I dette notatet vil vi informere om ny funksjonalitet som gjør det mulig med automatisk opprettelse av tilgang til våre selvbetjeningsløsninger for eksterne uten utbetaling (MG9). Løsningen blir tilgjengelig fra 2. mai 2024.
En ny løsning for å kunne gi automatisk tilgang til eksterne uten utbetaling (MG9) i DFØ sine selvbetjeningsløsninger vil bli tilgjengelig fra 2. mai 2024. Tidligere har DFØ måtte opprette disse tilgangene manuelt. Endringen blir gjennomført som respons på kunders tilbakemeldinger.
Forutsetning for automatisk opprettelse av bruker
Automatisk opprettelse av bruker i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen for ansatte i medarbeidergruppe 9 vil forutsette at de ansatte oppfyller de samme kriteriene i SAP som ligger til grunn for å utløse opprettelse av bruker for de øvrige medarbeidergruppene.
For at portalbruker skal bli automatisk opprettet må følgende kriterier være oppfylt i SAP:
- Initialer registrert i IT0002
- E-postadresse registrert i deltype 0010 i IT0105 (finnes visse unntak)
- Hake for "Medarbeider bruker ESS - ikke skriv ut" i IT0655
OBS! Det bemerkes at disse kriteriene da kommer i tillegg til minimumskravet til informasjon som må registreres for å opprette en ansatt i SAP og at det ikke er mulig å gi tilgang til selvbetjeningsløsningene på bakgrunn av den overnevnte informasjonen alene.
Ansatte i medarbeidergruppe 9 som oppfyller kravene for automatisk opprettelse, vil også bli tilgjengelig i Tilgangsportalen for tildeling av tilganger til Unit4 ERP. Tidligere har DFØ tilgjengeliggjort disse manuelt.
Eksisterende brukere i MG9
Brukere som tidligere har blitt opprettet manuelt på bestilling, men som ikke oppfylte alle kriteriene i SAP, har blitt korrigert i SAP av DFØ. De brukerne som alt er registrert vil dermed opprettholde sitt nåværende tilgangsnivå uten at dere må foreta dere noe.
Registrering via e-skjema
Etter hvert vil det også komme endringer i den nye e-skjemaløsningen for tilsetting/gjeninntredelse, slik at alle de nødvendige kriteriene for tilgang til selvbetjeningsløsningene også skal kunne oppfylles i forbindelse med registrering av MG9 i forbindelse med tilsetting.
Vi jobber også med å legge til IT0105 og IT0655 for MG9 i relevante saksganger i SAP.
Når det nærmer seg at løsningene kommer på plass vil vi komme med mer informasjon om dette.
Lisenser og fakturering
Denne type bruker vil bli fakturert under kategori 71 "Selvbetjening/ESS (Honorar)".
Unntak gjelder kun i spesielle tilfeller hvor brukere har behov for spesifikke tilganger, for eksempel regnskapstilganger.
I tilfeller der brukere kun trenger spesifikke tilganger, men ikke tilgang til selvbetjeningsløsningene, må det opprettes en sak til DFØ for manuell behandling.
Oversikt over brukere i MG9 med portaltigang
Ved behov for en oversikt i forbindelse med lisenstelling kan dere ta ut en oversikt over deres MG9-brukere med portaltilgang via transaksjonskode YHR_ROLLER og deretter begrense søket til rollen ZHR_ESSLTD_*.
OBS! Når en benytter * på slutten av rollenavnet i stede for firmakode så vil ikke rapporten være begrenset til en enkelt firmakode og fagbrukere med tilgang på tvers av ulike firmakoder i samme klient må legge inn fullstendig rollenavn med firmakode for å begrense søket.
Spørsmål
Ved spørsmål angående kundenotatet ber vi om at dere sender oss sak i Kundesenter på nett.