34/2021 Reiseassistent – reiseregning på vegne av andre

Reiseassistent er en ny funksjonalitet som ble opprettet på bakgrunn av at ansatte, spesielt ledere, har en travel hverdag og har behov for assistanse til å skrive reiseregning.

Oppdatert

Med hyppige forretningsreiser og en full kalender kan det være utfordrende å finne tid til å skrive reiseregninger eller utgiftsrefusjoner.

Derfor har DFØ jobbet med å utarbeide en løsning som tilrettelegger for at reiseassistenten (assistent/sekretær/saksbehandler) tilknyttet leder kan skrive reiseregninger og utgiftsrefusjoner på vegne av lederen. Løsningen vil bli tilgjengelig i selvbetjeningsportalen og vi vil også tilrettelegge for denne funksjonaliteten i DFØ-appen.

Et eksempel på hvordan løsningen fungerer i praksis:

  • Reiseassistenten skriver reiseregning eller utgiftsrefusjon på vegne av lederen (den reisende) med sin egen bruker i selvbetjeningsportalen.
  • Reiseassistenten fyller deretter inn nødvendig informasjon før den sendes til den reisende (leder/ansatt) til godkjenning.
  • Den reisende mottar reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til signering i sin innkurv. Den reisende ser over for å sikre at all informasjon er korrekt.
    • Dersom informasjonen ikke er korrekt eller har mangler kan denne redigeres direkte av den reisende selv, eller sendes tilbake til reiseassistenten.
    • Dersom informasjonen er i orden, sender den reisende reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til godkjenning.
  • Reiseregningen eller utgiftsrefusjonen legges deretter i normal flyt.

Hvem kan ikke være reiseassistent?

Reiseassistent-rollen kan ikke tildeles fagbruker, godkjenner 1 eller godkjenner 2.

Ulike måter å sette opp løsningen på:

  • Medarbeidergruppe
  • Organisasjonsenhet + relasjoner (eksempelvis alle ledere i en bestemt organisasjonsenhet)
  • Stillingsgruppe i en organisasjonsenhet

Løsningen skulle rulles ut i medio september, men på grunn av endringer i prosjektet vil den rulles ut i medio oktober.

Kontaktinfo

Dersom din virksomhet ønsker å bestille denne løsningen eller har spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt kundesenter for lønn:

  • E-post: lonn@dfo.no
  • Kundesenter på nett
  • Telefon: 406 34 021
Fant du det du lette etter?