Myndigheten til å disponere budsjettet ligger i utgangspunktet hos virksomhetslederen, som kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivå.
Hvem kan budsjettdisponeringsmyndighet delegeres til?
Budsjettdisponeringsmyndighet kan i første omgang delegeres til ledere for eventuelle underliggende driftsenheter, som har overordnet samlet myndighet for vedkommende enhet. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre til neste underliggende nivå i virksomheten når dette inngår i en systematisk delegering som følger en fast organisasjonsplan. Hvor mange nivåer det delegeres til, avhenger av virksomhetens omfang og kompleksitet. I store virksomheter med mange beslutningsnivåer, eventuelt med driftsenheter over store deler av landet, er det selvsagt umulig at den øverste lederen selv foretar den individuelle delegeringen.
Hvis delegeringen ikke kan følge noen fast organisatorisk tjenestevei, bør delegering av budsjettdisponeringsmyndighet også til lavere nivåer foretas av øverste leder. Samlet budsjettdisponeringsmyndighet bør bare tildeles et begrenset antall tilsatte, mens myndighet for deler av det samlede budsjettet kan tildeles flere.
Hvis budsjettdisponeringsmyndighet delegeres, må det følge med midler. Delegeringen må gjøres skriftlig, for eksempel i et eget dokument eller som del av virksomhetens instrukser og vanligvis brukes en økonomiinstruks i kombinasjon med årlige disponeringsskriv for dette formålet. Den som delegerer, har selv fått tildelt en ramme, og summen av de delegerte rammene kan ikke overstige denne rammen.
Virksomheten skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet.
Eksempel på delegering av budsjettdisponeringsmyndighet
Lederen av virksomheten Direktoratet har gjennom sin stilling samlet budsjettdisponeringsmyndighet. Direktoratet er organisert i avdelingene A, B og C. Avdeling A består av seksjonene A1 og A2, avdeling B har seksjonene B1, B2 og B3, og avdeling C har seksjonene C1 og C2, jf. figuren:
Lederen av Direktoratet delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til hver av sine avdelingsledere for bestilling av blant annet tjenestereiser, kursdeltakelse og konsulenttjenester. Lederen for avdeling A får en ramme på 180 000 kroner per år til bestilling av reiser og kurs. Av dette beløpet videredelegerer hun budsjettdisponeringsmyndighet til sine seksjonsledere i A1 og A2 med henholdsvis 50 000 kroner og 30 000 kroner. Lederen for avdeling A beholder 100 000 kroner av rammen.
Lederen for avdeling B har fått delegert 200 000 kroner og videredelegerer til hver av sine seksjonsledere i B1, B2 og B3 50 000 kroner. I tillegg har hun en person som heter X i seksjon B2, som har arbeidsoppgaver som medfører mye reising. Hun delegerer derfor budsjettdisponeringsmyndighet til X til dekning av hans planlagte reiser innenfor en samlet ramme på 25 000 kroner pr. år. Lederen for avdeling B beholder 25 000 kroner av rammen.
Lederen for avdeling C har fått delegert 500 000 kroner og har i tillegg til den ordinære driften ansvaret for to prosjekter. Han videredelegerer budsjettdisponeringsmyndighet for kjøp av konsulenttjenester til de to prosjektlederne sine med 150 000 kroner til person Y og 50 000 kroner til person Z. Lederen for avdeling C beholder 300 000 kroner av rammen.
Eksempel på delegering ved enkeltkjøp - bestillingsrett
En tilsatt kan gis en fullmakt (skriftlig eller muntlig) til å effektuere selve bestillingen av en vare eller tjeneste, uten at det gis formell budsjettdisponeringsmyndighet. Dette kan eksempelvis være aktuelt i tilfeller der den tilsatte foretar få bestillinger i løpet av året. En slik fullmakt kalles ofte å gi en person en bestillingsrett. Dette kan være tilfellet for eksempel i forbindelse med mindre kjøp av kontorrekvisita eller ved bestilling av fly- eller togbilletter.
Fullmakten kan gjerne ha en begrensning i form av at kjøpet skal gjøres innenfor en angitt beløpsgrense eller gjelde en bestemt type produkt. Når det gjelder reiser, er det gitt regler i Statens personalhåndbok om hvilke transportmidler som kan brukes, og dette setter klare rammer.