10 tips for å lykkes med effektivisering

Tydelige og forståelige ledelse og mål for effektiviseringen er viktig å lykkes.

Oppdatert
  • Som leder må du gå i front for arbeidet og sette tydelige mål og ha klare forventninger. Veiledningsmateriellet legger vekt på at toppledergruppen samlet jobber systematisk på et strategisk nivå. Toppledergruppen har et samlet ansvar for å engasjere mellomledere. Mellomlederen har en svært viktig rolle i å gjennomføre de endringer som blir foreslått. Sørg for engasjement og motivasjon fra starten.

    Det er viktig å ha et perspektiv utover egen organisasjon. Dere må tenke effektivisering i stort. De beste brukeropplevelsene oppnås gjennom samarbeid på tvers. Dette kan gi muskler og energi til nytenkning.

    Ledelsen gjennomfører egne analyser og iverksetter egne delprosjekter etter behov. Ledelsen bør være avsender av all informasjon på intranettet eller andre kanaler ved oppstart, underveis og når resultatene viser seg. Synliggjør hvorfor effektivisering er nødvendig og hvilke mål virksomheten har.

  • Styringsgruppen skal arbeide strategisk, forankre og ta beslutninger. I mindre virksomheter kan ledergruppen utgjøre styringsgruppen, gjerne supplert med tillitsvalgte.

  • Lag et mål som kan dirigere prosessen i riktig retning. Målet bør være målbart og forståelig for hele organisasjonen.

  • Tillitsvalgte har ofte en nøkkelrolle i endringsarbeid. Diskuter gjerne med de tillitsvalgte hvordan de kan medvirke utover kravene i hovedavtalen. Ha gjerne egne workshops med de tillitsvalgte for å få inn innspill til effektiviseringsprogrammet. Programleder kan for eksempel oppsøke årsmøtene til foreningene for å informere om endringer. Tillitsvalgte kan også involveres i prosjektgrupper.

  • Bruk virksomhetens egne ressurser til å lede programmet. Bruk erfarne personer som kjenner og har tillit i organisasjonen. Eksterne ressurser skal ikke styre prosessen, men være en ekstra støtte til deltakerne i programmet.

    Sett sammen en prosjekt- og eller programgruppe som støtter godt opp om arbeidet til prosjektlederen.

  • Du bør utarbeide en kortfattet programplan som omfatter hele programperioden med korte delprosjekter. Benytt proses-stegene som utgangspunkt for programplanen. Husk at effektivisering og omstilling handler om endring, og endring tar tid. Sett av nok tid til programperioden.

  • Involvér medarbeidere i hele prosessløpet. Gi rom for at de kan bidra med forslag. Det er medarbeiderne som har oversikt over hvor skoen trykker. Det vil skape bedre treffsikkerhet.

  • I en omstillingsfase er informasjonsbehovet stort. Målet er at alle ansatte skal ha den riktige informasjonen til rett tid. Ryktene må ikke overta informasjonsflyten.

    Hver gang ledergruppen diskuterer effektiviseringsarbeidet bør dere enes om et felles budskap som skal formidles til mellomledere og ansatte. Klarer dere å opprettholde fellesskapsfølelsen og styrke engasjementet?

  • Programmet vil involvere mange. For at alle skal ha et felles utgangspunkt vil det være behov for et felles malverk. Malene dere finner her kan tilpasses behovene i din virksomhet.

  • Mellomlederen trenger spesiell oppmerksomhet i prosessen. Han er den som er nærmest medarbeideren og skal formidle mål og hensikt med endringene. Mellomlederen skal også kommunisere innspill og stemning fra organisasjonen oppover til toppledelsen.

    I tillegg til å være en driver i endringene, skal mellomlederen sikre driften i virksomheten. Dette er en krevende rolle som krever øvelse. Toppleder må vise forståelse og støtte. I en omstillingsprosess, også ved nedbemanning, har mellomlederen en avgjørende rolle for å gjennomføre de nødvendige tiltakene.

Innholdsfortegnelse

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?