursbruk gjennom året er en sentral del av økonomi- og virksomhetsstyringen.
Utgangspunktet for planlegging og budsjettering er virksomhetens samfunnsoppdrag, instruks, mål og strategier, og det årlige tildelingsbrevet fra departementet. Tildelingsbrevet inneholder overordnede mål og hvilke midler (bevilgning) virksomheten har til rådighet. Hvis du vil vite mer om departementets budsjettering og statsbudsjettprosessen, kan du lese Finansdepartementets veileder i statlig budsjettarbeid.
De økonomiske konsekvensene av planene kommer til uttrykk i budsjetter, gjerne i form av et
- driftsbudsjett (inntekter og utgifter/kostnader)
- investeringsbudsjett (dersom det er aktuelt)
- kontantbudsjett (inn- og utbetalinger)
Det bør være en tett kobling mellom arbeidet med planer og arbeidet med budsjetter, slik at disse blir realistiske.
- Et budsjett er et tallmessig uttrykk for de planene og tiltakene som ledelsen tar sikte på å gjennomføre for å nå virksomhetens mål i løpet av en periode, for eksempel et år.
- Oppstilling av budsjetter er en viktig del av ledelsens grunnlag for å bestemme hva de skal prioritere fremfor noe annet. Ressursfordelingen i budsjettet er «strategisk prioritering i praksis».
- Budsjettet kan stilles opp som en totalplan for hele virksomheten eller som delbudsjetter for enkelte avdelinger/seksjoner.
- Budsjetter kan omfatte ulike formål, for eksempel drift, investering, tilskudd.
- Budsjettet fungerer både som et planleggingsverktøy og et oppfølgnings- og kontrollverktøy.
Nyttige hjelpemidler
I kapittel 4 i eksempelet «Hva koster det?» er det illustrert hvordan en virksomhet kan sette opp og iverksette en virksomhetsplan og budsjettarbeid.