5.0 Innledning

Dette kapittelet omtaler bruk av periodisert regnskap og annen økonomisk informasjon som styringsinformasjon for å følge med, belyse og ta beslutninger som bidrar til bedre økonomistyring.  

Resultatregnskapet og balanseoppstillingen med noter, regnskapsanalyser og nøkkeltall er eksempler på slik styringsinformasjon.

Styringsinformasjonen kan brukes til å følge med, belyse og ta beslutninger for å oppnå:

• bedre bevilgningskontroll
• god inntekts- og kostnadskontroll

Tabellen under viser sammenhengen mellom informasjonsgrunnlag, styringsinformasjon og merverdi.

5.1 Bevilgningskontroll

For å få bedre kontroll på inn- og utbetalinger gjennom året kan virksomheten bruke et kontantbudsjett som styringsverktøy og sammenligningsgrunnlag.

Et kontantbudsjett bygger på de samme prinsippene som statsbudsjettet, hvor virksomheten fordeler inntektene og utgiftene på inntekts- og utgiftskapitler og poster samt aktuelle artskontoer, på hensiktsmessig nivå.

Kontantbudsjett og kontantregnskap kan brukes til å følge opp at statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

Avviksanalyser

Ved å sammenligne budsjetterte og regnskapsførte inn- og utbetalinger gjennom året kan virksomheten fange opp avvik. Avviksanalyser kan avklare årsaker og betydning for virksomhetens økonomistyring og aktiviteter resten av året. Avvik kan for eksempel skyldes at

• betalinger skjer i en annen periode enn budsjettert
• aktiviteter ikke gjennomføres som planlagt
• budsjettforutsetningene endres
• kvaliteten i det opprinnelige budsjettet var for dårlig

Årsakene til avvik, og hvor vesentlige avvikene er, påvirker om det er nødvendig med tiltak for å sikre god bevilgningskontroll.

Årsprognoser

Regnskapsførte inn- og utbetalinger på kapittel og post hittil i år pluss gjeldende inntekts- og utgiftsbudsjett for resten av året kan utgjøre foreløpige årsprognoser for betalinger.

Dersom virksomheten iverksetter tiltak, bør økonomiske konsekvenser inngå i justerte årsprognoser.

Virksomheten bør i tillegg inkludere kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld, som forventes betalt resten av året, i justerte årsprognoser.

DFØs veileder for bruttobudsjetterte virksomheter som fører virksomhetsregnskap etter SRS viser eksempler på aktiviteter og vurderinger ved periodeavslutning, som kan påvirke virksomhetens kontantprognoser for innbetalinger og utbetalinger. Det gjelder for eksempel vurdering av inngående fakturaer, utgående fakturaer og lønn.

Virksomheter som har gitt belastningsfullmakter bør følge opp bruken av disse gjennom året og justere årsprognoser til å inkludere forventet bruk av utestående belastningsfullmakter.

Det er også viktig å være oppmerksom på ny informasjon som kan påvirke budsjettene for innbetalinger eller utbetalinger resten av året, som ikke var kjent på budsjetteringstidspunktet. Dette kan være

• endring i tildelingsbrev
• revidert nasjonalbudsjett
• nysaldering
• lønnsendring etter forhandlinger

Hvis den nye informasjonen er vesentlig, bør økonomiske konsekvenser inngå i justerte årsprognoser.

Hvis det fortsatt er vesentlige avvik, kan det være behov for ytterligere tiltak eller tilleggsbevilgning hvis det er grunnlag for det.

5.2 Inntekts- og kostnadskontroll

For å oppnå bedre kontroll på inntekter og kostnader gjennom året kan virksomheten etablere periodisert budsjett som styringsverktøy og sammenligningsgrunnlag. Periodiserte inntekts- og kostnadsbudsjetter kan brukes til å følge opp om inntekter inntjenes, og om kostnader påløper, som planlagt.

Avviksanalyser

Virksomhetene kan sammenligne og følge opp inntekter og kostnader på tilnærmet samme måte som for inn- og utbetalinger i kontantregnskapet. Virksomhetene bør vurdere om månedlig eller tertialvis oppfølging er hensiktsmessig for å følge med på budsjett og regnskap gjennom året.

Avvik kan for eksempel skyldes samme forhold som nevnt i Avviksanalyser i kapittel 5.1, med unntak av om betalinger skjer i en annen periode enn budsjettert, som ikke er relevant her.

Årsakene til avvik, og hvor vesentlige de er, påvirker om det er nødvendig med tiltak for å sikre bedre inntekts- og kostnadskontroll.  

Årsprognoser

Virksomhetene kan utarbeide og justere årsprognoser for inntekter og kostnader på tilnærmet samme måte som for innbetalinger og utbetalinger.

Det er også viktig å være oppmerksom på ny informasjon som kan påvirke budsjettene for inntekter og kostnader resten av året, som ikke var kjent på tidspunktet for budsjettering. Hvis den nye informasjonen er vesentlig, bør økonomiske konsekvenser inngå i justerte årsprognoser.