Kundesider for departementene

Her finner du som jobber i departementene, Statsministerens kontor, regjeringsadvokaten og DSS alt du trenger å vite om lønn, tid, fravær, reiseregninger og regnskap.

Oppdatert

For departementsansatte

  • Denne informasjonen gjelder for ansatte i departementene. 
  • Du finner kontaktinformasjon nederst på siden.

Spørsmål og svar 

Tid- og fraværsregistrering

  • Reisetid på tjenestereiser i utlandet kompenseres som hovedregel med en halvtime for en time. Enkelte departement har avtale om at reisetiden kompenseres med time for time.

    I Personalportalen er kodene for tjenestereise utland satt opp med korrekt kompensasjon for det enkelte departement.

    Se noen eksempler på reisetid.

  • Når du har delvis permisjon regner SAP-tid ut arbeidstid og permisjon per uke og ikke per dag. Hvis du har delvis permisjon må du

    • avtale med din leder hvilke dager du jobber og hvor mange timer du jobber, altså et arbeidsmønster ut fra fraværsprosenten din
    • føre timene du jobber i Personalportalen eller DFØ-app

    Arbeidstiden din vil ikke nødvendigvis stemme overens med det avtalte arbeidsmønster per dag, men summen av arbeidstimer vil gå opp per uke.

  • Registrering av tidsinformasjon oppdateres hver natt og er først synlige i Tidsinformasjon dagen etter registrering.

    Når du har registrert arbeidstid, blir den ikke oppdatert i oversikten din før dagen etter.

  • Det betyr at du har jobbet mindre enn full arbeidsdag. Det vil si mindre enn 7 timer og 45 minutter eller 7 timer for vinter- og sommertid.

  • Gjelder fraværssøknaden inneværende periode og frem i tid, sletter du den godkjente fraværssøknaden i Oversikt fraværssøknader ved å klikke på søppelkasse-symbolet.

    Skal du endre, må du slette og så registrerer en ny korrigert søknad.

    Gjelder fraværssøknaden du vil slette/endre en tidligere periode må du melde fra til din HR-/personalavdeling.

    • Du registrerer selv egenmeldinger, lege/tannlege eller syk del av dag i Personalportalen/selvbetjeningsløsningen eller DFØ-app.
    • Du sender sykmeldinger til din leder, og SAP-tid blir oppdatert, du kan ikke registrere sykmeldinger selv.

Reiseregninger

  • Hvorfor må jeg levere kvitteringer og andre bilag?

    For at refusjon av utgifter skal kunne utbetales skattefritt, må de faktiske utgiftene dokumenteres.

    De faktiske utgiftene du har hatt på din tjenestereise dokumenterer du ved å legge ved alle kvitteringer eller andre bilag.

    Hvordan leverer jeg kvitteringer og bilag?

    Du leverer kvitteringer og bilag elektronisk.

    Du laster dem opp når du registrerer reiseregningen. Klikk på knappen Vedlegg når du registrerer reiseregningen din. Med DFØ-app kan du ta bilde av kvitteringene.

    Må jeg levere alle kvitteringer?

    Hovedregelen er at alle utlegg du krever refusjon for skal dokumenteres, men enkelte kvitteringer trenger du likevel ikke å levere.

    Eksempel på kvitteringer du ikke trenger å levere

    • flytog/flybuss
    • kollektivtransport
    • bompenger

    Jeg har lagt ut for en flyreise. Hva må jeg legge med av dokumentasjon?

    Du skal dokumentere pris og faktisk gjennomført flyreise ved å levere

    • enten reisebeskrivelse fra fly/reiseselskap utstedt i etterkant av utført flyreise
    • eller kvittering på kjøp av flybillett og boardingkort/setekvittering

    Har du elektronisk boardingkort kan du ta bilde av mobilskjermen og laste det opp som elektronisk vedlegg til reiseregningen din.

  • Når utbetales reiserefusjonene?

    Ser jeg detaljer for reiseregningsoppgjøret på lønnslippen?

    Du finner ikke reiseregningsoppgjøret på lønnsslippen. Det er egne oppgjør som du finner i Personalportalen og i DFØ-app.

    • I appen finner du dem under Utbetalinger og Reise og utgift.
    • I Personalportalen finner du dem under Reise- og utgiftsrefusjon, Liste over mine reise- og utgiftsrefusjoner. Marker aktuell reiseregning, og klikk på Visning/Utskrift.

    Hvorfor er min reiseregning ennå ikke utbetalt?

    • Har du sendt reiseregningen til godkjenning? Se status på reiseregningen under Liste over mine reise- og utgiftsrefusjoner. Er statusen "Under behandling" har du ikke sendt den til godkjenning.
    • Er reiseregningen sendt tilbake til deg for korrigering? Se i innkurven i DFØ-app eller Personalportalen.
    • Har du åpnet og sett på reiseregningen din etter at du sendte den til godkjenning? Da kan det være at du uforvarende har trukket reiseregningen tilbake fra godkjenningsprosessen.
    • Leder har glemt å godkjenne reiseregningen.
    • Leder er fraværende og har ikke lagt inn stedfortreder.
    • Du har sendt den til godkjenning dagen før ferie, fått den tilbake for korrigering og blitt liggende.
  • Hvor lang saksbehandlingstid er det på reiseregningsoppgjør?

    Her ser du trinnene og tid per trinn i saksbehandlingen.

    • Godkjenning i DFØ: To dagers behandlingsfrist etter mottak av bilagene knyttet til din reiseregning.
    • Godkjenning av leder: Systemet er satt opp med fem pluss fem dagers frist. Vi anbefaler at leder ser på fristene i kjøreplanen, og godkjenner reiseregninger etter denne.
    • Rimelighetskontroll: Alle reiseregninger som er godkjent av leder innen fristene på kjøreplanen blir med på den såkalte reiseregningskjøringen. Rimelighetskontrollen i forbindelse med denne varer i to timer dagen etter frist for andregodkjenning.
    • Utbetaling: Utbetalingsdato er to til tre dager etter rimelighetskontroll og reiseregningskjøring.

    Hvis det er feil eller mangler på reiseregningen din, vil vi returnere den til deg deg for korrigering. Det vil naturlig nok føre til lengre saksbehandlingstid.

  • Hva skjer om DFØ eller leder avdekker feil eller mangler på reiseregningen min?

    • DFØ eller leder vil returnere reiseregningen til deg.
    • Du må selv korrigere reiseregningen.

    Hvordan vet jeg om en reiseregning er returnert for korrigering?

    Hvis du får en reiseregning retur for korrigering, får du en automatisk e-post fra DFØ om at du har oppgaver til behandling i innkurven. For å korrigere, må du

    • gå til innkurv i Personalportalen eller DFØ-app
    • åpne gjeldende reiseregning
    • rette opp ut fra kommentarene
    • sende til godkjenning på nytt

    Hvordan vet jeg hva jeg skal korrigere på en returnert reiseregning?

    Vi i DFØ eller lederen din legger inn kommentarer til reiseregningen, slik at du vet hva du skal korrigere.

    I Personalportalen finner du kommentarene ved å markere reiseregningen og klikke på Vis memo.

    Hvorfor kan ikke dere eller lederen min korrigere min reiseregning hvis den feil?

    Når du sender fra deg reiseregningen, har du levert den med en godkjent elektronisk signatur. Du signerer på at du har registrert din reiseregning korrekt i henhold til din tjenestereise, og at alle utgifter du krever refundert er jobbrelaterte og knyttet til tjenestereisen. DFØ eller leder skal ikke gjøre endringer på din reiseregning etter at du har signert den.

    Hva gjør jeg når jeg har korrigert reiseregningen?

    Du må huske å sende reiseregningen til godkjenning på nytt, slik at den ikke blir liggende ubehandlet i din innkurv.

  • Hva må jeg forberede før en tjenestereise?

    • Du må innhente samtykke fra leder til å foreta reiser for statens regning før reisen finner sted (ref. særavtale for tjenestereiser § 1).
    • Du må innhente forhåndsgodkjenning fra leder på bruk av ikke-rutegående transportmidler som taxi, leiebil og bruk av egen bil (ref. særavtale for tjenestereiser § 5 og 6).
    • Du må avklare reiseforskudd i god tid med egen leder og i egen virksomhet.

    Hva må jeg huske under en tjenestereise?

    • Husk å få kvitteringer for alle utlegg du skal ha refundert
    • Noter deg hvilke måltider du er blitt påspandert. Disse måltidene skal du gjøre fradrag for hvis du krever kostgodtgjørelse.
    • Husk å få dokumentasjon på gjennomført flyreise. Krav til dokumentasjon er reisebeskrivelse fra flyselskap eller reisebyrå, eller kvittering på kjøp av flybillett og boardingkort/setekvittering.

Personalportalen

  • Hvis du bytter lønnskontonummer, registrerer du selv det nye. Du kan også legge til eget kontonummer for reiseregningsrefusjoner.

  • Ved adresseendring registrerer du ny adresse i selvbetjeningen

  • Lønnsslipp finner i selvbetjeningen den 12. hver måned. Her finner du også lønnsslipper for inneværende år og fjoråret.

  • Vi anbefaler at du registrerer minst to pårørende og kontaktpersoner. Dette er viktig informasjon til din arbeidsgiver ved eventuelle kriser eller ulykker der departementsansatte er involvert.

  • Du må registrere alle barn du har omsorg for i alderen til og med 12 år. Dette må du gjøre for at kvote for omsorgspermisjon skal genereres i SAP-tid.

Kurs for departementene

Kontaktinfo

Har du spørsmål om lønn, tid, fravær eller reiseregninger?

Har du spørsmål om faktura eller regnskap?

Åpningstider: Kl. 08.00-15.45 (15.00 mellom 15. mai og 14. september)

Fant du det du lette etter?