Markedsplassen for skytjenester er lansert i første versjon

Nyhetsbrev fra Statens innkjøpssenter

Markedsplassen for skytjenester er lansert i første versjon

Markedsplass for skytjenester skal bidra til økt bruk av skytjenester i det offentlige. Tjenesten skal tilby veiledning og avtaler for både stat og kommune.

Ny fellesavtale konsulenttjenester sky

Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ) sendte 25. mai brev (svarfrist 29. juni) til alle offentlige virksomheter med invitasjon til å slutte seg til den aller første fellesavtalen på markedsplassen, konsulenttjenester sky, som er inndelt i tre delområder:

  • A: Rådgivningstjenester
  • B: Implementerings- og driftstjenester for kontorstøtte med integrerte samhandlingsløsninger
  • C: Implementerings- og driftstjenester for infrastruktur- og plattformtjenester

DFØ har publisert en veiledende kunngjøring for denne anskaffelsen, inkludert foreløpig konkurransegrunnlag som beskriver anskaffelsen og de ulike delområdene mer utdypende. Konkurransegrunnlaget finner du på Doffin: https://www.doffin.no/Notice/Details/2021-387889.

Markedsplassens fellesavtale for konsulenttjenester sky vil være en parallell rammeavtale, som er frivillig å bruke (ikke-eksklusiv). En virksomhet som skal avrope på en rammeavtale må imidlertid være identifisert i kunngjøringen av avtalen, og virksomheten må derfor tilslutte seg fellesavtalen før den kunngjøres. En virksomhet kan tilslutte seg ett, to eller alle delområdene.

Ettersom rammeavtalen er ikke-eksklusiv vil det si at en virksomhet ikke må benytte avtalen, selv om den som slutter seg til er oppgitt som en av mange/flere oppdragsgivere i kunngjøringen. For mer informasjon om tilslutning, ta kontakt med oss på markedsplassen@dfo.no.

Du kan lese mer på markedsplassen.anskaffelser.no.

Kategori for reise og kontor

Les om pandemiens påvirkning og status på anskaffelser og avtaler innenfor områdene reise og kontor.

Kategori for reise

Pandemiens påvirkning på reiseområdet

Det har som kjent vært en merkbar nedgang i reiseomfang for statlige virksomheter, og det vil trolig påvirke fremtidig reisemønster. Reiseteamet har en god dialog med bransjen, og observerer at bransjen viser stor omstillingsevne under pandemien. Virksomhetenes egenrapportering av reisemønster viser en total reduksjon på 70 % i 2020 sammenlignet med 2019. Vi jobber nå med å kartlegge statlige virksomheters fremtidige reisemønster. Fremtidig reisemønster og konkurransesituasjonen i markedet er to store usikkerhetsmomenter i analysene. Reiseteamet jobber med følgende prosjekter:

Anskaffelse Betalingsløsning

Prosjektet jobber med å ferdigstille et beslutningsnotat, som skal godkjennes av Finansdepartementet. Det er gjennomført behovs- og markedsanalyser, og sammen med innkjøpsgruppen utarbeides nå konkurransestrategi og konkurransedokumenter. Kontrakt er planlagt inngått i Q1 2022. For mer informasjon om organisering og fremdrift se Avtaler under arbeid - Betalingsløsninger.

Pilot for dynamisk innkjøpsordning (DPS) for kurs- og konferansetjenester

Anskaffelsen er for øyeblikket i gjennomføringsfasen og det arbeides nå med utarbeidelse av konkurransedokumenter.

Det er gjennomført bruker- og markedsdialog hvor brukernes behov og leverandørens innspill er dokumentert. Disse innspillene og tilbakemeldingene vil danne grunnlaget for utarbeidelse av konkurransedokumentene.

DPS-en er å anse som en pilot i første fase hvor et mindre utvalg av statlige virksomheter vil teste ut ordningen. Det vil være en gradvis innfasing av statlige virksomheter som ikke deltar i piloteringen. Bakgrunnen for piloteringen er at valgte tekniske løsning må fungere tilfredsstillende før den er fullt ut operativ. For mer informasjon se Avtaler under arbeid – Dynamisk innkjøpsordning – kurs og konferanse.

Anskaffelse leie av kjøretøy for persontransport

Formålet med anskaffelsen er å dekke statens behov for korttidsleie av kjøretøy for eksempel leiebil og bildelingstjenester. Prosjektmandat er godkjent, innkjøpsgruppe opprettet og behovskartlegging er sendt virksomhetene.

Videre i prosessen starter dialogen med markedet, for mer detaljer se Leie av kjøretøy for persontransport.

Anskaffelse flyreiser

Prosjektet er i kartleggingsfasen og arbeider med analyser basert på behovskartlegging og markedsdialog. Avtale beregnes inngått Q1 2022. Invitasjon for å delta i innkjøpsgruppen sendes snart til virksomhetene. For mer informasjon se avtaler under arbeid.

Avtaleforvaltning Reisebyrå

De nye reisebyråavtalene ble våren 2020 inngått med Berg Hansen Reisebureau AS og Egencia Norway AS. Majoriteten av virksomhetene er implementert. Nå arbeides det med implementering av kontraktsvilkår som integrasjon av ansattdata mellom reisebyrå og personal- og lønnssystem for å opprette brukerprofiler. Dette gjelder i første omgang for DFØ-kunder. Ny funksjonalitet i disse avtalene er blant annet tilgang til å bestille tog i reiseportalen. Muligheten for bestilling av tog var et viktig krav knyttet til miljøvennlige reiser. Dette er nå på plass hos begge leverandørene. For mer informasjon om avtalene se, Inngåtte avtaler - Reisebyråtjenester.

Konkurranse for inngåelse av ny fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell

Statens innkjøpssenter kunngjorde 15. mars konkurranse for ny fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell. Tilbudsfristen var 3. mai. En ny fellesavtale vil etter planen inngås før sommeren. Dette innebærer at det er satt av god tid til implementering av den nye fellesavtalen før den eksisterende avtalen utløper 1. oktober.

Den nye anskaffelsen består av innkjøpskategoriene kontorrekvisita, renholds- og toalettrekvisita, kantineartikler og datarekvisita (kun ergonomiske produkter). Undergruppene lyskilder, munnbind og toner/blekk er tatt med som en opsjonsmulighet. Opsjon på kjøp av grafiske- og profileringsartikler er ikke tatt med i den nye fellesavtalen. I anskaffelsen er det stort fokus på miljø og bærekraft. Som eksempel er det lagt inn krav om at 70 % av «last mile» leveransene, skal leveres utslippsfritt for de fire største byene i Norge. I tillegg skal leverandørene blant annet konkurrere på innføring av ytterligere miljøvennlig transport i 20 kommuner med flest leveranser (2019) og andel miljøvennlige produkter i standardsortimentet. I tillegg har vi økt søkelyset på renholdskategorien og justert kontrakten for å stimulere til færre restleveranser.

Statens innkjøpssenter vil takke innkjøpsgruppen for deres deltakelse og gode bidrag gjennom hele prosessen. Innkjøpsgruppen har bestått av deltakere fra UiS, NAV, NTNU, Helsedirektoratet, DSS og DFØ.

Se fellesavtalens side på anskaffelser.no for ytterligere informasjon.

Kategori IKT

Les om pandemiens påvirkning, kategoristrategi og status på fellesavtaler.

Pandemiens påvirkning på eksisterende avtaler

Uvanlig stor etterspørsel etter IKT-varer ha resultert i leveringsutfordringer, for eksempel for bærbare PC-klienter. Dette har medført forsinkelser, også på fellesavtalene. Leveringstider som er oppgitt i kontraktene er imidlertid fortsatt gjeldene. Vi vil allikevel oppfordre virksomhetene til å vise forståelse og samarbeide tett med leverandørene, for å unngå forsinkelser, og for å finne gode løsninger. Vurder for eksempel krav til leveransetid nøye i forbindelse med mini-konkurranser.

Kategoristrategi

Vi er i ferd med å avslutte arbeidet med en omfattende kategoristrategi, som staker ut veien for Statens innkjøpssenter i årene fremover innen IKT-kategorien. Strategien legger føringer for prioritering av avtaleområder som er aktuelle for fellesavtaler og hvordan vi skal ivareta bærekraft på en god måte. Før det inngås avtaler innenfor nye områder skal dagens IKT-avtaler fornyes. Fellesavtale for mobiltelefoni og fellesavtale for mobiltelefoner og nettbrett er først ut.

Fellesavtale for telefonitjenester

Dagens avtale for mobiltelefoni utløper i mai 2022. For å sikre en god implementering av avtalen har vi som mål å inngå ny avtale for telefonitjenester før jul. Prosjektet er godt i gang og det er etablert en innkjøpsgruppe med representanter med bred kompetanse på feltet. Prosjektet arbeider i disse dager med analyse og oppfølging av gjennomførte markeds- og behovsundersøkelser. Responsen fra virksomhetene som er omfattet av avtalen har vært svært god, både med tanke på deltakelse i innkjøpsgruppen og på å svare på behovsundersøkelsen som var på 70 %. For mer informasjon se ny-avtale-om-mobiltelefoni.

Fellesavtale for mobile enheter

Vi har besluttet å ikke utløse alle opsjonene på fellesavtale for mobiltelefoner og nettbrett. Ny avtale vil inngås før jul med kontraktsoppstart i mars 2022. Anskaffelsen har som mål å redusere de totale kostnadene, gjøre det enklere for virksomhetene å anskaffe verdiøkende tilleggstjenester og ivareta bærekraft på en god måte.

Konkurransestrategien er i sluttfasen og bygger på gjennomført markedsdialog og behovsundersøkelse hos virksomhetene. Med tilbakemelding fra 129 virksomheter fikk vi blant annet mange gode innspill til veiledende policy med retningslinjer for hvordan avtalen bør brukes. Veiledende kunngjøring kommer i august, samtidig som konkurransedokumentene sendes virksomhetene for innspill og eventuelt fravalg.

Det er stor variasjon mellom virksomhetene i hvor hyppig ansatte får bytte telefon og stor variasjon i betalingsvilligheten for enhetene. For å sikre en bærekraftig anskaffelse og for å redusere kostandene, ser vi et behov for å øke levetiden på enhetene og vi ønsker å legge til rette for at flere virksomheter innfører et tak på hvor mye virksomhetene bruker på en tjenestetelefon. Ansatte som ønsker en dyrere mobiltelefon må dekke denne kostanden selv. Innføring av retningslinjer vil gi betydelige kostnadsbesparelser og samtidig gi ansatte stor frihet i valg av telefon. For mer informasjon se ny-fellesavtale-mobile-enheter.

Økte bevilgninger til Statens innkjøpssenter

Med økte bevilgninger i 2021 kan innkjøpssenteret levere flere avtaler og bedre tjenester. Innkjøpssenteret fikk nær doblet det årlige budsjettet inneværende år. Det medfører realisering av handlingsplanene både i kategoristrategien for reiseområdet og i kategoristrategien for IKT-området. Sistnevnte er drøftet i Statens innkjøpsråd og vi vil komme tilbake med justeringer etter deres innspill.

Flere bevilgninger medfører også mange nye ansatte. På kontakt-oss-som-jobber-i-statens-innkjopssenter er alle våre ansatte oppført med ansvarsområde og kontaktinformasjon. Listen vil vokse med om lag 6 personer fram mot høsten. Vi har etablert en kategoribasert organisasjon med to seksjoner, en for kontor og reise og en for IKT.

Statens innkjøpsråd videreføres

Ved etablering og oppstart av Statens innkjøpssenter i 2016, utarbeidet vi en strategi for brukermedvirkning. Formålet var å oppnå en effektiv og god dialog med våre 190 statlige virksomheter, og bidra til best mulig behovskartlegging og avtalelojalitet gjennom gode relasjoner, tillit og forankring.

Det ble etablert tre brukerfora: Statens innkjøpsråd, -grupper og -forum. Rådet skulle fungere som et rådgivende organ for å bistå Statens innkjøpssenter i strategiske prioriteringer av avtaleområder. Innkjøpsgrupper deltar i den enkelte anskaffelsesprosess, mens innkjøpsforumet fungerer som et åpent nettverks- og konferansefora for statlige virksomheter.

Evaluering av brukerstrategien er blant annet gjennomført med fokus på områder identifisert gjennom brukernes tilbakemeldinger, og vi har ønsket å involvere majoriteten av virksomhetene omfattet av innkjøpsordningen. Majoriteten av medlemmene av innkjøpsrådet ble intervjuet, og det ble sendt en spørreundersøkelse til alle som tidligere hadde deltatt i våre innkjøpsgrupper. Vi vil passe på å takke dere som har bidratt i undersøkelsen, tilbakemeldingene er viktige og svarene har gitt oss god innsikt i deres opplevelse av involvering, påvirkningskraft og forbedringsområder. Dette gir oss et godt grunnlag til å utvikle en bedre og mer kostnadseffektiv brukermedvirkning, kommunikasjon og gode samarbeidsverktøy.

Resultatet blir et nytt rammeverk for brukermedvirkning, som gjennom implementeringen skal resultere i en tydeligere ansvars- og rollefordeling mellom statens innkjøpssenter og de statlige virksomhetene. Implementering av rammeverket er planlagt i løpet av 2021. Vi mener at en styrket brukermedvirkning vil bidra til en sterkere pådriver for utnyttelse av gevinstpotensialet i de statlige fellesavtalene, da realisering av gevinster skjer i den enkelte virksomhet.

Medlemmer av Statens innkjøpsråd støtter en videreføring av rådet som et strategisk rådgivende organ. Statens innkjøpsråd vil videreføres som et strategisk rådgivende organ, men vi ser det som hensiktsmessig at innkjøpssentraler representerer de omfattede virksomheter. Departementene kan eksempelvis derfor bli representert av Departementenes servicesenter (DSS). DSS har i dag ansvaret for å koordinere dialogen og de statlige fellesavtalene mellom departementsfellesskapet og Statens innkjøpssenter. Tilsvarende gjøres for virksomhetene som er underlagt Norsk helsenett (NHN). Mandatet til innkjøpsrådet vil utvides til å gjelde hele fellesavtalens levetid – ikke bare prioritering avtaleområder. 

Statens innkjøpsgrupper og innkjøpsforum videreføres som de er nå, med noen justeringer knyttet til møtefrekvens med en blanding av digitale og fysiske møter. Videre arbeider vi aktivt med å få en bredere representasjon av virksomheter som medlemmer av innkjøpsgruppene.

Veien videre for Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter fikk i 2020 et oppdrag av Kommunal- og moderniseringsdepartementet om å utrede og komme med en anbefaling om videre finansieringsmodell, både for innkjøpssenteret og markedsplassen for skytjenester. Oppdraget gikk ut på å vurdere dagens modell som er rammefinansiering, samt en modell med brukerfinansiering betalt av virksomhet – enten i form av en omsetningsavgift knyttet til virksomhetens kjøp eller som en generell medlemsavgift. Finansieringsmodell er ennå ikke besluttet.

På vegne av Nærings- og fiskeridepartementet er det gjennomført en utredning som har sett på samordning av innkjøp i kommuner og fylkeskommuner. Utredningen har kommet med en anbefaling om at kommunene - som en pilot - bør innlemmes i innkjøpsordningen på enkelte avtaleområder, på frivillig basis.

Med bakgrunn i økte bevilgninger og flere ressurser kan det forventes igangsetting av flere nye avtaler etter sommeren. Vi planlegger også oppstart av et arbeid for å vurdere vår rolle i implementeringsfasen og avtaleforvaltningen. Vi ser et behov av å tydeliggjøre vår rolle og hva virksomhetene kan forvente fra oss. Dette er også i tråd med tilbakemeldingene fra intervjurunden av innkjøpsrådets medlemmer.

Statens innkjøpssenter vil med dette ønske alle en riktig god sommer.

Denne e-posten ble sendt fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

Personvernerklæring

Postadresse: Pb 7154 St. Olavs plass, 0130 Oslo. Telefon: +47 400 07 997.