I dette kapittelet gir vi en nærmere omtale av utvalgte føringer og prioriterte tiltak i 2021.
3.7.1 Helhetlig utvikling av DFØs fagområder
I 2020 ble DFØ styrket ved overføring av fagområdene ledelse, utredning og analyse, organisering, arbeidsgiverstøtte i staten og offentlige anskaffelser. Fra 1. februar 2021 iverksatte vi en ny organisasjonsstruktur i divisjon for styring, organisering og ledelse. Organiseringen legger godt til rette for bedre samordning og samarbeid på tvers mellom fagområdene, både i divisjonen og med øvrige deler av DFØ. Vi har også opprettet en enhet for offentlig ressursbruk som har oppgaver som forutsetter samordning og samarbeid på tvers i divisjonen, se omtale i avsnittet «Produksjon og bruk av data for effektiv ressursbruk» og «Bedre bruk av offentlige ressurser» i kapittel 3.3.9, «Prioriterte tiltak».
DFØ har i løpet av året arbeidet videre med å utvikle divisjonen. Lange perioder med hjemmekontor har gitt begrensninger, men vi har i perioder med færre restriksjoner utnyttet mulighetene til å styrke samarbeidet på tvers av fagområder og bygge felles kultur. Helhetlig utvikling skjer også gjennom operativt samarbeid, faglig diskurs, utvikling av tjenester og gjennomføring av oppdrag. Vi opplever at tverrfaglig samarbeid beriker og hever kvaliteten på arbeid og leveranser.
På fagområdet for offentlige anskaffelser har vi videreført og etablert nye samarbeidsarenaer med de øvrige divisjonene i DFØ. Dette gjelder blant annet innenfor statistikk og analyse av data og styringsinformasjon. Det er også etablert et tverrfaglig samarbeid om digitalisering knyttet til innkjøps- og regnskapsprosesser, der gjenbruk og analyse av fakturadata og miljødata samt brukeropplevelser står sentralt.
DFØ vil også i 2022 prioritere å videreføre arbeidet med helhetlig utvikling av de nye fagområdene. Vi har gjennom ny organisering og flere ulike aktiviteter lagt et godt grunnlag for dette. Samtidig er det et langsiktig arbeid å bygge en felles kultur og etablere nye samarbeidsflater.
3.7.2 Statlig støtte til personer uten bankkonto
Banknæringen endret i 2020 regelverket for heving av Giro utbetalinger i kontanter. I tillegg ble banktjenester gjennom postkontor og Post i butikk avviklet. Banktilbudet i Postens nett ble erstattet av Kontanttjenester i butikk. Dette medførte at staten fikk problemer med å utbetale penger til personer som ikke har bankkonto.
DFØ har fullmakt til å forhandle med banknæringen om en ny løsning for statlige betalinger til personer uten bankkonto. DFØ har også ansvaret for å forvalte inngått avtale og statens bruk av betalingskortløsningen som tilbys av DNB. DFØ har i 2021 arbeidet for å gjøre betalingskortløsningen tilgjengelig for statlige virksomheter med permanent behov. I tillegg har vi arbeidet med å legge til rette for at DFØ kan gjennomføre utbetalinger på vegne av virksomheter med sporadiske eller enkeltstående behov.
Etter dialog med DFØ iverksatte bankene v/Bits et prosjekt for å avklare om de kunne tilby en sektorløsning som kan benyttes ved betaling til personer uten konto. I prosjektets rapport ble det konkludert med at bankene ikke kan tilby Betalingskortet som sektorløsning, fordi løsningen med betalingskort var i strid med hvitvaskingsreglene. Problemstillingen om at betalingskortet er i strid med hvitvaskingsreglene ble løst ved en unntaksbestemmelse, jf. hvitvaskingsforskriften § 4-2a. Dialogen med bankene om det kan lages en sektorløsning ved betaling til personer uten bankkonto vil fortsette i 2022.
Arbeids- og velferdsetaten, Skatteetaten, Helseøkonomiforvaltningen (Helfo) og Husbanken benytter løsningen. Det er tilrettelagt for at DFØ kan utstede Betalingskort på vegne av statlige virksomheter som har sporadiske og enkeltstående behov.
Ved utgangen av 2021 var det 5 253 aktive Betalingskort hvorav 4 150 med saldo. Samlet beholdning for disse er om lag 14 millioner kroner, og 7 millioner kroner av denne saldoen er knyttet til 975 aktive kort som ikke er benyttet. DFØ arbeider for å avdekke om kortholdere har fått konto, slik at eventuell saldo kan overføres til kortholderen. Dette arbeidet innebærer også å formalisere retningslinjer for behandling og utveksling av personopplysninger mellom DFØ og statlige virksomheter.
3.7.3 Samarbeid mellom DFØ og Digitaliseringsdirektoratet
Finansdepartementet, Kommunal- og distriktsdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet gir i tildelingsbrevet for 2021 DFØ og Digitaliseringsdirektoratet en fellesføring om å samordne arbeidsoppgaver og disponere ressurser som samlet sett gir størst mulig effekt i statsforvaltningen.
Direktoratene har i 2021 blant annet samarbeidet om oppstarten av StartOff, utarbeidelse av veiledning for organisering og styring av sammenhengende digitale tjenester samt utvikling av lederprogrammer om innovasjon og digitalisering. Se omtale i kapitlene 3.2.4 og 3.3.9 «Prioriterte tiltak».
DFØ samarbeider også med Digitaliseringsdirektoratet om koordineringsarbeidet etter Schrems II i regi av Markedsplassen for skytjenester. Se omtale i kapittel 3.2.4, «Prioriterte tiltak.
Videre har vi samarbeidet med Digdir om en tjeneste for å gi virksomhetenes ansatte tilgang til Altinn. Vi har vært pilotkunde for å ta i bruk en løsning der brukere som arbeider med flere firma kan logge seg på Altinn, uten å måtte logge seg på som privatperson. I forbindelse med nytt lovkrav på universell utforming har DFØ også deltatt i pilotarbeidet for en tilgjengelighetserklæring i Tilsynet for universell utforming av ikt (uutilsynet).
3.7.4 Samordning og digitalisering av arkivfunksjonen i staten
DFØ fikk i tildelingsbrevet for 2021 i oppdrag å kartlegge arkiv- og dokumentasjonsfunksjonen i staten. Formålet er å vurdere potensialet for å effektivisere de statlige virksomhetenes egne funksjoner og løsninger gjennom økt samordning og digitalisering.
Kartleggingen tyder på at det pr. i dag ikke er grunnlag for å hente ut vesentlige økonomiske gevinster fra dokumentasjonsforvaltningen i statlige virksomheter gjennom organisatoriske endringer. Endret og tilpasset regelverk, sammen med økt kompetanse og bedre forståelse for digitaliseringens muligheter, synes imidlertid å være avgjørende for å øke kvaliteten i dokumentasjonsforvaltningen. På lengre sikt bør dette også bidra til at ressursbruken reduseres. DFØ mener det er viktig å ta grep for å framskynde en nødvendig videreutvikling av dokumentasjonsforvaltningen ved blant annet å samordne innsatsen og stimulere innovasjon.