Budsjettdisponeringsmyndighet er myndighet til å bestemme hva budsjettmidlene som er avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til. Det inkluderer myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten.
Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet
Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom å disponere budsjettmidler og inngå økonomiske forpliktelser for virksomheten, er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres i statlige virksomheter. Rutiner for kontrollaktivitetene, som transaksjonskontroller, inngår som et element i virksomhetens internkontroll.
Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, ifølge bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.5.2.1.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende:
- påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
Kravet om bekreftelse av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer og feilinnbetalinger. Kravet om slik bekreftelse gjelder videre ved utbetalinger av lån.
Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre.
Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet.
Dokumentasjon av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet
Bekreftelsen av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skal fremgå av dokumentasjon knyttet til bestilling, ordrebekreftelse, faktura, tilskuddsbrev eller lignende. Ved grupper av transaksjoner, som avrop på avtaler, delfakturering av avtaler, faste avtaler (for eksempel husleie, strøm) eller tilskudd som utbetales i flere terminer, kan dokumentasjonen knyttes til avtalen eller tilskuddsbrevet og omfatte flere enkelttransaksjoner.
Dokumentasjonen av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skal være
i form av elektroniske signaturer/aktivitetsregistreringer eller
manuelle signaturer. Ved anskaffelser er det krav om å bruke et
elektronisk fakturabehandlingssystem (jf. bestemmelsene punkt
5.3.5), og budsjettdisponeringen blir da normalt dokumentert i form
av en elektronisk signatur.
Budsjettdisponeringen skjer på det tidspunktet virksomheten blir
økonomisk forpliktet, og bruk av budsjettmidler skal som omtalt
alltid godkjennes av ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.
Virksomheten kan velge å la dokumentasjon av
budsjettdisponeringsmyndigheten skje enten på det samme tidspunktet
som den utøves eller på et senere tidspunkt, men dokumentasjonen
skal likevel alltid skje før tidspunktet for bokføring.
Bestemmelser om økonomistyring i staten inneholder for øvrig ingen
krav som låser rekkefølgen på dokumentasjon av henholdsvis
budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjon. Virksomheten kan
derfor velge å dokumentere at budsjettdisponeringsmyndighet er
utøvd for en type utgifter før utgiftene er attestert eller etter
at utgiftene er attestert.
Eksempler på dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet
Nedenfor finner du tre eksempler på utgiftstyper og hvordan dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet kan skje for disse.
Lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser
Lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser
For lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser utøves budsjettdisponeringsmyndighet på følgende tidspunkter:
- ved ansettelse av medarbeider, herunder ved fastsettelse av lønn
- ved senere endringer av lønnen
- ved pålegg om og godkjenning av overtid, reiser og andre
personalmessige disposisjoner
Fastsettelse av lønn ved ansettelse og lønnsendringer som er fastsatt lokalt med hjemmel i tariffavtale eller annen avtale, kan bare foretas dersom det foreligger budsjettmessig dekning for utgiftene. Lønnsendringer som er fastsatt i sentrale forhandlinger mellom staten og hovedsammenslutningene eller frittstående forhandlingsberettigede organisasjoner og hvor det er avsatt midler til lokale forhandlinger, skal imidlertid gjennomføres.
Avtale om ansettelse skal inngås av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Signatur på ansettelsespapirer vil være grunnlag for registrering i lønnssystemet og gir grunnlag for senere kontroll av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.
Ved lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger vil utgangspunkt være avtalen som er inngått sentralt. Endringer som må gjøres på den enkelte ansatte, bekreftes på en samlet oppstilling eller for hver enkelt ansatt av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.
Ved lokale forhandlinger vil det være protokollen som er undertegnet av partene som er grunnlaget for endringene, og der det fremgår hvem som har utøvd budsjettdisponeringsmyndigheten for virksomheten.
Pålegg om og godkjenning av personalmessige disposisjoner som medfører lønnsopplysningspliktige ytelser, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Av bekreftelsen skal det fremgå:
- hva disposisjonen gjelder
- hvem den gjelder
- grunnlaget for beløpet som skal utbetales, for eksempel i form av overtidstimer, dekning av telefonutgifter med mer
Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan virksomheten velge å la den som bruker sin budsjettdisponeringsmyndighet også attestere, slik at vedkommende sin signatur gjelder for begge disse transaksjonskontrollene (jf. bestemmelsene punkt 2.5.2.2). Dette kan være aktuelt eksempelvis der det er gitt forskudd til reiser, ved reiseregninger eller ved overtid.
Vare- og tjenestekjøp
Bekreftelse for bruk av budsjettdisponeringsmyndighet gis ofte i tilknytning til en faktura fra leverandøren og skjer for hver enkelt transaksjon.
Bekreftelsen kan også gis på bestillingsdokumentasjon, ordrebekreftelse eller lignende som viser hva som er bestilt og innenfor hvilke beløpsrammer. Dersom bekreftelse av budsjettdisponering skjer på eksempelvis en bestilling (notat eller lignende), må dokumentasjonen som viser bekreftelsen, følge med fakturaen eller utbetalingsgrunnlaget eller på annen måte være tilgjengelig for kontroll. Deretter kan fakturaen med underdokumentasjon attesteres av en annen person og bokføres.
I mange tilfeller vil virksomheten ha inngått avtaler for ulike kjøp, eksempelvis for husleie, bruk av strøm, bruk av telefon og internett, konsulenttjenester med mer. Bekreftelse av budsjettdisponering vil da normalt fremgå av avtalen som virksomheten har inngått. Avhengig av størrelsen på anskaffelsen og hvilken risiko det er knyttet til den med hensyn til avvik fra de avtalte betingelsene og behov for oppfølging av leveransen (eksempelvis ved tjenester), kan virksomheten vurdere om det er tilstrekkelig at fakturaen for den enkelte leveranse bare attesteres før den bokføres og utbetales. Dette innebærer at avtalen brukes som dokumentasjon for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet ved flere utbetalinger. Det skal i slike tilfeller være en henvisning til avtalen slik at det er enkelt å finne tilbake til den. Henvisningen kan fremgå av fakturaen eller av en referanse i fakturabehandlingssystemet knyttet til den enkelte fakturaen.
Ifølge bestemmelsene punkt 4.3.1 skal statlige virksomheter bruke et elektronisk økonomisystem som blant annet omfatter et fakturabehandlingssystem. Ved anskaffelser skal virksomheten bruke fakturabehandlingssystemet til å sikre oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsgrunnlag, jf. bestemmelsene punkt 5.3.5. Bruk av systemet innebærer at behandlingen av fakturaer i form av attestasjon, bekreftelse av budsjettdisponeringsmyndighet, bokføring og oppbevaring skjer elektronisk. Virksomheten skal kunne ta imot elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på fastsatt standardformat. Dersom virksomheten mottar papirfakturaer, skal fakturaene omgjøres til elektronisk form.
Tilbakebetalinger eller refusjoner av innbetalinger
Ved tilbakebetaling av et feil innbetalt beløp, eller ved tilbakebetaling av for mye beregnet skatt, avgift, gebyrer eller lignende, skal det også dokumenteres hvem som har utøvd sin budsjettdisponeringsmyndighet.