I regnskapssystemet Unit4 ERP kan dere hente ut regnskapstall som grunnlag for delårs- og årsregnskapet. På denne siden har vi samlet nyttig informasjon om hvordan dere kan ta ut rapporten for delårs- og årsregnskap fra regnskapssystemet, hvordan dere kan jobbe videre med denne og hva dere bør kontrollere.
Vi har laget rapporter for delårs- og årsregnskap for kunder med følgende tilknytningsform og føringsprinsipp:
- Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet
- Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter SRS
- Nettobudsjetterte virksomheter
Rapportmalene oppdateres i forkant av hver delårsrapportering og før årsslutt med de siste endringene.
Malene er ment som et hjelpemiddel ved utarbeidelse av delårs- og årsregnskapet, og henter tall fra regnskapet i Unit4 ERP. Det kan oppstå avvik mellom tallene som kommer frem i rapporten og det som er bokført i regnskapet, slik at det er viktig at dere alltid kontrollerer tallene før dere bearbeider rapporten videre. Tilsvarende må dere også vurdere behov for tilleggsinformasjon.
Det er deres eierdepartement som fastsetter om og hvor ofte delårs- og årsrapportering skal skje, og hvilke krav som gjelder for denne rapporteringen.
Hvordan ta ut delårs- og årsregnskapsrapportene i Unit4 ERP
Rapportene finner dere under Egne menyer i Unit4 ERP.
Du åpner bestillingsbildet for rapporten ved å dobbeltklikke på den som er aktuell for din virksomhet. Legg inn periode du ønsker å kjøre rapporten for og den siste datoen i måneden for denne perioden. Rapporten kjøres ved å trykke F12.
Når rapporten er ferdig kjørt, kan du åpne den i Ajourhold rapportbestilling. Rapporten vil åpne seg i Excel, og er klar til bruk. Legg merke til at rapporten består av flere arkfaner.
Rapporten kan kun kjøres i Unit4 ERP Desktop. Ta kontakt med oss på kundesenter regnskap dersom dere trenger bistand til å ta ut rapporten.
Kontroll og utfylling av delårs- og årsregnskapet
- Ved delårs-/årsrapporteringen skal det normalt avlegges et komplett delårs-/årsregnskap med noter. Andre krav til rapporteringen fastsettes av eierdepartementet.
- Regnskapet er ikke ferdigstilt før alle posteringer i perioden er bokført. Det er dermed viktig at dere ikke tar ut rapporten for tidlig, og det kan være behov for å kjøre rapporten flere ganger. Vi anbefaler at dere kjører rapporten tidlig for å kunne gjøre en foreløpig kontroll av tallene og for å kunne levere eventuelle foreløpige tall til intern bruk.
- Dere kan slette regnskapslinjer som ikke inneholder beløp, men alle overskrifter må beholdes.
- Rapporten hentet tall fra regnskapssystemet, men det vil ofte være behov for supplerende kommentarer og tilleggsinformasjon for at regnskapet skal gi et dekkende bilde. Vurderingen rundt hva som er nødvendig tilleggsinformasjon og innlegging og presentasjon av denne er virksomhetens eget ansvar.
- Noter uten innhold kan utelates, og nummerering må endres for å beholde løpende nummerering av notene. Husk da å oppdatere notereferansene i resultatregnskap og balanse også.
- Rapportmalene er utformet som støtte og hjelp, slik at dere står fritt til å utforme rapportene slik dere vil ha de utseendemessig.
- Arkfaner som er markert med rødt må fylles ut manuelt. Her hentes ikke grunnlaget fra regnskapssystemet. Merk imidlertid at alle noter må kontrolleres selv om de er ferdig utfylt. Kontrollene må inkludere tall og tekster.
Veiledningsmateriellet som er laget til årsregnskapet vil i stor grad gi støtte til arbeidet med delårs- og årsregnskapet.
Nærmere om de enkelte delene av delårs- og årsregnskapet
Delårs- og årsregnskapet består av ulike oppstillinger og noter avhengig av tilknytningsform og føringsprinsipp. Under følger kommentarer til utvalgte deler av delårs- og årsregnskapet dere må være klar over ved kontroll og utfylling.
Kommentarer fordelt på tilknytningsform og føringsprinsipp
Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet
Saldobalanse-hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Bevilgningsrapporteringen
Teksten for Kapittelnavn i bevilgningsrapporteringen finnes ikke i Unit4 ERP, og må legges inn manuelt. Posttekst hentes fra oppsett av statskontoene i Unit4 ERP. Det anbefales at dere kontrollerer denne mot post-beskrivelse i tildelingsbrevet eller i statsbudsjettet.
Artskontorapporteringen
I artskontorapporteringen er det gjort endringer i Oversikt over mellomværende med statskassen. Bakgrunnen for endringen er den nye standardiseringen av hva som skal ligge i mellomværendet. Artskontorapporteringen har som standard linjer for de vanligste postene, men dersom dere har poster i mellomværendet ut over disse, må dere legge inn egne linjer. Dette kan for eksempel være virksomhetsspesifikke unntak i form av romertallsvedtak.
Artskontorapporteringen har to kontrollsummer dere må kontrollere:
Kontrollsum netto rapportert til
bevilgningsregnskapet sammenligner netto rapportert
til bevilgningsregnskapet i bevilgningsrapporteringen og
artskontorapporteringen. Avvik skyldes tilfeller der det er
rapportert beløp på mellomværendet på en resultatkonto, eller der
det er rapportert på inntekts- eller utgiftskapittel på en
balansekonto.
Kontrollsum mellomværende med statskassen sammenligner mellomværendet med statskassen i bevilgningsrapporteringen og artskontorapporteringen. Avvik betyr at dere må legge til ekstra linjer i artskontorapporteringen som spesifiserer hva denne differansen består av.
Vi har laget flere kontrollspørring i Unit4 ERP dere kan benytte for å finne hva som er årsaken til eventuelle differanser i kontrollsummene. Disse finner dere under Rapporter – Rapporter på tvers av firma:
Spørringen DFØ Kontrollsum mellomværende spesifiserer hva differansen på Kontrollsum mellomværende med statskassen består av. Dersom dere har en differansen under Kontrollsum netto rapportert til bevilgningsregnskapet, kan denne spesifiseres av spørringene DFØ Kontrollsum rapp.bev.regnskap I og II.
Note 2 Lønnsutgifter. Tall for utførte årsverk
Fra og med 2023 blir utførte årsverk automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Dere skal også presentere sammenligningstall. Disse kan hentes i rapporten dersom dere ikke brukte utførte årsverk ved årsrapporteringen i fjor.
Note 7B Sammenheng mellom avregnet med statskasse og mellomværende med statskassen
Note 7B har tre kontrollsummer dere må kontrollere:
Kontrollsum rapportert mellomværende med statskassen sammenligner mellomværendet med statskassen i bevilgningsrapporteringen og rapportert mellomværende i note 7B. Avvik her kan bety at dere må legge til linjer i note 7B.
Kontrollsum bokført avregning med statskassen sammenligner rapportert mellomværende med statskassen i note 7B og bokført avregning med statskassen i note 7A.
Kontroll av forskjell mellom rapportert mellomværende og bokført avregning med statskassen sammenligner avregnet med statskassen, endring i mellomværende fra bevilgningsrapporteringen og endring i avregning med statskassen. Dette skal være likt forskjellen mellom rapportert mellomværende og bokført avregning med statskassen i note 7B.
Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter SRS
Saldobalanse-hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Bevilgningsrapporteringen
Teksten for Kapittelnavn i bevilgningsrapporteringen finnes ikke i Unit4 ERP, og må legges inn manuelt. Posttekst hentes fra oppsett av statskontoene i Unit4 EP, denne anbefales å kontrollere mot post-beskrivelse i tildelingsbrevet eller i statsbudsjettet.
Artskontorapporteringen
I artskontorapporteringen er det gjort endringer i Oversikt over mellomværende med statskassen. Bakgrunnen for endringen er den nye standardiseringen av hva som skal ligge i mellomværendet. Artskontorapporteringen har som standard linjer for de vanligste postene, men dersom dere har poster i mellomværendet ut over disse, må dere legge inn egne linjer. Dette kan for eksempel være virksomhetsspesifikke unntak i form av romertallsvedtak.
Artskontorapporteringen har to kontrollsummer dere må kontrollere:
Kontrollsum netto rapportert til bevilgningsregnskapet sammenligner netto rapportert til bevilgningsregnskapet i bevilgningsrapporteringen og artskontorapporteringen. Avvik skyldes tilfeller der det er rapportert beløp på mellomværendet på en resultatkonto, eller der det er rapportert på inntekts- eller utgiftskapittel på en balansekonto.
Kontrollsum mellomværende med statskassen sammenligner mellomværendet med statskassen i bevilgningsrapporteringen og artskontorapporteringen. Avvik betyr at dere må legge til ekstra linjer i artskontorapporteringen som spesifiserer hva denne differansen består av.
Vi har laget flere kontrollspørring i Unit4 ERP dere kan benytte for å finne hva som er årsaken til eventuelle differanser i kontrollsummene. Disse finner dere under Rapporter – Rapporter på tvers av firma:
Spørringen DFØ Kontrollsum mellomværende spesifiserer hva differansen på Kontrollsum mellomværende med statskassen består av. Dersom dere har en differansen under Kontrollsum netto rapportert til bevilgningsregnskapet, kan denne spesifiseres av spørringene DFØ Kontrollsum rapp.bev.regnskap I og II.
Note 2 Lønnskostnader. Tall for utførte årsverk
Fra og med 2023 blir utførte årsverk automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Dere skal også presentere sammenligningstall. Disse kan hentes i rapporten dersom dere ikke brukte utførte årsverk ved årsrapporteringen i fjor.
Note 3 Immaterielle eiendeler og note 4 Varige driftsmidler
I note 3 og 4 skal dere gi informasjon om avhendelser i året i en egen tabell. Tidligere måtte dere fylle inn denne manuelt ved utrangering med gevinst eller tap. Nå blir denne informasjonen fylt inn automatisk.
Nettobudsjetterte virksomheter
Saldobalanse-hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Note 2 Lønnskostnader. Tall for utførte årsverk
Fra og med 2023 blir utførte årsverk automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Dere skal også presentere sammenligningstall. Disse kan hentes i rapporten dersom dere ikke brukte utførte årsverk ved årsrapporteringen i fjor.
Note 3 Immaterielle eiendeler og note 4 Varige driftsmidler
I note 3 og 4 skal dere gi informasjon om avhendelser i året i en egen tabell. Tidligere måtte dere fylle inn denne manuelt ved utrangering med gevinst eller tap. Nå blir denne informasjonen fylt inn automatisk.
Statens kapital og gjeld
Nettobudsjetterte kan velge om de presenterer tilskuddsforvaltning etter kontantprinsipper eller etter samme prinsipper som de er bokført, henholdsvis alternativ a og b i SRS 10 pkt. 31.
Dersom dere velger å presentere tilskuddsforvaltning etter samme prinsipper som de er bokført, alternativ a, skal gjelden i kontogr. 25 presenteres på to ulike regnskapslinjer under overskriften IV Gjeld vedørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer:
I rapporten fra Unit4 ERP kommer ikke denne fordelingen frem automatisk, da føringen av dette ikke er standardisert på artskonto. Dermed fremkommer hele beløpet på den ene regnskapslinja. Dere må dermed selv fordele beløpet mellom de to regnskapslinjene slik at dette blir riktig i det avlagte delårs- og årsregnskapet.