Registrere tid når du er syk eller i delvis permisjon

Oppdatert

For ansatte i departementene

Denne informasjon gjelder for departementsansatte.

Registrere tid når du er syk

  • Du som er ansatt registrerer selv egenmelding, lege- eller tannlegebesøk eller syk del av dag i Personalportalen/selvbetjeningsløsningen eller i DFØ-app.

    Du legger inn egenmeldingen under Arbeidstid og Fraværssøknad i portalen, og under Fraværssøknad i appen.

    Du kan bare bruke egenmelding innenfor de første 16 dagene av et sykefravær, og ikke i kombinasjon med delvis sykmelding.

  • Du kan ikke føre sykefravær selv når du har sykmelding fra lege.

    Du må levere sykmeldingen til nærmeste leder, som kontrollerer sykmeldingen og videresender denne til HR. DFØ registrerer sykmeldingen og SAP-tid blir oppdatert.

  • Du kan forskyve ferie når du har full sykmelding

    Har du avtalt ferie under sykmeldingsperioden? Da kan du forskyve ferien din.

    Du sletter den godkjente ferien i Personalportalen selv, og ta den ut senere. Du kan slette ferie i Personalportalen uavhengig av den månedlige fristen for tidsregistreringer, altså etter den 14. i påfølgende måned.

    Vil du ta ut ferien under sykmeldingen? Da må du fylle ut feriedatoene på egenerklæringen på sykmeldingen. NAV registrerer det som ferie, og betaler ikke ut refusjon for perioden.

    Du avvikler ferie som avtalt når du er delvis sykmeldt

    Har du avtalt avtalt ferie mens du er delvis sykmeldt? Da kan du avvikle ferien som planlagt.

    Når du har ferie mens du er delvis sykmeldt, regner NAV det som at du er friskmeldt under ferieuttaket. Arbeidsgiver får ikke refusjon for perioden. Maksdatoen for sykefraværet ditt forskyves når du tar ut ferie, og NAV fordeler sykmeldingprosenten på samme måte som SAP-tid, likt fordelt over ukens dager.

    På grunn av dette kan du ikke ta ut for eksempel tre feriedager og så to sykedager i løpet av en uke hvis du er 40 prosent sykmeldt. I det tilfellet bruker du fem feriedager, fordi du har vært borte fra jobb (i ferie) hele uken.

    Du kan ta ut enkeltstående feriedager. Merk at NAV regner bevegelige helligdager som arbeidsdager. Derfor blir maksdatoen for sykefraværet ditt ikke forskjøvet for helligdager, hvis du tar ut ferie i forbindelse med jul eller påske.

    Avspasering når du er sykmeldt

    Avspasering er ikke en lovregulert ordning slik ferie er. Mens du har rett til å kreve å få avtalt ferie erstattet av sykmelding ved sykdom i ferie, finnes ingen tilsvarende lovregulering for avspasering.

  • Arbeidstid når du er delvis sykmeldt

    SAP-tid fordeler arbeidstid og sykmeldingstid per dag ut fra sykmeldingen din. Systemet setter ikke opp en ny arbeidsplan når du er delvis sykmeldt. Hvis du blir sykmeldt flere eller færre prosent, for eksempel går fra 50 til 40 prosent, lager systemet en ny arbeidstidsberegning.

    Du avtaler med din leder om hvordan du fordeler arbeidstid og sykemeldingstid per uke. SAP-tid fordeler arbeidstiden jevnt per dag. Hvis dere fordeler arbeidstiden ulikt på dagene i uken, eller ulikt fra uke til uke, vil du ikke se det i SAP-tid.

    Eksempel 1: Arbeidsplan ved delvis sykmelding Hvis du er 50 prosent sykmeldt fordeler SAP-tid arbeidstiden din slik at det står 50 prosent arbeidstid og 50 prosent sykmeldt per dag. Systemet beregner arbeidstiden til fem halve dager per uke.

    Det settes opp slik uavhengig av om du og din leder har avtalt at du for eksempel skal jobbe to hele dager den ene uken og tre hele dager den andre uken.

    Når du er delvis sykmeldt er det viktig at du registrerer den tiden du faktisk jobber, uavhengig av hvordan arbeidstiden er beregnet i SAP-tid. Avviket per dag balanseres ut per uke. Så lenge du registrerer riktig antall timer arbeidstid, gir SAP-tid deg riktig timefordeling mellom arbeidstid og sykefravær i løpet av perioden.

    Plusstid og fleksitid når du er delvis sykmeldt

    Du kan ikke opparbeide deg plusstid mens du er delvis sykmeldt. Hvis du har 25 timer fleksitid til gode når du blir sykmeldt, vil du ha 25 timer fleksitid til gode når sykmeldingsperioden er over. Dette gjelder uansett hvor mye du har jobbet under sykmeldingen.

    Eksempel 2: Arbeidstidsberegning ved delvis sykmelding Du er 50 prosent sykmeldt og SAP-tid fordeler tiden i arbeidsplanen slik at det står 50 prosent arbeidstid og 50 prosent sykmeldt per dag. Systemet beregner arbeidstiden til fem halve dager per uke.

    Du kan jobbe halve dager fem dager i uken, eller for eksempel hel dag mandag, fravær tirsdag, hel dag onsdag, fravær torsdag og halv dag fredag. Fleksitiden opparbeidet på mandag og onsdag vil balanseres mot fleksitiden trukket tirsdag og torsdag.

    Du skal ikke jobbe mer enn sykmeldingsgraden din tilsier. Hvis du kan jobbe mer, skal du melde fra til legen din, og få ny sykmelding med lavere sykmeldingsgrad.

Registrere tid når du har delvis permisjon

Denne veiledningen gjelder ansatte i departementer med 100 prosent stilling og redusert arbeidstid på grunn av delvis permisjon (tjenestepensjon, delvis omsorgspermisjon osv.). Den gjelder ikke for deltidsansatte som jobber fullt i sin stilling.

  • Når du har delvis permisjon regner SAP-tid ut arbeidstid og permisjon per uke og ikke per dag.

    Avtal arbeidsmønster med din leder, og før timene du jobber

    Hvis du har delvis permisjon må du

    • avtale med din leder hvilke dager du jobber og hvor mange timer du jobber, altså et arbeidsmønster ut fra fraværsprosenten din
    • føre timene du jobber i Personalportalen eller DFØ-app ut fra arbeidsmønsteret du har avtalt

    Siden SAP-tid regner tiden per uke og ikke per dag, vil ikke timene dine stemme daglig, men gå opp på ukebasis. Plusstiden på arbeidsdagene vil balansere seg mot minustiden på fridager.

    På tidsslippen kan du se forventet arbeidstid

    Du kan lese tidsslippen din, enten i Personalportalen eller på mobil. På tidsslippen kan du

    • se forventet arbeidstid
    • kontrollere hvor mye du faktisk har arbeidet sett mot forventet arbeidstid
    • følge med på opparbeidet eller brukt fleksitid under "Godskrevne timer" per dag

    Forventet arbeidstid kan du bare se på tidsslippen. I Personalportalen kan du bare se timer per dag i henhold til stillingsprosent og reglementet (7 timer og 45 minutter i vintertiden, 7 timer i sommertiden og 4 timer dagen før helligdag). Dette kan være forvirrende for deg som har delvis permisjon. Det er altså tidsslippen som viser det faktiske forbruket av fleksitid, og ikke søknadsbildet i Personalportalen.

    Eksempel 1 I SAP HR avregnes delvis permisjon og annet delvis fravær mot daglig arbeidstid. En ansatt med 20 prosent permisjon får et forventet arbeidsmønster i SAP-tid med 20 prosent fravær hver virkedag. Ved vintertid gir en 20 prosent permisjon forventet arbeidstid på 6 timer og 12 minutter hver dag (ved sommertid 5 timer og 26 minutter). Dersom en ansatt jobber fulle dager mandag til torsdag og tar fri på fredag, registrerer den ansatte 7 timer og 45 minutter mandag til torsdag og vil da opptjene 1 time og 33 minutter fleksitid per dag. For fraværsdagen på fredag blir det minus 6 time og 12 minutter fleksitid. Dermed går fleksitidsaldoen per uke opp: 1 time og 33 minutter x 4 = 6 timer og 12 minutter.

    Tidsslippen kan du lese ved at du kontrollerer "Godskrevet tid" og ser at dagene med minustimer går opp med dagene med plusstimer. Merk at balansen blir null bare hvis du ikke har opptjent plusstid eller brukt fleksitid i perioden du kontrollerer.

  • Hvis du har delvis permisjon og delvis sykemelding kan du ikke opparbeide deg plusstid eller minustid.

    Du trenger ikke å melde fra til DFØ om du har faste arbeidsdager, men jobber en annen dag i uken. Du fører de timene du faktisk arbeider, og får dermed minustid på den faste arbeidsdagen (som du ikke jobbet på), og plusstid på den ekstra arbeidsdagen (som du normalt har fri på). Dermed går tidssaldoen opp på ukesbasis. Dette går automatisk, du trenger bare å registrere arbeidstiden din i Personalportalen eller på DFØ-app.

    Dersom du registrerer eller søker om avspasering i Personalportalen, får du et et varsel om at det allerede er en permisjonstype registrert i denne perioden. Dette er bare et varsel, og ikke en feilmelding eller stoppmelding. Du kan likevel registrere og søke om avspasering eller annet fravær når du har delvis permisjon.

    Avvik på fleksitid fanges opp av DFØ

    Hvis du avspaserer,  er syk eller tar en ekstra fridag av andre grunner, vil du få avvik i fleksitiden på ukesbasis.

    Derfor korrigerer vi i DFØ fleksitiden for ansatte med delvis permisjon som har fravær utover den registrerte permisjonen. Vi kan ikke korrigere før leder har godkjent overtid og fravær i slutten av den aktuelle måneden. Dermed er det minst 4 uker etterslep på fleksitidssaldoen før den blir oppdatert i SAP HR.

    For at vi skal fange opp alt fraværet, er det svært viktig at ansatte registrerer tid i Personalportalen fortløpende.

    For å rette opp fleksitidsaldoen, korrigerer vi manuelt ved å legge inn plusstimer/minustimer i SAP HR. Plusstimene/minustimene må legges inn på en bestemt dato. De korrigerte timene kan du lese på tidsslippen under "manuelle korrigeringer", og øker eller reduserer antallet godskrevne timer på den datoen de er registrert på.

    Eksempel 2 Du har 20 prosent permisjon, og får et forventet arbeidsmønster i SAP-tid med 20 prosent fravær hver virkedag. Ved vintertid gir det en forventet arbeidstid på 6 timer og 12 minutter hver dag (ved sommertid 5 timer og 26 minutter).

    Du har fri hver onsdag og jobber full dag de andre fire dagene i uken.

    • Mandag 08.00–15.45.  Du fører 7 timer og 45 minutter. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 1 timer og 33 minutter til fleksisaldo.
    • Tirsdag 08.00–15.45.  Du fører 7 timer og 45 minutter. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 1 timer og 33 minutter til fleksisaldo.
    • Onsdag fri.  Du fører ikke timer. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 6 timer og 12 minutter i minus til fleksisaldo.
    • Torsdag 08.00–15.45. Du fører 7 timer og 45 minutter. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 1 timer og 33 minutter til fleksisaldo.
    • Fredag 08.00–15.45.  Du fører 7 timer og 45 minutter. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 1 timer og 33 minutter til fleksisaldo.

    Saldoen blir riktig når man ser hele uka samlet: Plusstiden (1 time og 33 minutter x 4 = 6 timer og 12 minutter) tilsvarer minustiden (6 timer 12 minutter).

    En uke tar du en feriedag på mandag, og er hjemme med sykt barn på tirsdag. Da ser uken din slik ut:

    • Mandag ferie hel dag. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Fleksisaldoen endres ikke.
    • Tirsdag sykt barn hel dag Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Fleksisaldo endres ikke.
    • Onsdag fri. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 6 timer og 12 minutter i minus til fleksisaldo.
    • Torsdag 08.00–15.45. Du fører 7 timer og 45 minutter. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 1 time og 33 minutter til fleksisaldo.
    • Fredag 08.00–15.45. Du fører 7 timer og 45 minutter. Forventet arbeidstid er 6 timer og 12 minutter. Det gir 1 time og 33 minutter til fleksisaldo.

    I dette tilfellet mangler du 3 timer og 6 minutter. Grunnen er at fleksisaldoen ikke blir endret når du har annet fravær (1 time og 33 minutter X 2 = 3 timer og 6 minutter).

    Løsningen er at vi i DFØ manuelt godskriver deg 3 timer og 6 minutter.

    Ikke egen arbeidsplan i SAP-tid

    Hvis du har delvis persmisjon eller annet delvis fravær, blir det ikke satt opp en egen arbeidsplan i SAP-tid. Grunnen er at det skal bli en korrekt rapportering av stillingsprosent til A-ordningen, og at du skal beholde rettighetene dine i Statens pensjonskasse. Endring av arbeidstid i stedet for permisjon uten lønn vil automatisk føre til at du taper opptjening i Statens pensjonskasse.

  • Antallet feriedager som du får i SAP-tid følger stillingsprosenten. Hvis du har en 100 prosent stilling og redusert arbeidstid, får du 25 feriedager i SAP-tid. Ettersom ferieloven gir rett til fem ferieuker, ikke 25 feriedager, blir uttak av feriedager for ansatte med delvis permisjon omgjort til uttak av hele ferieuker. Dette følges opp og korrigeres av DFØ.

    Ferie skal forstå som ferietid, og skal være 5 ferieuker for deg med delvis permisjon. Du tildeles derfor en kvote på 25 dager i SAP HR for å oppfylle 5 uker med feriefritid. Verdien av feriedagene fordeles jevnt på kvoten av 25 dager.

    Har du arbeidsmønster med jevn redusert arbeidtid?

    For deg som har arbeidsmønster med jevn, redusert arbeidstid hver dag, avvikler du ferie som normalt. Hver feriedag teller som en hel feriedag, selv om arbeidstiden er redusert denne dagen.

    Ferie skal registreres fra og med første dag den ansatte er borte fra jobben på grunn av ferie og til og med siste dag før den ansatte er tilbake på jobb, eventuelt siste dag før annet lovlig fravær.

    Eksempel 3 Den ansatte skal ha en uke ferie, og søker fri fra og med mandag til og med søndag.

    Det avvikles ferie i 5 dager. Registreringen blir korrekt.

    Har du arbeidsmønster med arbeidsfrie dager?

    For deg som har arbeidsmønster med arbeidsfrie dager, avvikler du ferier i hele uker. Ved ferieregistrering for hele uker blir ikke fleksitiden påvirket og det korrigeres ikke fleksitid som beskrevet ovenfor.

    Eksempel 4 En ansatt med 20 prosent permisjon og fri hver fredag, søker også ferie fra og med mandag til og med søndag. Ferie avvikles også på fredag, selv om dette vanligvis er en fridag. Fredag omgjøres til feriedag. Dette blir riktig fordi feriefritiden skal utgjøre en hel uke, og det skal trekkes 5 dager av feriekvoten.

    Vi anbefaler at du avvikler ferie i hele uker

    Vi anbefaler at du avvikler ferie i hele uker mens du har delvis permisjon. Grunnen er at det er lettere for deg å holde oversikten, og vi slipper manuelle korrigeringer.

    Trenger du fri på enkeltdager, anbefaler vi deg å avspasere eller bytte arbeidsdag den aktuelle uken.

    Hvis du tar enkeltstående feriedager, kan ferieoversikten din vise feil inntil antall feriedager fram til vi i DFØ har kontrollert og eventuelt korrigert. Hvis du tar enkeltstående feriedager, skal det tas utgangspunkt i ferietid, slik at antall fridager skal utgjøre en uke. Vær oppmerksom på at det kan gjøre det vanskelig å følge med på saldoen for hvor mye ferie du har igjen.

    Eksempel 5 En ansatt med 20 prosent permisjon og fri en dag i uka, søker ferie på enkeltdager. Feriefritiden skal utgjøre en uke. Det vil si at når det er benyttet 4 enkeltstående feriedager, vil den 5. feriedagen trekkes samtidig slik at kvotetrekket blir en ferieuke (5 dager).

    Vi kontrollerer og korrigerer ferie manuelt

    Vi kontrollerer all overlappende ferie med delvis permisjon hver måned. Når vi korrigerer ferietid manuelt, vil de korrigerte feriedagene omgjøres til fraværstype 210K (med lønn) / 220K (uten lønn)

    Dette kan du se i Personalportalen eller DFØ-app under "Oversikt over fravær". Der får feriedagene en ny status: "Informert" istedenfor "Godkjent".

    Du kan ikke endre eller slette en fraværssøknad om ferie etter at vi har korrigert. Kontakt din HR- eller administrasjonsavdeling om du trenger å få slettet ferie. De må deretter sende bilag til DFØ.

Kontaktinfo

Har du spørsmål om lønn, tid, fravær eller reiseregninger?

Fant du det du lette etter?