Etterregistrering av innkjøpsordre

Se instruksjonsfilm for hvordan du etterregistrerer en innkjøpsordre.

Det kan finnes anledninger der det er behov for å gjøre et innkjøp før du har fått elektronisk godkjenning gjennom innkjøpsløsningen og en innkjøpsordre produseres. I slike tilfeller foretas innkjøp utenom ordinær innkjøpsrutine.

Innkjøpsordren kan i slike tilfeller etterregistreres i løsningen for dokumentasjon og match mot innkjøpsfaktura. Artiklen(e) som har blitt kjøpt må da registreres i etterkant av selve innkjøpet.

Valg av artikler og opprettelse av innkjøpsforespørsel

Se brukerveiledningene for opprettelse av innkjøpsforespørsel for søk etter og valg av aktuelle artikler og opprettelse av innkjøpsforespørsel.

Velg innkjøpsalternativ Etterregistrering

Når du oppretter innkjøpsforespørselen velger du Etterregistrering som innkjøpsalternativ.

Sende til godkjenning

Nødvendige felter på innkjøpsforespørselen fylles ut som ved opprettelse av standard innkjøpsforespørsel og sendes på flyt for godkjenning.

Etter godkjenning sendes ikke selve innkjøpsordren til leverandøren, men registreres internt for statistikk og match mot innkjøpsfaktura.

Innkjøpsordre på PDF

I stedet for at innkjøpsordren sendes til leverandøren får du som har etterregistrert innkjøpsforespørselen en PDF-ordre tilsendt på e-post direkte til deg selv. Denne PDF-ordren inneholder informasjon om generert innkjøpsordrenummer. Du har dermed mulighet til å meddele leverandøren hvordan den skal merke innkjøpsfakturen korrekt.

Varemottak

På denne typen innkjøp vil varemottaket gjøres automatisk ved lagring av innkjøpsordren.

Utover dette følger dette innkjøpsalternativet samme vei som standard innkjøpsordre.