DFØ vil nå sette opp to robotprosesser der ansatte med uoppgjorte reisesøknader, reiseregninger eller utgiftsrefusjoner vil få en påminnelse om å ferdigstille søknaden eller refusjonskravet.
DFØ har tidligere tatt ut rapporter fra SAP for å følge opp uoppgjorte reiseforskudd, reiseregninger og utgiftsrefusjoner. Rapportene er sendt direkte til fagbruker i den enkelte virksomhet for oppfølging. Vi har nå laget to robotprosesser som håndterer uoppgjorte søknader og refusjonskrav. De to ulike prosessene blir beskrevet nedenfor.
Prosess for uoppgjorte reiseregninger/utgiftsrefusjoner:
- En påminnelse på e-post sendes til ansatte som har uoppgjorte reiseregninger/utgiftsrefusjoner hvor dato på refusjonskravet er eldre enn 14 dager.
- E-posten vil inneholde en oversikt over refusjonskrav som ikke er sendt til godkjenning.
- Påminnelsen vil sendes hver måned til reiseregningen/utgiftsrefusjonen er sendt til godkjenning.
Prosess for uoppgjorte reisesøknader:
- En påminnelse på e-post sendes til ansatte som har uoppgjorte reiseforskudd hvor sluttdato på reisesøknaden er en måned eller mer tilbake i tid. Påminnelsen sendes ut første mandag hver måned.
- 1. påminnelse sendes til ansatte.
- 2. påminnelse sendes til ansatte og leder.
- 3. påminnelse, samt påfølgende påminnelser, sendes til ansatte. I tillegg mottar virksomheten/fagbruker en samlet oversikt over alle ansatte i virksomheten som har uoppgjorte reiseforskudd der ansatt har mottatt to purringer.
Alle kunder vil i løpet av høsten bli satt opp på begge prosessene, dere trenger dermed ikke ta kontakt med DFØ for å sette opp løsningen. Etter at robotprosessene er satt opp, vil DFØ slutte å sende oversikt til fagbruker over uoppgjorte reisesøknader, reiseregninger og utgiftsrefusjoner. Det vil ikke sendes ut melding til hver kunde når dere går over på denne løsningen, men vi planlegger å ha alle over innen midten av november.