Anmodning via plan

Brukerveiledning for opprettelse av anmodninger via innkjøpsplaner.

Planbasert innkjøp vil si at man på forhånd har laget budsjetter som navngitte personer får lov å lage anmodninger mot.

Anmodningene skal være for den typen varer/tjenester som er angitt på planen i Basware PM og normalt vil retningslinjene også være at planer kun skal benyttes til innkjøp som naturlig ligger til anmoder sin stilling.

Eksempel på dette kan være Markedsavdelingen hvor produktsjefen oppretter en plan/Markedsbudsjett i Basware PM, Markedssjefen godkjenner planen og dedikerte ansatte i avdelingen kan da handle basert på oppsettet av planen (innenfor godkjente rammer/budsjett). Planen kan begrenses på budsjett/beløp, leverandører, varegrupper og gyldighetsperiode.

Planene godkjennes av ordinær godkjenner (BDM) og hensikten er at man skal slippe godkjenning av hver enkelt anmodning/avrop mot budsjett, men isteden godkjenner et budsjett for en gitt periode. All historikk mht. finansiell godkjennelse blir kopiert til alle anmodninger/avrop mot plan og også til faktura ved match.

1 Starte innkjøp mot plan

Starte innkjøp mot en plan som er opprettet jfr rutine 1.3 Opprette planbaserte innkjøp.

Steg 1a
For å starte og gjøre innkjøp mot en plan (forhåndsgodkjent budsjett) går man under Plan  Godkjente Planer i PM Klient.

Steg 1b
Når du har funnet frem til den planen som skal benyttes klikker du på knappen “Gjør innkjøp”.

Steg 1c
Som standard kommer du inn på Katalogprodukter. Herfra kan du evt velge Fritekstbestilling hvis det er en slik bestilling som skal utføres. Merk infoboks på venstre side som forteller at det er plankjøp som gjøres. Hvis du senere skal lage en ordinær anmodning (utenom plan) er det viktig at du klikker “Stopp bruk av planen”. Hvis ikke dette gjøres kan også neste kjøp bli belastet planen.

Steg 1d
Når man er ferdig med å handle mot plan, gå til handlekurv og derfra opprett anmodning.

2 Opprette anmodning

Steg 2a
Trykk på Handlekurven nede i venstre hjørne. Starte ny anmodning fra handlekurven i Steg 1d ved å trykke knappen Lag anmodning.

Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Fyll ut en beskrivelse og trykk Neste.

Steg 2b
Neste bilder viser produkter man har plukket fra en intern katalog. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner: Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling.

Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn (hvis kjøpet gjelder et katalogprodukt)

Konteringsinformasjon: Hentes fra planen.

Kostnadsfordeling: Fanen er aktiv, men skal ikke benyttes ved plankjøp.

Steg 2c
Når man er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man Neste. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør.

Steg 2d
Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på, Automatisk sirkulasjon og Manuell sirkulasjon.

Plankjøp er forhåndsgodkjente bestillinger. Automatisk sirkulasjon skal derfor ikke benyttes. Man skal benytte Manuell sirkulasjon. Deretter knappen Velg handling.

Neste skjermbilde: På Fanen “Godkjenn og send til”, huk av for Automatisk bestilling

Merk at planen fortsatt er aktiv. Hvis du senere skal lage en ordinær anmodning (utenom plan) er det viktig at du klikker “Stopp bruk av planen”. Hvis ikke dette gjøres kan også neste kjøp bli belastet planen.

Oppdatert: 2. mai 2019

Kontakt

Kontakt kundesenter for regnskap

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord