Steg 1 - kartlegge nåsituasjonen

God innsikt i nåsituasjonen til virksomheten er avgjørende for å lykkes med effektivisering. I denne første fasen skal ledelse og medarbeidere utarbeide en diagnose av virksomheten, fastsette mål for effektiviseringen og klargjøre hvilke gevinster virksomheten ønsker å oppnå.

Oppdatert

Hvem gjør hva?

Ledelsen

Ledelsen må gjøre seg kjent med overordnet budsjettsituasjon, rammebetingelser, trender og utvikling, organisatorisk sammensetning og kostnadsdrivere. Eksempel på analyser som kan gi et utgangspunkt for slik kjennskap er:

  • Oversikt over virksomhetens regnskap siste år
  • Statistikk over ansatte (alderssammensetning, årlig turnover, stillingskoder)
  • SWOT-analyse (analyse av virksomhetens utgangspunkt, trender, styrker, svakheter, muligheter og trusler). Hvordan vurderer dere virksomhetens fremtidsutsikter? Hvilke muligheter har dere? Hva mener dere er utfordringene for deres virksomhet?

Med bakgrunn i analysene: Hva skal være mål for effektiviseringsprosessen? Legg til grunn et flerårig perspektiv. Er det mulig å konkretisere hvordan gevinstene skal realiseres?

Hvordan virksomhetens kompetanse forvaltes fremover har stor betydning for hvordan effektiviseringsgevinstene blir realisert. Strategisk kompetanseplanlegging er derfor nødvendig.

Programledelsen

Programledelsen har ansvaret for å involvere medarbeidere og tillitsvalgte og be dem komme med forslag til effektiviseringstiltak. Bruk ulike kanaler:

  • Intranett
  • Dialogmøter: Avdelingsnivå og med utvalgte medarbeidere. Eventuelt også ledergruppene, seksjoner, tillitsvalgte, fagforeningenes årsmøte med videre
  • Postkassefunksjon som gjør det enkelt å melde forslag

Sett en klar tidsfrist for når innspill kan meldes inn til programgruppen. La medarbeidere få leve seg inn i rollen som administrerende direktør.

Leveranser

  • Samlet liste over mulige tiltak fra ledergruppen
  • Samlet liste over medarbeiderinnspill

Verktøy

Her finner du forslag til verktøy og maler som kan benyttes i denne fasen. Finn ut hva som passer din virksomhet, og tilpass. Verktøyene skal benyttes som utgangspunkt for diskusjoner i ledergrupper/prosjektgrupper og med tillitsvalgte, samt som utgangspunkt for ytterligere analyser.

  • Vi har laget en presentasjon som kan benyttes når effektiviseringsarbeidet starter. Tilpass presentasjonen til din virksomhets utfordringer og hvem dere presenterer for, for eksempel ledergruppen.

    Diskusjonsguide

  • Etter at tall og resultater er diskutert, kan ledergruppa definere muligheter og trusler i virksomheten.

    Posisjonsanalyse/SWOT

Kontaktinfo

Har du spørsmål? Ta kontakt med:

Fant du det du lette etter?