Rutiner Contempus fakturabehandling

Gjeldende rutiner for fakturabehandling. Noen rutiner gjelder kun delservice, og da har vi markert det med parantes. Viser til prosesskartene for fakturabehandling når det gjelder bestilling, attestering og godkjenning.

Oppdatert

Arbeidsflyt

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen:

    Rolle 1: Regnskapsbruker. Rolle 2: Systembruker

    Utløsende hendelse: Faktura ligger i forkontroll.

    Utføres av Oppgave – handling
    Rolle 1

    Videresende fakturaer som ligger på forkontroll

    Logg inn i Contempus.Invoice som regnskapsbruker. I forkontroll under Hurtigsøk (arbeidslisten for forkontroll av fakturaer) ligger alle skannede fakturaer til behandling.

    Gå gjennom hver enkelt faktura på i arbeidslisten og gjør følgende:

    Sjekk om all den tolkede informasjonen er riktig i forhold til fakturaen og eventuelt legg inn manglende informasjon.

    Hvis leverandøren ikke finnes, opprett leverandøren i Agresso. Dagen etter vil den være tilgjengelig i Contempus.Invoice. Gå inn på leverandør og sett inn riktig leverandør.

    Videresend fakturaen til riktig attestant (se referanse på faktura).

    Rolle 1

    Purringer / inkassovarsel:

    For behandling av purringer og inkassovarsel se egen rutine.
    Rolle 2

    Forkontrollskriterier

    Det er mulig å parametersette kriterier for hvilke fakturaer som skal stoppe i forkontroll. Fakturaer kan stoppe i forkontrollen etter følgende kriterier:

    Stopp alle
    Brukerkommentar
    Overskredet beløp
    Valutakode
    Leverandør
    Godkjenner loginnavn
    Attestant loginnavn
    Spesifiserte kategorier
    Faktura med mva
    Prosentdel av alle
    Spesifisert konto
    Dimensjonsliste D1 (Koststed)
    Dimensjonsliste D2 (Aktivitet)
    Dimensjonsliste D3 (Ansattnummer)
    Dimensjonsliste D4 (Kappost)
    Dimensjonsliste D5 (Sak)
    Dimensjonsliste D6
    Dimensjonsliste D7
    Dimensjonsliste D8 (AV (mvakode))
    Dimensjonsliste D9
    Mvaprosent av beløp
    Forfallsdato passert (dd.mm.yyyy)

    Rutine sist oppdatert 8.12.2015.

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Utløsende hendelse: Faktura har havnet i arbeidssteget "Avvikshåndtering".

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling:

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Virksomheter som har delserviceavtale er ansvarlig for daglig å behandle fakturaer som har havnet i Arbeidssteget ”Avvikshåndtering”. Etter at man har foretatt eventuelle korrigeringer sendes fakturaen enten manuelt videre til ønsket mottaker eller til godkjenner (automatisk flyt i henhold til oppsett av fullmaktsarket).

    Følgende årsaker finnes for at fakturaen havner på avvikshåndtering:

    Attestant/godkjenner har returnert fakturaen til Regnskap. Brukeren må legge inn en kommentar som forteller hvorfor fakturaen er sendt tilbake.

    Systemet har ikke kunnet avgjøre hvem neste mottaker skal være (f.eks. ved eskalering til overordnet, der ingen overordnet er oppgitt for aktuell bruker).

    Fakturaen har nådd forfallsdato og fortsatt ikke godkjent.

    Regnskap kan også kalle tilbake fakturaer fra Godkjenning. Fakturaen vil da komme til Avvikshåndtering med alle linjene samlet.

    Faktura er prøvd godkjent av bruker uten fullmakt

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Utløsende hendelse: Faktura har havnet i arbeidssteget "etterkontroll".

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Systembruker. Rolle 2: Regnskapsbruker.

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Parametersette etterkontrollskriteriene:

    Systembruker er ansvarlig for å definere etterkontrollskriterier etter ønske fra virksomheten.

    I utgangspunktet forsøker systemet å sende ferdig attesterte og godkjente fakturaer direkte til bokføring. Kun de fakturaer som av en eller annen grunn mangler verdi i påkrevde felter, f.eks. utenlandske fakturaer som mangler verdi i feltet Val.dok, og fakturaer av typen "Direkte bokføring" kommer til Etterkontroll. "Direkte bokføring" kan ikke ferdigbehandles av samme person som behandlet den i Forkontroll.

    Når en faktura kommer til Arbeidssteget Etterkontroll, er alle konteringsradene godkjent og fakturaen samlet til en oppgave.

    Systemet må konfigureres til å bruke følgende kriterier for å avgjøre om en faktura skal stoppe i Etterkontroll eller om den skal gå videre til neste steg:

    Fakturaer skal stoppe i etterkontrollen etter kriterier i arkfanen «Innstillinger».
    Fakturaer stopper også i etterkontroll når Regnskap har merket den med "Til etterkontroll".

    Rolle 2

    Sjekking av fakturaer som ligger til etterkontroll (sende fakturaer videre fra etterkontroll):

    Sjekk at alle dataene er korrekte. Når konteringene samsvarer med regler og ønsker, klikk på Lagre/Send for å sende videre til bokføring (handling er allerede satt til "Bokfør"). Det er bare mulig å sende videre en faktura fra Etterkontroll dersom alle radene er godkjent.

    Utenlandske fakturaer må påføres verdi i feltet ”Val.dok”. Fakturaer av type "Direkte bokføring" kan ikke sendes videre av samme bruker i Regnskap som attesterte den i Forkontroll.

    Dersom felter som fører til at ny attestasjon er påkrevet, vil programmet kreve at fakturaen sendes til ny behandling. Endre handling til "Tilbake" for de radene som trenger ny behandling (alternativt klikk på Til ny behandling for å endre handling for alle linjene), velg mottaker og klikk på Til ny behandling fra avansert meny.

    Det er mulig å slette fakturaen hvis den er feil. Velg en verdi for makuleringskode og klikk på Slett faktura.

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt. Rutinen gjelder kun virksomheter som ikke har SAP.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Ansatt

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1 Den ansatte fyller ut skjema for refusjon av utlegg. Skjemaet skal fylles ut elektronisk og det skal inneholde bestillerreferanse. Last ned skjema i excel-format.
    Rolle 1 Vedlegg: Originale vedlegg legges ved refusjonsskjema. Merk alle vedlegg med navn.
    Rolle 1

    Skjema for refusjon av utlegg skal sammen med vedlegg sendes til:

    Virksomhetens navn
    Fakturamottak DFØ
    Postboks 4746
    7468 Trondheim

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Formålet med rutinen er å beskrive hvordan faktura slettes i Contempus.Invoice og og hvordan slettet faktura overføres til korrekt selskap.

    Feil faktura bør som standard krediteres fra leverandør istedenfor å slette.

    Utløsende hendelse: Bruker med regnskapsrollen oppdager eller får beskjed fra andre brukere i Contempus.Invoice, om at faktura som ikke tilhører eller som ikke skal betales, må slettes fra virksomheten.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet. Rolle 2: DFØ Fakturamottak.

    Utføres av Oppgave – handling
    Rolle 1

    1. Hent aktuell faktura fra fakturaliste i Contempus.Invoice

    2. Påfør makuleringskode (Mak kode)
    a. Behandlet i økonomisystem
    b. Dublett/kopi
    c. Inneholder flere fakturaer
    d. Returnert leverandør
    e. Slettet pga systemfeil i bilag
    f. Sletting av ompostering
    g. Tilhører annet selskap

    3. Ved bruk av makuleringskode a-f skal ”Slett ” kommando brukes (nederst i skjermbilde Husk Avanserte menyer).

    Faktura vil da ble arkivert under avsluttede saker i Contempus.Invoice.

    4. Ved bruk av makuleringskode G (Tilhører annet selskap) skal ”Slett/Ny” kommando brukes.
    Velg selskap: X2 – Slettefirma.

    Rolle 2

    Overføre slettet faktura til korrekt selskap:
    DFØ identifiserer korrekt selskap og gjentar pkt. 3 ovenfor og overfører faktura til korrekt selskap.

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Hensikt med rutinen er å veilede i hvilke tilfeller forfallsdato på faktura kan påvirkes.

    Utløsende hendelse: En kunde ønsker at registrert forfallsdato på faktura endres.

    Utføres av Oppgave - handling Referanse
    DFØ

    Forfallsdato settes av fakturasystemet lik den dato som står på faktura. Det framgår av bestemmelsene at alle utbetalinger skal utbetales til rett tid, og at kredittid skal utnyttes.

    Bestemmelsene 3.7.3.1
    BØS 5.3.
    Kunde

    Be leverandør om særskilt forfallsdato ved behov, for eksempel for å få utgift bokført i riktig budsjettår. Dette må skje før faktura utstedes.

    Statsbudsjettets hovedprinsipper

    Bevilgningsreglementet

    Kunde

    Ved behov for annen forfallsdato må kunden kontakte sin leverandør for å få utstedt kreditnota og ny faktura.

    Bestemmelsene 5.3.5
    Bestemmelsene 5.3.6


    Veiledning til økonomiregelverket

    Sist oppdatert 1. juni 2016

Brukere og fullmakter

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle endringer i fullmaktstruktur for attestanter og godkjennere skjer i henhold til fastsatte rutiner.

    Utløsende hendelse: Ved endring av fullmaktstruktur og brukere.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Leder virksomhet. Rolle 2: Virksomhet

    Utføres av Oppgave – handling
    Rolle 1 Ved førstegangsregistrering og -endringer:

    Plasser ansvaret for å utfylle bruker og fullmakter i Contempus.Invoice

    Rolle 2

    Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere:

    Fyll inn regnearket for brukere og fullmakter. For hjelp til utfylling, se veiledning nedenfor.

    Generelt om tilgang

    Alle som skal ha tilgang til Contempus.Invoice må være registrert som brukere av systemet. Registrering av brukere skjer på regnearket, kunde@XX.yymmdd.xls. – skilleark ’brukere’ (XX byttes ut med firmakode og yymmdd byttes ut med dato for endring).

    Dersom en bruker av Contempus.Invoice skal ha tilgang til å godkjenne (utøve BDM) en faktura må personen ligge med fullmakt i regnearket, kunde@XX.yymmdd.xls– skilleark ’kostsentre’ . (XX byttes ut med firmakode)

    Roller i arbeidsflyten
    RolleBeskrivelse
    Bestillerreferanse (Attrib1)Det er LoginID (brukernavn) på den som skal motta fakturaene først i virksomheten. Se neste punkt under Attestant. Bestillerreferansen skal alltid oppgis ved enhver bestilling.
    AttestantDen som mottar fakturaen først og som skal kontere og attestere fakturaen.
    Godkjenner

    Person med budsjettdisponeringsmynidghet. Denne personen vil kunne godkjenne faktura dersom hun har fullmakt til dette i henhold til fullmaktssturkturen.

    Faktura kan ankomme denne personen på tre måter:

    1. Personen er den første i fullmaktsrekkefølgen som har tilstrekkelig (høyt nok beløp) med fullmakt til å godkjenne faktura på den kontering som Attestant har benyttet.

    2. En annen mulighet er at Attestant har valgt godkjenner direkte. Personen kan da godkjenne faktura dersom hun har fullmakt til dette i henhold til fullmaktsstrukturen.

    3. En faktura kan også komme til godkjenner dersom det er satt et 1-tall bak brukeren under kolonne R (gå alltid innom denne brukeren - uansett beløp).

    Brukere av Contempus.Invoice

    En person må alltid opprettes som bruker av Contempus.Invoice for å få tilgang til systemet.

    Ved utfylling er det viktig å sørge for at brukerne blir gitt et eget brukernavn (NTLogin), bestillerreferanse, og at personen blir knyttet til riktige grupper.

    En bruker kan gis tilgang til flere brukergrupper. For å bytte mellom brukergruppene må vedkommende gå på til menypunktet Mine innstillinger i Contempus.Invoice og bytte brukergruppe.

    I tillegg er det mulig å knytte brukerne opp mot tilleggsbrukergrupper. Disse tilleggsbrukergruppene kan gi brukeren utvidet tilganger til å se fakturaer eller til systeminnstillinger.

    Attestanter og godkjennere tilhører den samme brukergruppen, Godkjenner (G).

    Feltforklaring

    Feltforklaringen nedenfor brukes som hjelpemiddel ved utfylling av regnearket, kunde@XX.yymmdd.xls.

    Felt Beskrivelse
    Virksomhet Her skal det fylles inn virksomhetskoden.
    NTLogin

    Brukerens LoginID til Contempus.Invoice.

    NB! Opprettelse av LoginID må gjøres i henhold til etablert struktur. Alle virksomheter får en 4-siffret kode som identifiserer virksomheten. Deretter følger initialene (2-6 bokstaver) på brukeren.

    Gruppe

    Brukergrupper:

    Regnskap (R) - Brukere i denne gruppen utfører operasjoner knyttet til fakturaer i forkontroll, avvikshåndtering og etterkontroll. Medlemmer i denne gruppen har tilgang til å overstyre handlinger utført av godkjennere og ta kontrollen over fakturaer.

    Godkjenner (G) - Brukere i denne gruppen vil utelukkende ha tilgang til å godkjenne/attestere fakturaer som er sendt til dem for behandling.

    Controller (C) - Kun leserettigheter. Tilgang til å søke etter åpne og avsluttede fakturaer, tilgang til Oversikt og Rapporter. For å få tilgang til linker i Oversikt må brukeren ha tilgang til tilleggsbrukergruppen Master (M)

    Kundeadministrator (KunAdm): Begrenset brukertilgang som blant annet gir brukeren rettighet til å administrere passord og lese inn fullmaktsfiler. Tilgang til administratorrollen gis kun manuelt av DFØ, og ikke via regnearket (Jf. Rutine B03).

    Tilleggsbrukergrupper:

    Master (M) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer i andre arbeidslister enn sin egen ved å bruke søkefunksjonen. Dette gjelder likevel ikke fakturaer merket som konfidensielle.

    Konfidensiell (K) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer som er merket som konfidensielle selv om disse ikke ligger hos brukeren i øyeblikket.

    Fullt navn Fornavn Etternavn på brukeren av Contempus.Invoice.

    E-postadresse

    Brukerens e-postadresse. Denne brukes av systemet til å sende e-post for å varsle at fakturaer er sendt til behandling samt påminnelser.
    Overordnet Dersom bruker ikke behandler faktura etter x antall timer etter 2.purring, vil fakturaen eskaleres/sendes til overordnede. Kun godkjennere skal velges som overordnede.
    Bestillerreferanse Dette er den bestillerreferansen som skal oppgis til leverandør ved bestilling av varer og tjenester. Faktura vil automatisk i Contempus.Invoice gå til den personen som er oppgitt som bestillerreferanse.

    Fullmaktstruktur

    Fullmaktsstrukturen avgjør om brukeren har fullmakt til å godkjenne en faktura. Når en bruker trykker handling ”godkjenn” vil konteringen på den aktuelle faktura bli kontrollert opp mot fullmaktsstrukturen. Dersom brukeren som har godkjent ikke har tilstrekkelig fullmakt vil faktura gå til regnskap for avvikshåndtering eller til kostnadseier (bruker 3 i regnarket).

    Erfaring viser at det beste er å ha en enkel fullmaktstruktur. Det innebærer at man kun har en dimensjon som styrer hvor fullmakten gjelder. Vi har tre dimensjoner til disposisjon (for eksempel konto, koststed og prosjekt).

    Vedlikeholdet ved en enkel fullmaktsstruktur er mye enklere og man risikerer ikke hull i fullmaktsstrukturen. Hull oppstår dersom det er verdier i en dimensjon eller kombinasjoner av verdier hvor ingen har fullmakt.

    Feltforklaring

    Felt Beskrivelse
    Celle C5 i regneark

    Man kan om ønsket opprette opp til tre dimensjoner i regnearket.

    Hvilke dimensjoner som benyttes er valgfritt. Kombineres flere dimensjoner får man en mer komplisert fullmaktsstruktur og vanskeligere vedlikehold.

    D0 = Konto

    D1 = Dimensjon 1 i Agresso
    D2 = Dimensjon 2 i Agresso
    Osv…

    Selskap Her skal det fylles inn virksomhetskoden.
    GEN Brukeren(e) som fylles inn her vil ha tilgang til alle kostnadssteder i virksomheten.

    Dimensjonsnavn

    Fra Til

    Hvilke verdier som legges inn her bestemmer hvilke verdier (for eksempel koststed) som brukeren har tilgang til å godkjenne faktura på (utøve budsjettdisponeringsmyndighet). Her har man mulighet til å legge inn intervaller. Dersom det kun skal ligge et koststed her brukes kun feltet ”fra” og ikke ”fra/til”.
    Bestilt av Hvem i virksomheten (for- og etternavn) som har fylt ut regnearket.
    Hoder Hvor mange godkjennere man ønsker i godkjenningsteget. Standard iht. økonomireglementet er en attestant og en godkjenner (fyll inn tallet 2).

    Bruker 3

    NT Login Beløp

    Bruker 3 – Er alltid kostnadseier (først i fullmaktsrekkefølgen). Det innebærer at faktura går til godkjenning til denne personen først, dersom vedkommende har tilstrekkelig fullmakt på kostnadsstedet. Fullmaktsrekkefølgen kan omgås dersom man aktivt velger mottaker når man attesterer eller at man setter 1 (gå alltid innom) etter for eksempel bruker 4.

    NTLogin – angi LoginID her (dvs. Brukernavn).

    Beløp – Her må det angis hvilken beløpsgrense som gjelder for brukeren (angitt LoginID). U = ubegrenset beløp.

    R – Alternativene er 0, 1 og F.

    0 – Gå ikke innom denne bruker dersom fakturabeløpet er for  stort i forhold til beløpsgrensen til brukeren (default).

    1 – Gå alltid innom brukeren selv om maks beløpsgrense er oversteget.

    F – Utenfor orden – Denne bruker kan godkjenne, men vil kun motta fakturaer hvor attestant aktivt har satt inn mottaker.

    Bruker 4-20 R

    NT Login Beløp

    Bruker 4 – Er neste i fullmaktsrekkefølgen for gjeldende kontering.

    For forklaring av kolonner, se feltforklaring over.

    Bruker 5 – 20 er de neste i fullmaktsrekkefølgen. For forklaring av kolonner, se feltforklaring over.

    Flyten mellom attestant og godkjenner

    Etter attestasjon er hovedregel at fakturaen går til første bruker med stor nok beløpsmessig fullmakt. Unntak er dersom det er denne brukeren selv som har attestert fakturaen. Den vil da gå videre til neste bruker med stor nok beløpsmessig fullmakt.

    Hovedregelen gjelder dersom attestant ikke har fylt inn bruker i mottakerfeltet i Contempus.Invoice. Dersom det oppgis mottaker går faktura direkte til denne og man omgår fullmaktslogikken i Contempus.Invoice.

    Ett-trinns godkjenning

    Ett-trinns godkjenning kan benyttes om virksomheten ønsker det. I så fall legges beløpsgrensen inn i selskapsegenskapene i Contempus.

    På fakturaer med totalbeløp mindre enn den definerte grensen, vil attestanter som også har BDM på aktuell kontering både attestere og godkjenne konteringslinjen i en og samme handling.

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle endringer i fullmaktsstruktur for attestanter og godkjennere skjer i henhold til fastsatte rutiner.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet, kundeadministrator.

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere:

    Ved endringer av fullmakter og brukere skal ny versjon av regnearket lagres. Trykk på lagre knappen. Svar ja på følgende spørsmål.

    "Do you want to create new warrant and user files for Invoice?"

    For hvordan utfylle regneark, se rutine B01 – Vedlikeholde/opprette fullmakter og brukere i regneark

    Forutsetning: Katalog FullmaktTemp må være opprettet som en mappe på C-området på den lokale PC’en. Kontroller om denne er opprettet, hvis ikke opprett den først. C:\FullmaktTemp. Har dere ikke et slikt C: område, opprett katalogen på et annet egnet område, (f.eks. X).
    En fil for brukere (T110-fil) og en fil for fullmaktsstruktur (T105-fil) lagres nå på området C:\FullmaktTemp.
    Eksempel på filnavn kan være: NN_080603_105230_T110

    Rolle 1

    Innlesing av endring av brukere og fullmakter:

    Innlesning fortas av kundeadministrator hos virksomheten.

    Først lastes T110 - Import av bruker opp og leses inn. Når dette er gjort laster man opp T105 - Import av fullmaktsdata. Det er svært viktig at det blir utført i denne rekkefølge, grunnet at fullmakter tilknyttes brukerne.

    Dersom det i regnearket ikke er gjennomført endringer i brukere (T110) kan endringer av fullmakter (T105) lese inn med en gang.

    Hvordan laste opp regneark i Contempus.Invoice:
    1) Logg inn i Contempus.Invoice

    2) Gå til innstillinger, velg meny ”last fullmaktsfil”

    3) Bruk funksjonen ”Bla gjennom” og hent korrekt versjon av filen. T110 – Import av bruker (skal ligge f.eks. på C:\FullmaktTemp)

    4) Trykk ”Start”. Filen er nå lastet ned og dataoverføring kan starte. 

    5) En bekreftelse om å legge til fullmaktsfil vil komme frem på skjermen.

    6) Vent med å laste ned fil T105 til rapporten ”Endrede brukere” er oppdatert. Da er overføringen av T110 gjennomført. Overføringsjobben er satt opp til å starte hvert 15 minutt.

    7) Gjenta punkt 2 til 4 med den forskjell at T105 – Import fullmaktsdata fil velges.

    NB! Husk å importer brukere (T110) før dere importerer fullmaktsdata (T105).

    Rolle 1

    Månedlig eller etter endringer: Rapport / dokumentasjon

    Følgende gjøres:

    ”Endrede brukere” og ”Endrede fullmakter” kontrolleres nøye, for å se om alle ønskede endringer er gjennomført.

    I tillegg bør virksomheten lagre alle innleste regneark som egne versjoner (oppbevares som regnskapsmateriell)

    Tegnforklaring til brukerrapport Endrede brukere og Endrede fullmakter

    Alle endringer av verdier vil være merket med blå på linjen dette gjelder, mens verdier som er slettet vil være merket med rødt.

    Tegn Tegnforklaring
     Brukerinnstilling før endring
    > Endringer foretatt i brukerinnstillingene
    Ny Ny bruker
    X Slettet bruker

    Tegnforklaring til fullmaktsrapport Endrede brukere og Endrede fullmakter

    Alle endringer av verdier vil være merket med blå på linjen dette gjelder, mens verdier som er slettet vil være merket med rødt.

    Tegn Tegnforklaring
     Fullmakter på kostnadssted før endringer
    > Det er gjort endringer i beløpsgrense eller orden
    CC> Det er gjort endring i kostnadssted
    CC X
    Kostnadssted slettet
    X Brukerfullmakter som er slettet
    CC Ny
    Nytt koststed

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Gi en oversikt over hvilke tilganger den lokale administratorrollen har og hvem som har ansvaret for de enkelte innstillingene.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet. Rolle 2: DFØ

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Ved endringer i innstillinger

    Denne rutinen gjelder for lokal administratorrolle med navn KunAdm

    Rolle 2

    Ved endringer i tilganger

    Tilgang til brukergruppen KunAdm

    Ta kontakt med vårt kundesenter for regnskap. Brukergruppen KunAdm vil deretter bli lagt til aktuell bruker(e).

    Rolle 1

    Ved endringer i innstillinger

    Virksomheten har ansvaret for de innstillingene som de har tilgang til.

     

    Hvilke innstillinger Kundeadministrator har tilgang til

    Virksomheten har for den gjeldende administratorrolle (se punkt 1) tilgang til følgende innstillinger:

    Forhåndsgodkjente fakturaer
    Brukere
    Vikarer
    Valutasett
    Valutaer
    Selskapsegenskaper
    Forkontrollskriterier
    Etterkontrollskriterier
    Betalingsbetingelser
    Bilagsnummertellere
    Selskap
    Fakturatyper
    Dimensjonstyper
    Makuleringskoder
    Systemegenskaper
    Kostnadssteder
    Fullmaktsinnstillinger
    Innkjøpsintegrasjon
    Systemspråk
    Kategorier å logge
    Brukergrupper
    Last fullmaktsfil
    Fakturamaler
    Snarveistaster
    Valutadokumentasjonskoder
    Dataoverføring
    Systemlogg
    Transaksjonskostnader
    Contempus.Purchase
    Adresseregister
    Ekstern avvikshåndtering
    Nyheter
    Begrenset brukertilgang 

    For nærmere spesifikasjon av innstillingene, bruk hjelpfunksjonen.

    Rolle 2

    Ved endringer i innstillinger

    Innstillinger som virksomheten ikke har tilgang til
    Virksomhet tar kontakt med brukerstøtten i DFØ. Vi vil vurdere om endringen kan foretas, og vil eventuelt foreta endringen.

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: La virksomheten selv gi passord til brukerne og gjøre dem i stand til å åpne sperrete brukere. I tillegg administrere tilgang til verdier/fakturaer for brukerne.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Opphev sperret bruker / Gi passord

    1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
    2. Velg aktuell bruker
    3. Gå til Endre passord og kryss av for Autogenerer passord
    4. Trykk på Lagre knappen på nederste menylinje.

    Brukeren vil nå få tilsendt en e-post som inneholder det nye passordet.

    Rolle 1

    Lag Egne favoritter for brukere i virksomheten

    Med denne funksjonen kan regnskapsbruker hjelpe brukerne å opprette favoritter som de kan bruke som hjelp når de fyller inn konteringsraden(e).

    1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
    2. Velg aktuell bruker
    3. Gå til Egne

    Trykk på boks bak brukere, konti eller dimensjon og velg hvilke favoritter som skal vises hos brukeren når vedkommende konterer.

    Lag Avgrensning for brukere i virksomheten

    Med denne funksjonen kan regnskapsbruker avgrense hvilke verdier som bruker får lov til å bruke ved utfylling av konteringsraden(e).

    1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
    2. Velg aktuell bruker
    3. Gå til Avgrensning
    4. Trykk på boks bak brukere, konti eller dimensjon og velg hvilke verdier brukeren kan bruke når vedkommende konterer.
     

    Legg til brukerdata

    Ved hjelp av denne funksjonen kan regnskapsbrukeren kopiere innstillinger eller flytte fakturaer mellom brukere.

    1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
    2. Velg Legg til brukerdata nederst på menylinjen
    3. Velg oppgaver (faktura) eller innstillinger du ønsker å flytte/kopiere fra en bruker til en annen. Dersom du flytter ”åpne fakturaoppgaver” må du også huske å flytte ”fakturarettighetene” over til brukeren.
    4. Trykk på Kopier/Flytt

    Sist oppdatert 8. desember 2015

Integrasjon - Contempus.Invoice og UBW (Agresso)

  • Hensikt og omfang: Beskrive hvordan GL07-filer håndteres

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet. Rolle 2: DFØ

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1 / 2

    Innlesning av GL07

    Det er satt opp faste nattlige kjøring av jobbene T200, T201 og T202 som overfører fakturer fra Contempus.Invoice til Agresso.

    Hver dag skal det i Ajourhold rapportbestilling i Agresso kontrolleres for og se om GL07 rapporten(e) genererer en feilliste eller en avregningsliste.
    Det er mulig å få GL07 rapportene automatisk pr e-post.
    De sendes til alle e-postadresser som ligger under E-post under Firmaopplysninger/Adresser.

    Rolle 1

    Dokumentasjon

    Ved innlesning av T200, T201 og T202 filer produseres en GL07 rapport med oversikt over innleste bilag (faktura). Denne skal oppbevares av virksomheten som regnskapsmateriell.

    Rolle 1 / 2

    Dersom Agresso produserer Feilliste
    Følgende trinn skal følges:

    1. Se i feillisten etter årsak. Let etter faktura som går til konto 9999(9999) eller tegnene ***** Ved curr_lisence (valutadokmentasjonskode) feil, må feilen rettes opp direkte i filen. Filen ligger på Agresse serveren under AgrXXX(region)\Import\Import_Invoice. Valutadokmentasjonkoden rettes i felt 817-819 i filen. Les inn filen på nytt i henhold til pkt 3. Dersom feilen ikke kan oppdages i feillisten les i rapportloggen. Dersom feilen fortsatt ikke kan oppdages, meld saken til brukerstøtte.
    2. Foreta evt. feilretting i faste registre i Agresso dersom det er årsaken og det er ønskelig å korrigere på denne måten (for eksempel gyldig periode på konto eller dimensjoner).Dersom feilen skal rettes i ajourhold forsystemtransaksjoner, se punkt 4 nedenfor. Kan ikke feilen rettes verken i faste registre eller ajourhold forsystemtransaksjoner, meld saken til kundesenter regnskap.
    3. Etter å ha foretatt feilretting i faste registre, les inn filen på nytt via menypunktet: Import fra forsystemer / Forsystemtransaksjoner/ Innlesning forsystemtransaksjoner / T200 Contempus leverandørfaktura.
      Kontroller at periode er riktig, behold filnavn (??_CIT200*.txt) og trykk F12
    4. Dersom filen må korrigeres i ajourhold forsystemtransaksjoner gjør følgende
      a.Les inn filen som i punkt 3 ovenfor.
      b. Korriger feilen(e) i ajourhold forsystemtransaksjoner.
      c. Les inn filen på nytt via samme menypunkt som ovenfor, men med følgende endring: SLETT filnavn (??_CIT200*.txt)
      d. trykk F12
    5. Kontroller at det produseres en avregningsliste og behandle denne som regnskapsmateriell (arkiveres).
    Rolle 1 / 2

    Dersom Agresso verken produserer avregningsliste eller feilliste

    1. Sjekk i loggen for den aktuelle innlesningen. Loggen vil vise at Aktuell periode mangler i Oppsett under Firmaopplysninger i Agresso.
    2. Legg inn Aktuell periode og les inn filen på nytt via menypunktet: Import fra forsystemer / Forsystemtransaksjoner/ Innlesning forsystemtransaksjoner / T200 Contempus leverandørfaktura. Kontroller at periode er riktig, behold filnavn (??_CIT200*.txt) og trykk F12

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Beskrive hvordan man kan se faktura fra Agresso.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1.

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling:

    1. Foreta spørring i Agresso.
    2. Gå til rad i spørringen som gjelder faktura du ønsker å se i Contempus.Invoice.
    3. Under Verktøy velg kommando Hent bilag
    4. For å hente første faktura logg inn med brukernavn og passord i Contempus.Invoice

    Sist oppdatert 8. desember 2015

Behandling i UBW (Agresso)

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: DFØ. Rolle 2: Virksomhet

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Automatisk nattkjøring

    Sørge for at det blir satt opp nattlig kjøring av jobb T201 som mottaksregistrerer i Agresso.

    Kontroll og dokumentasjon av GL07 - T201

    Hver dag skal det i Ajourhold rapportbestilling i Agresso kontrolleres for og se om GL07 rapporten(e) genererer en feilliste eller en avregningsliste.
    For behandling av feilliste se rutine C02 – Rutine GL07 – innlesing.
    Det er mulig å få GL07 rapportene automatisk pr e-post.
    Ved innlesning av T200, T201 og T202 filer produseres en GL07 rapport med oversikt over innleste bilag (faktura). Denne skal oppbevares av virksomheten som regnskapsmateriell.

    Rolle 1 / 2

    Sletting av mottaksregistrerte faktura – T202

    Blir mottaksregistrerte faktura slettet i Contempus.Invoice før de er godkjent vil det også komme en GL07-rapport, nr T202.
    For behandling av feilliste se rutine C02- Rutine GL07 – innlesing. Denne blir også produsert i den nattlige kjøringen.
    Ved innlesning av T200, T201 og T202 filer produseres en GL07 rapport med oversikt over innleste bilag (faktura).

    Denne skal oppbevares av virksomheten som regnskapsmateriell.

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Utløsende hendelse: Ved behov

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: DFØ. Rolle 2: Virksomhet / DFØ

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 1

    Automatisk nattkjøring

    Sørge for at det blir satt opp nattlig kjøring av jobb T200 som mottaksregistrerer i Agresso.

    Rolle 1 / 2

    Kontroll og dokumentasjon av GL07 - T200

    Hver dag skal det i Ajourhold rapportbestilling i Agresso kontrolleres for og se om GL07 rapporten(e) genererer en feilliste eller en avregningsliste.
    Det er mulig å få GL07 rapportene automatisk pr e-post.  Se rutine C02 Rutine GL07 – innlesing.
    Ved innlesning av T200, T201 og T202 filer produseres en GL07 rapport med oversikt over innleste bilag (faktura). Denne skal oppbevares av virksomheten som regnskapsmateriell.

    Sist oppdatert 8. desember 2015

  • Hensikt og omfang: Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: DFØ. Rolle 2: Virksomhet.

    Kontroll av kreditnotaer: Dagen etter at etterkontrollen er gjort i Contempus.Invoice er fakturaene bokført i Agresso. Da må det tas en spørring på alle åpne poster på leverandører.

    Denne viser alle åpne poster som er klar for remittering. Her kommer kreditnotaene fram som debetbeløp. Disse må ha en hovednota å regnes mot. Kreditnotaen og hovednotaen må ha samme forfallsdato. Er det registrert KID nummer må de fjernes. Disse korrigeringene foretas i ajourhold åpne poster.

  • Hensikt og omfang:

    • Opprett ny leverandør med betalingsmottaker i Agresso
    • Generelt om leverandører i Agresso
    • Automatisk overføring av leverandør opplysninger 
    • Manuell overføring av leverandør opplysninger
    • Sikre at alle innkommende fakturaer blir behandlet og registrert i regnskapet innenfor de fastsatte tidsfrister og at opplysningene i leverandørregisteret legges inn fullstendig og korrekt.

    Utløsende hendelse: Mottar faktura fra ny leverandør

    Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: DFØ. Rolle 2: Virksomhet

    Utføres avOppgave – handling
    Rolle 2

    Opprett ny leverandør med betalingsmottaker i Agresso

    Ved opprettelse av leverandører med betalingsmottaker må du huske på 2 ting

    1. Leverandører med betalingsmottaker skal ha konto 00000000019 og de skal ha organisasjonsnummer.
    2. Alle leverandører med konto 00000000019 skal ha organisasjonsnummer.
    Rolle 2

    Generelt om leverandører i Agresso

    Hvert kontonummer skal kun eksistere 1 gang.

    Dersom vi i en virksomhet har flere leverandører med samme kontonummer (se bort fra de med konto 00000000019) så vil fakturaen stoppe i forkontroll i Contempus.Invoice og rett leverandør må velges.

    Det er derfor ønskelig at leverandørregisteret vaskes slik at det kun er en åpen leverandør igjen pr kontonummer. Det vil resultere i at færre fakturaer stopper i forkontroll.

    Rolle 1

    Automatisk overføring av leverandør opplysninger

    Sørge for at det blir satt opp nattlig kjøring av jobb T100 som overfører, fra Agresso til Contempus.Invoice, alle leverandører det har vært endringer på dagen før.

    Rolle 1

    Manuell overføring av leverandør opplysninger

    Det er også mulig å starte denne jobben manuelt om dagen. Det gjøres ved å starte følgende rapport i Agresso: Egne menyer/ DFØs System spesialrapporter/ Contempus Felles/ T100 – eksport av leverandører.

    1. Trykk F12 for å starte rapporten.
    2. Deretter må man i Contempus.Invoice gå til Innstillinger/ Dataoverføringer/ T100 – Import leverandører FIL.
    3. Trykk på ”Kjør nå” knappen.

    Sist oppdatert 8. desember 2015

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på

Fant du det du lette etter?