Pensjonspremie utgiftsføres og avsettes i regnskapet hver måned. Statens pensjonskasse (SPK) sender faktura terminvis. Differansen mellom avsetning og faktura for den aktuelle terminen bokføres på konto 2820. Saldo på konto 2820 resultatføres terminvis sammen med beregnet arbeidsgiveravgift av pensjonspremien. Saldo på konto 2630, 2810 og 2820 skal være null ved årets slutt.
Hver termin skal det foretas en avstemming av pensjonskostnad mellom Unit4 ERP og SAP. Faktura fra SPK skal avstemmes mot avsatt pensjonspremie, og det skal foretas en kontroll av at differanse mellom avsetning og faktura er korrekt resultatført.
Utløsende hendelse: Terminavslutning
Aktuelt regelverk
Jf. Rundskriv R-118
Jf. Reglementet § 14 og bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 4.4.5 og 5.2.4.5.
Bokføringslovens § 11 og NBS 5.
Folketrygdlovens § 23-2, 4. fjerde ledd andre punktum
Arbeidsdeling og framgangsmåte
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunde | Kunde | Kontering av inngående faktura fra SPK Inngående faktura fra SPK behandles som vanlig i Unit4 ERP, og konteres på følgende måte: Konto 2630 «Pensjonspremie – medlemsandel». Bokføres med samme beløp som trekk i lønn, jf. føringer fra lønn/SAP for tilhørende perioder Konto 2810 «Pensjonspremie – arbeidsgiverandel», samme beløp som avsetning fra lønn/SAP for tilhørende perioder Konto 2820 «Pensjonspremie – differanse mellom fakturaens totalbeløp og føringer på konto 2630 og 2810». | |
| DFØ | DFØ | Fane A10 Del 1) Kontroll av avsetning pensjonspremie fra SAP Kjør lønnsartrapporter i SAP og hent terminens arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd for virksomheten. Fylles ut i henholdsvis kolonne B og C i Del 1. Hent bokført pensjonsutgift, avsetning arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd med bilagsart B* fra Unit4 ERP, og legg inn beløpene i henholdsvis kolonne D, E og F i Del 1. Differanse mellom SAP og Unit4 ERP i kolonne G, H og I må forklares. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 1 settes inn. | SAP Rapport Arbeidsgiverandel: CUS&OPAL34 Medlemsinnskudd: CUS&OPAL75 Spørring Unit4 ERP DFØRPA A10/A11 SPK |
| DFØ | DFØ | Fane A10 Del 2) Kontroll av avsetning mot faktura fra SPK Legg inn bilagsnummer og betalingsdato for faktura fra SPK i kolonne B og C, og legg inn fakturabeløp og kontering fra faktura i kolonne D, E, F, G og eventuelt H i Del 2. Faktura for 6. termin forrige år legges inn dersom betalingsdato er i inneværende år. Denne informasjonen brukes for å beregne endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget lengre ned i skjemaet. Differanse mellom avsetning fra SAP og bokført beløp fra faktura fra SPK på konto 2810 og 2630 framkommer i kolonne I og J i Del 2. Differansene må forklares. Total differanse mellom avsetning fra SAP og faktura fra SPK framkommer i kolonne K i Del 2. Differansen skal resultatføres terminvis, jf. «Korrigering av differanse mellom SAP og faktura fra SPK» nedenfor. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 2 settes inn. | |
| Kunde | Kunde | Korrigering av differanse mellom SAP og faktura fra SPK Differansen, det vil si det som er ført på konto 2820 via faktura, skal resultatføres for hver termin. Resultatføringen skal skje snarest mulig etter at fakturaen fra SPK er bokført. Hjelpeskjema for kontering og resultatføring av SPK-faktura kan benyttes for hjelp til resultatføringen. Virksomhetens gjennomsnittssats for arbeidsgiveravgift legges inn i hjelpeskjemaet for å beregne AGA-beløpet som skal bokføres. Har virksomheten en gjennomsnittsats som er benyttet i årets budsjett eller i andre sammenhenger, kan den legges til grunn. Alternativt legges gjennomsnittet basert på fjorårets a-meldinger, eventuelt A07 for fjoråret til grunn. Kunde konterer bilag med de dimensjoner som differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på. Bruttobudsjetterte virksomheter avregner arbeidsgiveravgift mot konto 1986. NB! Husk å gi beskjed til lønn slik at endret grunnlag for arbeidsgiveravgift på pensjonspremie blir innrapportert. Se mer under avsnittet “Fane A10 Beregning av endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget” nederst i veiledningen. | |
| DFØ | Kunde | Bokføre korreksjonsbilag For bruttobudsjetterte virksomheter skal behandling av bilaget følge samme frister som for øvrige bilag som skal bokføres før rapporteringen til statsregnskapet. Dette skal gjøres med en bilagsart med kontanteffekt. | |
| Kunde | Kunde | Oppfølging av større differanser Dersom differansen mellom avsetning og faktura fra SPK er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør kunden følge opp dette mot registrert informasjon i SAP og / eller SPK. | |
| DFØ | DFØ | Fane A10 Del 3) Kontroll av resultatføring av differanse mellom avsatt og fakturert beløp fra SPK Virksomhetens gjennomsnittssats for arbeidsgiveravgift legges inn i Del 3 i avstemmingsskjemaet for å kontrollere AGA-beløpet fra det bokførte korreksjonsbilaget. Legg inn bilagsnummer og kontering fra korreksjonsbilaget for hver termin. Dette skal stemme med kontrollfeltene i tabellen, og framkommer som differanser dersom det ikke stemmer. Differanser må forklares. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 3 settes inn. | |
| DFØ/Kunde | DFØ/Kunde | Fane A10 Del 4) Kontroll av saldi ved årsslutt Del 4 i avstemmingsskjemaet består av formler som henter posteringene pr. konto for året, og kontrollerer mot saldobalansen. Saldo på konto 2810, 2630 og 2820 skal være null ved årsslutt. Dersom saldo ikke er null, må regnskapet korrigeres før rapportering til statsregnskapet. Kunde setter opp korreksjonsbilag og bokfører dersom kunde har delservice tjenestemodell. Kunde setter opp korreksjonsbilag og DFØ bokfører bilaget dersom kunde har grunntjeneste tjenestemodell og ikke selv bokfører bilaget som et digitalt bilag. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 4 settes inn. | |
| Kunde | Kunde | Rapporter differanse i a-meldingen Avsatt pensjonspremie fra SAP rapporteres løpende i a-meldingen. Differansen mellom rapportering basert på beregnet premie fra SAP og faktisk betalt premie må rapporteres som en endring i avgiftsgrunnlaget på virksomhetens organisasjonsnummer i a-meldingen. Fordelingen på virksomhetsnummer skjer basert på virksomhetsnumrenes forholdsmessige avgiftsgrunnlag. | |
| DFØ | DFØ | Fane A10 Beregning av endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget Tabellen brukes for å beregne endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget ved årsslutt, eventuelt terminvis. I kolonne B hentes fakturabeløp for faktura fra SPK som er betalt i terminen, minus eventuelle direkte kostnadsførte linjer på fakturaen. I kolonne C hentes arbeidstakers andel av premien, dvs. beløp på konto 2630, fra fakturaen som er betalt i terminen. OBS: Dersom faktura ikke er betalt i terminen som formelen henter fra, overstyr formelen. I kolonne D vises arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pensjon ekskludert ansattes andel. I kolonne F skal arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pensjon ekskl. ansattes andel som er innrapportert tidligere legges inn. Dette beløpet hentes fra SAP. Legg inn rapporteringsperiode fra og til, foretaksnummer og kryss av for AGA-data. Beløpet som skal legges inn i kolonne F er «AGA av pensjonsinnskudd». I kolonne H vises endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget, som skal rapporteres til lønnsdivisjonen slik at endret grunnlag for arbeidsgiveravgift på pensjonspremie blir innrapportert. | |
| DFØ | DFØ | Konklusjon og eventuell ytterligere dokumentasjon og kommentarer tas inn i avstemmingsskjema. |