Rutiner Basware innkjøp og fakturabehandling

Vi tilbyr våre regnskapskunder en elektronisk løsning for innkjøp og fakturabehandling. Her finner du rutinene for løsningen.

Oppdatert

1 Opprette innkjøpsområder

  • Formål: Sikre at ansvarlige brukere er i stand til å sette opp nye katalogleverandører i Basware.

    Tidspunkt:

    • Aktivitetene i steg 1 og 3 gjøres kun en gang, og det er i forbindelse ved oppstart av innkjøp via Ehandelsplattformen.
    • Aktiviteten i steg 2 og 4 gjennomføres hver gang en kunde tar opp en ny leverandør på Ehandelsløsningen.

    Ansvarlig: Virksomheten

    1 Opprette et kundeforhold mot Ehandelsplattformen

    Stegene i punkt 1 utføres kun en gang, og det er før oppstart mot Ehandelsplattformen.

    DFØ har på vegne av alle DFØ sine kunder inngått en avtaleforvalter-avtale med Capgemini Procurement Services (CPS). Dette innebærer at alle kundene kan opprettes mot Ehandelsplattformen uten å inngå en ny hovedavtale mellom virksomheten og CPS.

    Steg 1a
    Hovedavtalen mellom CPS og DFØ inneholder et kostnadsbilag som gjelder kunden, vedlegg 5. Dette må underskrives av kunden. I tillegg til underskrift fyller man ut beregningsgrunnlaget for avgiftene til CPS. Det underskrives 3 vedlegg slik at kunden, CPS og DFØ har hvert sitt eksemplar.

    Vedlegget fås av prosjektleder fra DFØ. Prosjektleder i DFØ er ansvarlig for å sende dette til CPS.

    Steg 1b
    Kunden sender inn en ”Buyer setup specification” (vedlegg 2). For hver ny kunde som skal opp på Ehandelsplattformen må dette dokumentet fylles ut og sendes til CPS slik at de får registrert kundeinformasjon, kontaktpersoner og teknisk data. Denne avtalen skal ikke undertegnes. Utfylling av skjema gjøres i workshop mellom kunden og DFØ. I fra dette skjemaet utledes en unik TPID og en account_code som brukes til å gjenkjenne kunden på Ehandelsplattformen.

    Prosjektleder i fra DFØ sender skjemaet til tildelt prosjektleder hos CPS.

    Steg 1c
    CPS registrerer den nye kunden på Ehandelsplattformen og oversender nødvendig informasjon om oppsettet til DFØ.

    Steg 1d
    DFØ legger inn nødvendig informasjon og klargjør oppsettet til kunden.

    2 Leverandøraktivering

    Stegene i punkt 2 gjennomføres hver gang en kunde tar opp en ny leverandør på Ehandelsløsningen.

    Hvilke priser og sortiment som gjelder er håndtert via den kommersielle avtalen mellom kunde og leverandør.

    Steg 2a
    Det bør undertegnes en samhandlingsavtale (vedlegg 3) mellom kunden og leverandør. Denne regulerer kvaliteten på den tjenesten som CPS og Leverandøren skal levere (blant annet kvalitetskrav på kataloger, bilder etc.). Dette fylles ut av leverandør og kunde i samarbeid. Avtalen undertegnes og arkiveres hos kunde og leverandør.

    Samhandlingsavtalen utgjør et vedlegg til forretningsavtalen mellom partene og beskriver vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene, og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger.

    Partene er innforstått med at avtalen setter krav til de tjenester og tekniske e-handelsløsninger de er forpliktet til å etablere, inklusive tjenester og tekniske ehandelsløsninger anskaffet fra tredjepart, herunder operatøren av Ehandelsplattformen (Capgemini Procurement Services).

    Samhandlingsavtalen fås ved henvendelse til prosjektleder i DFØ.

    Steg 2b
    DFØ sender aktiveringsforespørsel via Ehandelsplattformen portal til leverandøren på bakgrunn av samhandlingsavtalen. Fra forespørselen utleder CPS en unik TPID som brukes til å gjenkjenne kunden sin leverandør på Ehandelsplattformen.

    Kunden kan koordinere jobben med leverandøraktivering mellom virksomhet og CPS etter avtale.

    Steg 2c
    Steg 2c gjennomføres dersom leverandøren mottar ordre pr xml-fil i fra CPS, og ikke har et system som klarer å lese leveringsadresser.

    Alternativ 1
    Da er det et krav om at leveringsadresser har en egen ID. Denne kalles ofte CPS-ident og benyttes for at leverandørene skal få informasjon om leveringsadresse på bestilling.

    Dette krever da at alle leveringsadresser i Basware PM må ha en CPS-ident. Denne identen kan virksomheten selv bestemme format på, men det er viktig at den kommuniseres til leverandøren(e) slik at de får en oversikt over ID og dens tilhørende adresse.

    Leveringsadresser for CPS-identen foretas ved oppsett av virksomheten i Basware, og vedlikeholdes i skjermbildet PM Admin/Datavedlikehold/ Adresser. Virksomheten selv vil ha anledning til å opprette leveringsadresser.

    Alternativ 2
    Et alternativ til CPS-identen er å betale for å få et Global Location Number (GLN). GLN er et globalt nummersystem for identifikasjon av juridiske enheter og fysiske lokasjoner. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer

    Årsavgiften for GLN er basert på en "Trappetrinnsmodell", hvor GLN abonnenter betaler årlig:

    • 500 kroner for GLN nummer 1 (eier-GLN)
    • 200 kroner per GLN nummer 2 - 9
    • 100 kroner per GLN nummer 10 - 24
    • 30 kroner per GLN nummer 25 - 99
    • 20 kroner per GLN nummer 100 ->

    Eksempler
    Under finner du noen eksempler på hva man må betale i årsavgift for gitte antall GLN.

    • Abonnenten har 1 GLN. Total årsavgift blir på 500 kr.
    • Abonnenten har 7 GLN. Total årsavgift blir på 1.700 kr.
    • Abonnenten har 20 GLN. Total årsavgift blir på 3.200 kr.
    • Abonnenten har 50 GLN. Total årsavgift blir på 4.380 kr.
    • Abonnenten har 150 GLN. Total årsavgift blir på 6.870 kr.

    Man betaler kun årsavgift for GLN og ingen etableringsavgift. Alle priser er ekskl. mva. Se www.gs1.no

    Steg 2d

    DFØ og CPS klargjør oppsettet til kunden på bakgrunn av informasjon fra Triggerdokumentet.

    3 Test av løsning

    Stegene i punkt 3 gjennomføres kun første gang en kunde tar opp en leverandør mot e-handelsplattformen. Trenger ikke å foreta denne prosedyren ved senere opptak av leverandører mot e-handelsplattformen.

    Steg 3a
    Legg inn testkatalog. DFØ har ansvaret for at det er en varekatalog tilgjengelig.

    Kunde logger seg på PM og behandler katalog ihht. rutine 1.1.4 Godkjenne og redigere katalogprodukter

    Steg 3b
    Produser katalogkjøp i henhold til rutinen for katalogkjøp. Avtal med leverandør om at dette er et testkjøp. Følgende scenarioer bør testes:

    1. Send testordre med katalogkjøp
    2. Send testordre som fritekstkjøp
    3. Send testordre som punchout
    4. Les inn varekatalog

    Kunde logger seg på PMClient og lager en ordre ihht. rutine 2.1 Anmodning via katalogprodukter.

    Steg 3c
    Godkjenn testen. Kunden, leverandør, CPS og DFØ må være omforent om at testen har vært en suksess. En godkjenning sendes pr. e-post.

    1. Utsendelse av ordre til CPS gjøres via en automatisk service i Basware. DFØ må kontrollere at ordre har gått gjennom prosesseringen og at man har fått respons fra Ehandelsplattformen (CPS) om at ordre er levert.
    2. CPS verifiserer i så måte at ordre er mottatt og sjekker med leverandør som bekrefter/ avkrefter om ordre har kommet korrekt inn i deres system.
    3. Dersom alt er ok, varsler DFØ kunden om at integrasjonen mellom Basware PM og Ehandelsplattformen er klar til bruk.

    4 Sett i produksjon

    Stegene i punkt 4 gjennomføres før hver gang en kunde tar opp en ny leverandør mot e-handelsplattformen.

    Steg 4a
    Rediger og godkjenn katalog. Se rutine 1.1.4 Godkjenne og Redigere katalogprodukter.

    Steg 4b
    Gi tilbakemelding på katalog til CPS dersom det er feil med katalogen.

    Steg 4c
    Produser første ordre i henhold til rutine 2.1 Anmodning via katalogprodukter.

  • Formål: Gi kategoriansvarlige mulighet til å opprette egne kataloger på vegne av leverandører. Virksomhetene kan selv opprette produkter og lage intern varekatalog i PM Admin.

    Tidspunkt: Ny leverandør

    Ansvarlig: Virksomheten

    1 Opprette katalog i PM Admin

    Steg 1a
    PM Admin. Velg Produkter/tjenester og klikk “Ny”.

    Fanen Grunnlagsdata.

    • Gi produktet et navn.
    • Søk opp og plukk frem aktuell leverandør.
    • Søk opp evt kontrakt som virksomheten har med leverandøren.
    • Søk frem hvilken produktgruppe det nye produktet skal tilhøre.
    • Fyll ut detaljer. Leverandørens produktkode og produsentens produktkode må evt avtales med leverandøren om dette er data som leverandøren trenger på bestillingen.
    • Lagre.

    Steg 1b

    Fanen Prissetting.

    • Klikk på knappen “Legg til” nederst til høyre i skjermbildet og det kommer opp en gul linje.
    • Dobbeltklikk på den gule linjen, og pris kan registreres. Nettopris eller bruttopris.
    • Er det registrert mvaprosent på fanen Grunnlagsdata blir mva beregnet i henhold til dette.
    • Det kan registreres start – og sluttdato. Er startdato frem i tid er ikke produktet tilgjengelig i PM klient før aktuell dato.
    • Lagre.

    Steg 1c

    Fanen Vedlegg. Her kan man evt laste opp bilde av produktet. På grunn av størrelsesbegrensninger må ikke bildet overstige 200 kB.

    • Klikk på knappen “Legg til fil” nederst til høyre i skjermbildet.
    • Gi bildet en beskrivelse, browse deg frem til aktuelt bilde som skal legges ved og klikk OK.
    • Lagre.
  • Formål: Sikre at brukerne er i stand til å godkjenne, redigere eller fjerne produkter og kataloger.

    1 – Godkjenne kataloger

    Steg 1a
    For å godkjenne en varekatalog i PM Admin gå til Kataloger i menyen på venstre side.

    Steg 1b
    Katalogene har en statuskolonne som sier om de er prosessert, og i tilfelle flere historiske kataloger i hvilken rekkefølge de er prosessert. Dobbeltklikk på den katalogen du ønsker å behandle.

    Steg 1c
    For å godkjenne hele katalogen uten endringer klikker du på ”godkjenn alle”. Du vil da få beskjed om hvor mange produkter som legges til/ oppdateres eller slettes.
    Klikk OK på denne dialogboksen.

    Steg 1d
    Du vil nå få beskjed om å velge et innlesningstidspunkt for katalogen. Dette er fornuftig å bruke, i og med at katalogene fra markedsplassen ikke inneholder utløpsdato på det enkelte produkt.

    alt

    Figuren ovenfor gir deg to valg.

    1. Behandles på planlagt tidspunkt, noe som gir deg mulighet til å si at denne katalogen skal leses inn og tilgjengeliggjøres fra en gitt dato, ett gitt klokkeslett.
    2. Behandles ved neste batch, som betyr at katalogen leses inn og tilgjengeliggjøres så fort du har godkjent den. Batchprosessen for kataloginnlesning går 1 gang hver time hele døgnet.

    Steg 1e
    Når du har klikket OK på overnevnte dialogboks kan du lukke kataloginnlesningsskjermbilde ved å klikke på lukk-knappen nederst i høyre hjørne.

    2 Redigere varekatalog og bruk av filter

    Steg 2a
    For å redigere en varekatalog i PM Admin gå til Kataloger i menyen på venstre side. Dobbeltklikk på den katalogen du ønsker å behandle. Katalogene har en statuskolonne som sier om de er prosessert, og i tilfelle flere historiske kataloger i hvilken rekkefølge de er prosessert.

    Steg 2b
    Når man skal jobbe med katalogen benytter man seg av ulike filtre for å begrense produktmengden man analyser/ endrer. Filtrene som finnes i kataloginnlesningsskjermbilde vises nedenfor.

    alt

    Dersom man for eksempel fjerner alle haker og kun sitter igjen med «Vis produkter i produksjon som mangler i katalog» vil man kunne behandle disse isolert og angi
    handling Slett for disse. Dette gjøres ved å velge Slett i nedtrekklisten og deretter klikke «Angi alle handlinger som».

    alt

    Dette fordi disse produktene ikke lenger finnes i katalogen fra leverandøren, og skal da som sagt ikke lenger være tilgjengelige for brukerne av sluttbrukerapplikasjon til PM, PM Klient.

    Det er også mulig å endre handling (Legg til, Erstatt og Ingen) ved manuelt trykke seg inn på en varelinje og kolonnen for handling (første kolonne) og endre handling
    der.

    Steg 2c
    Når dette er utført godkjenner du katalogen etter stegene 1c, 1d og 1e.

    3 - Forkaste varekatalog

    Når man skal forkaste en varekatalog er det viktig at man gjør dette i riktig rekkefølge. Det vil si at dersom man forkaster alle katalogene fra for eksempel
    Corporate Express så vil produktene fortsatt ligge i produksjon, og du har ingen katalog å hente opp for å få fjernet dem. Betydningen av å forkaste en katalog kan
    deles i to.

    1. Forkaste en katalog man har mottatt og ikke lest inn fordi denne er feil. Dette gjør man ved å merke katalogen og klikke på knappen forkast øverst
    i skjermbildet, ref. bildet nedenfor.

    alt

    2. Forkaste en katalog for å slette produkter tilgjengelig i produksjon gjøres ved at man først tar katalogen som inneholder alle produkter som skal slettes fra produksjon, og følger punkt 2.a.- 2.c i denne rutinebeskrivelsen.

    alt

    Når dette er gjort forkaster du katalogen på samme måte som i steg 3a.1.

    4 - Sette produktgruppe hvor dette mangler

    Steg 4a
    PM godtar ikke innlesninger av kataloger hvor enkeltprodukter mangler tilknytning mot en predefinert produktgruppe. Disse produktgruppene er etablert ihht. UNSPSC
    rammeverket, og det kan i noen tilfeller sendes produkter fra leverandøren på en UNSPSC kode som ikke er definert i strukturen.

    Steg 4b
    For å få satt produktgruppe på de varene som mangler dette, anbefales det at man velger riktig produktgruppe. Om man ikke får satt denne kan man benytte en egen funksjon i kataloginnlesningsskjermbildet.

    alt

    Når man har valgt produktgruppe, huker man av for ”Bare for manglende produktgrupper”. Ønsker man å ha ulike produktgrupper må dette overstyres pr.
    produkt/linje i varekatalogen. Dersom man ikke setter produktgruppe på alle produktene vil man ikke få godkjent katalogen.

    Steg 4c
    Når katalogen nå er klargjort godkjenner du katalogen etter stegene 1c, 1d og 1e.

  • Formål: Gi kategoriansvarlige mulighet til å merke avtaleprodukter med ”handshake” i PM. Ved å legge inn kontrakt mot leverandør, kan brukerne av Basware se hvilke produkter de har rammeavtaler på. Dette vises med handshake i Basware. Virksomheten kan på denne måte bidra til større lojalitet til rammeavtalene sine.

    Merknad: Dette utgjør også et eget søkekriterie under avansert søk i PM Klient.

    1 Legge inn kontrakt på leverandør (ansvarlig: DFØ)

    Legge inn en kontrakt på leverandør i PM Admin. Dette gjøres for å kunne markere produktene som avtaleprodukter/handshake. Tidspunkt: På forespørsel.

    Steg 1a
    Start PM Admin og gå til Leverandører i menyen på venstre side. Når du finner ønsket leverandør i registeret klikker du på arkfanen [kontrakter].

    Steg 1b
    Klikk [legg til] helt nederst på siden for å starte kontraktsdialogen.

    Dialogboksen for kontraktene består av tre arkfaner, grunnlagsdata, tilleggsinformasjon og bruksprivilegier hvor man legger inn kontraktsrelaterte data og evt. bruksprivilegier knyttet til bruken av denne kontrakten i ulike innkjøpssammenhenger, enten det er fritekst eller katalog.

    Steg 1c
    Når man har lagt inn alle kontraktsrelaterte data klikker man på [OK] og kontrakten er knyttet til leverandøren. Den er nå klar for å knyttes mot innlesning av kataloger/produkter. Spesielt viktig i forbindelse med opprettelse av kontrakter er at man setter gyldighetsperiode. Denne perioden gjør at man ikke kan linke nye produkter til kontrakten når gyldighetsperioden er utløpt. Det er mulig å legge vedlegg (under fanen tilleggsinformasjonen) til kontrakten i Basware PM, men dette er ikke nødvendig for å kunne benytte kontrakten for innkjøp.

    2 Lese inn katalog mot kontrakt (ansvarlig: virksomheten)

    Tidspunkt: Ved behov

    Steg 2a
    For å godkjenne en varekatalog i PM Admin gå til Kataloger i menyen på venstre side og velg deretter katalog.

    Steg 2b
    Når man får opp dialogen for kataloginnlesning kan man velge å lese produktene inn mot kontrakten som ble opprettet ved å hake av for ”Knytt produkt til kontrakt”. Ved å klikke på […] Får man opp en dialogboks som muliggjør valg av kontrakter knyttet til den gitte leverandør. Man velger kontrakten og klikker [OK].

    Det er mulig å lage avtaleprodukter/handshake for kun enkelte av produktene i katalogen. Dette gjøres ved å begrense utvalget før man klikker [OK].

    3 Søk på produkter lest inn mot kontrakt (ansvarlig: virksomheten)

    Tidspunkt: Ved behov

    Steg 3a
    Gå til PM Klient og velg Ny anmodning, Katalogprodukter og Avansert søk.

    Steg 3b
    Foreta et overordnet søk på enten produkt, produktgruppe, leverandør, prisområde eller levert senest. Da kan man filtrer videre i fra dette søket, og der kan man sette velge kontrakter.

    Gjør man dette vil man kun få produkter som innehar ”handshake” for markering av at dette er et rammeavtaleprodukt. Handshaket vil følge produktet om du velger det fra normal produkttre-browsing også, og kan være til stør nytte om man sammenligner produkter, da dette sikrer at man er lojal mot sine avtaleleverandører.

  • Formål: Sikre at ansvarlige brukere er i stand til å sette opp nye leverandører med samhandling via punch-out. Rutinen forutsetter at virksomheten er satt opp til å handle mot Markedsplassen. Aktivitetene rundt dette er forklart i rutinen 1.1.1 Opprette katalogprodukter med Markedsplassen og leverandør.

    1 Leverandøraktivering (ansvarlig: virksomheten)

    Tidspunkt: Ny punch-out-leverandør

    Hvilke priser og sortiment som gjelder er håndtert via den kommersielle avtalen mellom kunde og leverandør.

    Steg 1a
    Det bør undertegnes en samhandlingsavtale mellom kunden og leverandør. Denne regulerer kvaliteten på den tjenesten som CPS skal levere (blant annet kvalitetskrav på kataloger, bilder etc.). Dette fylles ut av leverandør og kunde i samarbeid. Avtalen undertegnes og arkiveres hos kunde og leverandør.

    Steg 1b
    Det må utarbeides et triggerdokument mellom kunden og leverandør. Dette gjøres for alle leverandører som man ønsker å starte elektronisk handel med over den offentlige markedsplassen. I fra dette skjemaet utleder CPS en unik TPID som brukes til å gjenkjenne kunden sin leverandør på Markedsplassen.

    Kunde fyller ut et triggerdokument, sender det til DFØ som kvalitetssjekker opplysningene og sender det videre til CPS.

    Steg 1c
    Til leverandøren for utfylling sendes det et skjema, OCI specification (vedlegg 5). Når dette er fylt ut sendes det til DFØ. Skjemaet sendes til DFØ sammen med triggerdokumentet.

    Steg 1d
    Steg 1d gjennomføres dersom leverandøren mottar ordre pr xml-fil i fra CPS, og ikke har et system som klarer å lese leveringsadresser.

    Alternativ 1
    Da er det et krav om at leveringsadresser har en egen ID. Denne kalles ofte CPS-ident og benyttes for at leverandørene skal få informasjon om leveringsadresse på bestilling.

    Dette krever da at alle leveringsadresser i Basware PM må ha en CPS-ident. Denne identen kan virksomheten selv bestemme format på, men det er viktig at den kommuniseres til leverandøren(e) slik at de får en oversikt over ID og dens tilhørende adresse.

    Leveringsadresser for CPS-identen ved oppsett av virksomheten i Basware, og vedlikeholdes i skjermbildet PM Admin/Datavedlikehold/Adresser.

    Alternativ 2

    Et alternativ til CPS-identen er å betale for å få et Global Location Number (GLN). GLN er et globalt nummersystem for identifikasjon av juridiske enheter og fysiske lokasjoner. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer.

    Årsavgiften for GLN er basert på en "Trappetrinnsmodell", hvor GLN abonnenter betaler årlig

    • 500 kroner for GLN nummer 1 (eier-GLN)
    • 200 kroner per GLN nummer 2 - 9
    • 100 kroner per GLN nummer 10 - 24
    • 30 kroner per GLN nummer 25 - 99
    • 20 kroner per GLN nummer 100 ->

    Eksempler

    Under finner du noen eksempler på hva man må betale i årsavgift for gitte antall GLN.

    • Abonnenten har 1 GLN. Total årsavgift blir på 500 kr.
    • Abonnenten har 7 GLN. Total årsavgift blir på 1 700 kr.
    • Abonnenten har 20 GLN. Total årsavgift blir på 3 200 kr.
    • Abonnenten har 50 GLN. Total årsavgift blir på 4 380 kr.
    • Abonnenten har 150 GLN. Total årsavgift blir på 6 870 kr.

    Man betaler kun årsavgift for GLN og ingen etableringsavgift. Alle priser er ekskl. mva. Se www.gs1.no

    Steg 1e
    DFØ og CPS klargjør oppsettet til kunden på bakgrunn av informasjon i fra Triggerdokumentet og punchout details.

    2 Test av løsning og sett i produksjon

    Steg 2a
    Logg på punchout løsningen via Basware PM. Se at løsningene kan sende over handlekurven til Basware PM.

    Steg 2b
    Foreta et kjøp i henhold i til rutine 2.2 Anmodning via eksterne kataloger (punch-out).

    Steg 2c

    Overvåk det første kjøpet:

    1. Utsendelse av ordre til CPS gjøres via en egen windows service (PMWINService). DFØ må kontrollere at ordre har gått gjennom prosesseringen og at man har fått respons fra MP (CPS) om at ordre er levert. Dersom punchout løsningen er satt opp til å gå utenom Markedsplassen, sendes det en e-post rett til leverandør. Kontroller da at e-post er kommet fram og er i henhold til bestilling gjort i Basware.
    2. CPS verifiserer at ordre er mottatt og sjekker med leverandør som bekrefter/ avkrefter om ordre har kommet korrekt inn i deres system.
    3. Dersom alt er ok, varsler DFØ kunden om at integrasjonen mellom Basware PM og Markedsplassen (CPS) er klar til bruk.
  • For gjennomføring av planbaserte innkjøp, se rutine 2.5 Anmodning via plan.

    Formål: Brukere skal være i stand til å opprette, godkjenne og evt. forkaste/lukke planer i PM.

    Planbasert innkjøp vil si at man på forhånd har laget budsjetter som navngitte personer får lov å lage anmodninger mot.

    Anmodningene skal være for den typen varer/tjenester som er angitt på planen i Basware PM, og normalt vil retningslinjene også være at planer kun skal benyttes til innkjøp som naturlig ligger til anmoder sin stilling.

    Eksempel på dette kan være Markedsavdelingen hvor produktsjefen oppretter en plan/markedsbudsjett i Basware PM, Markedssjefen godkjenner planen og dedikerte ansatte i avdelingen kan da handle basert på oppsettet av planen (innenfor godkjente rammer/budsjett). Planen kan begrenses på budsjett/beløp, leverandører, varegrupper og gyldighetsperiode.

    Planene godkjennes av ordinær godkjenner (BDM) og hensikten er at man skal slippe godkjenning av hver enkelt anmodning/avrop mot budsjett, men isteden godkjenner et budsjett for en gitt periode. All historikk med tanke på finansiell godkjennelse blir kopiert til alle anmodninger/avrop mot plan og også til faktura ved match.

    Det er mulig å utføre visse endringer på en plan etter at den er godkjent. Det kan legges til eller fjernes brukere av planen, leverandør(er) kan slettes eller legges til eller deler av kontering kan endres. Om det endres kostnadssted, eller andre konteringsdimensjoner som omfattes av BDM-reglene som planens godkjenner ikke har budsjettdisponeringsmyndinghet på, må det opprettes ny plan. Hvis ikke vil bestilling/avrop mot planen feile. Det må også opprettes ny plan om planens opprinnelig budsjett skal utvides.

    Alle endringer i planen vil automatisk bli dokumentert i planens “historikk- flik”.

    Ansvarlig: virksomheten

    Tidspunkt: ved behov

    1 Opprette ny plan i PM Klient

    Steg 1a
    Når man skal opprette en plan går man under Planer i menyen i PM Klient og velger [Ny].

    Følgende fylles ut ved opprettelse av plan:

    • Planens navn
    • Beskrivelse
    • Gyldighetsperiode
    • Brukere (bestemme hvem som skal kunne gjøre kjøp fra planen)

    Angi også om planen skal kunne benyttes mot fritekstkjøp og punch-out i tillegg til katalogbaserte kjøp, som planen i utgangspunktet (default) baserer seg på.

    Steg 1b
    Videre vil man få tilgang til å definere mer eksplisitt hvordan planen skal oppføre seg med tanke på begrensninger. Det kan settes opp flere budsjetter på en plan. Dette gjøres ved å trykke på knappen med penger på.

    Man sørger også for å sette eventuelle begrensninger på leverandør og produktgrupper som skal være tilgjengelige på planen.

    Steg 1c
    Etter at man har satt opp gitte regler for planen legger man på kontering.

    Kontering er en egen tab i budsjettdefinisjonen.

    Steg 1d

    Når planen er ferdigstilt trykker man på knappen ”Velg handling” og man får opp en dialogboks hvor man huker av for “Send til godkjenning” og velger den som skal godkjenne planen.

    Steg 1e
    Trykk deretter [Bekreft og fortsett].

    2 Godkjenne ny plan i PM Klient

    Godkjenneren som har planer til godkjenning får dette i sin oppgaveliste i PM Klient på samme måte som for ordinære anmodninger. Godkjenner vil også motta e-post som opplyser om at man har fått en plan til godkjenning.

    Steg 2a
    Ved å gå inn på selve oppgaven får man opp planen/planene man har til godkjenning. Ved å markere med et flagg på planen kan man velge å forkaste eller godkjenne denne. Dersom man ønsker å se nærmere på detaljene hva gjelder brukere, budsjett og lignende vil man kunne klikke på knappen [Åpne].

    Redigering av planer kan kun gjøres hvis planen ikke er godkjent. Godkjenner kan endre planen før vedkommende aktivt godkjenner planen.

    Steg 2b
    Hvis planen ikke er riktig kontert av den som har opprettet planen, og godkjenner skal korrigere konteringen, må godkjenner trykke på knappen Åpne plan (ytterst til høyre).

    • Neste skjermbilde, trykk knappen Rediger.
    • Neste skjermbilde, trykk knappen Neste.
    • På fanen Postering kan nødvendige korrigeringer utføres, deretter trykkes knappen Forrige.
    • Trykk knappen Forrige ytterligere en gang.
    • Trykk knappen Forrige en siste gang.

    Du kommer til et skjermbilde der du kan godkjenne planen.

    • Når du har trykket knappen “Godkjenn” – kommer et nytt skjermbilde opp.
    • Trykk knappen Velg handling.
    • Merk av “Planen er godkjent og klar for innkjøp” og trykk Bekreft
    • Trykk Bekreft og Fortsett

    Planen er nå klar for innkjøp. Merk at det kun er de som er satt som brukere av planen som kan gjøre innkjøp på den.

  • Formål: Sikre at ansvarlige brukere er i stand til å lage og godkjenne/forkaste kontrakter.

    Merknad: Kontrakter i CM sammenheng kan være repeterende fakturaer eller avrop mot forhåndsgodkjent budsjett.

    Referanse til annen rutine: Rutine 8.3 - Sluttkontroll

    Innledning: Basware CM er en modul som benyttes for repeterende/gjentatte fakturaer. Det skilles mellom 2 typer:

    1. Planbasert: Faktura hvor man har en forventning om å bli fakturert et fast beløp til en fast fakturadato f.eks husleie.
    2. Budsjettbasert: Stående ordre/budsjett og milepælsfakturering, mange fakturaer innenfor en måned/kvartal/år.

    Uansett type kontrakt, så vil systemet automatisk matche fakturaene mot kontrakt innenfor planens eller kontraktens betingelser. Alle avvik (utenfor toleransegrenser) må manuelt behandles i Basware IP. Hvis det er match innenfor tillatte avvik så behøves ingen godkjenning av de enkelte fakturaene, da de er forhåndsgodkjent da kontrakten ble godkjent i Basware CM. Godkjenner må være en annen person enn den som har opprettet kontrakten.

    Attestasjonskontrollen i Reglementet for økonomistyring i staten, pkt. 2.5.2.2 innebærer at det skal kontrolleres at vare/tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale.

    Attestasjonskontrollen er ikke fullt ut ivaretatt i dagens versjon av Basware CM. Dette innebærer at virksomheten selv må ha egne kontrollrutiner som verifiserer at avtalens innhold fortsatt er gjeldende, og utføre manuell transaksjonskontroll på fakturaer som er matchet automatisk i Basware CM.

    Manuell transaksjonskontroll kan f.eks. utføres på den måten at en i Sluttkontrollen filtrerer på fakturatype CF ved overføring. Overføringsrapporten lagres og sendes ansvarlig for kontrakter. Kontraktsansvarlig gjennomfører kontroll før fakturaene kommer til utbetaling. Transaksjonskontroll kan også utføres på den måten at en ved registrering av kontrakter i CM Admin setter attestant som kontrollør av kontrakten og som mottaker av faktura til informativ sirkulasjon. Attestant må i CM Klient kontrollere at oppsettet av kontrakten samsvarer med det som er avtalt med leverandøren, før kontrakten godkjennes. Ved fakturamottak og automatisk match setter systemet automatisk kontrolløren som attestant på fakturaen. I personlig arkiv i CM klient kan kontrollør/attestant følge med på at matchede fakturaer samsvarer med det som er avtalt.

    1 Opprette en kontraktstype i Basware CM (ansvarlig: DFØ)

    DFØ er ansvarlige for å sette opp en kontraktstype pr. selskap. Dette gjøres som en del av det å sette opp et nytt selskap i løsningen. Dersom det ikke er mulig å velge kontraktstype = <SELSKAP> ved oppretting av ny kontrakt, kontakt DFØ.

    Det kan være hensiktsmessig å ha forskjellige kontrakttyper for mobilabonnement pr mobil, leasing pr enhet (bil), husleie pr bygg eller lignende.

    2 Opprette en kategori i Basware CM (ansvarlig: virksomheten)

    Steg 2a
    Start Basware Matching fra Citrix (https://kunder.sfso.no)

    Steg 2b
    Gå på menypunktet CM-Administrasjon til venstre i skjermbildet, deretter velger du Kategorier i den underliggende menyen. Her kan du sjekke om det allerede eksisterer en kategori som er beregnet på den type kontrakt som du nå skal legge inn. Med kategori menes ”samlebegrep for toleranseregler for en rekke kontrakter, det være seg husleiekontrakter, telefonabonnement og lignende”. Dersom det ikke foreligger en kategori som er passende, velger du [Ny] på menylinjen øverst i skjermbildet.

    Steg 2c
    Du får nå opp en dialogboks.

    Kontraktskategori består av to arkfaner, Kategorifiltre og Kategorimatcheregler, hvor filtre inneholder generelle data og matcheregler inneholder oppsett av toleranse mot kontrakter som plasseres under denne kategorien. Sistnevnte beskrives i Steg 2d.

    Kategorien skal følge gitte regler som:

    • Navnestandard som er <KUNDE>_<Kontraktstype>, eks. SITS_Husleie.
    • Kategorien må ha en beskrivelse, slik at andre CM brukere i firmaet lettere skal kunne vite hva kategorien dekker.
    • Nye matcheforsøk, definer tidsperioden fakturaene som ikke er matchet skal bli værende i matcheprosessen før fakturamatchestatusen blir "Mislykket".

    Steg 2d
    For å sette ulike regler for behandling av kontraktene må følgende gjøres i skjermbildet for kategorimatcheregler.

    Legge inn toleranseverdier (klikk på den gule stjernen for å legge inn toleranseverdier). Med toleranseverdier menes hvor mye den reelle fakturasum kan avvike fra forventet sum. Her er det mulig å operere med to varianter. Enten absolutte verdier, prosentsatser eller en kombinasjon av disse. Ved å benytte en kombinasjon som skjermbildet ovenfor indikerer, vil den strengeste regelen alltid benyttes.

    Legge inn datotoleranser. Med datotoleranser menes hvor mange dager før eller etter forventet dato satt på planen for kontrakten kan den reelle fakturaen komme og allikevel bli behandlet. NB: Her er det viktig at man ikke setter så åpne grenser at man risikerer å få 2 fakturaer innenfor samme toleransegrense. Det vil resultere i at man ikke får match på faktura nummer 2, da denne forsøkes matchet mot en forventet dato som det allerede er fakturert på.

    Nødvendige posteringsdata. Ikke sett noen kryss her. Dette brukes ikke i DFØ sin løsning og kan føre til feil i matchingen om det krysses av her.

    Steg 2e
    Kategorien er etter dette klar til bruk, man trenger bare å aktivere den i den første arkfanen Katalogfiltre.

    3 Opprette/redigere en planbasert kontrakt i Basware CM (ansvarlig: virksomhet)

    Tidspunkt: Ved behov

    Steg 3a
    Gå på menypunktet CM-Administrasjon til venstre i skjermbildet, deretter velger du Kontrakter i den underliggende menyen. Klikk "ny" på menylinjen øverst i skjermbildet.

    Dersom man ønsker å redigere en kontrakt, kan man dobbeltklikke på den og starte redigeringen. Redigering av en kontrakt fordrer ny godkjenning av kontraktseier dersom den som redigerer er en annen enn den som opprettet kontrakten. Den må også godkjennes på nytt før den er aktiv for match igjen.

    Steg 3b
    Du får opp en dialogboks. Her velger man om kontrakten skal være plan eller budsjettbasert. Typiske planbaserte kontrakter vil være husleie, abonnementskostnader etc.

    Steg 3c (kontraktsdata)
    I første skjermbilde legger man inn kontraktsrelaterte data. Følgende felter er obligatoriske:

    • Selskap – Kun tilgang til din egen virksomhet
    • Leverandør – I fra leverandørregistret
    • Type kontrakt – DFØ definerer en kontraktstype pr. selskap = kunde (se steg 1)
    • Kontraktsnummer – Følg standard med CM-<NR> (se ytterligere forklaring på neste side)
    • Gyldighetsperiode – Angir start og utløp på kontrakt
    • Valuta – Forventet valuta på faktura
    • Standardfelter – Her kan man legge til spesialfelter. I løsningen nå ligger det felt for Valutadokumentasjonskode. Dette feltet blir benyttet for videre behandling i løsningen hvis det er faktura fra utenlandsk leverandør. Hvis fakturaene som skal mottas er fra norsk leverandør skal feltet slettes.

    Klikk Neste.

    Kontraktsnummer må defineres ved opprettelse av kontrakter i Basware CM. For at fakturaen skal bli riktig scannet av DFØ må kontraktnummeret ha følgende standard: CM+4 siffer. f.eks. CM1201. Dette må leverandørene merke fakturaene med for at
    fakturaen skal matche mot kontrakten.

    Steg 3d (dokumenter)
    Når alle generelle data om kontrakten er registrert, (minimum de som er obligatoriske), vil du kunne knytte dokumenter til selve kontrakten. Etter at kontrakt/avtaledokument/underlag er lagt ved vil man kunne markere om dette kun skal være lesbart for godkjenner og CM administrator.

    Dokumentene som legges ved her følger prosessen ut til godkjenner av kontrakten i CM Client og vil således være et underlagsmateriale. DFØ anbefaler bruk av denne funksjonaliteten, slik at underlaget for godkjennerne er så fullstendig som mulig.

    Steg 3e (plan og postering)
    Når man skal lage en plan og kontere denne, får man opp et skjermbilde.

    • Beløp som skal brukes – Kryss av for Fakturabeløp
    • Dag som skal brukes – Kryss av for Forfallsdato. Erfaringsmessig gir dette best match på faste avtaler (Fakturadato er også mulig om en kjenner til at aktuell leverandør alltid fakturerer på en bestemt dato)
    • Mal for kostnadsfordeling (ikke påkrevd) – Betalingsbeløpene varierer etter tiden på året (for eksempel vann, strøm og oppvarming). NB: Maler må opprettes under systeminnstillinger-Datavedlikehold-Kostnadsdistribusjon.
    • Budsjettbeløp – registrer estimert beløp kommende år.
    • Ved å klikke på [Standardpostering] – Vil man kunne kontere kontrakten. I prinsippet betyr dette at man konterer de fremtidige fakturaene. NB: Her er det viktig at man konterer komplett, da fakturaer som matcher 100 % vil legge seg overføringsklar til Agresso (Sluttkontrollen i Master), uten at det er nødvendig med noen endringer på konteringene. (Se bort fra overskriften ”Beløp” i kolonne 1 som er misvisende i de tilfeller kontrakten konteres med Prosenter.)

    I konteringsskjermbildet kan man velge om man ønsker å splitte konteringen prosentvis på flere linjer, eller om man vil kontere 100 % på en linje. Dersom man velger å kontere absoluttverdier kan man velge å legge på en egen konteringslinje uten verdi og huke av for ”Siste posteringslinje inneholder et variabelt beløp”.

    Konteringen blir sjekket mot lovlige kombinasjoner i Agresso når den matchede fakturaen overføres. For å ha en mest mulig effektiv matcheprosess er det derfor viktig at konteringen er korrekt utført.

    For å lette konteringen er det også mulig å opprette posteringsmaler i IP Master som deretter kan brukes til å kontere kontrakter.

    Malen fylles ut med nødvendig konteringsinformasjon, og det legges til beløp når malen benyttes i kontrakten.

    Når kontrakten er ferdig kontert klikkes OK.

    • Klikk på Generer plan. Her vil man kunne planlegge ”forventningene til fakturaene som skal komme, hva gjelder sum og dato, samt antall repetisjoner/varighet”.

    Når planen er generert vil man kunne redigere den enkelte linje om man forventer svingninger i beløpene innenfor planen. Det finnes kolonner for reelle datoer og summer, slik at man kan følge planens livsløp med tanke på match mot forventningene som er lagt inn.

    • Ved å klikke på Indeksoppdatering, vil man også kunne indeksjustere planen/forventningene. Hvis man for eksempel har en plan som løper over flere år. Dette gjøres ved å klikke på knappen og dialogboksen som kommer opp. Indeksoppdateringen kan gjøres i % eller med en absolutt verdi.
    • Knappen Match faktura er ikke aktiv under oppretting av kontrakten, se kapittel 6 manuell match.
    • Tillat egenfakturering – Denne skal ikke benyttes.

    Steg 3f (aktivering)
    Under aktivering settes også flytlogikken opp.

    Kontraktsaktivering – Etter at en plan er generert må kontrakten godkjennes for match. Under arkfanen aktivering, setter administrator (den som registrerer kontraktene) opp hvem som skal kontrollere og godkjenne kontrakten. Kontrollør på kontrakten vil bli satt som attestant ved automatisk match. Valg av kontrollør og godkjenner settes ved å trykke knappen med det gule tegnet (legg til). Velg blant aktuelle brukere og klikk knappen Legg til brukere i valgt brukerliste og trykk deretter knappen OK.

    Det er kun brukere som har rollen som godkjenner i fakturahåndteringssystemet som er tilgjengelige for kontraktsgodkjenning.

    Hvis det gjøres endringer på en kontrakt er ny godkjenning nødvendig.

    Den som registrerer en kontrakt kan ikke sette seg selv som godkjenner. Hvis dette gjøres vil faktura feile i matching fordi man da avviker fra prinsippet om at attestant og godkjenner skal være to forskjellige personer.

    Hvis matching er vellykket, send fakturaen til

    Se punkt Innledning, attestasjonskontroll.

    • Det skal krysses av for “Send på sirkulasjon til info” (send to informative flow) til definerte mottaker(e) for kvittering. Aktuelle brukere velges ved å trykke “legg til” - knappen. De brukerne som defineres her er personer med et attestasjonsansvar i forhold til kontrakten eller avtalen med leverandør, vanligvis samme person som kontrollerte kontrakten. Når matchet faktura sendes ut på informativ sirkulasjon, kvitteres det for mottak av fakturaen. Fakturaen blir deretter synlig i brukerens arkiv i IP og CM klient. I forbindelse med mottaket skal det kommenteres “faktura ok” eller lignende. Det kan settes 1 eller flere mottakere. Det kan også evt.hukes av for at Godkjenner skal motta faktura til informativ sirkulasjon.
    • På bakgrunn av punktet over og svakhet i Attestasjonskontroll skal Valget “Legg til personlig arkiv” ikke benyttes

    Hvis automatisk matching ikke er mulig, videresend til
    Når det gjelder flyt ved mislykket matching skal faktura gå til kontrollør (attestant) for attestasjon. Deretter må fakturaen behandles som vanlig kostnadsfaktura og godkjennes på bakgrunn av BRM. Det er mulig å registrere flere mottakere. Huk av for at kun en av mottakerne trenger å behandle fakturaen. Etter behandling blir den synlig i alle brukernes arkiv i IP klient.

    Kontraktskategori
    Under kontraktskategori øverst i skjermbildet velger man kategori basert på det som er opprettet under Steg 2. Trykk til slutt Aktiver og Send. Kontrakten er aktivert og sendes kontrollør og godkjenner for videre behandling.

    Steg 3g (meldingsinnstillinger)
    Under meldingsinnstillinger kan administrator sette ulike varsler i forhold til avtalens/kontraktens livsløp. Som skjermbildet nedenfor viser kan man her definere egne tekster i forhold til hva som skal stå i e-posten til mottaker. (Mottaker defineres også her, og er som standard godkjenner av kontrakten).

    Kontraktsoppsettet opererer med 3 ulike varslinger knyttet til avtalens livsløp, og det er som følger:

    • Utløpspåminnelse (Baserer seg på gyldighetsperioden satt i Steg 3c kontraktsdata)
    • Utløp (Varsler at kontrakten nå er satt inaktiv i Steg 3c kontraktsdata)
    • Manglende faktura (Baserer seg på hvorvidt en faktura har ankommet innen forventet fakturadato +/- de antall dager man satt i Steg 3e plan og postering )

    Steg 3h
    For å sende faktura til godkjenning trykk på ”Send” knappen under fanen aktivering.

    4 Opprette/redigere en budsjettbasert kontrakt i Basware CM (ansvarlig: virksomheten)

    Steg 4a

    Gå på menypunktet CM-Administrasjon til venstre i skjermbildet, deretter velger du Kontrakter i den underliggende menyen. Klikk Ny på menylinjen øverst i skjermbildet.

    Dersom man ønsker å redigere en kontrakt, kan man dobbeltklikke på den og starte redigeringen. Redigering av en kontrakt fordrer ny godkjenning før den er aktiv for match igjen.

    Du får nå opp en dialogboks. Her velger man om kontrakten skal være plan eller budsjettbasert. Typiske budsjettbaserte kontrakter kan være konsulentavtaler, porto eller markedsrelaterte aktiviteter/events.

    Velg Budsjettbasert.

    Steg 4c (kontraktsdata): (se beskrivelse for betyndg og utfylling av feltene under steg 3c - planbasert)
    Når alle feltene er fylt ut. Valutadokumentasjonskode settes kun hvis leverandøren er utenlandsk eller fakturerer i en annen valuta enn NOK.

    Steg 4e (plan og postering)
    Når man skal lage en budsjettbasert plan og kontere denne, får man opp et skjermbilde. Dette skiller seg en del fra skjermbildet i steg 3e.

    • Beløp som skal brukes – Kryss av for Fakturabeløp
    • Dag som skal brukes – Kryss av for Fakturadato eller Forfallsdato
    • Matchegrenser – Skriv inn budsjettbeløp og maksimumsbeløp pr faktura. Sett eventuelt maks antall fakturaer
    • Budsjettbeløpsgrenser (huk av for aktiver) Registrer maksverdi pr faktura og måned. Systemet oppdaterer selv kvartal og år bortover linjen.
    • Klikk Standardpostering for å kontere kontrakten.

    Fortsett videre slik som beskrevet i steg 3f til og med 3h for å kontere ferdig og sende kontrakten ut på godkjenning.

    5 Godkjenne/forkaste en kontrakt

    Steg 5a
    Start Basware MatchingClient fra Citrix (https://test-ehandel.sfso.no/thinclient).

    I klienten kan man kun velge om man vil godkjenner eller forkaste kontrakten man har fått tilsendt. ”Dette vil i prinsippet være en godkjenning av fremtidige fakturaer i henhold til den plan som er opprettet.”

    Steg 5b
    Godkjenneren får hele grunnlaget knyttet til kontrakten, og kan på bakgrunn av dette ta stilling til om kontrakten kan aktiveres eller ikke. Kontrakten aktiveres når godkjenneren godkjenner kontrakten, ref. steg 3f (aktivering).

    Velg og godkjenn eller forkast kontrakt øverst til venstre i skjermbildet. Følgende data er tilgjengelig for godkjenneren:

    • Kontraktsdata
    • Faktureringsplan
    • Postering
    • Dokumenter
    • Historikk
    • Status
    • Kommentarer
    • Kontraktskategori
    • Kostnadsdistribusjon (varierende beløp i tidsperioden).

    Etter at godkjenner har behandlet kontrakten i sin klient, legges den i arkivet til brukeren på samme måte som i Basware IP.

    Steg 5c
    Når en kontrakt er godkjent oppdateres kontrakten med status godkjent, og den er nå klar for innkommende fakturaer, ref skjermbildet nedenfor i fra Basware CM.

    Steg 5d
    Følgende endringer av kontrakten i Matching Admin krever ny godkjenning:

    • Posteringsdataene til kontrakten er endret.
    • Betalingsplanen er endret.
    • Budsjettbeløp er endret.
    • Gyldighetsperioden (datoer for gyldig fra og/eller til) til kontrakten er endret.
    • Kontraktens nødvendige grunnlagsdata er endret.
    • Kontraktens kategori er endret.
    • Kontraktleverandør er endret.

    6 Manuell match av fakturaer (ansvarlig: virksomheten)

    Steg 6a
    Manuell match av kontraktfakturaer gjøres via Basware Matching fra Citrix.

    Steg 6b
    Fakturaen kan matches mot kontrakt etter at den er attestert og godkjent.

    Trykk knappen “Match faktura” – svar Yes

    Trykk "Lagre".

    Når kontrakten åpnes, vil man se at budsjettet er belastet.

  • Formål: Sikre at ansvarlige brukere er i stand til å godkjenne/forkaste kontrakter.

    Merknad: Kontrakter i CM sammenheng kan være repeterende fakturaer eller avrop mot forhåndsgodkjent budsjett.

    Basware CM (Kontraktmatching), er en modul som benyttes for repeterende/gjentatte fakturaer, hvor man ofte har en forventning om beløp og fakturadato. Denne modulen benyttes også i forbindelse med stående ordre/budsjett og milepælsfakturering.

    Ved å bruke Basware CM så behøver Godkjenner (budsjettansvarlig) kun å godkjenne kontrakten. Systemet vil da automatisk matche faktura mot kontrakt innenfor kontraktens betingelser. Alle avvik (utenfor toleransegrenser) må manuelt behandles i Basware IP. Hvis det er 100% match så trengs ingen godkjenning av de enkelte faktura, da de er forhåndsgodkjent gjennom den godkjenningen som ble gjort i Basware CM.

    Fakturaer som av ulike årsaker ikke har matchet automatisk kan matches manuelt og på den måten belaste budsjettet. Manuell match kan ikke gjøres før fakturaen er attestert og godkjent, og må gjøres av bruker med tilgang til Basware Matching sin Adminmodul.

    Ansvarlig: virksomheten
    Tidspunkt: ved behov

    1 Godkjenne/forkaste en kontrakt

    Steg 1a
    Ved oppretting av kontrakter i Basware Matching er det mulig å sette at kontrakten skal gjennomgås av en kontrollør i tillegg til godkjenner.

    Den som skal kontrollere og/eller godkjenne en kontrakt mottar en e-post med link til Basware MatchingClient. Eventuelt kan man logge seg på direkte https://ehandel.sfso.no/cmclient/.

    I klienten kan man kontrollere eller godkjenne kontrakten man har fått tilsendt. ”Ved godkjenning vil det i prinsippet være en godkjenning av fremtidige fakturaer i henhold til den plan som er opprettet.” Kontrolløren blir ved automatisk matching stående som attestant på fakturaene som matcher.

    Godkjenner blir stående som godkjenner.

    Steg 1b

    Godkjenneren får hele grunnlaget knyttet til kontrakten, og kan på bakgrunn av dette ta stilling til om kontrakten kan aktiveres eller ikke. Kontrakten aktiveres når godkjenneren godkjenner kontrakten.

    Velg godkjenn eller forkast kontrakt øverst til venstre i skjermbildet.

    Følgende data er tilgjengelig for godkjenneren:

    • Kontraktsdata
    • Faktureringsplan
    • Postering
    • Dokumenter
    • Historikk
    • Status
    • Kommentarer
    • Kontraktskategori
    • Kostnadsdistribusjon (varierende beløp i tidsperioden).

    Etter behandling legges kontrakten i arkivet i Godkjenningsklienten. Her kan man følge opp fakturaer og budsjett. Det er også link til matchede fakturaer og symboler som viser om en faktura er matchet eller ikke.

    Steg 1c
    Følgende endringer av kontrakten i Matching Admin krever ny godkjenning:

    • Posteringsdataene til kontrakten er endret.
    • Betalingsplanen er endret.
    • Budsjettbeløp er endret.
    • Gyldighetsperioden (datoer for gyldig fra og/eller gyldig til) til kontrakten er endret.
    • Kontraktens nødvendige grunnlagsdata er endret.
    • Kontraktens kategori er endret.
    • Kontraktsleverandør er endret.
  • Formål: Admin brukere av Basware PM skal være i stand til å lage felles handlekurvsmaler.

    Merknad: Rutine krever at brukeren har tilgang PM Admin.

    Ansvarlig: virksomheten

    Tidspunkt: ved behov

    1 Opprette felles handlekurvsmaler

    Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for å lage felles handlekurvsmaler. Handlekurvsmal kan kun benyttes for produkter mottatt i elektronisk varekatalog fra leverandør (katalogprodkukter). Det er ikke mulig å lage handlekurvsmal med punch-out produkter eller fritekst.

    Steg 1a
    For å lage ny felles handlekurvsmal må man først gå på hovedmenyen og velge Handlekurvmaler.

    Steg 1b
    Trykk på knappen Ny for å opprette ny felles handlekurvsmal. Da vil man få et nytt skjermbilde hvor man må definere hvilken virksomhet malen skal gjelde for (NB: Man får kun opprette mal for firma/virksomheter man har tilganger til).

    Steg 1c
    Skriv inn ønsket navn på handlekurvsmal og beskrivelse.

    Steg 1d
    Trykk så knappen ”Legg til / rediger innhold” for å legge til produktet i malen. Etter at man har trykket på knappen for å opprette handlekurvsmal, vil man få et nytt skjermbilde hvor man kan velge produkter som er registrert i systemet.

    I skjermbildet kan man søke opp produktet og også filtrere på spesifikke leverandører samt se detaljert produktinformasjon, om dette er ønskelig. Bruk pil tastene midt i skjermbildet for å legge til/fjerne produkter fra handlekurvsmalen. Trykk så på knappen ”OK” og ønsket innhold av produkter blir lagret.

    Steg 1e
    For at handlekurvsmalen skal bli tilgjengelig for anmodere / rekvirenter må man sett på hake for aktivert. Se skjermbilde nedenfor.

    Til slutt må man trykke på knappen ”Lagre” øverst i skjermbildet. Da er felles handlekurvsmal klar for bruk på det gitte selskapet, i PM Klient.

    2 Finne handlekurvsmaler

    For å finne tilbake lagrede handlekurvsmaler må man gå til hovedmenyen og Ny Anmodning. Maler er da et av alternativene for å lage en ny anmodning.

    Steg 2a
    Trykk på Maler i hovedmenyen og man kommer da inn på en oversikt over alle handlekurvsmaler man har tilgjengelig.

    Steg 2b
    Her kan man kjøpe via handlekurvsmal gjennom å benytte knappen Legg til, da legger varene fra valgt mal seg i handlekurven og man kan videre utarbeide anmodningen på normal måte.

    Ønsker man å slette en personlig mal kan man også gjøre dette ved å trykke på knappen slett. Ønsker man kun å se på innholdet i mal, gjør man dette ved å trykke på malens navn. Her kan det også ligge felles maler for organisasjonen/virksomheten. Disse er opprettet av Sentralt innkjøp og kan ikke endres/slettes av ”vanlige” brukere, men kun gjøre kjøp via.

  • Formål: Brukere av PM Klient skal selv kunne lage personlige handlekurvsmaler og benytte disse for innkjøp i Basware PM.

    Ansvarlig: virksomheten

    Tidspunkt: ved behov

    1 Opprette personlige handlekurvsmaler

    Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for å lage personlige handlekurvsmaler i PM klient. Handlekurvmal kan kun benyttes for produkter mottatt i elektronisk varekatalog fra leverandør (katalogkjøp). Det er ikke mulig å lage handlekurvsmal med punch-out produkter eller fritekst.

    Steg 1a
    For å lage ny handlekurvsmal må man først gå på hovedmenyen Ny anmodning og Katalogprodukter.

    Steg 1b
    Søk fram og velg de produkter du ønsker å lage handlekurvsmal for og legg disse i handlekurv med knappen med en handlekurv og en stjerne på.

    Under hovedmenyen vil man få en summering av innholdet i handlekurven.

    Steg 1c
    Gå inn i handlekurv ved å trykke på knappen med en handlekurv og en pil. Da vil man komme til skjermbildet som viser alle produkter som ligger i handlekurven.

    Steg 1d
    Trykk så på knappen som ser ut som en mappe, for å lage mal av handlekurven du nå har laget. Etter at man har trykket på knappen for å opprette handlekurvsmal, vil man få et nytt skjermbilde hvor navn og beskrivelse på handlekurvsmalen må legges inn, før man kan lagre denne som mal for senere bruk.

    Trykk på knappen ”lagre” og da vil personlig handlekurv være opprettet.

    2 Finne handlekurvsmaler

    For å finne tilbake lagrede handlekurvsmaler må man gå til hovedmenyen og Ny Anmodning. Maler er da et av alternativene for å lage en ny anmodning.

    Steg 2a
    Trykk på Maler i hovedmenyen og man kommer da inn på en oversikt over alle handlekurvsmaler man har tilgjengelig.

    Steg 2b
    Her kan man kjøpe via handlekurvsmal gjennom å benytte knappen Legg til, da legger varene fra valgt mal seg i handlekurven og man kan videre utarbeide anmodningen på normal måte. Ønsker man å slette en personlig mal, kan man også gjøre dette ved å trykke på knappen slett. Ønsker man kun å se på innholdet i mal, gjør man dette ved å trykke på malens navn.

    Her kan det også ligge felles maler for organisasjonen/virksomheten. Disse er opprettet av Sentralt innkjøp og kan ikke endres/slettes av ”vanlige” brukere, men kun gjøre kjøp via.

2 Opprette anmodning

  • Formål: Brukere skal være i stand til å lage anmodninger basert på interne katalogprodukter i Basware PM.

    Et innkjøp kan gjøres ved bruk av flere ulike avropsmetoder. I denne rutinen vil kjøp via interne katalogprodukter behandles.

    1 Søke etter katalogprodukter

    For å starte søk blant interne katalogprodukter velger vi Ny anmodning og deretter Katalogprodukter i Basware PM.

    alt

    Steg 1a

    For å gjøre et enkelt søk i katalogen kan vi benytte søk-feltet eller lete opp i produktgruppetreet manuelt.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Enkelt søk kan gjøres innenfor følgende produktfelter:

    • produktnavn
    • produktbeskrivelse
    • produsent
    • leverandør
    • artikkelnummer

    Steg 1b

    For å gjøre avansert søk i de interne katalogene må vi klikke på Avansert søk.

    alt

    Vi vil da få opp et mer detaljert søkebilde, hvor vi kan kombinere flere kriterier for å spisse søket. Dette søket er anbefalt om vi skal søke i store produktgrupper. Når vi får et resultat basert på søket, får vi mulighet til å filtrere søket ytterligere.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Følgende søkekriterier kan benyttes i forbindelse med avansert søk:

    • Produkt (fritekst)
    • Produktgruppe (valgliste)
    • Leverandør (valgliste)
    • Prisområde (fra – til beløp)
    • Levert senest (produktets ledetid i katalog fra leverandør)

    Følgende filterkriterier kan benyttes i forbindelse med avansert søk:

    • Produktgruppe (tilgjengelige grupper i resultatet)
    • Leverandør (tilgjengelige leverandører i resultatet)
    • Produsent (tilgjengelige produsenter i resultatet)
    • Levert senest (kan sette begrensning på ledetid også i filteret)
    • Prisområde (fra – til beløp innenfor resultatet, satt opp i intervaller)
    • Kun kontraktprodukter (Henter ut kun de produkter i resultatet som har Handshake jfr. rutine 1.1.5 Lese inn katalogprodukter mot kontrakt)

    Steg 1c

    Ved å klikke på et produkt i produktutvalget får vi mer detaljerte opplysninger om produktet.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    2 Produktsammenligning

    Produktsammenligning benyttes i løsningen for å sammenligne flere produkter basert på gitte sammenstillingskriterier. Disse kriteriene er: Bilde, leverandør, produktkode, beskrivelse, produsent, partistørrelse, bruttopris, mva, nettopris og ledetid.

    Steg 2a
    For å legge produkter til produktsammenligningen legger vi først inn det antall av produktet som skal legges til sammenligning.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 2b

    Etter at produktene er valgt, klikker vi på ikonet med to ark og en stjerne (se bilde over) for å legge de angitte produktene til sammenligningen. Maks tre ulike produkter kan sammenliknes på en gang.

    Steg 2c

    Klikk deretter på ikonet med to ark og en pil (se bildet over) for å gå til selve visningen av produktsammenligningen. Vi kan også benytte menyen på venstre side som indikerer hvor mange elementer som ligger i sammenligningen. Klikk direkte på linken for å komme videre.

    alt

    Grensesnittet for produktsammenligningen er som skjermbildet nedenfor illustrerer. Her har vi mulighet til å legge til eller slette produkter fra sammenligningen.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    I tillegg kan vi på dette tidspunktet foreta et valg på hvilket produkt vi ønsker å legge i handlekurven. Dette gjør vi ved å klikke på ikonet med en handlekurv og en stjerne.

    3 Opprette og endre handlekurv

    For å legge til varer i handlekurv plukker vi varer vi har søkt opp eller håndtert i produktsammenligningen. Trykk på ikonet med en handlekurv og en stjerne for å legge varene i handlekurven. For å gå videre til handlekurven klikker vi på ikonet med en handlekurv og en pil. Eventuelt kan vi håndtere dette på menyen for handlekurv på venstre side i Basware PM. Klikk direkte på linken for å komme videre.

    alt

    Når vi har klikket seg inn på handlekurven, har vi anledning til å gjøre følgende oppgaver:

    • oppdatere mengde
    • forkaste linje
    • gente inn flere produkter
    • lage mal basert på hva man har plukket
    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    4 Opprette anmodning

    Steg 4a
    Opprett anmodning fra handlekurven i Steg 3 ved å trykke ikonet Lag anmodning.

    Vi kommer da inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har obligatoriske felter som må fylles ut. Disse er merket med *.

    Feltet som benevnes ”Beskrivelse av produkt/tjeneste”, er navnet på anmodningen. Beskrivelsen gjør det enklere å finne igjen anmodningen på et senere tidspunkt. Navnet vises i emne-feltet i e-post til godkjenner.

    Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må angis. Dersom vi som bruker har tilstrekkelig rettigheter, vil vi også kunne velge, eller velge og redigere, tilgjengelige adresser.

    alt

    Tilgjengelige adresser får vi tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adressefeltet. Vi får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

    alt

    På anmodningens opprettelsestidspunkt kan vi som eier av anmodningen også angi elektronisk varemottaker (se rutine 4.1 Utføre varemottak). Som standard settes den som oppretter anmodningen, men dette kan overstyres. Ved å trykke på ikonet ved siden av feltet for angivelse av elektronisk varemottaker, får vi opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre elektronisk varemottak for den organisasjonsenhet vi gjør innkjøp for, være tilgjengelige.

    alt

    Når alle obligatoriske felt i skjermbildet er fylt ut, klikker vi eventuelt på knappen "Lagre" og velger "Neste" for å fullføre opprettingen av anmodningen.

    Steg 4b
    Vi får nå opp en varelinje per produkt vi har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling:

    Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som virksomheten har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier vi også har i Basware IP og konteringsregler i UBW. Felt som må fylles ut er merket med *

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det, ved valg fra liste, som standard huket av for ”Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

    alt

    Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

    Kostnadsfordeling: I Basware PM har vi mulighet til å splitte kostnadene på de ulike feltene på konteringslinja. Dette gjøres under arkfanen Kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Hak av for «Bruk kostnadsfordeling» og velg "Legg til ny linje".

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 4c
    Når vi er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker vi på "Neste".

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Vi kan nå legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen. Vedlegg kan enten være internt eller vi kan velge å sende med dette til leverandør.

    alt

    Steg 4d

    Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

    Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter til å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen ser vi hvem anmodningen sendes til.

    Manuell flyt: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

    Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken, risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.


    5 Lagre et utkast av anmodning

    Når vi jobber med en anmodning kan vi til enhver tid lagre denne som et utkast. Dette gjøres ved å klikke på knappen "Lagre", se skjermbilde nedenfor.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Om vi skal finne igjen utkastet vi startet med, ligger dette under Mine oppgaver og Utkast/returnert eller på Velkommen siden og Utkast/returnert.

    alt
  • Formål: Brukere skal være i stand til å lage anmodninger basert på eksterne kataloger/punch-out i Basware PM.

    Et innkjøp kan gjøres ved bruk av flere ulike avropsmetoder. I denne rutinen vil kjøp via eksterne kataloger behandles. Dette kalles også ofte for punch-out løsning.

    1 Søke etter produkter fra ekstern katalog

    alt

    Vi vil da få opp listen over alle tilgjengelige leverandører som har levert ekstern katalog til systemet. I vårt eksempel konsentrerer vi oss om Atea som er et IT-selskap.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 1a
    For å komme inn på den eksterne katalogen klikker vi på linken med ”Navn på ekstern katalog”. Et eksternt nettleservindu vil da åpne seg og vi logges automatisk inn som ”ekstern katalog kunde” hos leverandøren. Her vil vi få tilgang til våre produkter, og vi kan søke frem og plukke de produkter vi ønsker å kjøpe.

    alt
    alt

    Steg 1b
    Etter å ha plukket de ønskede varene klikker vi på ”Flytt varer til innkjøpssystem”, ”Til kassen”, ”Overfør” eller lignende knapp. Navn på denne knappen, og hvor den er plassert, varierer. Varene ligger nå i handlekurven i Basware PM.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    2 Produktsammenligning

    Produktsammenligning benyttes i løsningen for å sammenligne flere produkter basert på gitte sammenstillingskriterier. Disse kriteriene er: Bilde, leverandør, produktkode, beskrivelse, produsent, partistørrelse, bruttopris, mva, nettopris og ledetid.

    Steg 2a

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    1. Klikk på ikonet med to ark og en stjerne (se bilde over) for å legge produkter til sammenligning. Maks tre ulike produkter kan sammenliknes på en gang.
    2. Klikk på ikonet med to ark og en pil (se bilde over), eller direkte på linken i menyen på venstre side for å komme videre til produktsammenligning.

    alt

    Grensesnittet for produktsammenligningen er som skjermbildet nedenfor illustrerer. Her har vi mulighet til å legge til eller slette produkter fra sammenligningen.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Velg "Gå til handlekurv" for å komme tilbake til handlekurven, eller klikk på menyen for handlekurv på venstre side i Basware PM.

    alt

    3 Opprette og endre handlekurv

    I handlekurven har vi mulighet for å gjøre følgende oppgaver:

    • Oppdatere mengde
    • Forkaste linje
    • Hente inn flere produkter
    • Lage mal basert på hva man har plukket
    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    4 Opprette anmodning

    Steg 4a
    Opprett anmodning fra handlekurven i steg 3 ved å trykke på knappen "Lag anmodning".

    Vi kommer da inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har obligatoriske felter som må fylles ut. Disse er merket med *.

    Feltet som benevnes ”Beskrivelse av produkt/tjeneste”, er navnet på anmodningen. Beskrivelsen gjør det enklere å finne igjen anmodningen på et senere tidspunkt. Navnet vises i emne-feltet i e-post til godkjenner.

    Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må angis. Dersom vi som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil vi også kunne velge, eller velge og redigere, tilgjengelige adresser.

    alt

    Tilgjengelige adresser får vi tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adressefeltet. Vi får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

    alt

    På anmodningens opprettelsestidspunkt kan vi som eier av anmodningen også angi elektronisk varemottaker (se rutine 4.1 Utføre varemottak). Som standard settes den som oppretter anmodningen, men dette kan overstyres. Ved å trykke på ikonet ved siden av feltet for angivelse av elektronisk varemottaker, får vi opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre elektronisk varemottak for den organisasjonsenhet vi gjør innkjøp for, være tilgjengelige.

    alt

    Når alle obligatoriske felt i skjermbildet er fylt ut, klikker vi eventuelt på knappen "Lagre" og velger "Neste" for å fullføre opprettingen av anmodningen.

    Steg 4b
    Vi får nå opp en varelinje per produkt vi har plukket fra den eksterne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling.

    Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i den eksterne katalogen.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og UBW (Agresso). Felt som må fylles ut, er merket med *

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det, ved valg fra liste, som standard huket av for ” Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

    alt

    Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

    Kostnadsfordeling: I Basware PM har vi mulighet til å splitte kostnadene på de ulike feltene på konteringslinja. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Hak av for «Bruk kostnadsfordeling» og velg "Legg til ny linje".

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 4c
    Når vi er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker vi på "Neste".

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Vi kan nå legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen. Vedlegg kan enten være internt eller vi kan velge å sende med dette til leverandør.

    alt

    Steg 4d
    Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

    Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til.

    Manuell flyt: Trykk deretter på knappen "Velg handling". Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

    Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

  • Formål: Brukere av Basware PM skal kunne benytte handlekurvmaler for innkjøp i Basware PM.

    Ansvarlig: bruker

    1 Finne og bruke handlekurvsmaler

    For å finne tilbake lagrede handlekurvsmaler må man gå til hovedmenyen og Ny Anmodning. Maler er da et av alternativene for å lage en ny anmodning.

    Steg 1a
    Trykk på Maler i hovedmenyen og man kommer da inn på en oversikt over alle handlekurvsmaler man har tilgjengelig.

    Steg 1b
    Her kan man kjøpe via handlekurvsmal gjennom å benytte knappen Legg til, og da legger varene fra valgt mal seg i handlekurven og man kan videre utarbeide anmodningen på normal måte. Ønsker man å slette en personlig mal kan man også gjøre dette ved å trykke på knappen slett. Ønsker man kun å se på innholdet i mal, gjør man dette ved å trykke på malens navn.

    Her kan det også ligge felles maler for organisasjonen/virksomheten. Disse er opprettet av Sentralt innkjøp og kan ikke endres/slettes av ”vanlige” brukere, men kun gjøre kjøp via.

    2 Opprette anmodning

    Etter å ha gjennomført Steg 1b er du nå kommet i handlekurvmodus, og du kan velge å legge til flere varer i tillegg til hva som har blitt plukket inn basert på den malen som er valgt. Man kan også oppdatere antall om nødvendig. For å starte på selve anmodningen klikker man Lag anmodning.

    Steg 2a
    Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har 2 felter som kreves utfylt. Disse er merket med *.
    Feltet som benevnes ”Beskrivelse av produkt/tjeneste”, betyr navn på anmodning. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter anmodningen på et senere tidspunkt.

    Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må settes, og dersom man som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil man også kunne velge eller velge og editere andre tilgjengelige adresser.

    Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

    På anmodningens opprettelsestidspunkt kan man som eier av anmodningen også definere mottaker (Les: gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men kan som sagt overstyres. Man får da opp en valgliste. Her vil alle med rettigheter til å gjøre varemottak for den organisasjonsenhet du gjør innkjøp for være tilgjengelige.

    Når alle definisjoner er gjort i dette skjermbildet, klikk på knappen Lagre.

    Steg 2b

    Når man så er ferdig med å påføre hoderelaterte data, vil man videre få opp de produkter man har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling:

    Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn. Mengde og mengdeenhet må utfylles og disse er merket med *

    Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Konto må utfylles og er merket med *

    Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: ” Bruk på alle bestillingslinjer”. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering,

    Kostnadsfordeling: I Basware PM har man mulighet til å splitte kostnadene %-vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling.

    Steg 2c
    Når man så er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man på Neste. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør.

    Steg 2d
    Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

    Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til.

    Manuell flyt: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

    Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

  • Formål: Brukere skal være i stand til å opprette anmodninger basert på fritekst i Basware PM. Rutinen beskriver også blomsterbestillinger.

    Alternativ rutine: For rekvisisjoner, se rutine 2.7 Rekvisisjon

    Et innkjøp kan gjøres ved bruk av flere ulike avropsmetoder. I denne rutinen vil kjøp via fritekst behandles.

    Fritekst anmodning benyttes i de tilfeller hvor vi ikke mottar interne katalogprodukter fra leverandør eller ikke benytter ekstern katalog (punch-out) mot leverandøren.

    1 Opprett en fritekst anmodning

    For å starte en fritekst anmodning klikker vi på Ny anmodning og deretter Fritekstbestilling i Basware PM. (Dersom virksomheten benytter rekvisisjonsløsning og/eller blomsterbestillinger velges Standard bestilling).

    alt

    Steg 1a
    Vi kommer da inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har obligatoriske felter som må fylles ut. Disse er merket med *.

    • Feltet som benevnes ”Beskrivelse”, er navnet på anmodning. Beskrivelsen gjør det enklere å finne igjen anmodningen på et senere tidspunkt. Navnet vises i emne-feltet i e-post til godkjenner.
    • Leverandør må velges (dersom anmodningen gjelder blomster, er det viktig at leverandøren er knyttet til kategorien “blomster”, dette gjøres administrativt)
    • Valutakode settes som standard til NOK.
    • Leveringsadresse må angis. Dersom vi som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil vi også kunne velge, eller velge og redigere, tilgjengelige adresser.
    alt

    Tilgjengelige adresser får vi tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adressefeltet. Vi får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

    alt

    På anmodningens opprettelsestidspunkt kan vi som eier av anmodningen også angi elektronisk varemottaker (se rutine 4.1 Utføre varemottak). Som standard settes den som oppretter anmodningen, men dette kan overstyres. Ved å trykke på ikonet ved siden av feltet for angivelse av elektronisk varemottaker, får vi opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre elektronisk varemottak for den organisasjonsenhet vi gjør innkjøp for, være tilgjengelige.

    alt

    Når alle obligatoriske felt i skjermbildet er fylt ut, klikker vi eventuelt på knappen "Lagre" og velger "Neste" for å fullføre opprettingen av anmodningen.

    Steg 1b
    I neste bilde registrerer vi manuelt de produktene vi ønsker å bestille. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner: Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling:

    Produktinformasjon: Her registreres data om produktet. Navn på produkt, antall, mengdeenhet og nettopris må som minimum fylles ut. Påkrevde felt er merket med *.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Spesielt for blomsterbestillinger: Noen tilleggsfelt må fylles ut. Disse skal inneholde informasjon som skal videre til leverandøren. Hvilke felt som er påkrevd bestemmes av den enkelte virksomhet, men “Leveres til adresse” er alltid påkrevd. Nedenfor vises et eksempel.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som virksomheten har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier vi også har i Basware IP og konteringsregler i UBW. Felt som må fylles ut er merket med *.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det, ved valg fra liste, som standard huket av for ” Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

    alt

    Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

    Kostnadsfordeling: I Basware PM har vi mulighet til å splitte kostnadene på de ulike feltene på konteringslinja. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling, som vist i skjermbildene nedenfor.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Huk av for «Bruk kostnadsfordeling» og velg "Legg til ny linje".

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 1c
    Når vi er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker vi på "Neste".

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Vi kan nå legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen. Vedlegg kan enten være internt eller vi kan velge å sende med dette til leverandør.

    alt

    Steg 1d
    Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

    Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter til å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen ser vi hvem anmodningen sendes til.

    Manuell sirkulasjon: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

    Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

  • Formål: Innkjøper skal kunne gjennomføre en forespørsel gjennom innkjøpsverktøy i Basware PM Klient.

    Det som beskrives i rutinen er en måte å sende elektroniske forespørsler til en eller flere leverandører. Det er mulig med vedlegg, og kommentarer kan legges inn og vil loggføres i historikken.

    Forespørselen kan enten inneholde konkrete varelinjer eller kun inneholde en kravspesifikasjon som vedlegg.

    Invitasjon til deltakelse sendes ut til valgte leverandører per e-post.

    Besvarelser kan lastes opp som vedlegg for dokumentasjon.

    Ved valg av leverandør kan en ordre genereres.

    Det gjøres oppmerksom på at dette innkjøpsverktøyet kun er egnet for enkle forespørsler. Funksjonaliteten tilfredsstiller ikke lovens krav når det gjelder gjennomføring av minikonkurranser på parallelle rammeavtaler, da slike tilbud ikke skal mottas pr e-post.

    1 Sende forespørsel

    Innkjøpsverktøy -> Ny anmodning -> Fanen Ordrehode

    Steg 1a
    Velg deg en av de aktuelle leverandørene for forespørselen, og fyll ut ordrehodet med påkrevde felt merket med * og eventuelt andre aktuelle felt.

    Steg 1b

    • I fanen Bestillingsrader, klikk legg til ny bestillingsrad.
    • Fyll ut navn på produkt, antall, nettopris, mva og påkrevde konteringer.

    Steg 1c
    I fanen Tilbud

    • legg til leverandøren som du satte på ordrehodet, samt de øvrige leverandørene som du ønsker å innhente tilbud fra
    • legg til eventuelle vedlegg, f.eks et konkurransegrunnlag
    • kryss av for om vedlegg skal sendes alle leverandører som skal delta i forespørselen
    • klikk “bla gjennom…” for å browse frem til der aktuelle vedlegg/dokumenter ligger, og klikk knappen Legg til
    • når alle vedlegg er lagt til, lukk dialogboksen

    Steg 1d

    • klikk Send tilbudsforespørsel
      • E-postadressen som foreslås er den som leverandøren har i Agresso og PM Admin, den kan redigeres dersom forespørselen skal gå til en annen e-postadresse.
    • skriv en tekst som blir den teksten som kommer i e-posten til leverandøren
    • klikk “send”, og status endres til “Bedt om tilbud”
    • gjenta stegene for de andre leverandørene

    Steg 1e
    Når en har mottatt og evaluert tilbud og valgt leverandør, klikk Velg på aktuell leverandør og svar evt OK på meldingen om du vil kopiere over vedleggene fra forespørselen.

    Status endres til Leverandør valgt.

    Steg 1f
    Gå til fanen Ordrehode, valgt leverandør er ferdig utfylt. Anmodningen har status utkast/returnert.

    Om det er knyttet en kontrakt til leverandøren i PM Admin, kan denne legges til.

    Klikk Lagre og send til godkjenning på vanlig måte.

  • Formål: Brukere skal være i stand til å lage anmodninger via innkjøpsplaner.

    Planbasert innkjøp vil si at man på forhånd har laget budsjetter som navngitte personer får lov å lage anmodninger mot.

    Anmodningene skal være for den typen varer/tjenester som er angitt på planen i Basware PM og normalt vil retningslinjene også være at planer kun skal benyttes til innkjøp som naturlig ligger til anmoder sin stilling.

    Eksempel på dette kan være Markedsavdelingen hvor produktsjefen oppretter en plan/Markedsbudsjett i Basware PM, Markedssjefen godkjenner planen og dedikerte ansatte i avdelingen kan da handle basert på oppsettet av planen (innenfor godkjente rammer/budsjett). Planen kan begrenses på budsjett/beløp, leverandører, varegrupper og gyldighetsperiode.

    Planene godkjennes av ordinær godkjenner (BDM) og hensikten er at man skal slippe godkjenning av hver enkelt anmodning/avrop mot budsjett, men isteden godkjenner et budsjett for en gitt periode. All historikk mht. finansiell godkjennelse blir kopiert til alle anmodninger/avrop mot plan og også til faktura ved match.

    1 Starte innkjøp mot plan

    Starte innkjøp mot en plan som er opprettet jfr rutine 1.3 Opprette planbaserte innkjøp.

    Steg 1a
    For å starte og gjøre innkjøp mot en plan (forhåndsgodkjent budsjett) går man under Plan  Godkjente Planer i PM Klient.

    Steg 1b
    Når du har funnet frem til den planen som skal benyttes klikker du på knappen “Gjør innkjøp”.

    Steg 1c
    Som standard kommer du inn på Katalogprodukter. Herfra kan du evt velge Fritekstbestilling hvis det er en slik bestilling som skal utføres. Merk infoboks på venstre side som forteller at det er plankjøp som gjøres. Hvis du senere skal lage en ordinær anmodning (utenom plan) er det viktig at du klikker “Stopp bruk av planen”. Hvis ikke dette gjøres kan også neste kjøp bli belastet planen.

    Steg 1d
    Når man er ferdig med å handle mot plan, gå til handlekurv og derfra opprett anmodning.

    2 Opprette anmodning

    Steg 2a
    Trykk på Handlekurven nede i venstre hjørne. Starte ny anmodning fra handlekurven i Steg 1d ved å trykke knappen Lag anmodning.

    Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Fyll ut en beskrivelse og trykk Neste.

    Steg 2b
    Neste bilder viser produkter man har plukket fra en intern katalog. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner: Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling.

    Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn (hvis kjøpet gjelder et katalogprodukt)

    Konteringsinformasjon: Hentes fra planen.

    Kostnadsfordeling: Fanen er aktiv, men skal ikke benyttes ved plankjøp.

    Steg 2c
    Når man er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man Neste. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør.

    Steg 2d
    Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på, Automatisk sirkulasjon og Manuell sirkulasjon.

    Plankjøp er forhåndsgodkjente bestillinger. Automatisk sirkulasjon skal derfor ikke benyttes. Man skal benytte Manuell sirkulasjon. Deretter knappen Velg handling.

    Neste skjermbilde: På Fanen “Godkjenn og send til”, huk av for Automatisk bestilling

    Merk at planen fortsatt er aktiv. Hvis du senere skal lage en ordinær anmodning (utenom plan) er det viktig at du klikker “Stopp bruk av planen”. Hvis ikke dette gjøres kan også neste kjøp bli belastet planen.

  • Formål: Brukerne skal være i stand til å kopiere tidligere anmodninger.

    1 Søk etter anmodninger som er laget før

    Steg 1a
    For å gjøre søk i personlig arkiv må man velge ”Mine anmodninger” på hovedmeny.

    Steg 1b
    For å gjøre et søk kan man benytte en kombinasjon av ulike søkekriterier for å få ønsket resultat.

    Det kan foretas søk på følgende kriterier:

    • Status
    • Dato sekvens knyttet opp mot Status/handling
    • Beskrivelse/Bestillingsnummer
    • Leverandør

    Når ønsket kombinasjon av overnevnte søkekriterier er satt, trykker man på knappen øverst til høyre i skjermbildet. Da vil man få opp resultatet basert på søkekriteriene som vist i skjermbildet nedenfor.

    Steg 1c:
    For å se detaljer på anmodninger må man trykke på knappen Åpne for ønsket anmodning. Dette vil da føre deg som bruker inn på detaljer om valgt anmodning.

    2 Kopiere til ny anmodning

    Ved å kopiere til ny arver du alle data fra den anmodningen som benyttes som grunnlag for kopiering. Beskrivelsen inneholder “Kopi av” + tekst fra den opprinnelige anmodningen. Alle felt som er arvet fra den opprinnelige anmodningen kan redigeres om det er behov for dette.

    Kopiering til ny anmodning kan gjennomføres fra alle tidligere anmodninger/ordre som man har tilgang til unntatt mot ekstern katalog/punchout.

    • For å kopiere til ny anmodning må du åpne anmodningen og klikke Kopier til ny.
    • Dersom anmodningen som kopieres var fritekst, har kopien overskriften Fritekstbestilling.
    • Dersom anmodningen som kopieres var fra intern katalog, har kopien overskriften Oppretting av anmodning.

    Videre prosess er som for andre anmodninger.

  • Formål: Brukere skal være i stand til å opprette rekvisisjon i Basware PM.

    Innkjøp kan gjennomføres på flere forskjellige måter. I denne rutinen vil kjøp via rekvisisjon behandles.

    Rekvisisjoner benyttes i de tilfeller hvor man ønsker å kjøpe varen direkte hos leverandøren. Det går ikke ut bestilling til leverandøren via systemet. Rekvisisjonen skrives ut etter godkjenning og tas med til den leverandøren der kjøpet gjennomføres. Leverandøren skal på vanlig måte sende faktura og henvise til rekvisisjonsnummer/bestillingsnummer.

    Etter at kjøpet er gjennomført, hvis beløpet avviker fra toleransegrensen, skal beløpet på rekvisisjonen (i systemet) endres til det faktiske beløpet som det ble handlet for. Dette for å kunne oppnå 100 % match når faktura mottas. Det er kun mulig å redusere beløpet.

    Etter at beløp eventuelt er redusert skal varemottak deretter utføres på vanlig måte.

    Det er også mulig å endre leverandør i de tilfeller kjøpet ble gjennomført hos en annen leverandør enn det en trodde på forhånd.
    Endringer må utføres av bruker med rolle som har tilgang til innkjøpsverktøy.

    1 Opprette rekvisisjon

    For å opprette en rekvisisjon klikker man på Ny anmodning og deretter Fritekstbestilling. Velg rekvisisjon.

    Steg 1a
    Man vil da komme inn på hodedataene på rekvisisjonen med overskriften Fritekstbestilling. Hodedataene har felter som kreves utfylt. Disse er merket med *.

    • Feltet som kalles ”Beskrivelse”, betyr navn på rekvisisjonen. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter rekvisisjonen på et senere tidspunkt.
    • Leverandør er påkrevd. Hvis nødvendig kan denne endres etter at kjøpet er foretatt.
    • Systemet setter valutakode NOK som standard.
    • Leveringsadresse må settes da systemet krever at noe er registrert her. Det kan med fordel opprettes en leveringsadresse som kalles Rekvisisjon.
    • Feltet Ønsket leveringsdato må fylles ut

    Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

    På rekvisisjonens opprettelsestidspunkt kan man som eier av rekvisisjonen også velge mottaker (Les: hvem som skal gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men dette kan overstyres. Man får tilgang til oversikten over alle med rettigheter til å gjøre varemottak ved å trykke på ikonet ved siden av feltet ”Angi elektronisk varemottaker”. Man får da opp en valgliste.

    Når alle definisjoner er gjort i skjermbildet Fritekstbestilling, klikk på knappen Neste.

    Steg 1b til og med 1d er de samme som for vanlig fritekstbestilling (konteringer og videresending til godkjenner)

    Steg 1b
    I neste skjermbilde registreres produktinformasjon og konteringsdata. Skjermbildet består av 3 arkfaner: Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling.

    Produktinformasjon: Registrer navn på produktet som skal kjøpes, nettopris og mva % sats. disse er merket med * Klikk Oppdater linje og bruttobeløpet vises i høyre hjørne. Dette utgjør maksimumsbeløpet på rekvisisjonen.

    Ved behov kan man klikke Legg til ny bestillingslinje, for å få opp en eller flere ekstra linjer dersom det er ulike artikler som skal rekvireres og om disse skal fordeles på flere konti eller kostnadssted.

    Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Felt merket med * er påkrevde og må fylles ut.

    Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: ”Bruk på alle bestillingslinjer”. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering,

    Kostnadsfordeling: Det er mulig å splitte kostnadene %-vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling. Kostnadsfordeling gjøres pr varelinje. Velg den varelinjen som skal kostnadsfordeles. Trykk på Legg til ny linje og angi kostnadsfordeling pr linje. Trykk på Oppdater. Summen av kostnadsfordelingen/proporsjonen må være 100%.

    Steg 1c
    Når alle linjene på rekvisisjonen er ferdig behandlet klikker man på Neste. Her vil man kunne legge inn kommentar til godkjenner, evt hvis behov knytte vedlegg til rekvisisjonen. Kommentar blir ikke tatt med som tekst på rekvisisjonen.

    Steg 1d
    Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en rekvisisjon på.

    Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne rekvisisjonen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem rekvisisjonen sendes til.

    Manuell sirkulasjon: Trykk på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter rekvisisjonen på.

    Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent rekvisisjonen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

    Steg 1e
    Først når rekvisisjonen er godkjent får den overskriften REKVISISJON med tilhørende tekst. Når rekvisisjonen er godkjent mottar anmoder e-post vedlagt den godkjente rekvisisjonen. Denne kan den skrives ut og tas med til den leverandøren en skal handle hos.

3 Godkjenne anmodning og ordreutsendelse

  • Formål: Rutinen beskriver hvordan anmodninger skal godkjennes i PM Klient.

    1 Godkjenne anmodning

    Når en anmodning er sendt deg for godkjenning mottar du melding om dette på e-post. Du kan eventuelt også se etter anmodninger som skal godkjennes i velkomstbildet til PM Klient. Ved godkjenning kan du utføre de nødvendige handlingene for anmodningen og sende den videre i sirkulasjonen.

    Steg 1a
    Trykk på oppgaveboksen og skjermbildet for godkjenning vil komme frem.

    Steg 1b1
    Velg hvilken bestilling som du skal godkjenne ved å sette kryss i ruten, og trykk på knappen Godkjenn valgte.

    Steg 1b2
    Det kan være en eller flere bestillingslinjer som du ikke har tilgang til å godkjenne. Hvis du ikke har autorisasjon for hele bestillingen, så må man godkjenne kun de varelinjer man har fullmakt til å godkjenne. For å godkjenne på varelinjenivå krysser man av Handlinger for bestillingslinjenivå. Da vil man få opp mulighet for å godkjenne enkelte varelinjer som skjermbildet.

    Kryss av de varelinjene/konteringslinjene du ønsker å godkjenne gjennom å krysse av for godkjenn på hver enkelt linje, og trykk på knappen Bekreft.

    Systemet melder øverst til venstre i skjermbildet at flere godkjenninger er nødvendig.

    Er det en eller flere varelinjer som skal slettes krysses det av for forkast, og trykk deretter på knappen Bekreft.

    I Steg 1a har man også mulighet til å benytte følgende knapper/funksjoner som godkjenner:

    • Forkast valgte, benyttes for å forkaste/stoppe hele anmodningen og sende den tilbake til eieren.
    • Returner til eier, benyttes for å returnere anmodningen til eieren. Merk! Alle godkjennings-, kontroll og forkastingsmarkeringer blir fjernet fra anmodningen.
    • Videresend valgte, benyttes for å videresende anmodningen uten å behandle den.

    Steg 1c
    Neste bilde gir deg mulighet til å sende anmodning videre til eventuelt neste godkjenner eller sende anmodning til leverandør (hvis hele anmodningen er godkjent samt at leverandør er satt opp til automatisk utsendelse.)

    Når alle linjer er godkjent og er det bare å trykke på knappen Bekreft og fortsett. Bestillingen vil da bli sendt til leverandøren.

    Hvis anmodningen ikke er fullstendig godkjent, får man følgende tre valg:

    1. Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne resterende bestillingslinjer på anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til.

    2. Manuell flyt: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

    Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

    Velg så godkjenner(e) og legg de til listen for definerte mottakere gjennom å benytte pil-knappene. Velger man flere godkjennere, kan man krysse av for at bare en av dem trenger å behandle anmodningen. Man kan også her legge til en intern kommentar for å informere neste behandler. Avslutt med å trykke knappen Bekreft og knappen Bekreft og fortsett.

    3. Hvis det på anmodningen står Autoflow, kan denne settes til manuell ved å trykke på knappen ”Tilbakestill”, for så å velge mottaker manuelt.

  • Formål: Brukerne skal få oversikt over hvordan utsendelse av ordre og mottak av ordrebekreftelse fungerer.

    Merknad: Se også rutine 10.3.1 Aktivering av leverandører i PM

    I Basware PM kan man konfigurere ulik metode og formater for utsendelse av ordre per leverandør.

    DFØs løsning er integrert med e-handelsplattformen. Dette vil derfor styre metoden for utsendelse, slik som beskrevet i rutine 10.3.1 Aktivering av leverandører i PM.

    1 Ordreutsendelse (ansvar: DFØ)

    Hvordan ordre skal sendes og behandles, defineres i PM Admin.

    Steg 1a
    I Basware kan man sette opp følgende metoder for utsendelse:

    Automatisk: Bestilling blir sendt automatisk fra Godkjenner til leverandør.

    Manuell: Etter at bestilling er godkjent blir den sendt til Innkjøper for bestilling. Innkjøper kan da vurdere samt kvalitetssjekke bestillingen før den sendes til leverandør.

    Type utsendelse settes opp av DFØ, i Basware, når ny leverandør skal benyttes i Basware PM. Kun rollene Admin_kunde, Innkjøper og Innkjøper_rekv har tilgang til dette skjermbildet i PM Admin.

    Steg 1b
    Det er også mulig å sette opp format på utsendelsen. For leverandører på e-handelsplattformen vil dette alltid være XML (XCBL). Følgende formater er mulig å sende bestilling på i Basware PM.

    Ingen elektronisk bestilling: Da må bestilling gjøres manuelt utenfor systemet.

    E-post: E-post bør da være til en felles adresse hos leverandør og ikke en personlig adresse. Bestillingen vil ikke gå via Markedsplassen og telle med i statistikk derfra.

    XML: Dette vil da være i format XCBL. Sendes ofte til en FTP-server og leverandøren importerer dette inn i sine system.

    Steg 1c: Utvidede regler for utsendelse og format

    På leverandør kan man definere regler som endrer metoder for utsendelse og format basert på den enkelte bestillings verdier. For eksempel hvis beløp er større enn 20 000 kroner og minst en varelinje er fra en definert produktgruppe, kan det kreves at bestilling gjøres manuelt/via innkjøper og på e-post. For bestillinger mot samme leverandør men som ikke er innenfor disse reglene vil bestillingen gå som definert default.

    Trykk på knappen ”Definer regelens vilkår …”

    Steg 1d: Definere språk på bestillingsskjema
    Språk på bestillingsskjema ut til leverandør kan defineres per leverandør men dette vil ikke ha noen betydning hvis bestilling går via e-handelsplattformen. For bestillinger som går via e-handelsplattformen benyttes bestillingsskjema definert på e-handelsplattformen, og ikke bestillingsskjema definert i Basware PM.

    2 Ordrebekreftelse (ansvar: virksomheten)

    Ordren sendes til leverandør via e-handelsplatformen. Noen minutter etter at ordre er sendt, returnerer e-handelsplattformen automatisk en ordrebekreftelse, som sier at ordren er teknisk mottatt og gjort tilgjengelig for leverandør (Order xxx accepted).

    Leverandøren avtaler med e-handelsplattformen hvordan ordren skal mottas.

    Leverandør kan se på bestilling i eget ordresystem (fullintegrert leverandør), motta ordre på mail (Mail Order Response), eller logge se på e-handelsplatformen (Supply Order Management).

    Etter at bestilling er sendt til leverandør er det ønskelig at leverandøren sender ordrebekreftelse om bestillingen kan leveres eller ikke. Leverandør kan velge om hele ordren er akseptert eller om hele ordren er avvist. Dersom hele ordren er akseptert vil dette vises med innslag i bestillingshistorikken med teksten “Electronic order confirmation made”.

    Dersom hele ordren er avvist vil anmoder bli varslet fra DFØ, da Basware PM ikke kan lese inn ordre med status “Rejected”.

    En ordrebekreftelse med endringer er ikke tillatt. Dersom leverandør ikke kan levere hele ordren, må leverandør ta kontakt med bestiller og gjøre egen avtale delleveranse, ny bestilling eller annet.

    E-post direkte til eier/anmoder (utenfor Basware PM)
    Leverandørene kan også sende ordrebekreftelse til eier/anmoder via e-post. Dette vil da være utenfor Basware PM, og må evt. avtales særskilt mellom kunde og leverandør.

4 Varemottak

  • Formål: Brukere skal være i stand til å behandle ordre i varemottaksbildet, samt kunne se hvilken faktura som er matchet mot en spesifikk ordre i ettertid.

    Ansvar: virksomheten

    1 Utføre varemottak/annullere bestilling

    Varemottak gjøres i PM Klient. Bestillinger som er klare til varemottak finner du under Mine oppgaver og Varemottak. Her kan man søke opp de bestillinger man har vært involvert i enten som eier eller som varemottaker.

    Det er også mulig å klikke direkte på boksen Varemottak.

    Steg 1a
    Klikk på Åpne for å gjøre varemottak på ønsket innkjøp.

    I behandlingen av varemottak er det flere elementer du som bruker må ta stilling til, og følgende er mulig å utføre i skjermbildet:

    1. Gjøre fullt eller delvis varemottak (steg 1b)
    2. Annullere bestillingen (Kan kun gjøres når man ikke har gjort mottak) (steg 1b)
    3. Annullere/Avbryte et delvis mottak (steg 1c)
    4. Lukke bestilling. Dette benyttes når man ikke får levert alle varer på bestillingen. (steg 1c)

    Steg 1b

    For å starte behandlingen av selve varemottaket forholder brukeren seg til 3 menypunkter, hhv. Motta. Motta alle, Annuller bestilling.

    • Motta (krever at du skriver inn mengden som skal mottas, evt markerer antall pr linje)
    • Motta alle (sørger for et direkte komplett varemottak av bestillingen)
    • Annuller bestillingen (lukker bestillingen uten varemottak, og gjør den utilgjengelig for OrderMatch).

    Selve annulleringen krever at bruker skriver inn kommentar.

    Så lenge ordre/bestillinger går via e-handelsplattformen vil valget for varsling til leverandør være inaktivt.

    Steg 1c
    For å gjøre delvis varemottak, klikk knappen Motta for å kunne skrive inn pr linje antall mottatte varer. Registrer leveringsdato dersom denne ikke samsvarer med foreslått dato og klikk OK.

    For å jobbe med allerede delvis utførte varemottak, klikk på rediger-knappen. Du kan da redigere varemottaket i etterkant. Ved å åpne mottaksbildet vil man, kunne lukke bestillingen, legge inn nye mottak eller evt. annullere det som allerede er mottatt.

    Når det ikke vil bli mottatt flere varer på bestillingen skal den lukkes med Lukk bestilling. Systemet reduserer bestillingens bruttobeløp og automatisk match er mulig.

    Endringen fremgår av fanen Bestillingshistorikk.

    2 Endre data/legge til interne kommentarer før mottak av varen

    Endre data på ordren etter at den er oversendt leverandør, evt. legge til interne kommentarer.

    NB! Endringen går ikke til leverandør. Endrer kun på informasjon som har intern verdi.

    Steg 2a
    For å gjøre endringer på selve ordren etter at den er sendt må man gå til varemottaksbildet i løsningen. Dette finner du under Mine oppgaver og Varemottak. Her kan man søke opp de order man har vært involvert i enten som eier eller som varemottaker. Det er også mulig å klikke direkte på boksen Varemottak.

    Klikk deretter på Åpne for å gjøre endringer på ønsket innkjøp.

    Rollen innkjøper har rettigheter til å kunne gjøre varemottak for alle de ordrer som er generert i virksomheten.

    Steg 2b
    For å få opp skjermbildet for endringer klikker man først på Åpne, og deretter på ikonet med en penn. Man vil da få et skjermbildet under linjen for selve varemottaket.

    Varemottaksskjermbildet åpner for redigering i følgende felter:

    • Produktgruppe
    • Produktnavn
    • Mengdeenhet
    • Påkrevd leveringsdato
    • Rabatt %
    • Konteringsdimensjoner (Dim 1-8 avhengig av hvilke som benyttes)
    • Kommentar til bestillingslinje

    Steg 2c
    For å legge inn en intern kommentar går man på arkfanen for ”kommentarer” under varemottaksbildet i PM. Her har man mulighet for å skrive inn en kommentar, og klikke knappen Legg til.

    Følgende data vil da bli lagret under kommentarer:

    • Tidspunkt
    • Kommentar
    • Bruker som har registrert kommentaren

    3 Registrere klage/søk på klage i ettertid

    Klagefunksjonen benyttes av innkjøpere for å se på statistikk i forhold til hvor gode leveranser de ulike leverandørene har over tid. Dette fordrer at brukerne i organisasjonen registrerer de feil og mangler som evt. avdekkes. Dette gjør brukeren i varemottaksbildet ved å klikke på ikonet med et hode og et rødt utropstegn for registrering av klage på en varelinje.

    NB: Registrering av klage lagres kun som en intern kommentar, og det er ikke noe som sendes leverandør i tilknytning til dette.

    Steg 3a
    Når man klikker på ikonet med et hode og et rødt utropstegn, vil dialogboksen som vist nedenfor komme til syne. Her vil man kunne skrive utfyllende hva som var mangelfullt ift. leveransen.

    Når man har lagt inn en klage vil dette komme som et ikon på den bestillingslinjen det er registrert for.

    Steg 3b
    Etter at klage er registrert vil denne være tilgjengelig for innkjøpere gjennom Innkjøpsverktøy i menyen til venstre i PM Klient.
    Søkekriteriet ”Klager” vil muliggjøre et søk som gir alle ordre med en registrert klage knyttet til seg.

    Fra søkeresultatet kan man drille seg ned på ordredetaljene på linjenivå og se hva klagen som er registrert innebar. For å få et effektivt søk her, bør man for eksempel kombinere klagesøket med leverandør.

    4 Faktura drilldown fra ordre (PM klient)

    Fra PM Klient har brukere, etter at bestilling har fått status fakturert, muligheter til å se selve fakturadetaljene knyttet til den/de fakturaer som er matchet mot den gitte bestillingen.

    Steg 4a
    For å drille seg ned til selve fakturaen må man først åpne en liste over tilgjengelige fakturaer som har en knytning mot den gitte ordren. Dette gjøres ved å klikke på ikonet [...] (De tre prikkene ved siden av statusen).

    Man får da tilgjengelig alle fakturaer for den gitte ordren i en liste.

    Steg 4b
    Ved å klikke på dato for knytning/match vil bruker bli rutet til Basware Imageviewer, som er den samme tjenesten som brukerne også vil ha tilgang til via link i UBW (Agresso). Imagevieweren strukturerer opp bilde og data, slik at man kan lese alle detaljer knyttet til fakturaen.

5 Innkjøpsverktøy

  • Formål: Rutinen skal gi brukerne en oversikt over de muligheter som ligger i Basware PM innkjøpsverktøy samt bruk av disse.

    Alternativ rutine: For rekvisisjoner, se steg 2 rutine 2.7 Rekvisisjon. For forespørsler, se rutine 2.4.2 Sende forespørsel via Innkjøpsverktøy.

    I Basware PM er det et eget menypunkt/utvidet funksjonalitet for mer profesjonelle innkjøpere som kalles innkjøpsverktøy. Dette verktøyet gir utvidede rettigheter til å påvirke og styre prosessen/flyten og datagrunnlaget for de bestillinger eller rekvisisjoner som lages. Typiske brukere av innkjøpsverktøy er kategoriansvarlige, profesjonelle bestillere og ansatte i innkjøpsavdelingen med arbeidsoppgaver og ansvar knyttet til bestillingsprosessen.

    Tilgang til Innkjøpsverktøy gis via rollene Innkjøper eller Innkjøper_Rekv

    1 Overordnet bruk av Innkjøpsverktøy

    For å starte Innkjøpsverktøy i PM klient klikker man på hovedmenyen og valget ”Innkjøpsverktøy”. Under denne menyen har man underliggende funksjoner. Disse underliggende funksjonene er:

    Søk
    Innkjøper kan her søke opp bestillinger basert på søkekriterier.

    Tips: Under hovedmenyen kan man benytte hurtigsøk på Bestillingsnummer.

    Innkjøpspool
    Denne er delt opp i ”felles” og ”personlig” der man som innkjøper kan se alle anmodninger sendt til seg som navngitt innkjøper (personlig) eller til rollen innkjøp (felles for alle med rollen). Disse anmodningene må bli vurdert og behandlet av innkjøperne.

    Det er mulig å filtrere søkeresultatet på ulike valg (for eksempel utkast/returnert, i sirkulasjon, bestilt osv).

    Bestillingsgrupper
    Dette kan benyttes for å sortere anmodningene/bestillingene i grupper for å få en bedre oversikt.

    Ny anmodning
    Benyttes for å opprette ny anmodning via innkjøpsverktøy.

    For mer detaljert funksjonell gjennomgang av innkjøpsverktøy benytt hjelpfunksjonen i PM klient, se eget punkt på hovedmenyen.

6 Matching ordre og faktura

  • Formål: Brukere med tilgang til Matching Client skal være i stand til å definere regler for ordrematch, samt at alle brukere skal forstå matcheprosessen.

    1 Opprette matchekriterier (ansvar: DFØ)

    Opprette matchekriterier som skal ligge til grunn for automatisk match mellom ordre og faktura.

    Steg 1a
    Når man oppretter en regel er det viktig at denne blir entydig. Med det menes at det ikke finnes tilsvarende regler i løsningen fra før. Dersom det er tilfellet vil automatisk match feile med resultatet ”Det finnes flere gyldige kategorier å benytte” i fakturahistorikken.

    Steg 1b
    Å lage ny matcheregel gjør man ved å starte Basware Matching. I menyen finner du knappen OM-administrasjon som er plassert på venstre side. For å lage en ny regel klikker man på [Ny] og dialogen nedenfor åpnes.

    Denne modellen støtter valg av to ulike kategorier. Grunnleggende passer best fordi DFØ ikke skanner varelinjer.

    Kumulativ gjør det mulig for DFØ sine kunder å få flere fakturaer med referanse til samme ordre og skal slik løsningen er pr 2011 ikke brukes. Forskjellen på de to kategoriene ifm. oppretting, er at den grunnleggende kategorien har mulighet for å velge mellom linje og hode.

    Etter å ha valgt type matching = Grunnleggende klikk på [Ok]

    Steg 1c
    Oppretting av en ny matchekategori består av 4 arkfaner: Generelt, Filtre, Tilknytninger og Regler.

    Steg 1d Generelt

    Navn: Navnet på matcheregelen

    Beskrivelse: Beskrivelse av regelen

    Nye matcheforsøk: Default her vil være det som er parametersatt. Det antall som settes her vil ha en påvirkning i forhold til hvor mange dager en faktura vil bli liggende for rematch i forkontrollen før det settes en endelig feilstatus og faktura distribueres ut til mottaker for manuell behandling.

    Type matching: I DFØ sitt oppsett pr 2011 er det matching på hodenivå.

    Kopier postering: Her velger man om kontering skal kopieres ned på fakturaen ved match. Man har her tre muligheter, hhv. Aldri, Fra alle tilknyttede linjer eller Bare fra matchede linjer. Man setter også her opp om manuelt påført kontering skal overskrives.

    Send faktura på sirkulasjon til info: Dersom match er vellykket kan man her velge å sende fakturaen på informativ sirkulasjon til mottaker, eller legge faktura direkte i valgt mottakers personlige arkiv.

    Send faktura på sirkulasjon til godkjenning ved mislykket match: Dersom automatisk match av en eller annen grunn feiler setter man her opp hvordan fakturasirkulasjonen da skal fungere. Her har man mulighet til å velge mellom eier (Den som har opprettet rekvisisjonen), godkjenner (Den som har godkjent rekvisisjonen, kjøper (Innkjøperleddet, kommer inn i flyten etter godkjenning ved manuell bestillingsmetode satt opp på leverandør).

    Hvis varemottak mangler, send varsel: Man har her muligheten for å sette opp en e-post varsling til varemottaker eller en valgt bruker. Gjelder situasjon der faktura ligger i forkontroll men ordre er ikke varemottatt (attestert).

    Steg 1e Filtre
    Etter å ha satt generelle regelkrav kan man opprette et filter. Følgende filter kan settes opp i Basware Matching:

    Organisasjonsfiltre: Her velger man for hvilket selskap og leverandør matchekriteriene skal gjelde.

    Hodedatafelt: Angir hodedatafeltene og verdiene som må finnes på fakturaene som tilhører fakturakategorien. Du kan bare legge til ett filter for hvert fakturafelt.

    Fakturabeløpsfilter: Brukes dersom du ønsker en gitt toleransegrense knyttet til fakturaer fra 0 – 10000 NOK, mens du ønsker en høyere toleranse knyttet til fakturaer fra 10 000 – 100 000 NOK.

    Steg 1f Tilknytninger
    Tilknytninger i forbindelse med matching tilsier hvilke verdier som skal sjekkes for at et matcheforsøk skal utføres.

    Hvis man setter Selskapsnummer, Bestillingsnummer og Leverandørnummer som en tilknytning, fordrer dette at ordren og fakturaen har samme verdi i de feltene for at match skal gå videre i prosessen.

    Steg 1g Regler
    Ved oppsett av valideringsregler kan man sette ulike valideringer på felter, samt hvilke felter som evt. er obligatoriske fra Basware PM for at det skal gjennomføres match. I tillegg har man også mulighet til å velge om man skal hensyna varemottak. Det anbefales at det er krav om varemottak, da dette anses som attesteringen i situasjoner der match er vellykket.

    Til slutt setter man opp selve toleranseverdiene knyttet til regelen man har opprettet. I den forbindelse kan man ha toleranser knyttet til absoluttverdier eller prosentsatser, eller en kombinasjon av disse. Ved å kombinere to toleransegrenser vil det alltid være den strengeste regelen som er gjeldende.

    2 Matcheprosessen (en oversikt)

    Nedenfor følger en beskrivelse av de ulike stegene i prosessen samt behandlingsregler og kontroller som skal utføres.

    1. Fakturaer skannes inn eller leses inn elektronisk som e-faktura/pdf.
    2. Standard preprosessering vil bli kjørt, og dersom det finnes referanse til et bestillingsnummer på format ÅR+SELSKAPSKODE+LØPENR, eks; 11AA00001, settes dette inn i feltet ”Bestillingsnummer”. Fakturatype settes til OF, og fakturaen behandles videre i Basware OM (matchemodulen). Hvis bestillingsnummeret er feil stoppes fakturaen i forkontrollen. Regnskapsbruker må rette bestillingsnummer og sende fakturaen til Automatisk utsendelse.
    3. Dersom det ikke finnes bestillingsnummer fra skanningen vil fakturatype bli satt til KF. Fakturaene forsøkes distribuert basert på referanse dersom dette finnes på fakturaen.
    4. Mangler referanse eller at det ikke finnes brukere med registrert referanse vil fakturaene bli liggende i listen over ubehandlede fakturaer i Basware IP Master, og fakturaen må sendes på manuell flyt av Regnskap.
    5. Finnes det bestillingsnummer vil Basware OM hente konteringsinformasjon og logginformasjon fra Basware PM, som overføres fakturaloggen dersom det matcher.
    6. Ved beløpsavvik skal kommentar i Basware IP logg settes til: ”Fakturabeløp avviker fra bestillingsbeløp”. Hvis det er avvik mellom faktura og bestilling som er utenfor definerte toleransegrenser, sendes fakturaen til avviksbehandling og må da matches manuelt.
    7. Fakturaer av type OF blir liggende under Automatisk Behandling i Forkontrollen i påvente av komplett varemottak i de antall dager som er satt i MATCHINGTIMEDAYS parameteret i matcheregelen. Deretter går fakturaen ut på sirkulasjon og må behandles manuelt.
    8. Fakturaer av type OF som i beløp avviker fra bestillingen større eller mindre enn det parametersatte beløpet i matcheregelen går umiddelbart ut på sirkulasjon med logginnslag som beskriver beløpsdifferansen, eks: Invoice field INVOICE_SUM (285,58) +/-2,5% Order field ODA_SUM.
    9. Fakturaer som matches OK skal gå direkte til status  ’Klar til overføring’ i IP Master.
    10. Fakturaene kan kontrolleres og overføres deretter til Agresso.
  • Formål: Virksomhetens brukere skal være i stand til manuelt å hente konteringsinformasjon, samt oppdatere ordrestatus gjennom bruk av vindu for manuell match.

    1 Matche faktura manuelt i IP Klient

    Hovedregelen er at bestillingsnummeret kommer enten inn via skanning av faktura eller som et eget felt via innlesning av elektronisk faktura. I grunnlagsdataene på en gitt faktura finnes feltet bestillingsnummer. Det er referanse til bestillingsnummer som gir fakturatype OF og som er en forutsetning for at Basware sin automatiske matcheprosess i det hele tatt skal forsøke å matche en faktura automatisk. Det er denne referansen som brukes for match mellom faktura og ordre.

    Hvis en faktura mangler referanse til bestillingsnummer vil fakturatype bli satt til KF, kostnadsfaktura.

    Dersom regnskapsbruker/sluttbruker oppdager dette skal bestillingsnummer registreres og regnskapsbruker må gis beskjed om å endre fakturatype til OF. Deretter kan regnskapsbruker (med tilgang til IP Master) sende faktura til Automatisk behandling. Gitt at fakturaen er innenfor toleransereglene (og det er gjort varemottak) vil den matches mot bestillingen.

    Denne rutinen tar for seg hvordan det er mulig å matche en faktura mot en bestilling dersom det av ulike årsaker ikke lar seg gjøre å oppnå automatisk match.

    Steg 1a
    Feltet Bestillingsnummer er åpent for redigering i IP Klient.

    Det betyr at du som bruker kan registrere eller endre bestillingsnummer om det er feil skannet. Husk å lagre! Hvis man skal matche en faktura manuelt mot flere ordre, så er også dette mulig. I tilfelle må man separere bestillingsnumrene ved hjelp av ; (semikolon). Uansett – en må matche bestillingene manuelt slik som beskrevet i steg 1b.

    Steg 1b
    Ved å klikke på knappen matching nede ved posteringslinjen, vil en dialog/vindu med referanse til det/de ordrenummer som ligger i feltet åpne seg i et eget vindu. Det er i dette vinduet man vil håndtere knytningene mellom Basware IP og PM.

    Steg 1d
    Når man jobber med selve matchen, så kan dette gjøres på ulike måter. Enten velger man å matche hele ordren mot fakturaen uten å redigere beløp på den enkelte varelinje, eller så driller man seg ned på varelinjene ordren består av. Her vil man ha mulighet til å gjøre følgende valg før match.

    1. Klikk på pil-knappen og hele bestillingen matches (hovedregel).
    2. Klikk på pluss-tegnet for å matche enkelte varelinjer (unntak).

    Summen kan ikke overstige summen av bestillingen totalt sett.

    Når man så trykker ok i matchevinduet, vil konteringslinjene fra Basware PM (med det beløp man evt. har satt/justert som matchet beløp) bli lagt ned som konteringslinjer i Basware IP. Hvis man fortsatt opplever at det er differanse mellom kontering og faktura total i Basware IP Klient, må man kontere differansen manuelt, på riktig kostnadskonto, avhengig av type differanse(frakt, miljøgebyr, avrundinger etc.).

    Videre behandling er attestasjon/godkjenning som for kostnadsfaktura, se rutine 7.1.

    2 Matche faktura manuelt i IP Master

    Prosessen med manuell match i IP Master er identisk med prosessen beskrevet for IP Klient. Eneste forskjell er hvordan man starter vinduet/dialogen for manuell match. For IP Master skjer dette ved at bruker klikker på ikonet ved siden av feltet bestillingsnummer på grunnlagsdataene til fakturaen. Skjermbildet for match vil da komme opp på samme måte som beskrevet i prosessen i Steg 1.

7 Fakturagodkjenning

  • Formålet med aktiviteten er å sikre at faktura er korrekt og at utgiften konteres korrekt. Ved å benytte Basware IP Klient skal bruker kunne kontrollere og attestere faktura.

    Alle utgifter skal være kontrollert, kontert og attestert før den sendes til godkjenning hos bruker med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

    1 Attestere og kontrollere faktura

    Brukeren vil motta en melding på e-post om at brukeren har faktura til behandling. E-posten vil innholde en link til IP Klient.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 1a
    Velg fakturaen som du ønsker å attestere. Skjermbildet lister opp den/de fakturaer som du har til attestering.

    Steg 1b
    Kontroller at fakturainformasjon er i henhold til bestilling (riktig leverandør, beløp, forfallsdato og lignende).

    Attestasjonskontrollen omfatter kontroll av at

    • mottatt vare eller tjeneste er i samsvar med bestilling eller avtale
    • dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
    • faktura stemmer med informasjonen som er lest inn i fakturasystemet
    • beløp på faktura stemmer med beløpet som er lest inn i fakturasystemet
    • bankkontonummer på faktura stemmer med det bankkontonummer som er lest inn i fakturasystemet
    • KID på faktura stemmer med den KID som er lest inn i fakturasystemet
    • man har vurdert bruk av kostnadskonto, eller balansekonto 1299 for investeringer som senere skal aktiveres i Anleggsverdiregnskapet.

    Steg 1c
    Konter faktura. Registrer beløp, konto og andre dimensjoner. Husk også bokføringstekst. 

    Ved attestasjon av faktura er det viktig at de ulike dimensjonene blir korrekt utfylt. Du som konterer fakturaen må ha kjennskap til bruk av konto og hvilken finansieringskilde (kappost) som skal brukes.

    Konsekvensen ved feil bruk av for eksempel konto og kappost, er feil innrapportering på artskontonivå i Statsregnskapet. Riktig bruk gir riktig kostnadsbilde av driften.
    Korrekt bruk av merverdiavgiftskoder ved attestasjon er også viktig. Feil bruk av merverdiavgiftskoder fører til feil på merverdiavgiftskodene i regnskapet.

    Et godt hjelpemiddel for å sikre korrekt kontering er å lagre ofte brukte dimensjonsverdier som favoritter. Dette kan redusere feil bruk. Dobbeltklikk i feltene for å få opp aktuelle verdier og merke dem som favoritt.

    alt

    Foreta eventuelle endringer i kontering, eller splitt faktura ytterligere. Dobbeltklikk i feltene for søkehjelp, og dobbeltklikk i beløpsfeltet for å få fram beløp som gjenstår på fakturaen. Se punkt 4 for hvordan splitte faktura/legge til konteringslinjer.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 1d
    Trykk «Lagre». Konteringslinjer blir lagret. Må alltid gjøres før man trykker for attestering.

    Steg 1e
    Trykk knappen «Attester» når du er ferdig med kontering.

    2 Sende faktura

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 2a (alternativ 1)

    Velg * i venstre kolonne og Basware velger godkjenner automatisk. Forslaget til godkjenner er basert på kontering og virksomhetens fullmaktsstruktur. Du kan nå også sende med en kommentar til mottaker av faktura.

    Du kan sende med en kommentar til mottaker av faktura.

    alt

    Trykk deretter på «Videresend faktura».

    Steg 2b (alternativ 2)
    Velg + under «Neste mottaker» dersom du manuelt ønsker å velge hvem som skal godkjenne faktura.

    Under «Legg til kommentar» kan du sende med en kommentar til mottaker av faktura.

    alt

    Trykk så på ikonet «Bekreft og send» for å sende fakturaen til godkjenning.

    3 Håndtering av eventuelle feil og mangler

    Eventuelle feil og mangler ved fakturaen må håndteres.

    Feil/mangel

    Løsning

    Feil attestant

    Videresendes til rett attestant eller returner til regnskap

    Fakturaen gjelder flere attestanter eller godkjennere

    Fakturaen splittes på flere rader. Faktura må manuelt videresendes dersom den gjelder flere attestanter

    Feil beløp/bankkonto/KID

    Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap korrigerer og returnerer til Attestant

    Feil i krav

    Kontakt leverandør for avklaring

    Krav sendt til feil kunde

    Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap påfører makuleringskode «Tilhører annet selskap», og sender anmodning om annullering av faktura

    EHF faktura sendt til feil kunde

    Ta kontakt med leverandør og be om kreditnota på det feilsendte kravet. Ny faktura sendes til riktig kunde med riktig organisasjonsnummer (som er den elektroniske fakturaadressen for EHF faktura)

    Andre feil i skannet faktura

    Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap korrigerer og returnerer til Attestant

    4 Annen funksjonalitet

    Annen funksjonalitet kan deles i fire.

    • Konteringslinjen
    • Fakturainformasjon
    • Fakturabehandling
    • Personlige innstillinger og arkiv

    Konteringslinjen

    alt

    1. Du kan matche fakturaer. Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte innkjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Se rutine 6.2 Manuell matching.
    2. Du kan velge smal eller bred konteringslinje. Bred konteringslinje gir mer opplysninger.
    3. Du kan legge til konteringslinjer. Husk å endre beløpet på konteringslinjen over før du legger til ny linje. Da slipper du å regne ut nytt beløp for ny konteringslinje.
    4. Du kan lagre som mal. Her kan du lage fakturamaler som kan gjenbrukes.
    5. Du kan hente posteringsmal. Bruk denne knappen når posteringsmal ønskes brukt.
    6. Du kan tømme posteringslinjer.

    Fakturainformasjon
    Fakturahistorikk: Inneholder en overordnet beskrivelse av det som er gjort, av hvem og når.

    alt

    Grunnlagsdata: Viser fakturahodeinformasjon. Her kan man i tillegg utføre følgende:

    • Parkere faktura
    • Angi betalingsmelding til leverandør
    • Påføre bestillingsnummer

    Kommentarer: Her kan man lese og legge til kommentarer.

    Vedlegg: Her kan man legge til vedlegg til faktura.

    Angi informativ sirkulasjon: Her kan man sende faktura ut på informativ sirkulasjon.

    Fakturabehandling
    Videresend: Dersom man ikke er rett person for å behandle faktura, kan man her sende den til rett person.

    Annullere faktura: Dersom faktura bør annulleres brukes denne knappen. Kommentar om hvorfor må oppgis. Faktura går da til regnskap som har tilgang til å annullere faktura. Se rutine 7.3 Annullere faktura.

    Returner: Dersom faktura bør returneres til avsender eller regnskap brukes denne knappen.

    Side Step: Dersom du sender faktura på Side Step ønsker du at annen bruker skal se på fakturaen som du har til behandling. Side Step-mottakere kan for eksempel være en annen bruker i virksomheten som kontrollerer leveransen.

    Fakturaen er låst for annen behandling mens annen bruker har den til behandling.

    Side Step kan avbrytes av avsender.

    Matching: Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte kjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Jfr. rutine 6.2 Manuell match.

    Personlige innstillinger og arkiv
    Arkiv: Du kan søke etter og se fakturaer i ditt personlige fakturaarkiv. Arkivet vil vise alle fakturaene du har behandlet.

    Brukerinnstillinger
    Programinnstillinger: Før du begynner å bruke programmet til fakturabehandling, vil du kanskje definere noen standardinnstillinger som angir utformingen av skjermbildet Mottatte fakturaer.

    Vikar: Du kan angi en stedfortreder for behandling av fakturaer mens du er på ferie, bortreist eller av andre årsaker ikke kan behandle fakturaene dine.

    5 Varsler og purring på ubehandlet faktura

    Tidspunkt: Arbeidsdager mellom 6.30 og 7.00

    Basware IP varsler om og purrer på ubehandlet faktura etter følgende regler:

    1. Brukerne får e-post 1 gang i døgnet som viser antall fakturaer som skal behandles (e-postvarsel med emne “Din fakturaoversikt”)
    2. 4 virkedager etter fakturamottak sendes purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
    3. 4+2 virkedager etter fakturamottak sendes ny purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
    4. 4+2+2 virkedager etter fakturamottak videresendes (eskaleres) faktura til overordnet
    5. 3 dager før forfall sendes purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)

    Som standard mottar alle brukere sammendragsvarsler og purringer.

  • Formålet med aktiviteten er å sikre at det er budsjettmessig dekning for kostnaden. Ved å benytte Basware IP Klient skal bruker kunne kontrollere og godkjenne faktura.

    Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

    1 Godkjenne faktura

    Brukeren vil motta en melding på e-post om at brukeren har faktura til behandling. E-posten vil innholde en link til IP Klient.

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 1a
    Velg faktura du ønsker å godkjenne. Skjermbildet lister opp den/de fakturaer som du har til godkjenning.

    Steg 1b
    Kontroller attestering (kontering). Påse at denne er i henhold til budsjettdisponeringsmyndighet.

    Utfør følgende kontroller:

    • Påse at det er hjemmel for disposisjonen i disponeringsskriv eller andre vedtak, og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
    • Påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
    • Påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
    • Kontroller kontering
    • Det anbefales også å kontrollere beløp, bankkontonummer og KID-nummer

    Foreta eventuelle endringer i kontering, eller splitt faktura ytterligere. Dobbeltklikk i feltene for søkehjelp og dobbeltklikk i beløpsfeltet for å få fram beløp gjenstående i forhold til fakturasum. Se punkt 4 for hvordan du splitter faktura.

    Steg 1c
    Velg hvilke konteringslinjer du ønsker å godkjenne. Det kan være en eller flere konteringslinjer som du ikke har tilgang til å godkjenne. Hak av i boksen til venstre på konteringlinjen(e).

    Legg merke til at knappen «Godkjenn» ikke er aktiv før konteringslinje(r) er valgt.

    (Steg 1d)
    Trykk «Lagre» dersom du har gjort endringer på konteringen.

    Steg 1e
    Trykk knappen «Godkjenn» når faktura er klar til overføring til Basware sluttkontroll og overføring til UBW (Agresso).

    2 Sende faktura

    alt

    Klikk her for å se et større bilde.

    Steg 2a
    Dette steget skal kun foretas om faktura trenger flere godkjennere. Du vil da ha to alternativer:

    Alternativ 1

    • Velg * i venstre kolonne og Basware velger godkjenner automatisk. Forslaget til godkjenner er basert på kontering og virksomhetens fullmaktsstruktur.
    • Du kan sende med en kommentar til mottaker av faktura.
    • Trykk deretter på «Videresend faktura».
    • Trykk så på ikonet «Bekreft & send» for å sende fakturaen til godkjenning.

    Alternativ 2

    • Velg + under Neste mottaker dersom du manuelt ønsker å velge hvem som skal godkjenne faktura.
    • Du kan, under «Legg til kommentar», sende med en kommentar til mottaker av faktura.
    • Trykk så på ikonet «Bekreft & send» for å sende fakturaen til godkjenning.

    Steg 2b
    Klikk på «Bekreft & send». Ved å trykke denne knappen blir faktura sendt til sluttkontroll og er klar for overføring til UBW (Regnskap og utbetaling).

    3 Håndtering av eventuelle feil og mangler

    Eventuelle feil og mangler ved fakturaen må håndteres.

    Feil/mangel

    Løsning

    Feil godkjenner

    Velg «Videresend» og fyll ut rett godkjenner. Eventuelt velges «Returner» dersom man ikke vet hvem som skal ha fakturaen til godkjenning.

    Fakturaen gjelder flere attestanter eller godkjennere

    Fakturaen splittes på flere rader. Faktura må manuelt videresendes dersom den gjelder flere attestanter

    Feil beløp/bankkonto/KID

    Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap korrigerer og returnerer til Attestant

    Feil i krav

    Kontakt attestant for avklaring

    Krav sendt til feil kunde

    Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap påfører makuleringskode «Tilhører annet selskap», og sender anmodning om annullering av faktura

    Andre feil i skannet faktura

    Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap korrigerer og returnerer til Attestant

    Feil kontering

    Godkjenner korrigerer konteringen, og velger «Godkjenn». Dersom endringen skjer innenfor godkjenners budsjettdisponeringsmyndighet, godkjennes fakturaen. Dersom påført kontering er utenfor godkjenners budsjettdisponeringsmyndighet, må faktura sendes til korrekt godkjenner for den nye konteringen.

    4 Annen funksjonalitet

    Annen funksjonalitet kan deles i fire.

    • Konteringslinjen
    • Fakturainformasjon
    • Fakturabehandling
    • Personlige innstillinger og arkiv

    Konteringslinjen

    alt
    1. Du kan matche fakturaer. Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte innkjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Se rutine 6.2 Manuell matching.
    2. Du kan velge smal eller bred konteringslinje. Bred konteringslinje gir mer opplysninger.
    3. Du kan legge til konteringslinjer. Husk å endre beløpet på konteringslinjen over før du legger til ny linje. Da slipper du å regne ut nytt beløp for ny konteringslinje.
    4. Du kan lagre som mal. Her kan du lage fakturamaler som kan gjenbrukes.
    5. Du kan hente posteringsmal. Bruk denne knappen når posteringsmal ønskes brukt.
    6. Du kan tømme posteringslinjer.

    Fakturainformasjon

    alt
    • Fakturahistorikk: Inneholder en overordnet beskrivelse av det som er gjort, av hvem og når.
    • Grunnlagsdata: Viser fakturahodeinformasjon. Her kan man i tillegg utføre følgende:
      • Parkere faktura
      • Angi betalingsmelding til leverandør
      • Påføre bestillingsnummer
    • Kommentarer: Her kan man lese og legge til kommentarer
    • Vedlegg: Her kan man legge til vedlegg til faktura.
    • Angi informativ sirkulasjon: Her kan man sende faktura ut på informativ sirkulasjon.
    • Tilknyttede fakturaer: Her kan vi knytte faktura til aktuell faktura.

    Fakturabehandling

    alt
    • Videresend: Dersom man ikke er rett person for å behandle faktura, kan man her sende den til rett person.
    • Annullere faktura: Dersom faktura bør annulleres brukes denne knappen. Kommentar om hvorfor må oppgis. Faktura går da til regnskap som har tilgang til å annullere faktura. Se rutine 7.3 Annullere faktura
    • Returner: Dersom faktura bør returneres til avsender eller regnskap brukes denne knappen.
    • Side Step: Dersom du sender sender faktura på Side Step ønsker du at annen bruker skal se på fakturaen selv om du ikke inngår i den vanlige sirkulasjonen for fakturaer. Side Stepmottakere kan for eksempel være materialeksperter som kontrollerer leveransen. Fakturaen er låst for annen behandling mens annen bruker har den til behandling. Side Step kan avbrytes av avsender.
    • Matching: Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte kjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Jfr. rutine 6.2 Manuell match.

    Personlige innstillinger og arkiv

    • Arkiv: Du kan søke etter og se fakturaer i ditt personlige fakturaarkiv. Arkivet vil vise alle fakturaene du har behandlet.

    Brukerinnstillinger

    • Programinnstillinger: Før du begynner å bruke programmet til fakturabehandling, vil du kanskje definere noen standardinnstillinger som angir utformingen av skjermbildet Mottatte fakturaer.
    • Stedfortrederinnstillinger: Du kan angi en stedfortreder for behandling av fakturaer mens du er på ferie, bortreist eller av andre årsaker ikke kan behandle fakturaene dine.

    5 Varsler og purring på ubehandlet faktura

    Varslinger og purringer sendes ut virkedager mellom klokken 6.30 og 7.00.

    Basware IP varsler om og purrer på ubehandlet faktura etter følgende regler:

    1. Brukerne får e-post en gang i døgnet som viser antall fakturaer som skal behandles (e-postvarsel med emne “Din fakturaoversikt”)
    2. Fire virkedager etter fakturamottak sendes purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
    3. Fire + to virkedager etter fakturamottak sendes ny purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
    4. Fire + to + to virkedager etter fakturamottak videresendes (eskaleres) faktura til overordnet
    5. Tre dager før forfall sendes purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)

    Som standard mottar alle brukere sammendragsvarsler og purringer.

  • Formål: Be om annullering av en faktura som ikke skal betales av virksomheten

    1 Sluttbruker ber om annullering av faktura

    Når du mottar en faktura i vanlig sirkulasjon som ikke skal betales av virksomheten, kan du be om annullering av fakturaen.

    Steg 1a
    Klikk på knappen Anmodning om fakturaanullering.

    Steg 1b
    I neste skjermbilde legger du inn en kommentar om hvorfor du ber om at fakturaen skal annulleres. Deretter trykker du Bekreft & Send.

    Steg 1c
    Faktura ligger nå til annullering hos regnskap. Regnskap vurderer om endelig annullering skal gjennomføres.

8 Regnskapsrollen og behandling av faktura

  • Formål: Behandling av faktura i forkontroll

    1 Behandling av faktura i forkontroll

    Når faktura er nyskannet og de ikke er blitt automatisk behandlet basert på bestillerreferanse, bestillingsnummer eller kontraktsnummer vil de ligge i forkontroll for manuell behandling. Fakturaer kan også bli liggende i forkontrollen dersom det er en melding fra systemet.

    Mer informasjon i forbindelse med meldingen finnes ved å se på fakturahistorikk, enten ved å trykke på ikonet for dette
    eller ved å åpne fakturaen, eller ved å åpne fakturaen for å se historikken.

    Steg 1a
    For å få en oversikt over alle fakturaene som ligger til manuell behandling i forkontroll kan man søke med Registreringstype: “Skannede fakturaer og E-fakturaer” og klikk Hent fakturaer på menylinjen øverst i skjermbildet. Da vil man få et resultatsett med faktura som ligger i forkontroll, basert på valgte kriterier.

    Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte Masterbruker ved å benytte knappen over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet.

    Ved å velge en linje og trykke på knappen for fakturahistorikk, kan en se fakturahistorikken direkte fra oversiktsbildet.

    Steg 1b
    Ønsker man å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må man dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet. Da kommer man inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer.

    Steg 1c
    I skjermbildet for Grunnlagsdata kan man gjøre følgende med fakturaen som ligger i forkontroll.

    Endre/redigere grunnlagsdata informasjon
    Endringer som ofte foretas er:

    1. Leverandørnummer – når leverandør er ny og mangler
    2. Forfallsdato – når dette mangler på faktura eller ikke tolket ved skanning.
    3. Bestillerreferanse – når dette mangler på faktura eller ikke tolket ved skanning.
    4. Bestillingsnummer – når det i forkant er gjort en bestilling fra Basware PM, og bestillingsnummeret mangler på faktura eller ikke er tolket ved skanning.
    5. Kontraktsnummer i Basware – når faktura er koblet opp mot en kontrakt lagt inn i Basware Contract Matching, og kontraktsnummeret mangler på faktura eller ikke er tolket ved skanning.
    6. Avtalenummer mot leverandør – når det er laget en kjøpsavtale mot leverandør og man ønsker å henvise til denne.
    7. Fakturatype kode – når det er skannet med feil fakturakode type, eller man har lagt inn bestillings eller kontraktsnummer og må endre fakturatype til henholdsvis OF – ordrefaktura og CF – kontraktsfaktura
    8. Makuleringskode – når faktura ikke skal behandles fordi den er feilskannet eller tilhører annen virksomhet, se nærmere forklaring nedenfor.
    9. Transaksjonskostnad – kan i spesielle tilfeller settes når faktura er utenlandsk.
    10. Valutadokumentasjonskode – skal settes når faktura er utenlandsk.

    Husk å lagre faktura etter endringer.

    Se fakturahistorikken og legge til kommentar
    Husk å lagre etter at det er lagt inn kommentarer.

    Legge til vedlegg
    Husk å lagre etter at det er lagt til vedlegg.

    Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse

    Forhåndskontere faktura før den sendes ut i organisasjonen
    Husk å lagre etter å ha kontert.

    Sette makuleringskode
    Når faktura skal annulleres i fra virksomheten fordi den tilhører en annen virksomhet, sett makuleringskode 6 Tilhører annet selskap. Når faktura er feilskannet og skal skannes på nytt i samme selskap, sett makuleringskode 3 Feil ved skanning. Under sendealternativer velg Anmodning om fakturaannullering. DFØ følger opp fakturaer med kode 3 eller 6.

    Sende faktura ut på sirkulasjon
    Se steg 2

    2 Sende faktura fra forkontroll

    Steg 2a (alternativ 1)

    Ønsker man å sende faktura ut på sirkulasjon benytter man knappen Sendealternativer. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon.

    I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges:

    1. Vanlig sirkulasjon – Faktura sendes til en gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet.
    2. Informativ sirkulasjon – Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles.
    3. Direkte til overføring – Benyttes av økonomi/regnskap for de fakturatyper som ikke krever godkjenning, men bare behandles internt av økonomi/regnskap. Gjelder fakturatype kode AF – Administrativt godkjent faktura og OU – Ompostering hovedbok u/godkjenning.
    4. Anmodning om fakturaannullering – Benyttes om man ønsker å be om at faktura annulleres i systemet.

    Når sirkulasjonstype er valgt må man velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen ”Send” og faktura blir sendt til valgt bruker.

    Steg 2a (alternativ 2)
    Ønsker man å sende faktura ut med Automatisk utsendelse benytter man knappen Automatisk utsendelse. Basware vil da på grunnlag av informasjon i grunnlagsdatafeltet automatisk prøve å sende ut/behandle faktura.

    Kan benyttes når en av disse feltene er utfylt:

    1. Bestillerreferanse – når dette påføres i forkontroll eller er tolket ved skanning.
    2. Bestillingsnummer – når bestillingsnummer er tolket ved skanning men faktura av ulike årsaker likevel ligger til manuell behandling. Når bestillingsnummer er påført av Masterbruker i forkontrollen (og fakturatype er rettet til OF).
    3. Kontraktsnummer i Basware – når faktura er koblet opp mot en kontrakt lagt inn i Basware Contract Matching, og kontraktsnummeret er påført av Masterbruker i forkontrollen (og fakturatype er rettet til CF).

    Faktura kommer tilbake til forkontroll og manuell behandling etter noen minutter dersom automatisk utsendelse mislyktes.

    Steg 2b
    Ønsker man oversikt over de fakturaene som ligger med behandlingsstatus Automatisk, huker en av for dette og klikker “hent fakturaer”

    3 Sende flere fakturaer samtidig

    Ønsker man å sende ut en bunke/flere fakturaer samtidig, kan man også gjøre dette i forkontrollen i resultatsettet.

    Sett da en hake i venstre kolonne på de fakturaer man skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i steg 2.

  • Formål: Gi brukerne på økonomi/regnskap en oversikt over muligheter i skjermbildet ”Fakturaer på sirkulasjon”.

    1 Søke opp og endre informasjon på faktura

    Steg 1a
    Økonomi/regnskap har i IP Master mulighet for å følge opp fakturaer som er på sirkulasjon ute i organisasjonen. Dette kan gjøres ved å velge ”Fakturaer på sirkulasjon” fra hovedmenyen til venstre i IP Master og klikke på menylinjen øverst i skjermbildet.

    Spesielle søkekriterier for faktura på sirkulasjon er:

    • Parkerte fakturaer (viser fakturaer som IP-Klientbrukere har parkert i påvente av f.eks Kreditnota)
    • Faktura fra en bestemt leverandør
    • Faktura med forfallsdato om X dager (Tidsrom + gi inn start og sluttdato)
    • Faktura som finnes hos en bestemt mottaker

    Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master bruker ved å benytte knappen over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet. Tilpasning av presentasjon er fleksibelt og tilpasses pr søkeresultat, dvs en tilpasning for Forkontroll, en annen tilpasning for Fakturaer på sirkulasjon.

    Steg 1b
    Ønsker man å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må man dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet. Da kommer man inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer.

    NB: Faktura blir da ”låst” for brukere ute i organisasjonen og kan ikke behandles. For å oppheve denne ”låsen” må man gå tilbake til resultatsettet og fjerne hake på faktura.

    Steg 1c
    I skjermbildet for Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan man gjøre følgende med fakturaen som ligger på sirkulasjon

    • Endre/redigere innskannet faktura og reskontro informasjon
    • Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse.
    • Legge til vedlegg og kommentarer
    • Kontere eller redigere eksisterende kontering
    • Sette makuleringskode og sende fakturaen til annullering
    • Omdirigere faktura til annen bruker
    • Se på fakturahistorikk

    Steg 1d
    Fakturaer som er gått ut på sirkulasjon kan resendes til Automatisk sirkulasjon og på denne måten gis en ny mulighet for match. (Evt ny mottaker ut fra korrigert bestillerreferanse i grunnlagsdatafeltet.)

    2 Omdirigere faktura til ny mottaker

    Steg 2a

    Ønsker man å sende faktura ut på ny sirkulasjon (evt. omdirigere) benytter man knappen Sendealternativer. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon.

    I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges:

    • Omdiriger: Skal kun brukes i spesielle tilfeller. Du kan omdirigere en faktura på vanlig sirkulasjon slik at den går utenom en mottaker. Hvis en faktura for eksempel er sendt til bruker A, bruker B og bruker C, og du omdirigerer den til å gå utenom bruker B ved å sende fakturaen til bruker D, blir fakturaen fjernet fra bruker B, men ikke fra de andre. Derfor er det nå bruker A, bruker C og bruker D som har fakturaen på sirkulasjon.
    • Ny vanlig sirkulasjon: Brukes f.eks ved fravær. Faktura sendes til en ny gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet.
    • Informativ sirkulasjon: Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles.
    • Direkte til overføring: Benyttes av økonomi/regnskap for de fakturatyper som ikke krever godkjenning, men bare behandles internt av økonomi/regnskap. Kan også benyttes i visse situasjoner der faktura i sin helhet er godkjent men sendt til flere mottakere.
    • Anmodning om fakturaannullering: Benyttes om man ønsker å be om at faktura annulleres i systemet.

    Når sirkulasjonstype er valgt må man velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen ”Send” og faktura blir sendt til valgt bruker.

    Steg 2b
    Ønsker man å videresende en bunke/flere fakturaer samtidig, kan man også gjøre dette i ”Faktura på sirkulasjon” i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser.

    Sett da en hake på de på de fakturaene man skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i steg 2a.

    Steg 2c
    Ved å korrigere bestillerreferanse i grunnlagsdatafeltet kan man også, etter lagring, sende faktura ut på ny sirkulasjon gjennom knappen Automatisk sirkulasjon.

    3 Administrere stedfortredere

    Masterbruker kan også administrere stedfortredere på vegne av alle brukerne i organisasjonen. Dette gjøres ved å trykke på knappen “Handlinger” og velge ”Administrer Stedfortredere” i menylinjen. Da vil et nytt skjermbilde vises.

    4 Administrere posteringsmaler

    Masterbruker kan også administrere posteringsmaler som kan gjøres tilgjengelig for alle IP Klientbrukere. Dette gjøres ved å trykke på knappen “Vis” og velge ”Administrer posteringsmaler” i menylinjen.

    Man kommer da inn i et nytt skjermbilde som vist nedenfor og klikker Ny.

    I neste skjermbilde settes konteringer og en kan velge om malen skal knyttes til en bestemt leverandør og krysser av for om den skal være felles i Client (IP Klient).

    Lagre.

    5 Sende e-post til fakturamottaker

    Feltet mottakernavn inneholder link til mottakers e-postadresse. Herfra kan Masterbruker ved behov sende e-post til fakturamottaker. E-posten inneholder link til den aktuelle fakturaen.

  • Formål: Behandling av fakturaer i sluttkontroll.

    1 – Behandling av faktura

    Steg 1a:
    Når faktura er ferdig attestert og godkjent legger den seg i IP Master sluttkontroll og er klar for overføring til UBW.

    For å få oversikt over alle fakturaene som ligger til behandling i sluttkontroll velges «Hent fakturaer» på menylinjen øverst i skjermbildet. Søket kan avgrenses basert på valgte kriterier.

    Se skjermbildet nedenfor.

    alt

    Spesielle søkekriterier for faktura i sluttkontroll er:

    • Overfør godkjente faktura – Viser faktura som skal være 100% klar til bokføring
    • Uklar faktura, må behandles – Viser faktura som inneholder feil eller mangler attestasjon/godkjenning. Uklare fakturaer er merket med rødt utropstegn !

    Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master-bruker ved å benytte knappen

    alt

    over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet.

    Steg 1b:

    Ønsker vi å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må vi dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet og svare OK på denne meldingen.

    alt

    Da kommer vi inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer slik bildet nedenfor viser.

    alt

    Reskontro/fakturahodet og posteringer/hovedbok vil være låst for bruker.

    Steg 1c:

    I skjermbildet for Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan vi gjøre følgende med fakturaer som ligger i Sluttkontroll.

    • Se på fakturahodet og reskontro informasjon
    • Se på postering og hovedbok informasjon
    • Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse.
    • Legge til vedlegg og kommentarer
    • Sende faktura ut på sirkulasjon (unntaksvis) 

    2 – Endring av faktura
    Steg 2a:
    Fakturaer som av ulike årsaker har vært feilbehandlet skal sendes til «returnerte faktura» for behandling/redigering.

    Hvis det kreves endringer på fakturaen, må vi først åpne fakturaen for redigering.

    Dette gjøres ved at vi klikker på «Rediger»-knappen øverst i skjermbildet. Fakturaen går da til steget «Returnerte faktura». Endre faktura, lagre og send faktura på ny sirkulasjon.

    Alle endringer som gjøres krever at fakturaen må godkjennes på nytt.

    alt


    Steg 2b:
    Ønsker vi å sende ut faktura på sirkulasjon benytter vi knappen «Sendealternativer». Da vil vi få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon.

    alt

    I dette skjermbildet kan vi velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges:

    • Ny Vanlig sirkulasjon – Faktura sendes på nytt til en gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet.
    • Informativ sirkulasjon – Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles.

    Når sirkulasjonstype er valgt må vi velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen  i skjermbildet. I kommentarfeltet kan det legges inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen «Send» og faktura blir sendt til valgt bruker.

    Steg 2c:
    Ønsker vi å sende ut en bunke/flere faktura samtidig kan vi også gjøre dette i sluttkontrollen i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser.

    alt

    Sett da en hake på de fakturaer som skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i punkt 2b i dette dokumentet.

    3 – Attestasjonskontroll for kontraktsfaktura (CF)

    Gjelder virksomheter som benytter Basware CM – Contract Matching.

    Attestasjonskontrollen i Reglementet for økonomistyring i staten, pkt. 2.5.2.2 innebærer at det skal kontrolleres at vare/tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale. Attestasjonskontrollen er ikke fullt ut ivaretatt i dagens versjon av Basware CM. Dette innebærer at virksomheten selv må utføre manuell transaksjonskontroll på fakturatype CF. Kontrollen skal utføres på den måten at en i Sluttkontrollen filtrerer på fakturatype CF ved overføring og kontrollerer at mottaker av faktura til informativ sirkulasjon har kvittert ut fakturaen med kommentaren «attestert» slik som beskrevet i rutine 1.4.1 Opprette kontraktsinnkjøp CM.

    Deretter kan øvrige fakturatyper overføres samlet.

    4 - Overføre faktura til UBW

    For å overføre faktura til UBW for bokføring, må vi i resultatsettet sette en hake på de fakturaer vi ønsker å overføre og trykke på knappen «Overfør til Agresso». Se skjermbilde nedenfor (Tilgjengelige, søkbare felter kan variere).

    alt

    Da vil overføringen til UBW starte og følgende skjermbilde kommer opp.

    alt

    I dette skjermbildet kan vi sette bokføringsperiode i feltet periode. Trykk ok. Bokføring i UBW vil bli gjennomført, og en overføringsrapport med oversikt over overførte faktura med bilagsnummer kommer opp. Eventuelle feilmeldinger vil bli presentert om dette forekommer, og rettinger må da gjøres i Basware.

  • Formål: Behandle returnerte fakturaer i IP Master

    1 Behandling av returnerte fakturaer

    Når en faktura returneres kan denne hentes opp og behandles i IP Master/Returnerte fakturaer. Bruker kan da

    • utføre nødvendige endringer i faktura eller posteringsdata
    • sende den tilbake til sirkulasjon
    • anmode om fakturaannullering

    Ønsker man å sende faktura ut på ny sirkulasjon benytter man knappen for det. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon.

    a) Ny vanlig sirkulasjon
    Faktura sendes til en ny gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet.

    b) Informativ sirkulasjon
    Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles.

    c) Direkte til overføring
    Benyttes av økonomi/regnskap for de fakturatyper som ikke krever godkjenning, men bare behandles internt av økonomi/regnskap. Denne funksjonaliteten er ikke tilgjengelig for alle kunder.

    d) Anmodning om fakturaannullering
    Benyttes om man ønsker å be om at faktura annulleres i systemet. Her fylles makuleringskode ut ved å klikke ved feltet for makuleringskode i grunnlagsdata og velge fra listen. Makuleringskode 3 – Feil ved skanning eller kode 6 - Tilhører annet selskap, følges opp av DFØ. Fakturaer med andre makuleringskoder er virksomheten selv ansvarlig for å følge opp. Skriv også inn en kommentar i Fakturahistorikk og lagre før sending.

    Dersom det velges sirkulasjonstype “Ny, vanlig sirkulasjon” eller “Informativ sirkulasjon”, må man velge mottaker. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen ”Send” og faktura blir sendt til valgt bruker.

  • Formål:

    • Vise hvordan en faktura kan annulleres fra IP Master/Fakturaannulering.
    • Vise hvordan en faktura som er skannet til feil selskap skal påføres makuleringskode.

    Merknad: For å kunne annullere en faktura må man ha foretatt anmodning om annullering. Gjøres under menypunkt Returnere fakturaer. Her fylles makuleringskoden ut. Se rutine 8.4.

    1 Annullering av fakturaer

    Steg 1a
    Søk etter fakturaer som er sendt til annullering ved hjelp av Fakturaannulering/Hent fakturaer.

    Dersom feltet “Makuleringskode” ikke vises – åpne kolonneoversikten på verktøylinja og trykk “Gjenopprett standardverdier” og OK.

    Det er mulig å flytte kolonnen fremover ved å ta tak i den og “dra” den oppover i kolonnevalgboksen til ønsket plass og klikke OK. Klikk på nytt på “Hent fakturaer” og en ser at kolonnen nå ligger på ønsket plass.

    Steg 1b
    Når faktura skal annulleres må det først tas stilling til om faktura

    • tilhører vår virksomhet og skal slettes
    • tilhører en annen virksomhet

    Steg 1b (tilhører vår virksomhet og skal slettes)
    Velg fakturaen(e) du vil annullere ved å merke av boksen ved tilhørende faktura. Klikk deretter Annuller faktura på handlingslinjen og bekreft.

    Steg 1b (tilhører en annen virksomhet)
    Dersom faktura er feilskannet (f.eks flere fakturaer skannet sammen, uleselig side 2 etc) skal en i grunnlagsdatafeltet påføre makuleringskode 3 – Feil ved skanning. Dersom fakturaen tilhører en annen virksomhet, skal en i grunnlagsdatafeltet registrere makuleringskode 6 – Tilhører annet selskap.

    Trykk deretter Lagre.

    Fakturaer med disse kodene overvåkes av DFØ ansatte som vil skanne fakturaen på nytt eller overføre den til riktig virksomhet.

    Det er ikke mulig for virksomhetene selv å legge faktura til SLT – slettefirma.

9 Ompostering

  • Formål: Vise hvordan man lager omposteringsbilag med krav om godkjennelse.

    Merknad: Vær oppmerksom på at det ikke er direkte kopling mellom originalfaktura og omposteringsbilagene.

    Innledning
    Denne rutinen beskriver 2 typer ompostering. Vedrørende krav til attestasjon og/eller godkjenning, se under det enkelte punkt.

    Det finnes to typer av denne ompostering:

    1. Ompostering leverandør
    2. Ompostering hovedbok med godkjenning

    For alle typer omposteringsbilag er det bestemt at disse må konteres av Masterbruker før de sendes ut på sirkulasjon.

    1 Ompostering leverandør

    Steg 1a
    Dersom en leverandørfaktura har blitt bokført til regnskapet mot feil leverandør er det behov for å ompostere opprinnelig bilag. Denne rutinen beskriver hvordan man utfører ompostering av en faktura med krav om godkjenning.

    1. I Basware IP Master er det definert en egen knapp for ompostering i ”Forkontroll”.
    2. Gå inn i ”Forkontroll” og trykk på knappen Ompostering øverst i skjermbildet. Da vil man komme til Grunnlagsdata og man kan her opprette et omposteringsbilag.

    Steg 1b

    1. Legg inn fakturainformasjon:
      1. Start med å velge selskap for omposteringsbilaget.
      2. Velg så leverandøren omposteringen skal gjelde for.
      3. Fakturatype kode må settes til ”OL – Ompostering leverandør”.
      4. Legg så inn de andre Grunnlagsdata feltene som kreves. Registrer data i øvrige påkrevde Grunnlagsdatafelt (merket med rød *).
      5. Registrer referanse til faktura i feltet “Referanse til annen faktura”.
    2. Legg til ønsket fakturabilde gjennom å benytte menyen Handlinger og Åpne bildefil. Se skjermbilde av meny nedenfor. Tillatte formater er tiff, jpg eller pdf.
    3. Da gjenstår det bare å legge på samme kontering hovedbok som opprinnelig bilag. Dette gjøres i egen del av skjermbildet for kontering i IP Master.
    4. Når bilaget er ferdig registrert velges knappen Sendealternativer øverst i skjermbildet. Da får man opp et nytt vindu hvor man skal velge type sirkulasjon. Velg her ”Vanlig sirkulasjon” og trykk knappen for å velge mottaker.

    Omposteringsbilaget vil da gå på tilsvarende flyt som en vanlig kostnadsfaktura for Attestasjon og Godkjenning før den kommer tilbake til regnskap for Sluttkontroll.

    2 Ompostering hovedbok med godkjenning

    Steg 2a
    Når en leverandørgjeldsfaktura er blitt bokført i regnskapet med feil konteringsinformasjon er det behov for å ompostere opprinnelig bilag. Denne rutinen beskriver hvordan man utfører ompostering av en faktura med krav om godkjenning.

    For omposteringsbilag er det bestemt at disse må konteres av Masterbruker før de sendes ut på sirkulasjon.

    Leverandør 999999 “Dummy leverandør for ompostering BW” må på forhånd være opprettet i Agresso.

    1. I Basware IP Master er det definert en egen knapp for ompostering i ”Forkontroll”.
    2. Gå inn i ”Forkontroll” og trykk på knappen Ompostering øverst i skjermbildet. Da vil man komme til Grunnlagsdata og man kan her opprette et omposteringsbilag.

    Steg 2b

    1. Start med å velge selskap for omposteringsbilaget.
    2. Velg så leverandør ”999999 – Dummy leverandør for ompostering BW”
    3. Fakturatype kode ”OM – Ompostering hovedbok m/godkj.”Svar ok på evt melding om “Fakturatyper mangler” eller “betalingsbetingelser mangler”.
    4. Registrer data i øvrige påkrevde Grunnlagsdatafelt (merket med rød *). Fakturabeløp skal være kr 0,-.
    5. Registrer referanse til opprinnelig faktura. Dette skal registreres i feltet “Referanse til annen faktura” og med tilleggsinformasjon om at det dreier seg om en korrigering, eks 1234 korr.

    Legg til ønsket fakturabilde gjennom å benytte menyen Handlinger og Åpne bildefil.

    Tillatte formater er tiff, jpg eller pdf. E-post med beskjed om ompostering som skal gjøres kan f.eks skannes. Den skannede e-posten (i pdf format) lagres ned på et filområde som nås fra Basware Master. Det er også mulig å lagre Worddokumenter i pdf for så å laste opp dette som fakturabilde.

    Påfør ønsket kontering/ føring hovedbok. Husk å føre både debet og kredit her. Bilaget skal gå i null. Tips – dobbeltklikk på linje 2 og beløp som utligner beløpet på linje 1 kommer automatisk opp.

    Når bilaget er ferdig registrert velges knappen Sendealternativer øverst i skjermbildet. Da får man opp et nytt vindu hvor man skal velge type sirkulasjon. Velg her ”Vanlig sirkulasjon” og trykk for å velge mottaker (godkjenner) av bilaget.

  • Formål: Hvordan lage omposteringsbilag uten krav om elektronisk godkjennelse.

    Merknad: Vær oppmerksom på at det ikke er direkte kopling mellom originalfaktura og omposteringsbilagene.

    Innledning: Denne rutinen beskriver hvordan man utfører en ompostering av faktura uten krav om godkjenning i Basware IP. Denne rutinen skal kun følges når det foreligger omposteringsbilag som er anvist/godkjent av person med godkjenningsmyndighet på aktuelle posteringer. Dette kontrollen skal foretas f.eks gjennom rapporten “Fullmakter” i Basware Monitor. Bilaget lagres som fakturabilde.

    I andre tilfeller skal rutine 9.1 følges.

    For alle typer omposteringsbilag er det bestemt at disse må konteres av Masterbruker før de sendes ut på sirkulasjon.

    1 Ompostering hovedbok uten elektronisk godkjenning

    Steg 1a
    Gå inn i ”Forkontroll” og trykk på knappen øverst i skjermbildet. Da vil man komme til Grunnlagsdata og man kan her opprette et omposteringsbilag.

    Se rutine 9.1 punkt 2 for nøyaktig beskrivelse av hvordan man fyller ut påkrevde felt og hvordan man legger til fakturabilde. I dette tilfelle skal fakturabilde være bilag som er anvist/godkjent av person med godkjenningsmyndighet, jf innledningen.

    Steg 1b

    1. Start med å velge selskap for omposteringsbilaget. Velg så leverandør ”999999 – Dummy leverandør for hovedbokspostering” og Fakturatype kode ”OU – Ompostering hovedbok u/godkj.” Registrer i øvrige Grunnlagsdatafelt som beskrevet i rutine 9.1 punkt 2.
    2. Legg til fakturabilde gjennom å benytte menyen Handlinger og Åpne bildefil. Tillatte formater er tiff, jpg eller pdf.
    3. Påfør ønsket kontering/ føring hovedbok. Husk å føre både debet og kredit her. Bilaget skal gå i null. Tips – dobbeltklikk på linje 2 og beløp som utligner beløpet på linje 1 kommer automatisk opp.
    4. Når bilaget er ferdig registrert så velger man Sendealternativ øverst i skjermbildet. Da får man opp et nytt vindu hvor man skal velge type sirkulasjon. Velg her ”Direkte til overføring” og trykk Send.

    Faktura vil da gå til Sluttkontroll og være klar til bokføring i Agresso. Se rutine 8.3 Rutine sluttkontroll for beskrivelse av videre behandling i ”Sluttkontroll”.

10 Brukere og fullmakter

  • Formål: Sikre at brukere og fullmakter blir oppdatert i Basware

    Innledning

    For å registrere brukere og fullmakter i Basware må vi benytte et Excel-ark. Dette arket vil DFØ distribuere til virksomheten ved oppstart av Basware.

    Denne rutinen beskriver hvordan vi registrerer data i Excel og hvordan brukere videre blir registrert i Basware.

    1 Åpne regneark for brukere og fullmakter

    Åpne regneark tilsendt av DFØ eller sist brukte regneark. Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.

    Regnearket inneholder to arkfaner: «Brukere» og «Godkjenningshierarki-Flyt».

    2 Brukere i regnearket, passord og rapport

    Brukerinformasjon
    Om det er nye brukere eller endringer på brukere i regnearket, skal brukernavn, samt endringene alltid markeres med gul farge.

    Steg 2a
    Åpne arkfane «Brukere» og skjema for brukerinformasjon vil være tilgjengelig slik skjermbildet nedenfor viser.

    alt

    Høyreklikk og velg ny fane for større bilde

    Steg 2b
    Følgende informasjon om bruker kan endres eller opprettes.

    1. Modul – Dette feltet sier hvilken modul/prosess som brukeren skal være bruker av (fakturabehandling og/eller innkjøp). Det må være samsvar mellom valgt Modul (kolonne A) og angivelsene i Aktiv bruker IP (kolonne E) og Aktiv bruker PM (kolonne J).
      IP = fakturabehandling, IP OG PM = både fakturabehandling og innkjøp, PM = innkjøp
    2. Brukernavn – Brukes til å logge inn på systemet. Skal i utgangspunktet være samme som brukernavn i SAP, og ikke inneholde Æ, Ø eller Å.
    3. Navn – Oppgi alltid etternavn først, med komma mellom etternavn og fornavn. Ikke la det være et tomrom etter fornavnet.
    4. E-postadresse – E-post til bruker benyttes for utsending av passord, påminnelser, varsler og automatisk videresending av ubehandlede faktura.
    5. Aktiv bruker i IP – Ja eller Nei. Velges fra plukkliste.
    6. IP_Brukergruppe(r) – Hvilke brukergruppe(r) som bruker skal knyttes til for fakturabehandlingen. Velg brukergruppe fra plukklisten. Mulighet for maks tre ulike grupper. Start med felt F.
    7. IP Overordnet – Angi bruker som skal motta faktura som automatisk videresendes på grunn av manglende behandling. Faktura som ikke er blitt behandlet etter X antall dager videresendes automatisk. IP Overordnet må være en registrert bruker av IP og/eller PM i Excel-arket .
    8. Aktiv bruker PM – Ja eller Nei. Velges fra plukkliste.
    9. Innkjøpsrolle – Hvilken rolle brukeren skal knyttes til i innkjøpsløsningen.
    10. Brukerens kostsenter – Kan benyttes for å knytte brukerne til et standard kostnadssted i innkjøpsløsningen. Angitt kostnadssted blir lagt inn som forslag på kontering på alle anmodninger brukeren oppretter.
    11. Godkjenne egne anmodninger – Velg fra plukkliste. Settes som standard til Nei.
    12. Velge blant tilgjengelige leveringsadresser – Gir brukerne mulighet til å endre leveringsadresser innenfor virksomhetens forhåndsregistrerte adresser. Velg fra plukkliste. Settes som standard til Ja.
    13. Redigere forhåndsdefinerte leveringsaddresser – Gir brukeren mulighet til å manuelt legge inn/endre til hvilken som helst leveringsadresse. Velg fra plukkliste. Settes som standard til Nei .
    14. Tilleggsopplysninger – Benyttes kun lokalt i Excel for eventuelle kommentarer på brukerne. Tilleggsopplysninger vil ikke bli oppdatert i Basware.

    Steg 2c
    Når alle brukere er registrert må Excel-arket lagres lokalt hos virksomheten.

    For de som har Office 2010 eller nyere er det viktig at arket lagres som Makroaktivert Excel-Arbeidsbok (xlsm-format). Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.

    Lagre regnearket med dato og versjonsnummer i navnet (for eksempel 20180427 Brukere og fullmakter SV v.1)

    Kunden er ansvarlig for alle endringer og for at bruker- og fullmaktsarkene lagres på en forsvarlig måte hos virksomheten.

    Send brukerarket til DFØ
    Regnearket sendes til DFØ på e-post regnskap@dfo.no

    Husk at alle brukere som skal ha tilgang til modulene Master, Monitor, Matching og PM_Admin, må ha bruker i Citrix-løsningen til DFØ.

    Innmelding for bruk av Citrix skjer via separat bestillingsskjema i henhold til rutine 10.1.2 Melde inn Citrix-brukere.

    Innlesning og passord (DFØ)

    1. DFØ leser inn mottatt regneark og oppretter lisenser.
    2. Systemet genererer automatisk passord til nye brukere
    3. DFØ gir tilbakemelding til kunden om at brukere er lest inn.
    4. Ved glemt passord ber brukeren selv om nytt passord via påloggingsiden.

    Endring av bruker

    • Endring av navn: For at bruker skal beholde sin historikk (arkiv i IP klient) ved navneendringer må navn endres administrativt før innlesing av bruker- og fullmaktsarket. Navneendring må derfor spesifiseres i e-posten ved innsending av oppdatert bruker- og fullmaktsark til: regnskap@dfo.no.
    • Endring av epostadresse: Endre i Excel-arket.
    • Endring av brukernavn: Svært sjelden. I prinsippet blir dette som å melde ut brukeren og opprette en ny. Historikk beholdes ikke. Ta kontakt med regnskap@dfo.no.
    • Se punktet under for hva som må kontrolleres før eventuell endring av brukernavn.

    Utmelding av brukere (virksomhet)

    Ved utmelding av brukere skal de fortsatt ligge i Excelarket. Velg Nei fra plukklisten i hhv kolonne E (Aktiv bruker IP) og J (Aktiv bruker PM).

    Før bruker meldes ut og deaktiveres, sjekk:

    • at ikke vedkommende har faktura på sirkulasjon
    • at ikke vedkommende har innkjøpsoppgaver til behandling
    • om vedkommende ligger som IP Overordnet i kolonne I i Excel-arket. Hvis brukeren som meldes ut har rolle som IP Overordnet må den utmeldte erstattes av en annen aktiv bruker.

    Etter at DFØ har gitt tilbakemelding om at brukerne er lest inn, kan utmeldte brukere fjernes fra arket. Det anbefales at utmelde brukere legges i egen arkfane.

    Rapport brukere (virksomhet)

    Vi kan ta ut rapport i Basware Monitor dersom du ønsker å kontrollere brukere i Basware.

    Aktuelle rapporter:

    • IP08_Brukere og brukergr. i IP
    • IP09_Endrede brukere IP
    • PM05_Brukere og brukergrp i PM
    • PM06_Endrede brukere PM

    3 Fullmakter i regnearket og rapport

    Fullmaktsinformasjon (virksomhet)

    Steg 3a
    Åpne arkfane

    Godkjenningshierarki-Flyt

    og mal for fullmaktsinformasjon vil være tilgjengelig slik skjermbildet nedenfor viser.

    Fullmakter settes opp per bruker.

    alt

    Steg 3b
    Følgende informasjon må angis eller endres. Alle felt er obligatoriske.

    1. UserID – Brukernavn på bruker som skal ha fullmakt (samme som brukernavn i kolonne B i arkfane Brukere).
    2. Approvallimit – Godkjenningsgrense. Dersom en godkjenner har “ubegrenset” fullmakt, registrer 999999999999.
    3. Flow – Bruk feltet Prioritet/Flow til å styre flyten. Feltet kan ha verdi 0 eller 1. Sett 1 om godkjenner har samme fullmakt som en annen i arket og skal prioriteres i flyten. Da velger funksjonen «automatisk sirkulasjon» godkjenneren med verdi 1. Bruk flow konsekvent. Det er ikke mulig å fordele faktura jevnt på flere likeverdige godkjennere med lik fullmakt. Flyten går alltid til én.
    4. Koststed – Dimensjonen er fast. Vi kan benytte flere verdier for eksempel 2100,2300, sekvenser for eksempel 21000-23000 og kombinasjon av disse 21000,22000-23000. Bruk av mer enn to komma per felt anbefales ikke. Splitt heller på flere linjer.
    5. Kapittel/post (eventuelt annen dimensjon) – Kan benytte flere verdier feks. 2100,2300, sekvenser feks. 21000-23000 og kombinasjon av disse 21000,22000-23000. Bruk av mer enn to komma per felt anbefales ikke. Splitt heller på flere linjer.
    6. Konto – Dimensjonen er fast. Vi kan benytte flere verdier for eksempel 2100,2300, sekvenser for eksempel 21000-23000 og kombinasjon av disse 21000,22000-23000. Bruk av mer enn to komma per felt anbefales ikke. Splitt heller på flere linjer.

    Legg inn * i dimensjons-feltene dersom godkjenner har fullmakt på alle verdier i dimensjonen. Feltene kan ikke være blanke.

    Steg 3c
    Når alle fullmaktene er registrert må Excel-arket lagres lokalt hos virksomheten.

    For de som har Office 2010 eller nyere er det viktig at arket lagres som Makroaktivert Excel-Arbeidsbok (xlsm-format). Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.

    Lagre regnearket med dato og versjonsnummer i navnet (for eksempel 20180427 Brukere og fullmakter SV v.1).

    Kunden er ansvarlig for alle endringer og for at bruker- og fullmaktsarkene lagres på en forsvarlig måte hos virksomheten.

    Send fullmaktsarket til DFØ

    Regnearket sendes til DFØ på e-post regnskap@dfo.no
    DFØ kontrollerer at arket er sendt inn av autorisert person før arket leses inn.
    Autoriserte personer meldes inn til DFØ på e-post til regnskap@dfo.no

    DFØ gir tilbakemelding når fullmaktene er lest inn

    Redigere fullmakter

    1. Legg til nye brukere ved å legge informasjon på ny linje.
    2. Slette fullmakt med å slette linje. Arket kan ikke inneholde tomme linjer.
    3. Endre på eksisterende fullmakt med å endre på eksisterende fullmaktslinje.

    Rapport på fullmakter

    Etter at DFØ har gitt beskjed til kunden om at innlesingen er fullført, kan kunden ta ut rapporten i Basware Monitor for å verifisere at endringene er i orden.

    Aktuelle rapporter:

    • IP10_Fullmakter
    • IP11_Endrede fullmakter

    DFØ gir tilbakemelding til kunden om at brukere er lest inn.

  • Formål: Sikre at brukere som skal ha tilgang til de Citrix-baserte Basware-applikasjonene Master, Monitor, (evt Matching) og PM Admin tildeles ikon for dette.

    Merknad: Oppretting av brukere i Basware gjøres gjennom bruker og fullmaktsark, se rutine 10.1.1 Brukere og fullmakter

    1 Melde inn Citrix-brukere

    Steg 1a
    Fyll ut fane 1 “Alle” i bestillingsskjemaet.

    Fyll ut brukerinformasjon for hver bruker og kryss av for “Applikasjonsportalen Basware”.

    Steg 1b
    Gå til fane 2 “Basware, detaljer”

    Fyll ut brukerinformasjon og kryss av for aktuelle Basware-applikasjoner i produksjonsmiljø, eventuelt testmiljø.

    Steg 1c
    Send skjema til regnskap@dfo.no.

  • Formål: Sikre at brukere får byttet passord i IP og PM

    1 Bestille nytt passord i IP klient

    Brukeren av Basware kan selv bestille passord ved å følge stegene nedenfor.

    Steg 1a
    Bestilling av passord. Skriv inn brukernavnet ditt, klikk så på knappen: Har du glemt passordet ditt?

    Steg 1b
    Systemet kontrollerer om brukernavn er korrekt og om bruker har gyldig lisens. Det gis feilmelding hvis informasjonen ikke stemmer.

    Feil passord eller brukernavn
    Ved bruk av korrekt brukernavn vil man få en tilsendt mail fra systemet. I e-posten trykker man på lenken om man fortsatt ønsker nytt påloggingspassord.

    Når man trykker på lenken, blir man bedt om en bekreftelse på at man virkelig ønsker å få tilsendt nytt passord.

    Når dette er gjort, får man et nytt passord pr. email.

    Steg 1c
    Du må skifte passord neste gang du logger deg på.

    Skriv brukernavn, og det passordet som du har fått via e-post i påloggingsbilde. Trykk deretter på Log in.

    Det kommer en melding at du må bytte passord. Du skal nå trykke på knappen Endre passord.

    Det kommer opp et nytt bilde, der du må

    • skrive brukernavn
    • skrive passordet som du har fått via e-post
    • skrive nytt passord, som
      • må ha minst 8 karakter
      • må innholde små, store bokstaver, tall mellom 1-9, og et av følgende spesialtegn: +,.
      • kan ikke være et av de fire sist brukte passordene
    • gjenta nytt passord

    2 Endring av passord i IP Klient

    Brukeren kan selv velge å endre passord når som helst. Basware vil be om at brukeren endrer passord etter 60 dager.

    Steg 2a
    Trykk på knappen Endre passord i påloggingsbildet.

    Steg 2b
    Det kommer opp et nytt bilde, der du må

    • skrive brukernavn
    • skrive passordet som du har fått via e-post
    • skrive nytt passord, som
      • må ha 8 karakter
      • må innholde små, store bokstaver og tall
      • kan ikke være et de fire sist brukte passordene
    • gjenta nytt passord

    3 Endring av passord i PM Klient

    Brukeren kan selv velge å endre passord når som helst. Basware vil be om at brukeren endrer passord etter 60 dager.

    Steg 3a
    Trykk på knappen Endre passord i påloggingsbildet.

    Steg 3b
    Det kommer opp et nytt bilde, der du må

    • skrive brukernavn
    • skrive passordet som du har fått via e-post
    • skrive nytt passord, som
      • må ha 8 karakter
      • må innholde små, store bokstaver og tall
      • kan ikke være et de fire sist brukte passordene
    • gjenta nytt passord

    Glemt passord i IP Master, IP monitor
    Det er samme fremgangsmåte i begge moduler. Man har altså mulighet til å få tilsendt nytt passord fra IP Master eller IP Monitor.

    • Da trykker på man “Har du glemt passordet ditt”, teksten under knappene som er blå og understreket.
    • Det dukker opp en boks når du trykker på lenken, der det står "Forgot password request has been sent."
    • Man vil da få tilsendt nytt passord på e-post.
    • Man skriver da inn det nye passordet man har fått på e-post, i tillegg til brukernavn i påloggingsboksen.
    • Man får da følgende beskjed: "Du må endre passordet før du kan logge deg på. Passordet må inneholde store og små bokstaver, tall og spesialtegn. Tillate spesialtegn er 1234567890."
    • Trykk så på Endre passord knappen som vist under. Før inn og bekreft nytt passord.
  • Formål: Rydde leverandørregisteret i UBW (Agresso) slik at vi ikke har duplikat leverandører. Legge grunnlaget for at Basware skal kunne velge riktig leverandør automatisk.

    Merknad: Saldotabell Leverand er opprettet for å synliggjøre leverandører som kan skape problemer. Spørringene må gjøres i rett rekkefølge for å bli korrekte.

    Innledning: Punkt 1 og 2 i denne rutinen utføres av DFØ. Punkt 1 gjør det mulig å kjøre rapporter som viser hvilke leverandører som skal stenges. Punkt 2 stenger leverandører det ikke har vært bevegelse på x antall dager.

    Rapportene som tas i punkt 3-6 gir virksomhetene en oversikt over hvilke leverandører det bør ryddes opp i (dvs. stenges).

    1 Definisjoner i Agresso som må opprettes før gjennomføring av rutine (DFØ)

    Følgende begreper må opprettes:

    • U8 BKTO Bankkonto
    • U9 LEVFEIL Feil i leverandørreg
    • V9 ORGNR Organisasjonsnummer

    Til begrepet Type opprettes følgende begrepsverdier:

    1. Bankkonto skal være 00000000019
    2. Har samme bankkonto som en Betalingsmottaker
    3. Duplikat - bankkonto
    4. Duplikat - organisasjonsnummer

    2 Stenge leverandører som ikke har hatt aktivitet siste x dager (DFØ)

    Tidspunkt: Ved oppstart og ellers 1 gang pr år.

    • Testkjør rapport XIK09 for å vise hvilke leverandører det ikke har vært bevegelse på siste x dager.
    • Kjør samme rapport for å sperre leverandører uten bevegelse siste x dager. Se dokumentasjon på rapport XIK09.

    (Denne delen av rutinen er ikke avhengig av at definisjonene i Agresso i punktet ovenfor er gjennomført.)

    3 Rette leverandører med bankkonto og betalingsmottaker (virksomhet)

    Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i UBW (Agresso) (Type = 1)

    KolonnenavnBegrepVisSortBruddTekstFraTil
    1Lev.nr.[x][ ][x]
    2Bankkonto[x]1[ ][ ]
    3Orgnr[x][ ][ ]
    4Betmott[x][ ][ ]
    5Type[x]0[ ][x]1
    6Periode[ ][ ][ ]
    7Antall[ ][ ][ ]
    8##[ ][ ][ ]

    Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har betalingsmottaker og som ikke har konto 00000000019. På disse leverandørene må kontonummer i leverandørregisteret i UBW (Agresso) endres.

    Denne feilen medfører:

    1. Basware kan velge feil leverandør.
    2. Utbetaling går til en annen konto enn forventet. Utbetaling går til konto på betalingsmottaker og denne kan avvike fra konto på faktura/leverandør.

    4 Rette leverandører med felles bankkonto som en betalingsmottaker (virksomhet)

    Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i UBW (Agresso) (Type = 2):

    KolonnenavnBegrepVisSortBruddTekstFraTil
    1Lev.nr.[x][ ][x]
    2Bankkonto[x]1[ ][ ]
    3Orgnr[x][ ][ ]
    4Betmott[x][ ][ ]
    5Type[x]0[ ][x]2
    6Periode[ ][ ][ ]
    7Antall[ ][ ][ ]
    8##[ ][ ][ ]

    Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har samme kontonummer som en betalingsmottaker. På disse leverandørene må kontonummer i leverandørregisteret i Agresso endres til 00000000019 og de må knyttes til en betalingsmottaker.

    Factoringsselskap skal også ha konto 00000000019 og knyttes til seg selv som betalingsformidler.

    Denne feilen medfører: Basware kan velge feil leverandør.

    5 Stenge duplikat leverandører med felles bankkonto (virksomheten)

    Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i Agresso (Type = 3, Brudd på bankkonto, vis antall):

    KolonnenavnBegrepVisSortBruddTekstFraTil
    1Lev.nr.[x][ ][x]
    2Bankkonto[x]1[x][ ]
    3Orgnr[x][ ][ ]
    4Betmott[x][ ][ ]
    5Type[x]0[ ][x]3
    6Periode[ ][ ][ ]
    7Antall[x][ ][ ]
    8##[ ][ ][ ]



    Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har felles kontonummer. Duplikat leverandørene bør stenges i UBW (Agresso).

    NB! IKKE steng leverandører med åpne poster.

    Denne feilen medfører:

    1. Fakturaer fra disse leverandørene stopper i forkontroll i Basware og rett leverandør må velges manuelt.
    2. Vanskelig å gjøre spørringer da transaksjoner knyttet til en leverandør blir delt på flere reskontronummer.

    6 Stenge duplikate leverandører med felles organisasjonsnummer

    Virksomhet Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i Agresso (Type = 4, Brudd på organisasjonsnummer, vis antall):

    KolonnenavnBegrepVisSortBruddTekstFraTil
    1Lev.nr.[x][ ][x]
    2Bankkonto[x]0[ ][ ]
    3Orgnr[x]1[x][ ]
    4Betmott[x][ ][ ]
    5Type[x]0[ ][x]4
    6Periode[ ][ ][ ]
    7Antall[x][ ][ ]
    8##[ ][ ][ ]


    Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har felles organisasjonsnummer. Duplikat leverandørene bør stenges i UBW (Agresso).

    NB! IKKE steng leverandører med åpne poster.

    Denne feilen medfører: Vanskelig å gjøre spørringer da transaksjoner knyttet til en leverandør blir delt på flere reskontronummer.

  • Formål: Beskrive aktivering av leverandører som skal være tilgjengelige for innkjøp i PM.

    Innledning: For at en leverandør skal være tilgjengelig for innkjøp i PM må man på forhånd aktivere leverandøren for innkjøp. Dette gjøres i UBW (Agresso) og i PM Admin.

    Det går en systemjobb hver time som overfører leverandøren, eller endringer gjort på leverandøren i UBW (Agresso), til PM.

    Ved aktivering av utenlandske leverandører ut over Norden, Frankrike, Tyskland, Storbritannia og USA skal brukerstøtte alltid kontaktes på e-post ehandel@dfo.no.

    1 Aktivere leverandøren i UBW (Agresso)

    Steg 1a
    Legg til relasjon PMLEV, med “Rel.verdi” JA og “Prosent” 100,00 på leverandøren.

    Steg 1b
    Registrer leverandørens e-postadresse. Mellomlagre – F11, deretter lagre endelig – F12

    2 Aktivere leverandøren i PM Admin

    Steg 2a
    Søk frem leverandøren (jf innledning – det kan ta inntil 1 time før den er tilgjengelig i PM Admin).

    Fanen Grunnlagsdata:

    • Registrere partsidentifikasjon (TP id) Fritekstleverandører: Dummy TP id (alltid 8c7d1ea0-7823-1000-b356-c0a87c200001)
    • Kontrollere e-postadresse til leverandøren (må alltid registreres i UBW (Agresso), registreres dette kun direkte i PM Admin blir e-postadressen slettet ved neste overføring fra UBW (Agresso) og bestilling vil feile.

    Leverandører med intern katalog eller punchout tildeles egen partsidentifikasjon (TP id) fra CPS. Denne registreres som oftest av DFØ.

    Fanen Bestilling:

    • Krysse av for Automatisk og XML

    Det er CPS/Ehandelsplattformen som gjør bestillingen tilgjengelig for leverandøren i sin Content Workbench/Leverandørportal eller konverterer XML-en til en e-post som sendes til leverandøren.

    Noen leverandører er fullt integrerte med Ehandelsplattformen og mottar bestillinger direkte inn i sitt system.

  • Formål: Sikre at ansvarlige brukere er i stand til å sette opp leveringsadresser og fakturaadresse i Basware PM.

    Innledning: Virksomheten er selv ansvarlig for vedlikehold og opprettelse av adresser, men DFØ bistår ved behov. Det gjelder råd ved dialog med leverandører, formater på identer og ved nødvendig parametersetting og definisjoner i Basware.

    1 Forberedelse/forutsetninger (virksomhet)

    Ved oppstart e-handel må virksomhetens leveringsadresser registreres slik som vist under punkt 2. Leveringsadresse følger bestillingen via Markedsplassen frem til leverandøren.

    For integrerte leverandører på Markedsplassen er det i visse tilfeller krav om at leveringsadresser har en egen ID. Det finnes to alternativer. For virksomheter med flere leveringsadresser anbefaler vi alternativ 2.

    Alternativ 1
    Da er det et krav om at leveringsadresser har en egen ID. Denne kalles ofte CPS-ident og benyttes for at leverandørene skal få informasjon om leveringsadresse på bestilling.

    Dette krever da at alle leveringsadresser i Basware PM må ha en CPS-ident. Denne identen kan virksomheten selv bestemme format på, men det er viktig at den kommuniseres til leverandøren(e) slik at de får en oversikt over ID og dens tilhørende adresse.

    Leveringsadresser for CPS-identen foretas ved oppsett av virksomheten i Basware, og vedlikeholdes i skjermbildet PM Admin/Datavedlikehold/Adresser.

    Alternativ 2
    Et alternativ til CPS-identen er å betale for å få et Global Location Number (GLN). GLN er et globalt nummersystem for identifikasjon av juridiske enheter og fysiske lokasjoner. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer

    Årsavgiften for GLN er basert på en "Trappetrinnsmodell", hvor GLN abonnenter betaler årlig:

    • 500 kroner for GLN nummer 1 (eier-GLN)
    • 200 kroner per GLN nummer 2 - 9
    • 100 kroner per GLN nummer 10 - 24
    • 30 kroner per GLN nummer 25 - 99
    • 20 kroner per GLN nummer 100 ->

    Under finner du noen eksempler på hva man må betale i årsavgift for gitte antall GLN.

    • Abonnenten har 1 GLN. Total årsavgift blir på 500 kr.
    • Abonnenten har 7 GLN. Total årsavgift blir på 1.700 kr.
    • Abonnenten har 20 GLN. Total årsavgift blir på 3.200 kr.
    • Abonnenten har 50 GLN. Total årsavgift blir på 4.380 kr.
    • Abonnenten har 150 GLN. Total årsavgift blir på 6.870 kr.

    Man betaler kun årsavgift for GLN og ingen etableringsavgift. Alle priser er ekskl. mva.

    2 Opprette adresser i Basware PM (DFØ)

    I Basware PM har man to ulike typer adresser. Dette er fakturaadresse og leveringsadresser. Begge disse adressetypene må registreres i Basware PM før eventuelle innkjøp kan gjennomføres.

    Steg 2a
    Fakturaadresse er alltid kun en fast adresse pr. virksomhet. Registrering av fakturaadresse gjøres i PM admin\Systemadministrasjon\Datavedlikehold \Adresser.

    Her kan man basert på organisasjonsstruktur registrere adresser og markere disse som fakturaadresse og eller leveringsadresse. Som tidligere nevnt er det vanlig med kun en fakturaadresse. Type adresse settes som

    • Bruk som leveringsadresse
    • Bruk som faktureringsadresse

    Steg 2b
    For å opprette en ny adresse velger man organisasjonsenheten man skal opprette adresser for. Velg så knappen ”Ny”. Det man da må gjøre er å legge inn tittel på adressen, samt definere adresseverdier.

    Adressefelt er systemfelter og det er kun følgende felter som kan benyttes i løsningen slik den er konfigurert.

    • Gateadresse1
    • IBX ident
    • Postnummer
    • Poststed

    Feltet ”Tekst” benyttes for å legge inn faktisk verdi for adressefelt.

    NB: legg merke til at det er her IBX ident eller GLN-nummeret skal registreres for leveringsadresser. Denne kan vær enkelt virksomhet selv bestemme format på, men virksomheten må informere leverandørene om ønsket ID for de ulike adressene.

    Når alle adressefelt er definert med ønsket verdi velger man hvilken type adresse det skal være, gjennom å sette hake som vist i skjermbildet nedenfor.

    Steg 2c
    Trykk så på knappen ”Lagre” øverst i skjermbildet. Da er adressen lagret og klar til bruk i Basware PM.

11 Avstemming

  • Formål: Sikre konsistens mellom Basware og UBW (Agresso).

    Innledning: Avstemmingsrapporten vises via en web-side. Rapporten viser sum og transaksjonstotaler. I tillegg kan man drille seg ned for se detaljer rundt hvilke faktura som utgjør en eventuell avvik mellom Basware og UBW (Agresso).

    1 Avstemming Basware mot UBW (Agresso)

    Steg 1a
    Rapporten finnes ved å klikke på linken, og bytte ut XX med virksomhetens firmakode: http://eh-app-vm01.sfso.no/Bwr...

    Dersom dere ønsker et annet bilagsnummerintervall, må dere kontakte oss på ehandel@dfo.no.

    Steg 1b
    Rapportens tabell 1 sammenligner Basware og Agresso på disse nivåene:

    • Sum kredit og debet
    • Differanse kredit og debet
    • Antall bilag
    • Antall transaksjoner

    Antall transaksjoner vil kunne ha forskjeller uten at det er et reelt avvik. Årsaken til dette er bruken av automatpostering av mva i UBW (Agresso).

    Rapportens tabell 2 viser hvilke bilag som utgjør avviket. Her kan man zoome ned på bilagene det gjelder.

    Steg 1c
    Den siste oversikten viser hvilke bilag hvor det er forskjell på konteringen mellom Basware og UBW (Agresso).

    Her kan det oppstå avvik for utenlandske faktura. Det skjer dersom det i Basware er kontert på kostnadskonti med det utenlandske beløpet. UBW (Agresso) vil automatisk kostnadsføre det norske beløpet på kostnadskonti.

12 Rapporter og søk

  • Formål: Brukere skal være i stand til å søk og rapportere på ulike transaksjoner for innkjøp i Purchase Management.

    1 Rapporter og søk

    Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for rapportering.

    Steg 1a
    For å gjøre rapportering må man velge ”Rapporter” -> ”Rapporter” på hovedmeny.

    Steg 1b
    For å lage en rapport kan man benytte en kombinasjon av ulike søkekriterier for å få ønsket resultat.

    En rapport kan lages innenfor følgende søkekriterier:

    • Organisasjonsenhet/virksomhet (Styrt av tilganger)
    • Leverandør
    • Registrerte kontrakter
    • Behandler (rolle og person)
    • Produktgruppe og produkttype.
    • Bestillingsstatuser
    • Handlinger i kombinasjon med datointervall.
    • Konteringsdimensjoner

    Det er også muligheter for å gruppere/summere rapporter på leverandør, produktgruppe, produkt og kostnadssted (enkeltvis eller kombinasjon).

    Steg 1c
    Når ønsket kombinasjon av overnevnte søkekriterier er satt, trykker man på knappen Søk nederst i skjermbildet. Da vil man få opp resultatet basert på søkekriteriene som vist i skjermbildet nedenfor.

    Steg 1d
    Når søkeresultatet er presentert har man mulighet til å lagre dette (på lokal maskin) som csv-fil, for så å åpne denne for videre behandling i Excel.

    For å lagre søkeresultatet til csv, trykker man på knappen Ctrl + Lagre øverst i høyre hjørne. Da vil resultatet vises i et nytt vindu og må lagres fra dette vinduet.

    Steg 1e
    Det er også muligheter for å gå inn i detaljer på hver enkelt bestilling i søkeresultatet. Dette gjøres ved å benytte knappen Åpne på ønsket bestilling i søkeresultatet. Når man ser detaljer på en enkelt bestilling er det kun mulig å legge til kommentar og se på eventuelle vedlegg. Alle andre felter er låst og kun til informasjon.

    2 Lagre standard rapporter/søkekriterier

    For faste rapporter som man ønsker å ta ut i en gitt frekvens er det mulig å lage standardrapporter/maler. Disse standardrapportene vil være personlige i løsningen.

    Steg 2a
    Ønsker man å lage en slik standardrapport så velger man ønsket kombinasjon av søkekriterier (Se punkt 1b) for så å trykke på knappen Lagre søkekriterier. Da vil man få opp et nytt skjermbilde hvor navn på mal (for søkekriterier) må defineres.

    Trykk så på knappen ”Lagre”, og søkekriteriene blir så lagret i systemet.

    Steg 2b
    Ønsker man å finne tidligere lagrede rapportmaler, må man gå til hovedmenyen ”Rapporter” -> ”Lagrede rapporter”.

    Under dette menypunktet vil man få oversikt over alle personlige rapportmaler.

    Steg 2c
    Lagrede rapporter kan redigeres, navn kan endres og man kan også slette maler man ikke lengre ønsker å ha som lagret.

    Steg 2d
    For å ta ut rapporter på tidligere lagrede søkekriterier trykker man bare enkelt på navnet/beskrivelsen til ønsket rapport og resultatsettet blir presentert. Om ønsket, følg så steg 1d for videre behandling.

  • Formål: Brukerne skal være i stand til å bruke sitt personlige arkiv for å finne bestillinger de selv har laget eller på annen måte har vært involvert i, rundt prosessen med bestillingen, samt få en oversikt over funksjonalitet under Mine Anmodninger.

    1 Søk i mine anmodninger/personlig arkiv

    Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for å søke blant ”Mine anmodninger” (Personlig arkiv).

    Steg 1a
    For å gjøre rapportering i personlig arkiv må man velge ”Mine anmodninger” på hovedmeny.

    Steg 1b
    For å gjøre et søk kan man benytte en kombinasjon av ulike søkekriterier for å få ønsket resultat. Et søk kan gjøres innenfor følgende søkekriterier:

    • Status
      • Utkast/returnert
      • I sirkulasjon
      • Godkjent
      • Bestilt
      • Delvis mottatt
      • Mottatt (100 % mottatt)
      • Forkastet
      • Alle mine anmodninger
      • Anmodninger med mine handlinger.
    • Dato sekvens knyttet opp mot Status/handling
    • Beskrivelse/Bestillingsnummer
    • Leverandør

    Steg 1c
    Når ønsket kombinasjon av overnevnte søkekriterier er satt, trykker man på knappen Søk øverst til høyre i skjermbildet. Da vil man få opp resultatet basert på søkekriteriene.

    2 Se detaljer på anmodning

    Steg 2a
    For å se detaljer på anmodninger må man trykke på knappen Åpne for ønsket anmodning. Dette vel da føre deg som bruker inn på detaljer om valgt anmodning.

    Steg 2b
    Når man ser detaljer på en enkelt bestilling er det mulig å gjøre følgende:

    • Kopier til ny: Kopiere til ny bestilling
    • Trekk tilbake: Trekke tilbake fra sirkulasjon
    • Informasjon sirkulasjon: Sende anmodning til informasjon (bruker får da kun se på bestillingen og den blir tilgjengelig i mottakerens personlige arkiv)
    • Legg til kommentar
    • Se på eventuelle vedlegg

    Alle andre felter er låst og kun til informasjon.

  • Formål: Brukere skal være i stand til å søke frem data og rapportere på ulike transaksjoner i forbindelse med fakturabehandling i Basware IP.

    1 Rapporter og søk

    Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for rapportering i fakturabehandlingsprosessen. I systemet Basware IP er det en egen rapporteringsmodul ved navn Basware IP Monitor. Denne modulen benyttes kun for rapportering og er ikke en del av prosessen for behandling av faktura.

    Steg 1a
    Monitor må startes fra Citrix.

    Steg 1b
    I Basware IP Monitor har man en egen hovedmeny med ulike typer rapporter.

    Under de ulike menypunktene ligger følgende rapporter:

    Fakturasøk
    Her kan man kombinere ulike søkekriterier for fakturahode/reskontro.

    Kontosammendrag
    Her kan man kombinere ulike søkekriterier for posteringslinjer/hovedbok.

    Likviditetsstyring
    Her kan man søke etter fakturaer per status, kombinert med forfallsdato.

    Hvis du for eksempel velger alternativet Forfallsdato og angir "1.1.2009" som startdato og "10" som tidsrom, vil fakturaer med forfallsdato fra 1. januar til 10. januar tas med.

    Rapporter
    Her ligger spesialrapporter som er laget i løsningen. Se egen oversikt.

    Hurtigrapporter
    Rapporten Ti viktigste leverandører tar med fakturaer fra leverandørene som har sendt flest fakturaer eller som har det høyeste totale fakturabeløpet. Rapportene viser fakturaene for det valgte året. Annullerte fakturaer er ikke inkludert i rapportene.

    Rapporten Leverandørhistorikk viser en oversikt over antall faktura man mottar eller sum beløp man har mottatt faktura på fra en gitt leverandør i løpet av 1 år (vist pr. mnd).

    2 Fakturasøk og kontosammendrag

    Steg 2a
    For å aktivere/deaktivere søkekriterier må man trykke på knappen for det. Som standard er alle kriterier utenom Fakturastatus deaktivert. Når man har valgt ønsket kombinasjon av kriterier trykker man på knappen Søk øverst i venstre hjørne. Da vil resultatsett for søk bli presentert.

    Steg 2b

    Midt i skjermbildet er det en verktøylinje med andre funksjoner:

    • Print av søkeresultat / rapport
    • Lagre søkeresultat / rapport som csv-fil
    • Se historikk for en valgt faktura i søkeresultatet
    • Se detaljer for en valgt faktura i søkeresultat
    • Endre kolonner, rekkefølge i søkeresultatet

    Steg 2c
    For faste rapporter som man ønsker å ta ut i en gitt frekvens er det mulig å lage standardrapporter/maler. Disse standardrapportene vil være personlige i løsningen. Ønsker man å lage en slik standardrapport:

    • Velg ønsket kombinasjon av søkekriterier.
    • Trykke på knappen Lagre under Favoritter.
    • Da kommer et nytt skjermbilde, hvor navn på mal (for søkekriterier) må defineres.
    • Skriv inn ønsket navn på rapport og trykk så på knappen ”Lagre".
    • Ønsker man å finne tidligere lagrede rapportmaler benytter man knappen Favoritter.

    3 Overføre rapport/søk til Excel

    Steg 3a
    Ønsker man å overføre rapporten eller søket til Excel, så klikk på diskettsymbolet.

    Systemet foreslår et lagringssted på ditt eget hjemmeområde. Gi rapporten et navn og lagre den som type csv.

    Steg 3b
    For å hente opp rapporten i Excel er det enklest å åpne Excel først. Velg deretter Fil -> Åpne (søk deg evt frem til det filområdet der csv-filen ligger) og velg filtype Alle filer. Velg åpne.

    Steg 3c
    Deretter klikk Neste.

    Steg 3d
    Excel foreslår Tabulator – endre dette til Semikolon og klikk Fullfør.

    Steg 3e
    For å lagre ned i Excel, klikk Fil -> Lagre som Excel arbeidsbok. Hvis dette ikke gjøres, vil rapporten beholde formatet csv.

    4 Andre søkemuligheter og rapporter

    Som tidligere nevnt er det også andre typer rapporter i Monitor. Disse er beskrevet nedenfor.

    Likviditetsstyring
    Likviditetsstyring kan benyttes for å få en oversikt over hva som ligger til forfall kombinert med status.

    Ved å klikke på ønsket dato vil man få en detaljert oversikt over hvilke fakturaer dette gjelder. Rapporten kan videre behandles som i punkt 2a.

    Til informasjon: Kolonnen Status index kan ha følgende verdier;
    0 = Faktura skannet
    1 = Faktura er på sirkulasjon
    2 = Faktura ligger til sluttkontroll
    3 = Faktura er overført til Agresso

    Rapporter
    Under Rapporter på hovedmenyen finner man kundespesifikke rapporter. Innholdet vil variere fra virksomhet til virksomhet, men de fleste er fellesrapporter som er omtalt i en egen oversikt, “Oversikt over ferdigdefinerte rapporter i IP Monitor”

    Hurtigrapporter
    Under hurtigrapporter finnes det 2 ulike rapporter og disse er ”oversikt over 10 viktigste leverandører” og ”leverandørhistorikk”. Nedenfor kommer en kort beskrivelse av disse.

    Ti viktigste leverandører
    Rapporten tar med fakturaer fra leverandørene som har sendt flest fakturaer eller som har det høyeste totale fakturabeløpet. Rapportene viser fakturaene for det valgte året. Annullerte fakturaer er ikke inkludert i rapportene. Ved å klikke på ønsket søyle vil man få se alle fakturaene. Videre behandling av rapport kan gjøres som punkt 2a.

    Leverandørhistorikk
    Rapporten Leverandørhistorikk viser en oversikt over antall faktura man mottar eller sum beløp man har mottatt faktura på fra en gitt leverandør i løpet av 1 år (vist pr. mnd). Ved å klikke på ønsket søyle vil man få se alle fakturaene. Videre behandling av rapport kan gjøres som punkt 2a.

    Ferdigdefinerte rapporter

    Last ned vedlegg til 12.3 Ferdigdefinerte rapporter (pdf)

  • Formål: Brukerne skal være i stand til å bruke sitt personlige arkiv for å finne faktura de selv har Attestert eller Godkjent, eller på annen måte har vært involvert i.

    1 Søk i mine anmodninger/personlig arkiv

    Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for å søke i sitt personlige arkiv.

    Steg 1a
    For å gjøre søk i personlig arkiv må man velge knappen for personlig arkiv på hovedmeny.

    Steg 1b
    For å gjøre et søk kan man benytte en kombinasjon av ulike søkekriterier for å få ønsket resultat. Et søk kan gjøres innenfor følgende søkekriterier:

    • Selskap
    • Leverandør
    • Tidsrom (Fra - Til)
    • Fakturabeløp (Fra - Til)
    • Søk etter
      • Fakturadato
      • Fakturatype kode
      • Bilagsnummer
      • Valutakode

    Steg 1c
    Når ønsket kombinasjon av overnevnte søkekriterier er satt, trykker man på knappen Hent fakturaer øverst i skjermbildet. Da vil man få opp resultatet basert på søkekriteriene.

    2 Se detaljer på faktura

    Steg 2a
    For å se detaljer på faktura må man trykke på knappen ønsket linje/faktura i resultatsettet. Dette vel da føre deg som bruker inn på detaljer om valgt faktura.

    Steg 2b
    Når man ser detaljer på en enkelt faktura er det mulig å gjøre følgende:

    • Sende faktura til informasjon: Bruker får da kun se på faktura og den blir tilgjengelig i mottakerens personlige arkiv.
    • Legg til kommentar
    • Se på eventuelle vedlegg
    • Legge til vedlegg

    Alle andre felter er låst og kun til informasjon.

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på

Fant du det du lette etter?