Identifisere gevinster

Prosjektets oppstartsdokumenter

Det er særlig to dokumenter som viktige i oppstarten av et prosjekt og for å identifisere gevinster, nemlig prosjektmandatet og prosjektforslaget.

Prosjektmandatet er, ifølge Prosjektveiviseren, et produkt som etableres av organisa­sjonen som eier og iverksetter konseptutredningen for et utviklingstiltak (i beslutningspunkt 1). Det er utarbeidet på bakgrunn av en idé eller et behov. Den overordnede hensikten med prosjektmandatet er å gi en tydelig beskrivelse og definisjon av ideen som skal utredes, og de rammebetingelsene som gjelder for konseptfasen. Prosjektmandatet er grunnlaget for konseptutredningen som fører til prosjekt­forslaget, som er det andre oppstartsdokumentet.

Et prosjektforslag er, ifølge Prosjektveiviseren, et sammendrag av hensikt, kostnader, tid, kvalitetskrav og begrensninger. Et godkjent prosjektforslag (i beslutningspunkt 2) er en endelig bekreftelse på at innholdet er godkjent og forankret i ledelsen, og at prosjektets planleggingsfase kan starte.

Hvem bør lage prosjektmandatet og prosjektforslaget?

Både prosjektmandat og prosjektforslag skal utarbeides av linjeorganisasjonen og godkjennes av virksomhetsledelsen.

Når blir oppstartsdokumentene godkjent?

Ifølge Prosjektveiviseren blir prosjektmandatet gitt i beslutningspunkt 1, mens prosjektforslaget blir godkjent i beslutningspunkt 2.

Hvilket innhold i oppstartsdokumentene er til hjelp for gevinstrealiseringen?

I prosjektmandatet presenteres de første tankene om hva linjeorganisasjonen ønsker av gevinster, og dermed gis de første indikasjonene på hvilke gevinster som skal realiseres. Noen av disse gevinstene vil være sentrale, mens andre vil være nyttige, men ikke absolutt nødvendige. Det er sjelden slik at alle ønskede gevinster fra en så tidlig fase vil være realistiske. I konseptfasen vil linjeorganisasjonen se på alternative tiltak/konsepter som kan bidra til å oppnå de fastsatte målene, og vurdere dem opp mot hverandre. Det bør gjøres ved å gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse.

I det godkjente prosjektforslaget vil virksomhetsledelsen ha bestemt seg for det tiltaket/konseptet den mener er det beste. Det vil dermed være tydeligere hvilke gevinster som skal realiseres. I tillegg vil gevinstene være forankret i ledelsen.

Samfunnsøkonomisk analyse

En samfunnsøkonomisk analyse er et verktøy for å identifisere og vurdere virkninger av ulike tiltak for samfunnet. Den samfunnsøkonomiske analysen legges frem før virksomhetsledelsen beslutter hvilket tiltak eller prosjekt som skal gjennomføres, og analysen danner hele eller deler av beslutningsgrunnlaget.

Denne typen analyse er også svært nyttig som utgangspunkt for en gevinstrealiseringsprosess. Analysen gir en oversikt over tiltakets gevinster (eller nyttevirk­ninger), når de forventes å inntreffe, og usikkerheten rundt størrelsen på gevinstene. Denne oversikten er til stor hjelp når man senere skal utarbeide gevinstoversikt, gevinstkart og gevinstrealiseringsplan.

Hvem bør gjennomføre den samfunnsøkonomiske analysen?

Det er linjeorganisasjonen som eier problemet som skal løses, og målet med prosjektet (eller linjeoppgaven). Derfor er gjennomføringen av den samfunns­økonomiske analysen linjeorganisasjonens ansvar. Linjeorganisasjonen kan enten gjennomføre analysen på egen hånd eller leie inn andre til å gjennomføre den.

Når skal den samfunnsøkonomiske analysen gjennomføres?

Den samfunnsøkonomiske analysen skal gjennomføres i konseptfasen.

Hvis det ikke er gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse, hva bør man gjøre for å få til god gevinstrealisering?

I noen tilfeller kan det være mer aktuelt å benytte en nedskalert versjon av metoden enn å gjennomføre en fullstendig samfunnsøkonomisk analyse, som er mer tid og ressurskrevende. Det kan være tilfellet dersom

• det dreier seg om et prosjekt eller en linjeoppgave som kun har små budsjettvirkninger, eller som kun berører mindre grupper, og da i liten grad
• man er i tidsnød eller mangler ressurser til å gjennomføre en fullstendig samfunnsøkonomisk analyse

I slike tilfeller er det bedre å gjøre en såkalt forenklet analyse enn å ikke følge metoden i det hele tatt. En forenklet analyse følger arbeidsfasene i en samfunnsøkonomisk analyse, men ambisjonsnivået for omfang og grundighet er lavere i alle faser.

Gevinstoversikt

En gevinstoversikt gir en oversikt over sentrale, potensielle gevinster av et prosjekt og sentrale forutsetninger for at disse gevinstene skal kunne realiseres. Dersom det er gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse, blir gevinstoversikten laget for det alternativet som anbefales i denne analysen. Gevinstoversikten brukes først og fremst for at virksomhetsledelsen skal få en enkel oversikt over de gevinstene som tiltaket er forventet å gi, slik at virksomhetsledelsen lettere kan ta stilling til om tiltaket skal settes i gang.

Det hender at gevinstoversikten forveksles med gevinstrealiseringsplanen. Hovedforskjellen på disse to dokumentene er at gevinstoversikten gir en oversikt over gevinstene og forutsetningene som må oppfylles for at gevinstene skal realiseres, mens gevinstrealiseringsplanen er mer operativ, det vil si at den i tillegg gir informasjon om når og hvordan linjeorganisasjonen faktisk skal gjennomføre tiltak for å realisere gevinstene.

Hvem bør lage gevinstoversikten?

Linjeorganisasjonen skal sette opp gevinstoversikten og legge den frem for virksomhetsledelsen. Selv om gevinstoversikten baseres på en samfunnsøkonomisk analyse utført av eksterne, er det viktig at linjeorganisasjonen selv har hånd om og setter opp gevinstplanen.

Når skal gevinstoversikten lages?

Gevinstoversikten skal utarbeides i konseptfasen, enten etter at den samfunnsøkonomiske analysen er gjennomført, eller som en del av dette arbeidet.

Hva bør en gevinstoversikt inneholde?

En god gevinstoversikt bør inneholde følgende:

• prosjektdata (faktaopplysninger om prosjektet) og prosjektinnhold
• mål for prosjektet
• oversikt over sentrale gevinster som skal følges opp, med kvantifiserte estimater og indikatorforslag
• forutsetninger for at gevinstene skal kunne realiseres, og eventuelle forventede utfordringer

I arbeidet med gevinstoversikten bør man vurdere å beskrive gevinstene ved hjelp av én eller flere av kategoriene nedenfor. Det er også mulig å velge andre kategorier dersom det er mer hensiktsmessig.

Effektiviseringsgevinst for staten, kvalitetsgevinst for staten eller gevinster for øvrige aktører

Vil gevinsten føre til at dagens arbeidsoppgaver blir utført raskere (produktivitet) eller på en annen måte (effektivitet)? Vil gevinsten gi finansielle innsparinger som kan spores til virksomhetens budsjett og regnskap?

Bidrag til virksomhetens mål

På hvilken måte vil gevinsten støtte opp under ett eller flere av virksomhetens mål?

Innvirkning på interessenter

Hvilke interessenter kommer bedre ut enn tidligere, og hvilke kommer dårligere ut?

Tidshorisont

Når i tid vil gevinsten inntreffe?

Risikoprofil

Er det lav, middels eller høy risiko for at gevinsten ikke vil bli realisert?

Hvis det er gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse, hvordan skal man bruke analysen i arbeidet med å lage gevinstoversikten?

Selv om den samfunnsøkonomiske analysen ikke alltid inneholder alle de elementene en gevinstoversikt bør inneholde, vil man i de fleste tilfeller finne mye som er nyttig. Mål og sentrale gevinster er informasjon man kan forvente å finne i en samfunnsøkonomisk analyse. Dermed kan man spare tid i arbeidet med å lage gevinstoversikten.

Eksempel på gevinstoversikt for et prosjekt om elektronisk flyttemelding

Prosjektdata

Prosjektet skal utvikle en løsning slik at innbyggerne i Norge kan melde fra om flytting til folkeregisteret elektronisk.

Prosjektmål

Overgangen fra manuell til elektronisk løsning gir tidsbesparelser for offentlige myndigheter og privatpersoner.

Oversikt over identifiserte gevinster

Oversikten er basert på estimater hentet fra et eksempel i Finansdepartementets gamle veileder i samfunnsøkonomiske analyser (2005):

• Tidsbesparelser for Skatteetaten er potensielt 5 minutter per flyttemelding ved elektronisk løsning.
• Tidsbesparelser for andre offentlige etater er potensielt 1 minutt per flytte­melding for hver etat.
• Tidsbesparelser for privatpersoner er potensielt 15 minutter per flyttemelding ved elektronisk løsning.
• Portobesparelser for Skatteetaten og for privatpersoner er anslått til 10 kroner per skjema ved elektronisk løsning.
• Kostnadsbesparelser knyttet til fellesløsninger (Altinn) forventes oppnådd.
• Økt kvalitet og tilgjengelighet for bruker forventes oppnådd.
• Økt rapporteringslojalitet og bedre datakvalitet forventes oppnådd.

Forutsetninger for at gevinstene skal bli realisert

• ansatte i Skatteetaten får tilstrekkelig opplæring i den nye løsningen
• brukerne gis god informasjon og nødvendig opplæring i den nye løsningen
• brukerne tar i bruk den nye elektroniske løsningen (oppslutningsprosent)
• det nye systemet må kommunisere med eksisterende systemer
• den nye løsningen understøttes og integreres i Altinn-løsningen
• befolkningen tar i bruk eID-­løsninger for innlogging og dialog med nettportalen

Gevinstkart

Et gevinstkart er en visuell fremstilling av de gevinstene prosjektet skal gi. Det er en oppstilling av sammenhengen mellom de ulike gevinstene som forventes, og forutsetninger som må oppfylles for at gevinstene skal bli realisert. Gevinstkartet er dermed basert på gevinstoversikten. Ofte er realiseringen av én eller flere gevinster underveis en forutsetning for realiseringen av de “endelige” gevinstene, det vil si de gevinstene som til slutt skal føre til at effektmålet for prosjektet oppnås.

Gevinstkartet skal vise hvordan alle gevinstene er knyttet til hverandre og til prosjektets effektmål. I tillegg til identifiserte gevinster bør kartet inkludere avhengig­heter som er utenfor prosjektets rammer eller kontroll, siden også utenforstående faktorer kan påvirke prosjektet.

Gevinstkartet kan være nyttig som et visuelt tillegg til gevinstoversikten ved at årsak-virkning­-sammenhenger presenteres på en oversiktlig og intuitiv måte. En slik fremstilling kan blant annet bidra til å skape større forståelse for prosjektet hos interessentene.

Et gevinstkart kan bidra til å

• visualisere årsak-­virkning-­sammenhenger i prosjektet
• visualisere effekten av usikre faktorer og uventede endringer
• kommunisere forventningene til prosjektet på en oversiktlig måte
• identifisere utløsende faktorer, blant andre endringer i linjeorganisasjonene som er nødvendige for at gevinstene skal kunne tas ut
• spore gevinstene på ulike stadier av prosjektet
• unngå dobbelttelling av gevinster

Gevinstkart kan særlig være nyttige i forbindelse med større prosjekter eller tiltak der det er mange og komplekse sammenhenger mellom gevinster på ulike stadier (se eksempel nedenfor).

Hvem bør lage gevinstkartet?

Som en hovedregel er det prosjektgruppen som bør lage gevinstkartet i forbindelse med at prosjektet planlegges. Det å sette opp et gevinstkart kan være en nyttig øvelse for prosjektgruppen for å få oversikt over sammenhengene mellom gevinstene som linjeorganisasjonen har identifisert i gevinstoversikten.

Dersom det er mer hensiktsmessig å lage gevinstkartet parallelt med at gevinst­oversikten settes opp, er det linjeorganisasjonen som bør gjøre det.

Når bør gevinstkartet lages?

Dersom prosjektets karakter tilsier at det er behov for å sette opp et gevinstkart, bør det gjøres i planleggingsfasen av prosjektet. Eventuelt kan kartet settes opp som en del av arbeidet med gevinstoversikten i konseptfasen.

Hvordan lager man et gevinstkart?

Eksempelet er hentet fra Bradley (2010) og oversatt til norsk. Det dreier seg om bekjempelse av kriminalitet, men tankegangen og logikken kan enkelt overføres til ulike typer prosjekter i offentlige virksomheter. Et gevinstkart behøver heller ikke å være like omfattende som det eksempelet viser. Kartet bør tilpasses prosjektets eller tiltakets omfang og kompleksitet.

Et gevinstkart lager man ved først å sette opp effektmålet for prosjektet (i eksempelet er det å “redusere antallet lovbrudd”). Så fører man opp de “endelige” gevinstene som fullt ut representerer effektmålet. Deretter beveger man seg videre mot venstre og fører opp gevinster det er behov for å realisere underveis på ulike stadier i prosjektløpet. Tanken er altså at realiseringen av gevinster på ett bestemt stadium er avhengig av at én eller flere gevinster allerede er realisert – eventuelt at visse forutsetninger er oppfylt – i forkant.
Realisering av gevinster forutsetter ofte en investering, men denne investeringen vil bli mer enn oppveid av at størrelsen på gevinstene øker. Strekene i gevinstkartet illustrerer hvilke gevinster eller forutsetninger som er (mest) avhengig av hverandre. Fargekodene i eksempelet har ingen annen funksjon enn å illustrere ulike stadier i prosjektløpet.

Det er viktig å være klar over at et gevinstkart er et fleksibelt verktøy som kan settes opp på ulike måter. I eksempelet er det skissert flere veier som alle leder frem mot, og bidrar til å oppnå, effektmålet “redusere antallet lovbrudd”. Det kan være ulike grunner for å skissere flere slike veier i det samme gevinstkartet.

Det kan være for å

• få med alle gevinster og årsakssammenhenger innenfor rammene av et komplekst prosjekt
• identifisere gevinster og årsakssammenhenger også fra parallelle initiativer utenfor prosjektets rammer (for eksempel fra andre offentlige virksomheter), som enten påvirker gevinstrealiseringen i prosjektet eller bidrar til å oppfylle det samme effektmålet
• identifisere andre utenforstående faktorer som kan påvirke gevinstrealiseringen i prosjektet
• sikre dokumenteringen av gevinstene