Rutiner statlige regnskapsstandarder – nettobudsjetterte virksomheter

Gjeldende rutiner for føringskontoplan med veiledning, for kunder av DFØ.

Er du ikke kunde av DFØ? Her finner du generelt veiledningsmateriale til SRS

Rutiner for nettobudsjetterte virksomheter

Rutinene nedenfor beskriver kontering av avsetning samt arbeidsdelingen mellom kunde og DFØ. Rutinene oppdateres fortløpende i tråd med endringer i kontoplan.

1.1 Inngående faktura

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre riktig behandling av fakturaer som skal periodiseres, balanse- eller kostnadsføres i forsystem Contempus/Basware. 

Utløsende hendelse: Fakturaer som skal periodiseres eller balanseføres kommer til attestant (forkontroll). Attestasjon og godkjenning bør gjøres fortløpende slik at faktura blir bokført på riktig periode og dermed følger periodiseringsprinsippet.

Se også: 

Definisjoner: 

Periodiseringsprinsippet: Virkningen av transaksjoner og andre hendelser regnskapsføres som inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld når de inntreffer i samsvar med de grunnleggende regnskapsprinsippene, uavhengig av tidspunktet for inn- og utbetalinger.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
  • MP - Periodisering SRS
Utføres av Oppgave - handling
Attestant

Attestant mottar faktura

Attestant mottar faktura og tar stilling til om fakturaen skal periodiseres, balanse- eller kostnadsføres. 

Balanseføring foretas som hovedregel når immaterielle eiendeler og varige driftsmidler har en levetid på 3 år eller mer og anskaffelseskost er over kr 30.000 eller mer. Alternativt at eiendelen er en del av en gruppe (pool-aktivering).

Periodisering
er aktuelt når kostnadene skal fordeles på andre måneder enn gjeldende periode. Et eksempel er husleie som gjelder januar til mars med forfall 15. januar. Denne periodiseres med 1/3 i januar, februar og mars.

Kostnadsføring
gjøres når balanseføring eller periodisering ikke er aktuelt. Fakturaen konteres da på vanlig måte.
Attestant

Legge inn kontering for balanseføring og aktivering

Ved aktivering benyttes konto 1299 Interimskonto anlegg til aktivering og aktuelle dimensjoner i konteringsstrengen.

Se rutine ”Balanseføring av anleggsmidler” for videre behandling i Unit4 ERP.

Attestant

Legge inn kontering for periodisering

Ved periodisering kan tekstfeltet i Contempus/Basware benyttes til å angi hvordan fakturaen skal periodiseres i Unit4 ERP. Det kan eventuelt gjøres en henvisning til aktuell periodiseringsnøkkel.

Se rutine ”Forskuddsbetalte kostnader” for videre behandling i Unit4 ERP.

Godkjenner

Godkjenne faktura

Fakturaen godkjennes og overføres automatisk til Unit4 ERP.

1.2 Påløpte kostnader - faktura mottatt i forsystem

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at påløpte kostnader blir kostnadsført i riktig periode, og er nødvendig for å oppnå periodisert regnskap. Fakturaer for varer og tjenester som er mottatt og som ligger i forsystem ved periodeslutt må avsettes i den perioden varen eller tjenesten er mottatt.

Utløsende hendelse:
Ved periodeslutt innhenter den regnskapsansvarlige i virksomheten opplysninger fra forsystem over fakturaersom ligger i arbeidsflyt til attestasjon og godkjenning.

Se også

Definisjoner: I et periodisert resultatregnskap resultatføres en inntekt i virksomhetens regnskap etter hvert som tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare eller tjeneste.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • Bilagsart: MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Regnskapsansvarlig

Identifisere varer og tjenester som er mottatt og hvor fakturaen ligger i forsystemet

Det innhentes opplysninger fra forsystem over fakturaer som ligger i arbeidsflyt og til godkjenning ved periodeslutt.

I Contempus.Invoice/Basware tas det ut en rapport som viser ikke bokførte fakturaer ved periodeslutt. Denne finnes under Rapporter/Brukerrapporter og heter Avsetningsrapport over ikke-bokførte leverandørfordringer eller Utestående pr. 31.12. Det er kun regnskaps- og controllerbrukere som har tilgang til denne rapporten.

Rapporten bestilles til brukeren sin e-postadresse. Det er også mulig å ta ut oversikt på kontonivå fra forsystemet (Contempus.Invoice/Basware).

Regnskapsansvarlig

Utarbeide avsetningsbilag

Utarbeide og godkjenne avsetningsbilag. Avsetningene blir balanseført som gjeldspost på konto 2960 Påløpte kostnader med motpost på de aktuelle resultatkonti. Det påføres reverseringsperiode på bilaget. Vanligvis kommende periode.

Regnskapsansvarlig

Postering av avsetningsbilag til riktig periode

Bokfører avsetningsbilaget. Bruk bilagsart MV.

Regnskapsansvarlig

Kontrollfunksjon

Etter at avsetningsbilaget er bokført sjekker virksomheten periodens regnskap opp i mot faktiske leverte varer og tjenester.

Dersom ikke alle postene er kommet med i periodiseringen, utarbeider virksomheten et nytt avsetningsbilag som bokføres.

1.3 Påløpte kostnader - faktura ikke mottatt

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at påløpte kostnader blir kostnadsført i riktig periode. Dette er nødvendig for å oppnå periodisert regnskap.

Utløsende hendelse:
Ved periodeslutt innhenter den regnskapsansvarlige i virksomheten opplysninger fra budsjettansvarlige over påløpte kostnader der varer og tjenester er mottatt og forbrukt og hvor fakturaen ikke er kommet ved periodeslutt. Dette følges opp fortløpende, men senest innen 25. påfølgende periode.

Se også: 

Definisjoner: 

Periodisert resultatregnskap: Inntekter resultatføres i virksomhetens regnskap etter hvert som tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare eller tjeneste.

Vesentlighetsvurdering: Ved vurderingen av om påløpte kostnader skal resultatføres, kan det legges til grunn en vesentlighetsbetraktning. Kravene til resultatføring av påløpte inntekter og kostnader gjelder bare for vesentlige beløp. Et beløp er vesentlig dersom unnlatt resultatføring vil påvirke en beslutningstagers vurdering eller beslutning.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Identifisere varer og tjenester som er mottatt og forbrukt og hvor fakturaen ikke er mottatt

Innhente opplysninger fra budsjettansvarlige over mottatte varer og tjenester hvor fakturaen ikke registrert i fakturasystemet ved periodeslutt.


Virksomheten

Utarbeide avsetningsbilag

Utarbeide og godkjenne avsetningsbilag. Poster som ansees som vesentlige skal det avsettes for i regnskapet. Avsetningen blir postert som en gjeldspost i balansen på konto 2960 Påløpte kostnader med motpost på aktuelle resultatkonti. Avsetningen reverseres vanligvis i påfølgende periode. Dersom faktura fortsatt ikke er mottatt ved neste periodeslutt, foretas det en ny avsetning.


Virksomheten

Postering av avsetningsbilag

Bokføre posteringsbilag med avsetninger. Det benyttes bilagsart MV.

Virksomheten

Kontrollfunksjon

Etter at avsetningsbilaget er bokført sjekker virksomheten periodens regnskap opp mot faktiske leverte varer og tjenester.

Om ikke alle postene er kommet med i periodiseringen utarbeider virksomheten et nytt avsetningsbilag som bokføres.

1.4 Forskuddsbetalte kostnader

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at kostnader blir periodisert i riktig periode og at virksomheten dermed oppnår et periodisert regnskap.

Utløsende hendelse:
Ved periodeslutt gjennomgår den regnskapsansvarlige i virksomheten det periodiserte regnskapet på kontonivå. Kostnader som gjelder fremtidige perioder flyttes til riktige perioder. Dette gjøres fortløpende og senest innen 25.

Se også: 

Definisjoner: 

Periodisert resultatregnskap: Inntekter resultatføres i virksomhetens regnskap etter hvert som tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare eller tjeneste.

Vesentlighetsvurdering: Ved vurderingen av om påløpte kostnader skal resultatføres, kan det legges til grunn en vesentlighetsbetraktning. Kravene til resultatføring av påløpte inntekter og kostnader gjelder bare for vesentlige beløp. Et beløp er vesentlig dersom unnlatt resultatføring vil påvirke en beslutningstagers vurdering eller beslutning.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
  • MP – Periodiseringer (automatiske posteringer)
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Identifisere kostnader som gjelder fremtidige perioder

Resultatregnskapet gjennomgås på kontonivå for å hente ut kostnader som skal periodiseres over flere perioder. Eksempler på dette vil ofte være periodisk gjentagende poster som husleie, strøm, vakthold, abonnement, leie av kontormaskiner mv.

Virksomheten

Utarbeide bokføringsbilag

Bokføringsbilag utarbeides og godkjennes. Poster som skal periodiseres skal balanseføres i kontogruppe 17 Forskuddsbetalt kostnad, opptjent inntekt og lignende, med motpost på de aktuelle konti i resultatregnskapet inntil riktig periode inntreffer og kostnadsføring skal skje. 

Se eventuelt også artskonto 139 Andre langsiktige fordringer ved forskuddsbetaling/leie over flere år.

Unit4 ERP er satt opp til å benytte balansekonto 179 Andre forskuddsbetalte kostnader ved maskinell periodisering. Dersom periodiseringen gjelder for eksempel forskuddsbetalt leie, må denne foretas manuelt mot konto 170 Forskuddsbetalt leie. Riktig klassifisering må kontrolleres i henhold til standard kontoplan.
Virksomheten

Ompostering av kostnader til riktig periode

Bilaget bokføres med riktig periodiseringsnøkkel dersom kostnaden skal balanseføres på konto 1790 Andre forskuddsbetalte kostnader. Det benyttes bilagsart MV – Avsetning SRS. 

1. Bokfør debet på aktuell resultatkonto med det beløp som skal periodiseres. Kontering skal være lik opprinnelig kontering fra faktura. Før linjen legges ned i tabellfeltet skal periodiseringsnøkkel angis. Velg Verktøy – Periodisering. Oppgi fordelingsnøkkel og riktig startperiode.

2. Bokfør kredit konto (aktuell resultatkonto) uten periodiseringsnøkkel. Lagre med F12. Rapport GL18B produseres. Kostnadene som er balanseført på konto 1790 Andre forskuddsbetalte kostnader, blir nå automatisk flyttet til riktig periode, de automatiske posteringene får bilagsart MP - Periodiseringer.
Virksomheten

Kontrollfunksjon

Etter at bilaget er bokført sjekker virksomheten det periodiserte regnskapet opp i mot faktisk leverte varer og tjenester. Dersom ikke alle postene er kommet med i periodiseringen, lager virksomheten et nytt omposteringsbilag som godkjennes og bokføres.

2.1 Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at opptjente inntekter blir inntektsført i riktig periode. Dette gjelder transaksjonsbaserte inntekter. Det avsettes for inntekter som er opptjent, men ikke utfakturert ved periodeslutt.

Utløsende hendelse:
Ved periodeslutt gjennomgår den regnskapsansvarlige i virksomheten de fakturagrunnlag som ikke er utfakturert. Opplysninger innhentes fra budsjettansvarlige. Dette må gjøres senest 25. påfølgende måned.

Se også: 

Definisjoner: 

Periodisert resultatregnskap: I et periodisert resultatregnskap resultatføres en inntekt i virksomhetens regnskap etter hvert som tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare eller tjeneste.

Opptjeningsprinsippet: Transaksjonsbaserte inntekter er som hovedregel opptjent når salgstransaksjonen er gjennomført (transaksjonstidspunktet).

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Identifisere opptjente, men ikke utfakturerte inntekter ved periodeslutt

Gjennomgå mottatte fakturagrunnlag (for eksempel timelister, prosjektkostnader eller lignende) som ikke er utfakturert ved periodeslutt.

Innhente opplysninger fra budsjettansvarlige over tjenester og prosjekter som er utført, og hvor det ikke er utarbeidet fakturagrunnlag ved periodeslutt.

Virksomheten

Utarbeide og godkjenne posteringsbilag

Utarbeide og godkjenne posteringsbilag på bakgrunn av de mottatte inntektsopplysningene. Avsetningen blir balanseført på konto 1530 Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt med motpost i kontoklasse 3. Avsetningen reverseres i påfølgende periode.

Virksomheten

Postering av inntekter til riktig periode

Godkjenn og bokfør posteringsbilaget.

Virksomheten

Kontrollfunksjon

Etter at posteringsbilaget er bokført sjekker virksomheten igjen periodens regnskap opp mot faktiske leverte varer og tjenester. Dersom ikke alle poster er kommet med i periodiseringen lager virksomheten et nytt posteringsbilag som bokføres.

2.2 Avsetning for tap på fordringer

Hensikt og omfang: Kundefordringer skal gjennomgås regelmessig av virksomheten for å avdekke usikkerhet rundt disse postene. Det samme gjelder for fordringer i prosjekter med løpende aktivitet og hvor alle krav ikke er innfridd.

Utløsende hendelse:
Ved hver regnskapsavleggelse (delårsrapportering og årsregnskap) skal virksomheten vurdere om det er behov for å tapsavsette for enkeltfordringer. Vurder også om det er behov for avsetninger basert på virksomhetens tidligere erfarte tap. Dersom virksomheten erfaringsmessig får inn 98 prosent av utestående, bør man vurdere å foreta en avsetning for forventet tap, som da tilsvarer 2 prosent av utestående fordringsmasse. Manglende tapsavsetning kan skyldes at tapsrisiko er vurdert til å være uvesentlig.

Se også: 

Definisjoner: 

Vesentlighetsvurdering: ved vurderingen av om forventet tap på kundefordring skal avsettes, kan det legges til grunn en vesentlighetsbetraktning. Et forventet tap er vesentlig dersom unnlatt regnskapsføring vil påvirke en beslutningstagers vurdering eller beslutning.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Åpne poster i kundereskontro gjennomgås

Det tas ved hver regnskapsavleggelse en vurdering av om det er usikkerhet knyttet til fordringene. Det foretas en tapsavsetning dersom fordringer er usikre.

Virksomheten

Posteringsbilag

Det utarbeides et posteringsgrunnlag for avsetningen.

Kontering av et forventet tap:
7840 Avsetning tap på fordringer (D)
1580 Avsetning tap kundefordringer (K)
Virksomheten

Avsetningen reverseres

Tapsavsetningen reverseres i påfølgende periode

Konstatert tap på fordringer:
Dersom virksomheten finner at tapet på fordringer er reelt må det tas inn i regnskapet som et konstatert tap. Tapet kostnadsføres på konto 783 Konstatert tap på fordringer og føres ut av kundereskontro.

Tapsføringen er en regnskapsmessig disposisjon for virksomheten og har ingen betydning for den formelle prosessen knyttet til ettergivelse av krav, se Bestemmelsene punkt 5.4.3 til 5.4.5.
3.1 Månedlig avsetning for kostnader fleksitidssaldo

Hensikt og omfang: Regnskapsføring av ytelser til ansatte i statlige virksomheter som fører sine virksomhetsregnskapet i henhold til SRS 25.

Opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering representerer normalt et etterslep av personalkostnader som virksomheten vil måtte gjøre opp senere i form av betalt fritid for den ansatte. Verdien av opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering skal kostnadsføres og avsettes for i balansen. Det skal også avsettes for påløpt arbeidsgiveravgift av opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering.

Utløsende hendelse:
Månedsavslutning starter. Rutinen gjennomføres senest 25. i påfølgende måned. Merk at det er mulig å registrere fremmøtetid i SAP tom 12. påfølgende måned.

Se også:
 

Definisjoner:
AGA = arbeidsgiveravgift

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Kontroller reversering av avsetning forrige periode 

Kontrollere at avsetning for påløpte kostnader knyttet til fleksitid, reisetid og overtid til avspasering forrige periode er reversert i inneværende periode.

Virksomheten

Dersom reversering ikke er foretatt utarbeides reverseringsbilag for avsetning forrige periode

Ta kopi av avsetningsbilag forrige periode og konter reversering:

5097/5193 Andre lønnsavsetninger (påløpt fleksitid, uavviklet ferie m.m.) (D)
2915 Skyldig påløpt lønn (K)

5413 Arbeidsgiveravgift av påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie osv. (K)
2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn (D)

Godkjenner bilaget

Bokfører bilaget med bilagsart MV uten reversering

Virksomheten

Henter ut oversikt over påløpt fleksitid, reisetid og overtid til avspasering per avdeling

Ta ut oversikt over fleksitid ved utgangen av perioden.

For kunder med fremmøtetid i SAP benyttes rapport PT_BAL00 og variant CUS&OPAL06.

Ta ut oversikt over reisetid og overtid til avspasering ved utgangen av perioden.
For kunder med fremmøtetid i SAP benyttes rapport PT_BAL00 og variant CUS&OPAL05.
Virksomheten

Beregner avsetning for kostnader knyttet til fleksitid, reisetid og overtid til avspasering inklusiv arbeidsgiveravgift per avdeling

Ta utgangspunkt i en gjennomsnittlig timelønn for alle ansatte. Ta antall fleksitimer, reisetimer og antall timer overtid til avspasering per avdeling ved utgangen av perioden og multipliser med timekostnad.

Beregn AGA på kostnaden.
Virksomheten

Utarbeider bokføringsbilag

Utarbeid følgende kontering av kostnader knyttet til opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering per avdeling ved utgangen av hver periode:

5097/5193 Andre lønnsavsetninger (påløpt fleksitid, uavviklet ferie m.m.) (D)
2915 Skyldig påløpt lønn (K)
5413 Arbeidsgiveravgift av påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie osv. (D)
2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn (K)

Vurder om det skal skilles mellom avsetning for faste ansatte (5097) og avsetning for midlertidige ansatte (5193).
Virksomheten Godkjenn bilaget

Bokfør bilaget med reversering


Bokfør bilaget med bilagsart MV med reversering påfølgende periode.
3.2 Månedlig avsetning for overtid til utbetaling, inklusiv arbeidsgiveravgift

Hensikt og omfang: Regnskapsføring av ytelser til ansatte i statlige virksomheter som fører virksomhetsregnskap i henhold til SRS 25.

Lønn og andre personalrelaterte kostnader skal kostnadsføres etter hvert som de påløper. Påløpt lønn, for eksempel overtid, skal kostnadsføres løpende og avsettes som gjeld frem til utbetalingstidspunktet. Ved bruk av SAP som lønns- og personalsystem utbetales overtid normalt 2 måneder etter at overtid er opparbeidet og registrert. Denne rutinen omhandler avsetning av påløpt overtid og reversering av bokført avsetning. Avsetningen skal reverseres i den perioden overtiden utbetales.

Utløsende hendelse:
Månedsavslutning starter. Rutinen gjennomføres senest 25. i påfølgende måned. Merk at det er mulig å registrere fremmøtetid i SAP tom 12. påfølgende måned.

Se også: 

Definisjoner: 

AGA = arbeidsgiveravgift
FP = feriepenger

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Kontroller avsetninger for påløpt overtid

Kontroller at kostnader knyttet til påløpt overtid til utbetaling, inklusiv sosiale kostnader for periode (t-2) er tilbakeført/reversert i inneværende periode.

Virksomheten

Hent ut antall timer overtid til utbetaling registrert siste måned

Ta ut rapport over antall timer overtid til utbetaling registrert per avdeling siste måned.

Bruk rapport PT_BAL00 og variant CUS&OPAL07 dersom virksomheten benytter SAP for registrering av fremmøtetid.

Virksomheten
Beregn overtidskostnader siste måned

Beregn en timesats for overtid for virksomheten. Vurder om stort lønnsspenn i virksomheten gjør at timesats bør differensieres for ulike grupper av arbeidstakere.
Virksomheten

Utarbeid bokføringsbilag

Utarbeide følgende kontering av kostnader knyttet til opparbeidet overtid for inneværende periode:

5051/5151 Påløpt overtid fast/midlertidige ansatte (D)
2915 Skyldig påløpt lønn (K)

AGA
5412 Arbeidsgiveravgift av påløpt overtid (D)
2781 Påløpt arbeidsgiveravgift av påløpt overtid (K)

FP

5096/5192 Påløpte feriepenger av påløpt, ikke utbetalt lønn (D)
2942 Skyldige feriepenger av opptjent ikke utbetalt lønn, overtid, fleksitid (K)

AGA på FP

5411 Arbeidsgiveravgift av påløpt ferielønn (D)
2785 Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn (K)

Kontoplanen skiller mellom avsetning for faste ansatte (5051/5096) og midlertidige ansatte (5151/5192).
Virksomheten Godkjenn bilaget
Virksomheten

Bokfør bilaget med reversering i periode (t+2)

Bokfør bilaget med bilagsart MV med reversering i periode (t+2).

3.4 Avsetning av feriedager til gode

Hensikt og omfang: Regnskapsføring av ytelser til ansatte i statlige virksomheter som fører virksomhetsregnskap i henhold til SRS 25.

Opparbeidet ferie som ikke er avviklet representerer en kostnad, som virksomheten vil måtte gjøre opp senere i form av betalt fritid for den ansatte. Verdien av opparbeidet ferie som ikke er avviklet skal kostnadsføres og avsettes for i balansen. Det skal gjøres avsetning for påløpt arbeidsgiveravgift av uavviklet ferie.

Utløsende hendelse:
Gjennomføres i forbindelse med årsavslutningen.

Se også:

 Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Hent ut antall feriedager avviklet av fjorårets feriekvote

Ta ut rapport over antall dager uavviklet fjorårsferie inneværende periode. Sammenlign med tidligere avsetning. Beregn antall dager avviklet.

For kunder som benytter SAP: Rapport PT_QA10 – Informasjon om fraværskvoter (egen variant som kun henter dager på korrekt kvote).

Virksomheten

Beregn kostnaden av uavviklet ferie

Beregn en gjennomsnittlig kostnad for feriedager for virksomheten, og bruk denne for å finne kostnaden.

Virksomheten

 Utarbeid bokføringsbilag

Utarbeid følgende kontering av kostnader knyttet til uavviklet ferie for inneværende periode. Bokfør også kostnader til arbeidsgiveravgift på uavviklet ferie.

Reversering av fjorårets avsetning:
2915 Skyldig påløpt lønn (D)
5097 Andre lønnsavsetninger (påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie m.m.) (K)

2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn (D)
5413 Arbeidsgiveravgift på påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie osv. (K)

Ny avsetning:
2915 Skyldig påløpt lønn (K)
5097 Andre lønnsavsetninger (påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie m.m.) (D)

2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn (K)
5413 Arbeidsgiveravgift på påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie osv. (D)

Virksomheten

Godkjenn bilaget

Bokfør bilaget

Bokfør bilaget med bilagsart MV.
4.1 Balanseføring av anleggsmidler

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at nye anlegg blir lagt inn i anleggsmodulen, at grunnlaget for avskrivninger blir korrekt og at balanseførte eiendeler blir bokført på riktige konti i balansen.

Utløsende hendelse: Fakturaer bokført på konto 1299 Interimskonto anlegg til aktivering. Virksomheten følger opp faktura som ligger i «Opprett anlegg fra faktura» fortløpende og senest innen 25. påfølgende måned.

Se også: 

Definisjoner

Anleggsmidler: eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten. Andre eiendeler er omløpsmidler.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Aktivering av anleggsmidler 

Fakturaer som bokføres på konto 1299 i hovedbok vil legge seg i skjermbildet ”Opprett anlegg fra faktura” i Unit4 ERP i påvente av aktivering. Sjekk at fakturaene som ligger her skal aktiveres. 

Ved registrering av nytt anleggsmiddel må en ta stilling til levetid, anleggsgruppe, avskrivningsmetode og kontering. Valg av anleggsgruppe er styrende for hvilken konto anlegget blir balanseført på. Det er derfor viktig at en finner riktig konto anlegget skal føres på og velger anleggsgruppe som går mot denne kontoen. 

Ved registrering av tillegg til eksisterende anlegg arves aktiveringsinformasjon fra dette anlegget.

Virksomheten

Faktura som ikke skal aktiveres 

Er det en faktura som ikke skal balanseføres så må denne slettes fra ”Opprett anlegg fra faktura” og omposteres fra konto 1299 Interimskonto anlegg til aktivering og kostnadsføres på riktig konto. Dette gjøres ved å utarbeide et omposteringsbilag.

Virksomheten

Bestill posteringsforslag

Etter at anleggene er aktiverte bestilles et posteringsforslag.

Virksomheten

Kontroller posteringsforslaget

Kontroller og godkjenn posteringsforslaget når dette er korrekt.

Virksomheten

Bestill bekreftelse bokføring

Bestill bekreftelse bokføring for å foreta endelig bokføring av transaksjonene. GL18B arkiveres som bilagsdokumentasjon.

4.2 Utrangering og salg av anlegg

Hensikt og omfang: Denne rutinen tar for seg salg eller utrangering av anleggsmidler og håndtering av dette i anleggsverdiregnskapet.

Merk at det, i henhold til standard kontoplan, er to ulike alternativer for føring av gevinst/tap ved avgang av anleggsmidler. DFØ anbefaler det forenklede alternativet og det er dette denne rutinen tar utgangspunkt i.

Utløsende hendelse: Salg eller utrangering av anlegg.

Se også:

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MT – Anleggstransaksjoner SRS
Utføres av Oppgave - handling

Virksomheten

Salg av anleggsmiddel, utstede faktura til kjøper

Selger anleggsmiddel til avtalt pris. Utarbeider faktura til kjøper med krav tilsvarende salgssum.

150 Kundefordringer (D)
380 Salgssum ved avgang anleggsmidler (K)

Virksomheten

Registrering av salg i anleggsmodulen

Registrer salget i skjermbildet «Salg og utrangering» i Unit4 ERP under Økonomi → Anleggsverdiregnskap → Registrering → Salg og utrangering. Her vil det lages en salgstransaksjon som må kontrolleres.

Legg inn anleggs-ID, dato og transaksjonstekst. Trykk på «Neste trinn».

Dersom deler av anlegget skal selges kan du enten velge prosent, beløp eller enheter for å beregne den solgte andelen. Prosent solgt settes til 100 % dersom hele anlegget skal selges. Trykk på «Neste trinn».

I dette skjermbildet legger du inn salgsbeløp, det vil si samme beløp som på utstedt faktura. Utrangeringskostnad skal alltid være lik 0. Trykk på «Neste trinn».

Det siste skjermbildet vil vise en oppsummering av eventuell gevinst eller tap. Dersom dette er ok, trykk F12 for å lagre.

Transaksjonen vil da være klar til bokføring i «Ajourhold transaksjoner» med transaksjonstype i anlegg lik «salg».

Bestill og godkjenn posteringsforslag og bokføring av salget.

Virksomheten

Registrering av utrangering i anleggsmodulen

Velg anleggs-ID og hak av for utrangering. Trykk «Neste trinn».

Transaksjonen vil da være klar til bokføring i «Ajourhold transaksjoner» med transaksjonstype i anlegg lik «utrangering».

Virksomheten

Bestilling og godkjenning av posteringsforslag

Bestill posteringsforslaget. Det genereres et posteringsforslag som viser komplett kontering med kontoer og beløp. Gå igjennom posteringsforslaget og godkjenn hvis forslaget er korrekt.

Virksomheten

Bokføring av salg og utrangering

Bestill Bekreftelse bokføring for endelige bokføring. Virksomheten arkiverer rapport GL18B.

Virksomheten

Bokføring av avgang anleggsmiddel

Gevinst bokføres direkte på konto 3810 Gevinst ved avgang anleggsmidler.

Tap ved salg eller utrangering blir bokført på konto 7800 Tap ved avgang anleggsmidler.

Virksomheten

Nullstilling av utsatt inntektsføring ved avgang anleggsmidler:

Anleggsmidler som avhendes og som ikke er avskrevet til null, vil ved avhendelse ha en bokført verdi med en tilsvarende avsetning på konto 2150 Statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. Avsetningen på konto 2150 må derfor tilbakeføres ved salg eller utrangering av anlegg.

2150 Statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler (D)
3960 Inntektsføring av resterende avsetning ved avgang anleggsmidler (K)

Det er ikke nødvendig å gjøre denne posteringen dersom dere benytter automatisk inntektsføring av bevilgning knyttet til anleggsmidler (FM06).

Virksomheten

Oppdatere status på anleggsmiddel

Etter salg eller utrangering, må anleggsmidlets status endres fra aktiv til avsluttet i anleggsregisteret.

Avsluttet:
Anleggsmiddel kan ikke oppdateres. Manuelle transaksjoner er ikke tillatt. Forslag som allerede er registrert i systemet stoppes. Statusen kan ikke  tilbakestilles til aktiv.

Parkert:
Anleggsmiddel kan ikke oppdateres. Dette anleggsmiddelet inkluderes ikke i automatisk avskrivning. Avskrivningsforslag som allerede er genererte, kan bekreftes og bokføres. Manuelle transaksjoner er tillatt. Statusen kan tilbakestilles til aktiv.

Sperret:
Anleggsmiddel kan ikke oppdateres. Manuelle transaksjoner er ikke tillatt. Forslag som allerede er registrert i systemet stoppes. Statusen kan tilbakestilles til aktiv.

4.3 Endring og omgruppering av anlegg

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at anleggsregistret blir korrigert og oppdatert slik at det gir et korrekt bilde av virksomhetens immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. Virksomheten skal følge opp at det foreligger oppdatert og korrekt informasjon i anleggsregisteret.

Utløsende hendelse:
Behov for å endre eller korrigere allerede registrerte anleggsmidler.

Se også: 

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomhet

Endringer som ikke medfører posteringer av transaksjoner

Endringer av informasjonsfelt på anleggsmidlene og relasjoner endres direkte i skjermbildet Anleggsmiddel i Unit4 ERP. Ved masseendringer av relasjonsverdier kan jobben Endre relasjonsverdier benyttes.

Virksomhet

Endringer som medfører posteringer av transaksjoner

Endring av dimensjonsverdier på aktiverte anleggsmidler gjøres ved å bestille jobben Bytt posteringsdimensjonsverdier. Kan for eksempel benyttes når et anlegg skal flyttes til nytt koststed, koststed må endres på grunn av feilregistrering osv.

Bytte av anleggsgruppe på aktivert anleggsmiddel gjøres ved å Omgruppere anlegget. Kan for eksempel benyttes når et anlegg skal flyttes fra en balansekonto til en annen på grunn av feilregistrering
Virksomhet

Bestill posteringsforslag

Bestill posteringsforslag som lager et bilagsforslag.

Virksomhet

Kontrollere posteringsforslaget

Kontrollere og godkjenn posteringsforslaget når dette er korrekt.

Virksomhet

Bestill bekreftelse bokføring

Bestill bekreftelse bokføring for å foreta endelig bokføring av transaksjonene. GL18B arkiveres som bilagsdokumentasjon.

4.4 Periodeavslutning anlegg

Hensikt og omfang: Denne rutinen tar for seg periodeavslutningen for anlegg og bokføring av avskrivninger for perioden.

Utløsende hendelse:
Utgangen av hver måned. Alle aktiveringer for aktuell periode er gjennomført.

Se også: 

  • SRS 17
  • 4.1 Balanseføring av anleggsmidler

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • Bilagsart: MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomhet

Kontrollerer at det ikke er ubehandlede poster

Sjekk om det ligger ubehandlede poster under ”Opprett anlegg fra faktura” i Unit4 ERP som gjelder aktuell periode. Det skal ikke være noen saldo på konto 1299 Interimskonto anlegg til aktivering ved avslutningen av hver periode. Er det saldo her betyr det at noen poster fortsatt ikke er behandlet og disse må aktiveres eller omposteres.

Virksomhet

Kontrollere at det ikke finnes transaksjoner som ikke er postert til hovedbok

Gjør en kontroll på at det ikke finnes transaksjoner i anleggsmodulen som gjelder aktuell periode som ikke er postert til hovedbok. Velg å spørre på ajourhold transaksjoner og ajourhold posteringsforslag.

Virksomhet

Avskrivninger

Bestill og kontroller avskrivningsforslag

Bestill avskrivningsforslag for aktuell periode og kontrollerer at alt som skal avskrives er med og at avskrivningene er riktige.

Virksomhet

Bestill avskrivningsbekreftelse

Etter at forslaget er kontrollert og godkjent bestilles avskrivnings- bekreftelse som lager et posteringsforslag.

Virksomhet

Kontroller og godkjenne posteringsforslaget

Kontroller og godkjenn posteringsforslaget. Dersom posteringsforslaget er korrekt, kjøres ”Bekreftelse bokføring” for å foreta den endelige bokføringen av transaksjonene. GL18B arkiveres som bilagsdokumentasjon.

Virksomhet

Bokføring av avsetning knyttet til anleggsmidler

Bestill forslag til postering av avsetning

Bestill rapport for generering av bokføringsforslag av avsetning relatert til periodens aktiveringer og avskrivninger.

Virksomhet

Kontroller og korriger forslag

Bilagsforslaget gjennomgås og kontrolleres. Hvis feil blir avdekket korrigeres dette.

Virksomhet

Godkjenne bilag for bokføring

Virksomhet

Bokfør bilaget

Bokfør bilaget med bilagsart MV – Avsetning SRS.

Dersom det er store bokføringsfiler som skal leses inn, kan dette oversendes til DFØ for innlesing i Unit4 ERP.

Virksomhet

Avstemming

Avstem hovedbok/anleggsmodul

Avstem at hovedbok og anleggsmodul stemmer overens. Rapport XAT02 ”Avstemming HB–ANL” benyttes til denne kontrollen.

Virksomhet

Avstem at avsetningene er korrekt bokført

Sjekk at utsatt inntektsføring er korrekt bokført.

Forutsatt at investeringen finansieres av midler fra bevilgning gjelder følgende:

Kreditsaldo på konto 215* Statens finansering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler skal tilsvare debetsaldo på konto 1000-1299 Varige driftsmidler/FOU/Immaterielle eiendeler.

Debetsaldo på konto 6000-6099 Avskrivninger/nedskrivninger skal tilsvare kreditsaldo på konto 3950 Inntekt fra avsetning knyttet til investeringer (avskrivninger).
Virksomhet

Rapport over anleggsregisteret

Ta ut rapport som gir oversikt over anleggsregisteret 1-2 ganger hvert år.

5.1 Inntektsføring av driftsbevilgning

Hensikt og omfang: Rutinen skal beskrive hvordan regnskapsføring av driftsbevilgning skal behandles. Nettobudsjetterte får bevilgningen innbetalt på bankkonto. 

Utløsende hendelse: Utgifter som er knyttet til gjennomføring av bevilgningsfinansierte oppgaver, skal kostnadsføres i samme periode som ressursene forbrukes. Inntekt fra bevilgning inntektsføres i henhold til motsatt sammenstilling. Kostnadene knyttet til statsoppdraget styrer dermed inntektsføring av bevilgning. Tilskudd og overføringer skal behandles regnskapsmessig som bevilgninger.

Se også: 

Definisjoner: 

Motsatt sammenstilling: Inntekt fra bevilgninger og inntekt fra tilskudd og overføringer resultatføres i takt med at aktivitetene som finansieres av disse inntektene utføres – det vil si i samme periode som kostnadene påløper.

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomhet

Utarbeide en oversikt over alle kostnader finansiert ved bevilgning for regnskapsperioden

Inntektsføring av bevilgning skal skje i samme periode som ressurser er forbrukt eller kostnad påløpt. I beregning av periodens resultat og beløp til inntektsføring må det korrigeres for transaksjonsbaserte inntekter som skal inntektsføres på transaksjonstidspunktet.

Virksomhet

Bokføring 

Ved innbetaling av bevilgning på konto:

196 Bankinnskudd – for oppgjørskonto og arbeidskonto (D)
2170 Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer (K)

Attestert og godkjent beregningsgrunnlag inntektsføring av bevilgning.

2170 Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer (D)
390 Inntekt fra bevilgning til ordinær drift (K)

Bokfør bilaget i Unit4 ERP. Bilagsart MV – Avsetning SRS benyttes.
Virksomhet

Årsslutt 

Ved årets slutt skal ubrukt bevilgning vises på konto 2170 Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer.
9.4 Årsavslutningsrutine

Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre korrekt gjennomføring av årsavslutningen og overføring til nytt regnskapsår i Unit4 ERP for en nettobudsjettert virksomhet som fører regnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS).

Rutinen omhandler:

  • Vurdering av balanseposter
  • Inntektsføring av drifts- og investeringsbevilgning
  • Gjennomføre årsavslutning i anleggsverdiregnskapet
  • Gjennomføring av overføring til nytt år

Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført. 

Se også: 

  • Veiledningsnotat til standard kontoplan
  • 5.1 Inntektsføring av driftsbevilgning

Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:

  • MV – Avsetning SRS
Utføres av Oppgave - handling
Virksomheten

Gjennomfør en ordinær periodeavslutning

Foreta en ordinær periodeavslutning med rapportering til Statsregnskapet, med følgende tillegg:

Periodisering av NAV-refusjoner:
De virksomhetene som registrerer NAV-refusjoner via SAP, må periodisere inntekter fra NAV for desember manuelt. Innbetalingene fra NAV som gjelder K27 for desember blir innbetalt via DZ-fil i slutten av desember. Inntektsføringen av disse fra SAP vil først skje ved kjøring av hovedlønn januar neste år. Vi må derfor periodisere disse inntektene manuelt i desember og tilbakeføre tilsvarende i januar. Ordinær bilagsart for omposteringer benyttes (med kontanteffekt).

Desember:
5800/5810 Refusjon av sykepenger/foreldrepenger (K)
1574 Interimskonto refusjoner fra NAV (D)

Januar:
5800/5810 Refusjon av sykepenger/foreldrepenger (D)
1574 Interimskonto refusjoner fra NAV (K)
Virksomheten

Fullstendig vurdering av alle balanseposter

Foreta en fullstendig vurdering av alle balanseposter i regnskapet. Hvis det er forhold som ikke blir vurdert løpende gjennom året, må disse vurderes særskilt ved årets slutt.

Virksomheten

Tilskuddsforvaltning

Utarbeide og godkjenne posteringsbilag for tilskuddsforvaltning

Etter veiledningsnotat til standard kontoplan skal tilskuddsforvaltning i kontogruppe 85 og 87 Tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten presenteres etter kontantprinsippet også for en nettobudsjettert virksomhet.

Sjekk om det i periodeavslutningen er foretatt en avregning i kontogruppe 85 og 87 over tilskudd mottatt for utdeling til andre.

1. På konto 851-855 og 870-878 tilbakeføres saldo på «ikke avregnet og utbetalt for året» (K) med motpost på konto 255 Motpost 250-251 (D)
2. På konto 859 og 879 foretas en kreditering mot konto 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten over det som er avregnet i kontogruppen.

Kontogruppe 85 og 87 Tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten skal gå i null ved utarbeidelse av delårs- og årsregnskap.

Kontogruppe 25 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten skal gå i null dersom det ikke gjenstår innbetalte tilskuddsmidler som ikke er utbetalt til andre.

Se Veiledning til standard kontoplan (SRS)

Virksomheten

Inntektsføre driftsbevilgning

Inntekt fra bevilgninger skal resultatføres i takt med at aktivitetene som finansieres av bevilgningen utføres, det vil si i samme periode som kostnadene påløper.

Kontroller at dette er foretatt.

Ved årets slutt skal ubrukt bevilgning vises på konto 217* Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer.

Dersom det for året er et merforbruk i forhold til bevilgning skal også dette framgå av konto 217* Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer med motpost på konto 890* Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet.

Se SRS 10.
DFØ

Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen

Før det kan kjøres avskrivninger på neste år, må serverprosessen Oppdatere avskrivningsgrunnlag (AT14) kjøres ved årets slutt. Denne jobben sikrer at det er kjørt avskrivninger i alle perioder inneværende år og den klargjør modulen for bruk for neste år.

Se brukerhåndboken for Anleggsmodulen for detaljert beskrivelse
Virksomheten

Nye triggere

Virksomheten må gi beskjed til DFØ hvis det er behov for nye triggere i forbindelse med overføring av balanse til nytt år.

DFØ

Foreta trigging av inngående balanse

Sett opp triggere for overføring av utgående balanse til nytt regnskapsår.

Kjør testkjøring av overføring av utgående balanse i hovedbok og i kontantregnskapet til nytt år og kontroller resultatet før endelig bokføring.

Se brukerhåndboken Årsavslutning for detaljert beskrivelse av gjennomføringen.
DFØ/Virksomheten

Kontroll av overføring til nytt år

Inngående balanse kontrolleres av virksomheten.

Oppdatert: 8. februar 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord