Utkast: Veileder om bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen

1. Innledning

Alle statlige virksomheter skal føre virksomhetsregnskap etter de statlige regnskapsstandardene SRS innen 1. januar 2027. Over 120 bruttobudsjetterte virksomheter skal innføre SRS i perioden 2022–2026. Disse virksomhetene har basert sin økonomiske styringsinformasjon på kontantprinsippet. Med innføring av SRS får disse virksomhetene mulighet til å bruke ny regnskapsinformasjon i styringen.

1.1 Formål 

Formålet med denne veilederen er å bidra til at virksomheter som skal innføre virksomhetsregnskap etter SRS, velger og tilrettelegger for et egnet ambisjonsnivå, slik at de kan bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i egen styring, og i styringsdialogen med departementet.  

1.2 Målgruppe 

Målgruppen for denne veilederen er primært ledere og medarbeidere i bruttobudsjetterte virksomheter som innfører SRS i perioden 2022–2026, og som har som oppgave å tilrettelegge for, eller bruke, økonomisk styringsinformasjon i egen virksomhet eller i styringsdialogen med overordnet departement.  

Veiledningen vil også være nyttig for ledere og medarbeidere i virksomheter som allerede har innført SRS, og som ønsker å få mer nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen. 

Etatsstyrere vil også ha nytte av innholdet i denne veilederen.  

1.3 Leseveiledning 

Veiledningen er inndelt i åtte kapitler. Etter denne korte innledningen i kapittel 1 omtaler vi i kapittel 2 muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen sammenliknet med regnskapsinformasjon etter kontantprinsippet. Vi introduserer også et mulighetsrom og ulike ambisjonsnivå for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.  

I kapittel 3 omtaler vi noen viktige forhold som vi anbefaler at virksomhetens ledelse vurderer før ambisjonsnivå fastsettes. Vi omtaler muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen, ledelsens behov for ny styringsinformasjon, virksomhetens forutsetninger for å fremskaffe, bruke og få nytte av ny styringsinformasjon og departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten.  

I kapittel 4, 5 og 6 beskriver vi tre ambisjonsnivå for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon nærmere, kapittel 4 om bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen, kapittel 5 om bedre økonomistyring og kapittel 6 om bedre virksomhetsstyring.   

I kapittel 7 ser vi DFØs verktøy for tilrettelegging for bruk av økonomisk styringsinformasjon opp mot de tre ambisjonsnivåene for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.  

I kapittel 8 forklarer vi noen sentrale begrep som brukes i denne veilederen.  

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

2. Muligheter for merverdi med periodisert regnskap

For virksomheter som tidligere har basert sin økonomiske styringsinformasjon på informasjon fra kontantregnskap og kapitalregnskap, gir et periodisert regnskap ny informasjon som virksomhetene kan bruke og få nytte av i styringen.

 

«Formålet med de statlige regnskapsstandardene er å legge til rette for et mer omfattende og standardisert informasjonsgrunnlag for styring i statlige virksomheter. Informasjonen skal kunne brukes i virksomhetens interne styring og i departementenes styring av underliggende virksomheter. Regnskapsstandardene legger til rette for effektiv ressursbruk ved å gi kjennskap til kostnader som virksomheten kan koble til informasjon om ulike aktiviteter, tjenester og effekter. Standardene gir et grunnlag for å fremskaffe sammenlignbar kostnadsinformasjon og en bedre oversikt over statens eiendeler.»

Utdrag fra rundskriv R-114 (2. avsnitt)

I følge Store norske leksikon er en mulighet «et element som alene eller sammen med andre elementer har i seg et potensial for å gi positive konsekvenser for noe som er av verdi for oss mennesker. Slike elementer kan være handlinger, aktiviteter, komponenter, systemer eller hendelser» .

Periodisert regnskap etter SRS er et slikt element, som alene eller sammen med andre elementer, har i seg et potensial for å gi positive konsekvenser / merverdi i styringen.  

Det er opp til virksomhetene som innfører SRS å: 

  • vurdere muligheter for merverdi 
  • velge egnet ambisjonsnivå 
  • tilrettelegge slik at virksomheten kan fremskaffe, bruke og få nytte periodisert regnskapsinformasjon  
  • bruke og få nytte av ny styringsinformasjon i virksomheten og i styringsdialogen med departementet  

2.1 Ny informasjon i et periodisert regnskap 

Et periodisert regnskap inneholder ny informasjon sammenliknet med kontantregnskap og kapitalregnskap.  

Et virksomhetsregnskap etter SRS består av et resultatregnskap med inntekter og kostnader, og en fullstendig balanse med eiendeler og gjeld. Kontantregnskapet inneholder i hovedsak informasjon om virksomhetens innbetalinger og utbetalinger. Kapitalregnskapet har informasjon om virksomhetens finansielle eiendeler og finansiell gjeld.  

Med innføring av SRS blir en rekke nye artskontoer aktuelle i regnskapsføringen. I vedlegg til R-102 Standard kontoplan for statlige virksomheter er alle aktuelle artskontoer opplistet. I kolonne tre i dette vedlegget fremgår det hvilken type virksomhet kontoen er aktuell for. Står det SRS her, kan kontoen være aktuell å benytte i et periodisert regnskap. 

Du finner siste oversikt over SRS artskontoer, beskrivelser og veiledning om hvordan kontoene i standard kontoplan skal benyttes på fagområdet om statlig regnskap på nettsiden om standard kontoplan på dfo.no.

2.2 Mer presis informasjon om aktiviteter i regnskapet   

Et periodisert regnskap viser mer presis regnskapsinformasjon om periodens gjennomførte aktiviteter enn et kontantregnskap. I et periodisert regnskap vises påløpte kostnader og opptjente inntekter i den perioden aktiviteten er gjennomført. I et kontantregnskap vises utgifter i den perioden utbetalingen skjer, og inntekter i den perioden innbetalingen skjer, uavhengig av når aktiviteten ble gjennomført (se også omtale av hva kontantprinsippet innebærer i kapittel 8). Regnskapsinformasjon basert på kontantprinsippet gir derfor ofte et ufullstendig bilde av aktiviteten i en regnskapsperiode.  

Et periodisert regnskap viser for eksempel: 

  • Overtidskostnader i den perioden arbeidet ble utført, ikke da overtiden ble utbetalt    
  • Konsulentkostnader i den perioden konsulentene jobbet, ikke da fakturaen ble betalt.  
  • Husleiekostnader fordelt på de perioder husleien gjelder, ikke da fakturaen ble betalt.  

I et kontantregnskap vises utgifter for overtid, konsulentbruk og husleie i den perioden dette betales. 

Tabellen nedenfor viser et eksempel på hvordan en virksomhet kan vise sammenhengen mellom kontant og periodisert regnskap. Regnskapslinjer med vesentlig avvik er angitt med lysegule linjer og avviket er forklart i egne bokser til høyre for regnskapsoppstillingen. 

Et annet eksempel er investeringer. I et periodisert regnskap fordeles investeringen ut over forventet økonomisk levetid i form av avskrivninger. Eiendelens verdi synliggjøres i balansen, og reduseres i takt med avskrivningene. I et kontantregnskap utgiftsføres investeringen 100 prosent i den perioden investeringen betales og vil ikke gjenspeile at forbruket av investeringen skjer over eiendelens levetid. Kontantregnskapet vil vise null i etterfølgende år, slik at den faktiske ressursbruken ikke blir reflektert i de senere periodene.

En virksomhet investerte i begynnelsen av 2017 i programvare til 10 millioner kroner. Virksomheten forventet å bruke programvaren i fem år. Etter kontantprinsippet ble hele investeringsutgiften på 10 millioner utgiftsført i regnskapsåret 2017. I de neste fire årene brukte virksomheten programvaren i sine aktiviteter for å levere i henhold til samfunnsoppdraget, men denne ressursbruken blir ikke synliggjort i virksomhetens kontantregnskap. Kontantregnskapet for disse fem årene gir derfor et ufullstendig bilde av ressursbruken. Et periodisert regnskap ville vist et korrekt bilde av kostnadene per år. Grafene i figuren under viser regnskap etter kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet (alt annet likt):

I et regnskap etter periodisert prinsipp synliggjøres eiendelen i balansen. Utvalgte nøkkeltall (beskrevet i kapittel 4.2) kan brukes for å følge med på den aktuelle eiendelens utvikling, som vist i tabellen under:

Nøkkeltall20172018201920202021
Eiendel8 000 0006 000 0004 000 0002 000 000-
Avskrivingsandel20 %40 %60 %80 %100 %
Opprettholdelsesgrad50000

I et periodisert regnskap vises som nevnt over påløpte kostnader og opptjente inntekter i den perioden aktiviteten er gjennomført. I et kontantregnskap vises utgifter og inntekter i den perioden utbetalingen og innbetalingen skjer, uavhengig av når aktiviteten ble gjennomført.

Dersom en virksomhet for eksempel mottar ytelser mot slutten av en periode, og betalingen for ytelsen skjer i påfølgende periode, kan dette medføre vesentlige forskjeller mellom regnskapsinformasjonen i kontantregnskapet og det periodiserte regnskapet for perioden når det er stor variasjon i ressursbruk mellom periodene.  Det periodiserte regnskapet for perioden vil vise et riktigere bilde av ressursbruken ved periodens aktiviteter enn kontantregnskapet.

I tabellen under viser vi et talleksempel med følgende forutsetninger:

  • konsulentbistand utbetales to måneder etter at bistanden er mottatt (for eksempel konsulentbistand mottatt i august x1 betales i oktober x1)
  • overtidsarbeid betales en måned etter at arbeidet er gjennomført (for eksempel overtidsarbeid gjennomført i august x1 utbetales i september x1)
Ressursbrukaug x1sep x1okt x1nov x1des x1jan x2feb x2mar x2
Overtidsarbeid50 00055 000100 000120 000150 00050 00040 00030 000
Konsulentbistand50 00050 000150 000250 000300 00050 00050 00050 000
Ressursbruken per måned

Figurene under viser forskjellene i regnskapsinformasjon etter kontant og periodisert prinsipp.

I dette tilfellet viser kontantregnskapet for perioden oktober-desember x1 utgifter som er 545 000 lavere enn kostnadene ville vært i et periodisert regnskap i samme periode, den reelle ressursbruken synligjøres ikke i kontantregnskapet. I perioden januar-mars x2 er utgiftene i kontantregnskapet 570 000 høyere enn kostnadene i et periodisert regnskap ville vært i samme periode, igjen synliggjøres ikke den reelle ressursbruken i kontantregnskapet.

Tabellen under oppsummerer forskjell mellom kontantregnskap og periodisert regnskap i eksempelet:

Sammenlingningokt 1xnov 1xdes 1xjan x2feb x2mar x2
Overtid- 45 000- 20 000- 30 000100 00010 00010 000
Konsulenter- 100 000- 200 000- 150 000200 000250 000-
Forskjell per måned- 145 000- 220 000- 180 000300 000260 00010 000
Forskjell okt-des x1- 545 000
Forskjell jan-mars x2570 000

Dessuten må overtidsbruken i desember x1, 150 000, og konsulentbruken i november og desember x1, 550 000, dekkes av bevilgingen for x2. Dersom dette ikke er reflektert i kontantbudsjettet for x2, vil det innebære at aktiviteten i x2 må justeres ned for å unngå et overforbruk i x2.

2.4 Utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten

Med periodisert regnskap som tilleggsinformasjon til kontantregnskap og kapitalregnskap, og annen virksomhetsspesifikk informasjon, har virksomheten et utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten.

Ifølge formålsparagrafen (§1) i Reglement for økonomistyring i staten skal aktivitetene i virksomhetene sikre at:

  1. statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger
  2. fastsatte mål og resultatkrav oppnås
  3. statlige midler brukes effektivt
  4. statens materielle verdier forvaltes på en forsvarlig måte

Disse punktene henger sammen og bør sees i sammenheng. Nedenfor omtaler vi kort hvordan periodisert regnskapsinformasjon kan ha merverdi for hvert av punktene a– d.

Med tanke på punkt a) kan balanseinformasjon fra det periodiserte regnskapet brukes som tilleggsinformasjon til kontantregnskapsinformasjon for å lage kontantprognoser som ivaretar kjent (regnskapsført) informasjon om kortsiktig gjeld og fordringer[1]. Bruken av periodisert regnskapsinformasjon kan bidra til bedre bevilgningskontroll.

Med tanke på punkt b) vil merverdien av periodisert regnskapsinformasjon være knyttet til mer presis informasjon om sammenhengen mellom ressursbruk på ene siden og tilhørende resultat og mål på andre siden. Det forutsetter at virksomheten kan fremskaffe pålitelig og relevant styringsinformasjon om disse sammenhengene, jamfør omtale av opplegg for styring og kontroll i kapittel 3.3.1.

Med tanke på punkt c) kan informasjon om kostnader (ressursbruk) brukes som underlag for å vurdere om ressursbruken er effektiv. Kobles kostnadsinformasjonen med informasjon om virksomhetens aktiviteter, produkter og tjenester kan virksomheten analysere, sammenlikne og vurdere kostnader og kostnadsproduktivitet over tid og få et grunnlag for å vurdere om virksomheten bruker ressursene effektivt. Denne typen analyser og vurderinger vil også være relevant i dialogen med, og rapporteringen til, departementet.  

Med tanke på punkt d) kan ny regnskapsinformasjon om eiendeler og periodiserte nøkkeltall (beskrevet i kapittel 4.2) som eiendeler, opprettholdelsesgrad og avskrivningsandel brukes sammen med annen informasjon om eiendelene for å belyse om virksomheten forvalter eiendelene på en forsvarlig måte. For eksempel kan lav eller redusert oppetid/tilgjengelighet for et anleggsmiddel skyldes unormalt mye vedlikehold eller reparasjoner. Økte vedlikeholdskostnader og reparasjonskostnader synliggjøres i regnskapet. Dersom avskrivningsandelen også er høy (nærmer seg 100 prosent) og opprettholdelsesgraden lav (betydelig under 1) over tid for anleggsmiddelet kan det indikere at anleggsmiddelet bør erstattes dersom det fortsatt skal være i bruk. Denne typen sammensatt styringsinformasjon er ikke like tilgjengelig med kontantregnskap og annen tilleggsinformasjon, og kan også være relevant i dialogen med, og rapporteringen til, departementet.

2.5 Merverdien av periodisert regnskapsinformasjon påvirkes av økonomisk egenart

Mulighetene for merverdi ved bruk av periodisert regnskapsinformasjon i styringen vil påvirkes av hvor ny, hvor relevant og hvor vesentlig den periodiserte regnskapsinformasjonen egentlig er for hver enkelt virksomhet.

Analyser og vurderinger av virksomhetens økonomiske egenart kan gi en god pekepinn på merverdien periodisert regnskapsinformasjon kan ha i styringen. Med økonomisk egenart menes hvordan en virksomhet er finansiert, hvordan ressursbruken er fordelt og hvordan balansen er sammensatt. Ved vesentlige endringer i virksomhetens økonomiske egenart bør mulighetene for merverdi revurderes.

For noen virksomheter vil det være vesentlig merverdi å hente ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen. For andre virksomheter kan nytten være liten eller at det ikke er noen merverdi for virksomheten selv.

Periodisert regnskapsinformasjon vil være mer nyttig i styringen for virksomheter som har:

  • vesentlig variasjon i inntektsnivået fra år til år
  • vesentlige inntekter utover bevilgninger
  • gebyrinntekter eller sektoravgifter
  • inntekter fra produkt- eller tjenesteleveranser til andre virksomheter
  • eksternfinansierte prosjekter
  • vesentlig variasjon i kostnadsnivået fra år til år
  • vesentlige kostnader utover faste lønnskostnader og kostnader for leie av lokaler
  • vesentlige eiendeler målt i økonomiske termer
  • vesentlig variasjon i investeringsnivået fra år til år
  • vesentlig variasjon i gjeldsnivået fra år til år

Hva menes med vesentlig? Se begrepsforklaring i kapittel 8.

For virksomheter med flere slike kjennetegn, vil periodisert regnskapsinformasjon trolig være både relevant og nyttig i styringen.

For virksomheter med færre slike kjennetegn, vil periodisert regnskapsinformasjon trolig være mindre relevant og mindre nyttig i styringen.

Uavhengig av merverdi på virksomhetsnivå kan periodisert regnskapsinformasjon for underliggende virksomheter være nyttig for departementet. Departementet kan for eksempel ønske å sammenlikne virksomhetens økonomi over tid, med andre virksomheter eller se på økonomien i sektoren samlet.   

2.6 Mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon

Virksomheter som innfører SRS, har i utgangspunktet et stort mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjonen i styringen.

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes i ulike sammenhenger og være nyttig på ulike måter i styringen, for eksempel:

  • som underlag for utarbeidelse av regnskapsanalyser og nøkkeltall som belyser status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld
  • sammen med periodisert budsjett for å holde kontroll på inntekter og kostnader
  • sammen med kontantregnskap og kontantbudsjett for å bidra til bevilgningskontroll
  • sammen med informasjon om eiendeler for å belyse hvordan eiendelene forvaltes og utnyttes
  • sammen med informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester for å beregne hva aktiviteter, produkter og tjenester koster og med det etablere et grunnlag for å vurdere effektiv ressursbruk

Som nevnt i kapittel 2.5 kan analyser og vurderinger av virksomhetens økonomiske egenart bidra til å avklare omfanget av ny regnskapsinformasjon, samt hvor relevant og vesentlig den vil være dersom den inngår i virksomhetens styringsinformasjon. 

2.7 Muligheter for merverdi og ambisjonsnivå

Vi har vurdert mulighetene for merverdi ved bruk av periodisert regnskapsinformasjon i styringen i forhold til tre ambisjonsnivåer, avhengig av virksomhetens informasjonsgrunnlag for å kunne realisere mulig merverdi. Nedenfor oppsummerer vi informasjonsgrunnlag, styringsinformasjon og mulig merverdi per ambisjonsnivå.

Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap

Styringsinformasjon

  • regnskapsanalyser
  • nøkkeltall

Mulig merverdi

  • oversikt over status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld
  • innsikt i status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og nyttig i dialogen med departementet.

Les mer i kapittel 4.

Ambisjonsnivå – bedre økonomistyring

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • kontantregnskap
  • kontantbudsjett
  • periodisert budsjett

Styringsinformasjon

  • status og prognoser for inntekter og kostnader
  • status og prognoser for inntekter og utgifter
  • analyser og vurderinger av trender, utvikling av inntekter, kostnader, utgifter, eiendeler og gjeld

Mulig merverdi

  • kontroll på inntekter og kostnader
  • bevilgningskontroll
  • innspill til budsjettarbeidet

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og nyttig i dialogen med departementet.

Les mer i kapittel 5.

Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • informasjon om eiendeler
  • informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester

Styringsinformasjon

  • vurdering av eiendeler
  • «Hva koster det»-informasjon

Mulig merverdi

  • forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av eiendeler
  • vurdering av effektiv ressursbruk (kostnadsproduktivitet)
  • vurdering av ressursbruk og prioriteringer
  • dokumentasjon av kostnader (gebyrer og sektoravgifter, «internhandel», kostnadsdeling mellom virksomheter, eksternfinansierte prosjekter)
  • dokumentasjon av økonomisk effekt av investeringer, endringsprosjekter med mere

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og nyttig i dialogen med departementet.

Les mer i kapittel 6.

For virksomheter som innfører SRS vil det være relativt enkelt å realisere merverdi innenfor ambisjonsnivå bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen. Det er enkelt å fremskaffe informasjonen, den kan hentes rett ut fra regnskapet.

Det vil være mer krevende og ta lengre tid realisere merverdi innenfor ambisjonsnivå bedre økonomistyring. Her blir regnskaps- og budsjettinformasjonen mer komplisert, det krever mer kompetanse og erfaring for å bruke periodisert og kontantbasert informasjon i økonomistyringen.

Det er mest krevende og vil ta mest tid å realisere merverdiinnenfor ambisjonsområde bedre virksomhetsstyring. Det stilles langt større krav til virksomhetens forutsetninger for å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i virksomhetsstyringen.

Figuren under viser de tre ambisjonsnivåene i sammenheng med angivelse av nødvendig informasjonsgrunnlag. Figuren illustrerer at det er forskjeller i mulig merverdi (nytte) og tiden det vil ta for å realisere merverdi innenfor de tre ambisjonsnivåene.

Figur med tre ambisjonsnivåer
De tre ambisjonsnivåene i sammenheng med angivelse av nødvendig informasjonsgrunnlag.

I kapittel 3 drøfter vi forhold som kan påvirke ambisjoner og valg av ambisjonsnivå for en gitt virksomhet.


[1] Leverandørgjeld og kundefordringer fremgår av kontospesifikasjonen til virksomhetene som benytter kontantprinsippet, men eksempelvis lønnsavsetninger og andre avsetninger for påløpte kostnader er informasjon som kun fremgår av et periodisert regnskap etter SRS.

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

3. Vurdering av ambisjonsnivå

Det er i stor grad opp til virksomhetens ledelse å bestemme virksomhetens ambisjonsnivå for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen. «Riktig» ambisjonsnivå påvirkes av flere forhold, og disse forholdene bør vurderes og sees i sammenheng før ambisjonsnivå fastsettes.

I dette kapitlet adresserer vi spørsmålet om hvilket ambisjonsnivå som er «riktig» for en gitt virksomhet. «Riktig» ambisjonsnivå for en gitt virksomhet kan påvirkes av flere forhold, vi trekker fram fire forhold som vi mener er relevante i vurderingen av virksomhetens ambisjonsnivå:

  • muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen
  • ledelsens behov for ny styringsinformasjon
  • virksomhetens forutsetninger for å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen
  • departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten

Vi anbefaler at disse forholdene sees i sammenheng før ledelsen fastsetter virksomhetens ambisjonsnivå på kort og lengre sikt.

 3.1 Muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen

Mulighetene for merverdi av å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen vil påvirkes av hvor ny, hvor relevant og hvor vesentlig den periodiserte regnskapsinformasjonen egentlig er for virksomheten, jamfør kapittel 2.5, og i hvilke sammenhenger og på hvilke områder det kan være aktuelt å bruke informasjonen i styringen, jamfør kapittel 2.6. Mulighetene for merverdi bør ha stor betydning i vurderingen av virksomhetens ambisjonsnivå for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon.

Kan økonomi- og styringsmiljøene i virksomheten bidra med analyser og vurderinger som belyser muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen? Punktlistene i kapittel 2.5 og 2.6 kan være et godt utgangspunkt. Økonomi- og styringsmiljøene kan på den måten gi ledelsen råd om hvordan periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å være nyttig i styringen.

3.2 Ledelsens behov for ny styringsinformasjon

Ledelsens behov for ny styringsinformasjon bør være førende for hvilket ambisjonsnivå som er «riktig» når det gjelder bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.

Det hjelper for eksempel svært lite om analyser og vurderinger peker på vesentlig merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen, hvis ledelsen for eksempel ikke er interessert, ikke etterspør eller ser bort fra informasjonen i styringen.

Ledelsen bør ha en grunnleggende forståelse for hva periodisert regnskap etter SRS er, og kjenne til de vesentligste forskjellene mellom regnskapsinformasjon fra et kontantregnskap og et periodisert regnskap. Ledelsen bør også kjenne til virksomhetens økonomiske egenart og mulighetsrommet for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.

Kompetansebygging kan være nødvendig slik at ledelsen skal kunne gjøre en kvalifisert vurdering av hvordan virksomheten skal forholde seg til og bruke periodisert regnskap i styringen. Kanskje kan økonomi- og styringsmiljøene i virksomheten bidra på dette området? Denne veiledningen kan være et godt utgangspunkt.

3.3 Virksomhetens forutsetninger

Med forutsetninger menes i denne sammenheng forhold som har vesentlig påvirkning på evnen til å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen. Slike forhold kan være virksomhetens opplegg for styring og kontroll, kulturen samt kompetanse og kapasitet. Vi anbefaler at disse forholdene vurderes hver for seg og samlet, for å avstemme om det godt samsvar mellom ledelsens ambisjoner for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen og virksomheten forutsetninger for å understøtte ambisjonene. Dersom svaret er nei, kan ledelsen eventuelt iverksette egnede tiltak for å forbedre aktuelle forutsetninger eller revurdere ambisjonsnivå.

3.3.1 Opplegg for styring og kontroll

Økonomireglementet §§4 og 14 fastsetter noen overordnede rammer og krav til statlige virksomheters styring og intern kontroll. Dette er utdypet i bestemmelsene kapittel 2. Opplegget for styring og kontroll skal være tilpasset virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Virksomhetens opplegg for styring og kontroll omfatter systemer, rutiner og prosesser knyttet til blant annet mål- og resultatstyring, risikostyring og internkontroll, budsjett og regnskap, prosjekt og porteføljestyring, investeringsoppfølging og evaluering.  

Virksomhetens opplegg for styring og kontroll, og hvordan det er forstått og implementert i virksomheten, har stor påvirkning på virksomhetens forutsetninger for å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.

Det bør være et godt samsvar mellom virksomhetens opplegg for styring og kontroll og ledelsens ambisjoner for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen. Det er derfor viktig å vurdere om virksomhetens opplegg for styring og kontroll kan understøtte det å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i tråd med ambisjonene. Dersom svaret er nei, kan ledelsen eventuelt iverksette egnede tiltak for å tilpasse opplegget for styring og kontroll, eller revurdere ambisjonsnivå.

3.3.2 Kultur

Organisasjonskultur omfatter de felles verdier, normer og virkelighetsoppfatninger som utvikler seg blant medlemmene i en organisasjon.

Virksomhetens kultur kan ha påvirkning på virksomhetens forutsetninger for å kunne fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.

Et tenkt eksempel kan være at ledelsen i virksomheten kun ønsker å forholde seg til kontantregnskapet i styringen, selv om virksomheten har innført SRS og virksomhetens økonomiske egenart tilsier at periodisert regnskapsinformasjon og nøkkeltall burde brukes i styringen.

Det kan være flere årsaker til det.

En årsak kan være at ledelsen ikke er gjort kjent med den merverdien periodisert regnskap kan ha for styring av egen virksomhet. Et tiltak kan for eksempel være at økonomi- og styringsmiljøene, som er ansvarlig for å fremskaffe og tilrettelegge styringsinformasjon for virksomhetens ledelse, utarbeider analyser og vurderinger om hvordan periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å være nyttig i styringen, jamfør omtale i kapittel i 2.5 og 2.6.

En annen årsak til manglende interesse for periodisert regnskap hos ledelsen kan være at departementet, når det gjelder økonomisk rapportering og dialog, er mest opptatt av bevilgningsoppfølging og ikke eksplisitt etterspør styringsinformasjon hvor periodisert regnskapsinformasjon inngår i underlaget. Ledelsen kan i slike tilfeller velge å prioritere kontantregnskapet som kilde til økonomisk styringsinformasjon, og legge mindre vekt på informasjon om inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

Virksomhetens kultur vil også ha betydning for effekten av eventuelle endringer i virksomhetens opplegg for styring og kontroll for å utvikle virksomhetens evne til å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.

Et tenkt eksempel kan være at ledelsen etterspør hva et utvalg produkter og tjenester koster å produsere og levere, fordi virksomheten må dokumentere kostnadene overfor eksterne interessenter for at de skal godkjenne og dekke kostnadene. Ledelsen trenger da styringsinformasjon som kobler informasjon om ressursbruk og resultater, i dette tilfellet de aktuelle produktene og tjenestene.

I dette eksemplet kan vi anta at virksomheten har god oversikt over virksomhetens resultater, men ikke så god innsikt i ressursbruken, og sammenheng mellom ressursbruk og resultater.

Ledelsen ønsker at alle kostnadene, det vil si lønnskostnader, andre driftskostnader og avskrivninger, forbundet med å produsere og levere de aktuelle produktene og tjenestene skal inkluderes i kostnadsdokumentasjonen. Virksomheten må da sørge for at rettmessig andel av lønnskostnader, andre driftskostnader og avskrivninger fordeles på de aktuelle produktene og tjenestene.

Virksomheten kan fordele avskrivninger og andre driftskostnader etter forbruk (for eksempel direkte fordeling av variable kostnader som konsulentkostnader) og basert på fordelingsnøkler (for eksempel for indirekte kostnader som husleie som det ikke er enkelt å fordele på produkt/tjeneste basert på forbruk). Lønnskostnadene utgjorde over 50 prosent av driftskostnadene, og det var mer utfordrende å få fordelt lønnskostnadene «riktig» på aktuelle produkter og tjenester. Ansatte på mange koststeder brukte tiden på flere produkter og tjenester, og det var mye samarbeid med kollegaer fra andre koststeder.

For å få bedre oversikt og innsikt i bruken av arbeidstid, og hva dette kostet, vurderte ledelsen å innføre et system for aktivitets- og tidsregistrering, slik at også lønnskostnadene kunne inngå i kostnadsoversiktene for de utvalgte produktene og tjenestene.

Kulturen i virksomheten vil påvirke hvordan ledere og medarbeidere forholder seg til endringer og innføring av nye systemer. Slik vil det også være ved innføring og bruk av system for aktivitets- og tidsregistrering. Noen vil se det som en god kilde til nyttig og nødvendig styringsinformasjon og et grunnlag for læring og bedre prioritering av ressursbruk, mens andre vil vurdere aktivitets- og tidsregistrering som et system for kontroll og detaljstyring av de ansatte. Holdningen til slike tiltak vil avgjøre kvaliteten på registrerte data og dermed verdien som styringsinformasjon. Ved alle typer endringer i virksomheter er det en suksessfaktor at ledelsen er tydelig på hvorfor endringen er nødvendig. Dette gjelder også ved innføring av system for aktivitets- og tidsregistrering. Ledelsen bør også være tydelige på hva informasjonen skal brukes til å påse at informasjonen brukes som informert. 

Det bør være et godt samsvar mellom virksomhetens kultur og ledelsens ambisjoner for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen. Det er derfor viktig å vurdere og avklare om virksomhetens kultur i tilstrekkelig grad vil understøtte det å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i tråd med ambisjonene. Dersom svaret er nei, kan ledelsen eventuelt iverksette egnede tiltak for å påvirke kulturen, eller revurdere ambisjonsnivå.

3.3.3 Kompetanse og kapasitet

Det bør være et godt samsvar mellom virksomhetens kompetanse og kapasitet for å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskap i styringen og ledelsens ambisjoner for bruk og nytte av periodisert regnskap i styringen.

Det er derfor viktig å vurdere om virksomheten har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i tråd med ambisjonene. Dersom svaret er nei, kan ledelsen eventuelt iverksette egnede tiltak for å påvirke kompetanse og/eller kapasitet, eller revurdere ambisjonsnivå.

3.4. Departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten

Periodisert regnskapsinformasjon kan være nyttig som tilleggsinformasjon for å understøtte departementets etatsstyring, herunder aktiviteter for å påse at ressursbruken er effektiv og at eiendelene forvaltes på en forsvarlig måte i underliggende virksomhet.

For departementet kan bruk av periodisert regnskapsinformasjon i regnskapsanalyser og nøkkeltall gi nyttig oversikt over underliggende virksomheters inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld, og hvordan disse utvikler seg over tid. Det kan også være relevant å sammenlikne kostnader på tvers av virksomheter, for eksempel med nøkkeltall som lønnskostnader, IKT-kostnader eller konsulentkostnader, eller nøkkeltall per årsverk, som lønnskostnader per årsverk, IKT-kostnader per årsverk og reiser og diett per årsverk for å nevne noen mulige nøkkeltall.  

Informasjonen om ressursbruk kan også være nyttig tilleggsinformasjon for å vurdere strategisk styring, herunder prioriteringer og vurdering av effektiv ressursbruk innenfor sektor eller tverrsektorielt når det er aktuelt, for eksempel for bedre styring av sammenhengende tjenester.

Periodisert regnskapsinformasjon kan også være nyttig for å følge opp økonomisk effekt av tiltak som departementet har pålagt virksomheten, eller tiltak som virksomheten selv har initiert. Eksempler på dette kan være krav om redusert konsulentbruk, investeringer i IKT og etterfølgende gevinstrealisering, eller endringsprosjekter med omorganisering med forventede besparinger over tid.  

Aktuelle oppfølgingsspørsmål kan være:

  • I hvilken grad har tiltakene påvirket inntektsutviklingen, kostnadsutviklingen, verdien av eiendeler eller størrelsen på gjelden?
  • Hvordan er sammenhengen mellom tiltak og økonomisk effekt?
  • Hvilke konsekvenser vil tiltakene ha for fremtidige budsjetter?
  • Hvilke konsekvenser har tiltakene hatt for resultater og måloppnåelse?
  • Hvilke konsekvenser forventes tiltakene å ha for fremtidig resultater og måloppnåelse?    

Vi anbefaler uansett en dialogbasert tilnærming, hvor departement og virksomhet prater sammen om muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon som styringsinformasjon, både i virksomheten og i styringsdialogen. Dette bør sees i sammenheng. Det bør være godt samsvar mellom ledelsens ambisjoner for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon styringen og departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten.     

For å kunne ha en god dialog med virksomheten bør departementet, representert ved ledere og medarbeidere som er involvert i etatsstyringen, kjenne til hvilken type tilleggsinformasjon som framkommer i periodisert virksomhetsregnskap etter SRS.  De bør også kjenne til hvordan denne informasjonen i seg selv, eller sammen med annen virksomhetsspesifikk informasjon, kan være nyttig for styringen i underliggende virksomhet og i departementets styring og oppfølging av underliggende virksomhet.  

Som nevnt i kapittel 2.5 og 2.6 vil mulighetene for merverdi av å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen påvirkes av virksomhetens økonomiske egenart og i hvilke aktiviteter virksomheten ønsker å bruke periodisert regnskapsinformasjon for å skape merverdi i styringen.

Det er derfor vesentlig at departementet kjenner til virksomhetens analyser og vurderinger av både økonomiske egenart og ambisjonsnivå for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen. Denne innsikten kan brukes i departementets egne vurderinger av hvilke forventninger departementet bør ha til ny styringsinformasjon fra virksomheten. Er departementet enig i virksomhetens vurderinger, bør også departementets forventninger tilpasses virksomhetens vurderinger. Er departementet uenig i virksomhetens vurderinger, bør det komme frem og avklares i dialogen, slik at det oppnås enighet om hva departementet bør etterspørre, og ha på dagsorden i styringsdialogen.      

I tillegg til løpende dialog med underliggende virksomhet finnes det andre kilder til nyttig innsikt, for eksempel DFØs veiledningsmateriell og kompetansetiltak om bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen.

Departementets egne eksperter innenfor økonomifeltet kan også være en god kilde til innsikt. Det forutsetter at de kjenner til tilleggsinformasjonen et periodisert regnskap kan gi, og hvordan periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å belyse økonomien i en konkret underliggende virksomhet. Det forutsetter også at de kjenner til den aktuelle virksomhetens økonomiske egenart (jamfør kapittel 2.5). Ved å samkjøre denne kunnskapen med etatsstyrernes kjennskap til virksomheten kan departementet identifisere hvilken ny styringsinformasjon departementet trenger for å styre og følge opp virksomheten. Tilleggsinformasjonen fra periodisert regnskap kan brukes for å understøtte departementets etatsstyring, inkludert det å påse at ressursbruken er effektiv og at eiendelene forvaltes på en forsvarlig måte i underliggende virksomhet, både på kort og lang sikt. Erfaringsutveksling og dialog med andre etatsstyrere som har kjennskap og praktisk erfaring med bruk av periodisert regnskap i etatsstyringen kan også være en god kilde til innsikt. 

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

4. Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes til å utarbeide nyttig styringsinformasjon. Virksomheten kan for eksempel bruke periodisert regnskapsinformasjon som underlag for å utarbeide regnskapsanalyser og nøkkeltall som belyser status og utvikling for virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap

Styringsinformasjon

  • regnskapsanalyser
  • nøkkeltall

Mulig merverdi

  • oversikt over status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld
  • innsikt i status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og i dialogen med departementet.

Mulighetene for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon til å utarbeide styringsinformasjon vil påvirkes av den enkelte virksomhets økonomiske egenart, jamfør omtale i kapittel 2.5.

Gitt at virksomheten vurderer at den nye regnskapsinformasjonen vil tilføre merverdi som styringsinformasjon, så vil en ambisjon om å bruke den nye regnskapsinformasjon i styringen være realiserbar innen relativt kort tid. Det er enkelt å fremskaffe informasjonen, den kan hentes rett ut fra regnskapet og for eksempel brukes i utarbeidelse av regnskapsanalyser eller nøkkeltall.  

For mange virksomheter vil bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen være et fornuftig og realiserbart ambisjonsnivå på kort sikt.

4.1 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i regnskapsanalyser

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes i regnskapsanalyser for å holde oversikt og få innsikt i virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

I et kortsiktig perspektiv kan virksomheten for eksempel sammenlikne årets regnskapstall med fjorårets regnskapstall (hittil i år mot hittil i fjor). Ved å følge med på hvordan inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg gjennom året sammenliknet med fjoråret kan virksomheten vurdere om det er behov for tiltak for å påvirke/styre/ kontrollere hvordan inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld utvikler seg resten av året.

I et mer langsiktig perspektiv kan virksomheten bruke periodisert regnskapsinformasjon til å analysere og vurdere hvordan virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg over tid. Dette kan for eksempel være nyttig for å dokumentere regnskapsmessige effekter av tiltak som departementet har pålagt virksomheten eller egeninitierte tiltak som digitalisering, omorganisering med mere. I årsrapporten kan virksomheten omtale og vurdere ovennevnte, og se det i sammenheng med virksomhetens resultater og måloppnåelse.

For mange virksomheter vil nok mye av merverdien i regnskapsanalyser dreie seg om å få bedre oversikt og innsikt i ressursbruken, for eksempel:

  • kostnadsnivå og kostnadssammensetning på virksomhetsnivå
  • kostnadsnivå og kostnadssammensetning per koststed (driftsenhet)
  • ulike typer kostnader per månedsverk/årsverk

Det kan være nyttig å analysere, sammenlikne og vurdere ovennevnte kostnader over tid, eventuelt sammenlikne med andre virksomheter, og å bruke innsikten som utgangspunkt for nærmere analyser, læring og forbedring i virksomheten.

4.2 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i nøkkeltall

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes i nøkkeltall for å følge med på status og utvikling for vesentlige eller påvirkbare inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld. Det kan også være nyttig å kombinere regnskapsinformasjon med måneds- eller årsverkstall i enkelte nøkkeltall, det kan gjøre nøkkeltall mer sammenliknbare internt, over tid og med andre virksomheter.

Noen periodiserte nøkkeltall vil inneholde helt ny informasjon for virksomheter som går over til å føre periodisert regnskap. I slike nøkkeltall brukes informasjon fra artskontoer som kun gjelder for virksomhetsregnskap etter SRS, for eksempel avskrivninger. Andre periodiserte nøkkeltall vil være kjente fra “kontantverdenen”, men med kostnader istedenfor utgifter i beregningen av nøkkeltallet, for eksempel lønnskostnader istedenfor lønnsutgifter.

Noen nøkkeltall kan være mer aktuelle i et kortsiktig perspektiv og være egnet som styringsinformasjon gjennom et kalenderår. Andre nøkkeltall kan være mer aktuelle i et langsiktig perspektiv og brukes som styringsinformasjon over flere år.

4.2.1 Nøkkeltall for styring gjennom året

Nøkkeltallene virksomheten velger å bruke som styringsinformasjon gjennom et kalenderår bør være påvirkbare gjennom året.  

En gjennomgang av virksomhetens økonomiske egenart kan identifisere slik regnskapsinformasjon, for eksempel variable kostnader, og gi ideer til nøkkeltall.

Tabellen nedenfor viser eksempler på nøkkeltall som kan være aktuelle som utgangspunkt for å velge ut styringsinformasjon som kan brukes gjennom året. Mange av disse nøkkeltallene kan være interessante å tilpasse, for eksempel for å sammenlikne med forrige år, og per månedsverk hittil i år, eller begge deler.

Det er opptil virksomheten å vurdere og velge de nøkkeltallene som gir mest mening. Virksomheten kan også vurdere hvilken tilpasning av valgte nøkkeltall som gir mest mening som styringsinformasjon i et ettårig perspektiv, fra det helt enkle til det mer sammensatte.

Ta lønnskostnader som eksempel:

  • Et nøkkeltall kan vise virksomhetens eller driftsenheters lønnskostnader hittil i år: Lønnskostnader hittil i år.
  • Et annet nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader hittil i år sammenliknet med forrige år: Lønnskostnader hittil i år / lønnskostnader hittil i fjor.
  • Et tredje nøkkeltall kan vise lønnskostnader per månedsverk hittil i år: Lønnskostnader hittil i år / antall månedsverk hittil i år.
  • Et fjerde nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader per månedsverk hittil i år sammenliknet med forrige år: Lønnskostnader per månedsverk hittil i år / lønnskostnader per månedsverk forrige år.

Et annet eksempel er gjeld til ansatte:  

  • Et nøkkeltall kan vise gjeld til ansatte hittil i år: Gjeld til ansatte hittil i år.
  • Et annet nøkkeltall kan vise utviklingen i gjeld til ansatte hittil i år sammenliknet med forrige år: Gjeld til ansatte hittil i år / gjeld til ansatte hittil i fjor.
  • Et tredje nøkkeltall kan vise gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år: Gjeld til ansatte hittil i år / antall månedsverk hittil i år.
  • Et fjerde nøkkeltall kan vise utviklingen i gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år sammenliknet med forrige år: Gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år / gjeld til ansatte per månedsverk hittil i fjor.

Det fjerde alternativet er i begge tilfeller det mest kompliserte, men også kanskje det som er mest anvendelige for oppfølging og kontroll med lønnskostnadene og gjeld til ansatte i en virksomhet.  

Tabellen under viser et utvalg nøkkeltall som kan tilpasses (jf. eksempler over) til virksomhetens behov for styringsinformasjon fra et periodisert regnskap, både for ettårig og flerårig styring.

NøkkeltallDefinisjonBeregning
DriftsinntekterSalgsinntekter, offentlig avgift vedrørende omsetning, inntekt fra tilskudd og overføringer, leieinntekt og annen driftsinntekt, inntekt fra gebyrer og gevinst ved avgang av anleggsmidler samt inntekt fra bevilgninger. Summen av kontoklasse 3
Summen av kontoklasse 3
DriftskostnaderVarekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader.Summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7
LønnskostnaderLønn til faste og midlertidig ansatte, virkemidler ved omstilling i staten, annen oppgavepliktig godtgjørelse, arbeidsgiveravgift og pensjonspremie (unntatt for honorarmottakere), offentlige tilskudd og refusjoner vedrørende arbeidskraft, gruppelivs- og yrkesskadeforsikring). Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141)
OvertidskostnaderOvertid til faste og midlertidig ansatteSummen av konto 505, 506, 515 og 516
KonsulentkostnaderKostnader for konsulenttjenester, det vil si konsulenttjenester innen økonomi, revisjon og juss, til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning mv. og andre konsulenttjenester.Summen av konto 670-673
IKT-kostnaderKjøp av programvarelisenser, kjøp av datamaskiner (PC, servere m. m.), leie av datasystemer (årlige lisenser m.m.), leie av datamaskiner, programvare (anskaffelse), datamaskiner (PCer, servere m.m.). Kjøp av tjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, og kostnader til telefoni og datakommunikasjon, samband og internett. Summen av konto 642, 643, 652, 655, 671, 675 og 690
Reise- og diettkostnaderBilgodtgjørelse, reisekostnader, diettkostnader og annen kostnadsgodtgjørelse. Summen av kontogruppe 71
Kompetansehevings-kostnaderKurs og seminarer for egne ansatte. Konto 687
FordringerKortsiktige fordringer og forskuddsbetalt kostnad, opptjent inntekt o.l. Summen av
kontoklasse 15 og 17
Gjeld til ansatteLønn og reiseutgifter som ikke er ført via lønnssystemet på rapporteringstidspunktet. Avsetninger for fleksitid, ikke innberettet overtid og ikke avviklet ferie. Konto 291

Den neste tabellen viser et sett med konkrete eksempler på tilpassede nøkkeltall som kan være nyttige som styringsinformasjon i et ettårig perspektiv. Disse nøkkeltallene er basert på regnskapsinformasjon alene, eller regnskapsinformasjon i kombinasjon med informasjon om utførte månedsverk.

Nøkkeltall temaNøkkeltall innholdNøkkeltall beregning
Driftsinntekter
(ekskl. bevilgninger)
Driftsinntekter (ekskl. bevilgninger) hittil i år / driftsinntekter (ekskl. bevilgninger) hittil i fjor Summen av kontoklasse 3 minus kontogruppe 39
DriftskostnaderDriftskostnader per månedsverk hittil i år / driftskostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av kontogruppe 4,5,6 og 7 delt på antall månedsverk
LønnskostnaderLønnskostnader per månedsverk hittil i år / lønnskostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141) delt på antall månedsverk
OvertidskostnaderOvertidskostnader per månedsverk hittil i år / overtidskostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av konto 505, 506, 515 og 516 delt på antall månedsverk
IKT-kostnaderIKT-kostnader per månedsverk hittil i år / IKT-kostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av konto 642, 643, 652, 655, 671, 675 og 690 delt på antall månedsverk
Konsulentkostnaderkonsulentkostnader hittil i år /
konsulentkostnader hittil i fjor
Summen av konto 670-673
Reise- og
diettkostnader
Reise- og diettkostnader per månedsverk hittil i år / reise- og diettkostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av kontogruppe 71 delt på antall månedsverk
Kompetansehevings-kostnaderKompetansehevingskostnader per månedsverk hittil i år / kompetansehevingskostnader per månedsverk hittil i fjorKonto 687 delt på antall månedsverk
FordringerFordringer hittil i år / fordringer hittil i fjor Summen av kontoklasse 15 og 17
Gjeld til ansatteGjeld til ansatte per månedsverk hittil i år / gjeld til ansatte per månedsverk hittil i fjorKonto 291 delt på antall månedsverk

4.2.2 Nøkkeltall for langsiktig styring

Mange av nøkkeltallene som er listet i tabellen over kan også være nyttige i langsiktig perspektiv, og brukes til å følge med på, og styre, utviklingen over tid. Noen av nøkkeltallene i tabellen over kan også være aktuelle som nøkkeltall per årsverk og brukes i langsiktig styring. Se PM fra KDD (KMD) for definisjon av utførte årsverk.

Det er opptil virksomheten å velge de nøkkeltallene, og gjøre eventuelle tilpasninger, som gir mest mening som styringsinformasjon i et flerårig perspektiv.   

Ta lønnskostnader som eksempel:

  • Et nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader siste år: Lønnskostnader per år. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.
  • Et annet nøkkeltall kan vise lønnsandel av driftskostnader siste år: Lønnsandel av driftskostnader. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.
  • Et tredje nøkkeltall kan vise lønnskostnader per årsverk siste år: Lønnskostnader per årsverk. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.

I tabellen nedenfor viser vi eksempler på noen nøkkeltall som er mer egnet som langsiktig styringsinformasjon. I tillegg til disse nøkkeltallene kan nøkkeltallene som er omtalt i tabellen over, også være aktuelle som styringsinformasjon i et mer langsiktig perspektiv.

NøkkeltallDefinisjonBeregning
BevilgningsandelInntekt fra bevilgninger i prosent av driftsinntekter. Summen av kontogruppe 39 delt på summen av kontoklasse 3, ganget med 100
Lønnsandel av driftskostnaderLønnskostnader (lønn til faste og midlertidig ansatte, virkemidler ved omstilling i staten, annen oppgavepliktig godtgjørelse, arbeidsgiveravgift og pensjonspremie unntatt honorarmottakere, offentlige tilskudd og refusjoner vedrørende arbeidskraft, gruppelivs- og yrkesskadeforsikring) i prosent av driftskostnader (varekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader). Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141) delt på summen av kontogruppe 4,5,6 og 7, ganget med 100
Avskrivingsandel
av driftskostnader
Avskrivnings- og nedskrivningskostnader i prosent av driftskostnader. Summen av kontogruppe 60 delt på summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7, ganget med 100
Lokal kostnaderLeie av lokaler, renovasjon, vann, avløp, lys, varme, renhold, vakthold, vaktmestertjenester og andre lokalkostnader. Summen av kontogruppe 63
EiendelerVerdien av anleggsmidler og omløpsmidler. Summen av kontoklasse 1
AvskrivingsandelAkkumulerte avskrivninger i prosent av anskaffelseskostnad. Summen av konto 1009, 1029, 1039, 1049, 1059, 1109, 1129, 1149, 1169, 1179, 1209, 1229, 1239, 1249, 1259, 1269, 1279, 1289, 1294 delt på summen av 1000-1008, 1020-1028, 1030-1038, 1040-1048, 1050- 1058, 1060-1068, 1070-1078, 1100-1108, 1120-1128, 1130-1138, 1140-1148, 1160-1168, 1170-1178, 1190-1198, 1200-1208, 1220-1228, 1230-1238, 1240-1248, 1250-1258, 1260-1268, 1270-1278, 1280-1288, 1290-1293
OpprettholdelsesgradTilgangen av anleggsmidler, et forholdstall mellom virksomhetens investeringer i anleggsmidler og avskrivnings- og nedskrivningskostnader. Utgående balanse kontogruppe 10,11 og 12 minus inngående balanse kontogruppe 10,11 og 12 pluss kontogruppe 60 delt på summen av kontogruppe 60, ganget med 100

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

5. Ambisjonsnivå – bedre økonomistyring

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å oppnå bedre økonomistyring. Virksomheten kan for eksempel bruke periodisert regnskapsinformasjon sammen med periodisert budsjett for å bidra til å holde kontroll på inntekter og kostnader, og sammen med informasjon fra kontantregnskap og kontantbudsjett for å bidra til god bevilgningskontroll.

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • kontantregnskap
  • kontantbudsjett
  • periodisert budsjett

Styringsinformasjon

  • status og prognoser for inntekter og kostnader
  • status og prognoser for inntekter og utgifter
  • analyser av trender for inntekter, kostnader, utgifter, eiendeler og gjeld

Mulig merverdi

  • kontroll på inntekter og kostnader
  • bevilgningskontroll
  • innspill til budsjettarbeidet

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og i dialogen med departementet.

Mulighetene for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i økonomistyringen vil påvirkes av den enkelte virksomhets økonomiske egenart, jamfør omtale i kapittel 2.5.

5.1 Kontroll på inntekter og kostnader

Et periodisert regnskap viser virksomhetens inntekter og kostnader (samt eiendeler og gjeld).

Inntektene i et periodisert regnskap består av påløpte drifts- og finansinntekter. Driftsinntektene består av inntekt fra bevilgninger, inntekt fra tilskudd og overføringer, inntekt fra gebyrer, salgs- og leieinntekter og andre driftsinntekter.

Kostnadene i et periodisert regnskap består av påløpte drifts- og finanskostnader. Driftskostnadene består av varekostnader, lønnskostnader, avskrivninger på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler, nedskrivninger av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler og andre driftskostnader.

Et periodisert budsjett er plan for når inntekter opptjenes og kostnader påløper gjennom året.

Periodisert budsjett og periodisert regnskap er egnet for å se planlagte og faktiske inntekter og kostnader i sammenheng.

Sammenlikning av inntekter mot inntektsbudsjett og kostnader mot kostnadsbudsjett gjennom året kan identifisere avvik og behov for tiltak. Budsjettinformasjon for resten av året og forventede effekter av tiltak kan brukes for å lage og oppdatere prognoser for inntekter og kostnader gjennom året. Oppfølgningen gjennom året kan bidra til kontroll på inntekter og kostnader frem mot årets slutt.   

5.2 Bevilgningskontroll

Et kontantregnskap viser virksomhetens inntekter og utgifter.

Inntektene består mottatte innbetalinger samt posteringer på inntektskapittel og post uten innbetalinger som føres mot mellomværende med statskassen, jamfør Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.5.2 og rundskriv R-101 punkt 5.1.1.

Utgiftene består av utbetalinger samt posteringer på utgiftskapittel og post uten utbetalinger som føres mot mellomværende med statskassen, jamfør Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.5.2 og rundskriv R-101 punkt 5.1.1.

Et kontantbudsjett er virksomhetens detaljerte budsjett som bygger på de samme prinsippene som statsbudsjettet, men hvor virksomheten fordeler inntektene og utgiftene på aktuelle inntekts- og utgiftskapitler og poster samt aktuelle artskontoer på hensiktsmessig nivå.

Kontantbudsjett og kontantregnskap er egnet for å følge opp at statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger gjennom året.

Sammenlikning av inntekter mot inntektsbudsjett og utgifter mot utgiftsbudsjett gjennom året, kan identifisere avvik og behov for tiltak. Budsjettinformasjon for resten av året, tilleggsinformasjon fra balansen om forventede innbetalinger og utbetalinger resten av året, samt forventede effekter av tiltak kan brukes for å lage og oppdatere prognoser for inntekter og utgifter gjennom året. Oppfølgningen gjennom året kan bidra til god kontroll på inntekter og utgifter frem mot årets slutt.

Tilleggsinformasjon fra periodisert regnskap kan brukes i arbeidet med å lage kontantprognoser for inn- og utbetalinger inneværende år. I DFØs veiledning for periodeavslutning for bruttobudsjetterte virksomheter som fører virksomhetsregnskap etter SRS presenteres eksempler på aktiviteter og vurderinger som kan være aktuelle ved periodeavslutning, og som kan påvirke virksomhetens kontantprognoser for innbetalinger og utbetalinger. Det gjelder for eksempel vurdering av inngående fakturaer, utgående fakturaer og lønn.

5.3 Innspill til budsjettarbeidet

Trendanalyser og vurderinger av virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld for tidligere år kan brukes som innspill til budsjettarbeidet.

Mange virksomheter vil nok konsentrere seg om å redusere kostnader i arbeidet med kommende års budsjetter. God oversikt og innsikt i ressursbruken, for eksempel informasjon om kostnadsnivå, ulike typer kostnadstyper, eller utvalgte kostnader per årsverk (for eksempel variable kostnader som reiser og diett per årsverk) over tid kan være svært nyttig for å identifisere hvor virksomheten kan eller bør redusere sitt kostnadsbudsjett fremover.

Balanseinformasjon kan også brukes i virksomhetens arbeid med neste års kontantbudsjett. For eksempel kan årets aktivitet ha medført kortsiktig gjeld eller kundefordringer som forventes betalt neste år. Forventede inn- og utbetalinger neste år (fra årets aktivitet) vil påvirke disponible rammer i neste års kontantbudsjett.    

Balanseinformasjon om anleggsmidlene tidligere år kan også brukes som innspill til budsjettarbeidet. Status og utvikling for nøkkeltall som eiendeler, avskrivningsandel og opprettholdelsesgrad for ulike anlegg eller anleggsgrupper kan indikere behov for investering i anleggsmidler kommende budsjettår.

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

6. Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å oppnå bedre virksomhetsstyring. Virksomheten kan for eksempel bruke periodisert regnskapsinformasjon sammen med informasjon om eiendeler for å bidra til forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av eiendeler eller sammen med informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester for å bidra til effektiv ressursbruk.

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • informasjon om eiendeler
  • informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester

Styringsinformasjon

  • vurdering av eiendeler
  • «Hva koster det»-informasjon

Mulig merverdi

  • forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av eiendeler
  • vurdering av effektiv ressursbruk (kostnadsproduktivitet)
  • vurdering av ressursbruk og prioriteringer
  • dokumentasjon av kostnader (gebyrer og sektoravgifter, «internhandel», kostnadsdeling mellom virksomheter, eksternfinansierte prosjekter)
  • dokumentasjon av økonomiske effekt av investeringer, endringsprosjekter med mere

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og i dialogen med departementet.

Mulighetene for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i virksomhetsstyringen vil påvirkes av virksomhetens økonomiske egenart, jamfør omtale i kapittel 2.5.

DFØ har laget et eksempel om den fiktive virksomheten «Direktoratet for miljøavtrykk». Eksempelet beskriver hvordan virksomheten med innføring av SRS og andre tilpasninger etablerte bedre styringsinformasjon som den brukte for å oppnå bedre virksomhetsstyring. Les eksempelet.

6.1 Vurdering av eiendeler  

Virksomheter som bruker anleggsmidler som vesentlige innsatsfaktorer i sine aktiviteter kan ha stor nytte av å bruke periodisert regnskapsinformasjon som tilleggsinformasjon for å sikre forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av anleggsmidlene (effektiv ressursbruk).

Informasjon om anleggsmidlene anskaffelseskost, tilgang i året, avgang i året, anlegg under utførelse, ordinære avskrivninger i året, akkumulerte avskrivninger og balanseført verdi samt eventuelle gevinster eller tap ved salg av anleggsmidler vil være relevant i så henseende. Nøkkeltall (se tabell i kapittel 4) som eiendeler, opprettholdelsesgrad og avskrivningsandel kan brukes til å følge opp om anleggsmidlene forvaltes i samsvar med virksomhetens planer for å bruke anleggsmidlene i sine aktiviteter.

Annen regnskapsinformasjon, som for eksempel kostnader for leie av maskiner, reparasjon og vedlikehold av maskiner, utstyr mv, kan også bidra til å komplettere kostnadsbildet og belyse forvaltningen av anleggsmidlene.

Informasjon om bruken av anleggsmidlene, for eksempel relatert til oppetid, tilgjengelighet, utnyttelse og kvalitet i produksjonen, vil også være relevant for å vurdere forvaltning og utnyttelse av anleggsmidlene.  

For eksempel kan lav eller redusert oppetid/tilgjengelighet for en eiendel skyldtes unormalt mye vedlikehold eller reparasjoner. Økte vedlikeholdskostnader, reparasjonskostnader eller innleie av erstatningsmateriell synliggjøres i regnskapet. Dersom avskrivningsandelen også er høy (nærmer seg 100 prosent) og opprettholdelsesgraden lav (betydelig lavere enn under 1) over tid for den samme eiendelen har virksomheten gode indikasjoner på at anleggsmidlet forringes og mister sin verdi som innsatsfaktor. Dersom anleggsmidlet er viktig for virksomhetens aktiviteter bør det (re)investeres.

Samlet sett utgjør periodisert regnskapsinformasjon og annen informasjon om bruken av anleggsmidlene et utvidet grunnlag for å følge opp og bidra til forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av anleggsmidlene. 

6.2 «Hva koster det»-informasjon

Kostnadsinformasjonen fra et periodisert regnskap viser ressursbruken målt i kroner for virksomheten i en gitt periode. Virksomhetens resultatregnskap viser kostnadene fordelt på lønnskostnader, avskrivinger og andre driftskostnader. Virksomhetsregnskapet viser som regel kostnader fordelt på artskontoer, koststeder og prosjekter. Virksomheten kan også kombinere kostnadsinformasjon og ressursbruk målt i månedsverk eller årsverk for å følge med på kostnader per månedsverk eller årsverk i en gitt periode og over tid.

Men virksomhetens ledelse kan også ha behov for informasjon om hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster, blant annet som grunnlag for å analysere og vurdere ressursbruken og for å sikre at ressursene brukes effektivt, herunder vurdering av kostnadsproduktivitet.

Informasjon om hva aktiviteter, produkter eller tjenester koster kan også være nyttig i andre sammenhenger. Virksomheten kan for eksempel også bruke «hva koster det»-informasjon til å:

  • vurdere virksomhetens ressursbruk og prioriteringer
  • sikre riktig prising av gebyrbelagte varer og tjenester og sektoravgifter
  • dokumentere kostnader knyttet til leveranser av produkter og tjenester internt i virksomheten
  • dokumentere kostnader når virksomheten leverer produkter eller tjenester til andre virksomheter basert å kostnadsdeling
  • dokumentere kostnader i forbindelse med eksternfinansierte oppdrag/prosjekter hvor oppdragsgiver forventer redegjørelse/dokumentasjon av kostnader forbundet med gjennomført oppdrag/prosjekt
  • dokumentere økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter med mere

For mange virksomheter kan behov for «hva koster det»-informasjon bety at opplegget for styring og kontroll (herunder konteringsstreng og økonomimodell) må tilpasses, slik at det er mulig å koble informasjon om ressursbruk (kostnader) til informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester, og beregne hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster.

Virksomhetens ledelse bør prioritere hvilke aktiviteter, produkter eller tjenester den trenger kostnadsinformasjon om, og tenke igjennom hva kostnadsinformasjonen skal brukes til, jamfør oppfølgning av effektiv ressursbruk og punktlisten over.

Det kan være hensiktsmessig å konsentrere datafangsten på utvalgte aktiviteter, produkter eller tjenester for å unngå at datafangsten blir for detaljert, komplisert og ressurskrevende.  

Virksomheten bør også vurdere hvilke kostnader som bør inkluderes, både ut fra vurderinger av risiko og vesentlighet og avhengig av formål, jamfør oppfølging av effektiv ressursbruk (kostnadsproduktivitet) og punktlisten over.

Lønnskostnader

Lønnskostnadene utgjør som regel over 50 prosent av driftskostnadene i virksomhetene, og bør inngå i kostnadsbildet sammen med avskrivinger og andre driftskostnader dersom det er viktig å vite hva utvalgte produkter eller tjenester koster.

En virksomhet har flere måter å fordele lønnskostnadene på.

Virksomheten kan for eksempel sette sin lit til fortløpende registering av arbeidstid ved bruk av system for aktivitets- og tidsregistrering. Arbeidstiden omregnes til lønnskostnad, overføres til regnskapssystemet og henføres til aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Denne metoden forutsetter at det er godt samsvar mellom registrert arbeidstid og faktisk fordeling av arbeidstid for å gi pålitelig styringsinformasjon om lønnskostnader.

Et annet alternativ er å forhåndkode hele eller prosentandeler av hver aktuell stillings arbeidstid til aktiviteter, produkter eller tjenester, slik arbeidstiden er planlagt/forventet brukt. Lønnskostnadene fordeles tilsvarende prosentandel av lønnskostnaden per stilling på aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Denne metoden forutsetter at det er godt samsvar mellom faktisk fordeling av arbeidstiden og forhåndskodet prosentfordeling for å gi pålitelig styringsinformasjon om lønnskostnader. Ledere og medarbeidere slipper å forholde seg til aktivitets- og tidsregistrering.

Et tredje alternativ er å kombinere forhåndskoding av hver enkelt stilling og bruk av aktivitets- og tidsregistrering. Faste lønnskostnader kan fordeles tilsvarende forhåndskodet prosentvis fordeling av stillingen på aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Arbeidstid relatert til overtid eller tillegg kan omregnes til lønnskostnad, overføres til regnskapssystemet og henføres til aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Denne metoden forutsetter godt samsvar mellom faktisk fordeling av fast arbeidstid og forhåndskodet prosentfordeling, og godt samsvar mellom fortløpende registering av arbeidstid og faktisk fordeling av arbeidstid som medfører overtid eller tillegg, for å gi pålitelig styringsinformasjon om lønnskostnader.

Behov for presisjon i forhåndkoding i forhold til faktisk anvendt tid, og registrering av arbeidstid i forhold til faktisk anvendt tid avhenger av formålet. Det kan for eksempel være behov for god presisjon dersom formålet er å dokumentere kostnader som skal dekkes/betales av andre enn virksomheten selv, og kanskje er det akseptabelt med noe mindre presisjon om kostnadsinformasjonen skal brukes for interne formål.  

Avskrivninger

Avskrivninger som kan knyttes direkte til aktiviteter, produkter eller tjenester kan henføres direkte via relasjoner i økonomimodellen, i motsatt tilfelle kan avskrivningskostnadene fordeles med fordelingsnøkler.

Andre driftskostnader

Andre driftskostnader som kan knyttes direkte til aktiviteter, produkter eller tjenester kan henføres direkte via relasjoner i økonomimodellen, i motsatt tilfelle kan slike driftskostnader fordeles ved hjelp av fordelingsnøkler.

6.3 Vurdering av effektiv ressursbruk

Effektiv ressursbruk dreier seg både om formålseffektivitet («å gjøre de riktige tingene») og produktivitet («å gjøre tingene riktig»). Ressursbruken i en virksomhet kan hevdes å være effektiv dersom virksomheten i stor grad «gjør de riktige tingene riktig».

Produktivitet dreier seg om sammenhengen mellom ressursinnsats og resultat, for eksempel forholdet mellom arbeidsinnsats og produksjon, arbeidsproduktivitet, eller utvides til å omfatte forholdet mellom kostnader og produksjon, kostnadsproduktivitet.

Ved måling av kostnadsproduktivitet fordeler man ressursbruken, kostnadene ved bruk av arbeidskraft, varer og tjenester samt maskiner og utstyr, på produksjonen.

Kostnadsproduktivitet kan sammenliknes over tid, på samme tid med liknende produksjon i egen virksomhet, eller med andre sammenliknbare virksomheter. Dersom kvaliteten er lik vil redusert kostnad per enhet over tid, eller flere enheter produsert per gitt kostnad over tid, være eksempler på forbedret kostnadsproduktivitet og dermed indikere mer effektiv ressursbruk på det aktuelle området analysen gjelder.

Sammenlikning av kostnadsproduktivitet over tid internt eller med andre kan gi nyttig læring.

Hva betyr nåværende (målt) kostnadsproduktivitet? Har produktiviteten endret seg over tid? Har endringer vært «kontrollert» i form av tiltak, eller kommet «av seg selv»? Er nåværende nivå bra nok eller er det realistisk å forbedre seg med målrettede tiltak (kompetanseheving, forbedre rutiner, endre organisering, bedre bruk av teknologi med mere)? Hva kan vi lære av andre? Hva kan andre lære av oss?

For lesere som er interessert i en grunnleggende innføring i hvordan resultater kan måles, hvordan informasjon om resultater kan brukes i styringen av statlige virksomheter og praktiske eksempler henviser vi til DFØs veileder om resultatmåling generelt, og spesielt kapittel 4 Nærmere om måling og vurdering av resultater.

6.4 Vurdering av ressursbruk og prioriteringer

Med informasjon om hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster kan virksomheten vurdere om disponeringen av ressursene relativt sett har vært i samsvar med virksomhetens oppdrag i tildelingsbrev, virksomhetens strategi og virksomhetsplan, som igjen legger grunnlag for neste års prioriteringer eller mer langsiktige strategiske satsninger.

Virksomheten kan også vurdere kostnadsinformasjonen på produkt/tjenestenivå i sammenheng med de brukereffekter virksomheten mener å ha oppnådd, og på den måten belyse hva det har kostet å oppnå brukereffektene. Slike analyser og vurderinger kan gi gode innspill til videre arbeid og om ressursene bør prioriteres som før eller endres i kommende planer og budsjetter.

6.5 Dokumentasjon av kostnader overfor interessenter

Dokumentasjon av kostnader kan være både nødvendig og nyttig for virksomheten. Det er for eksempel svært relevant når det gjelder gebyrer og sektoravgifter. Ifølge rundskriv R-112/15 Bestemmelser om gebyr- og avgiftsfinansiering, punkt 3.1 og 3.2 skal gebyr eller sektoravgift ikke overskride kostnaden ved å produsere og levere varen eller tjenesten gebyret eller avgiften gjelder. Gebyret eller avgiften bør fullt ut dekke kostnadene ved å produsere og levere varen eller tjenesten basert på kostnadseffektiv drift. Det er derfor svært relevant å henføre lønnskostnader, avskrivninger og andre driftskostnader til gebyrbelagte varer eller tjenester eller sektoravgifter for å sikre riktig prising, og for å unngå kryss-subsidiering.

Dersom virksomheten priser varer og tjenester internt, leverer varer og tjenester til andre virksomheter basert på kostnadsdeling, eller har eksternfinansierte oppdrag/prosjekter, er dokumentasjon av kostnader viktig for å sikre kostnadsdekning for medgått ressursbruk og unngå kryss-subsidiering.

Kobling av kostnader tilhørende slike tjenester eller oppdrag er derfor svært relevant slik at virksomheten har et godt grunnlag for å dokumentere og fakturere for medgått ressursbruk. Departementet kan også ha interesse av å vite hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster, og hvordan kostnadene utvikler seg over tid.

6.6 Dokumentasjon av økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter m.m.

Virksomheter som begrunner investeringer med forventede økonomiske effekter kan bruke «hva koster det»-informasjon til å etablere nullpunkt for kostnader (og eventuelt kostnadsproduktivitet innenfor det området investeringen skal benyttes) før investeringen foretas, og deretter beregne og følge opp kostnader (og eventuelt kostnadsproduktivitet) etter at investeringen er gjennomført og tatt i bruk.

Samme tilnærming kan benyttes for endringsprosjekter med forventede økonomiske effekter.

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

7. DFØs tjenestetilbud for bedre styring ved bruk av periodisert regnskap

I dette kapitlet vil vi gi eksempler på hvordan DFØs tjenestetilbud kan brukes på en praktisk måte for å understøtte de tre ambisjonsnivåene: bruk av ny regnskapsinformasjon i styring, bedre økonomistyring og bedre virksomhetsstyring.

7.1 Bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

Formålet med de statlige regnskapsstandardene er å legge til rette for et mer omfattende og standardisert informasjonsgrunnlag for styring i statlige virksomheter. Informasjonen skal kunne brukes i virksomhetens interne styring og i departementenes styring av underliggende virksomheter. Regnskapsstandardene legger til rette for effektiv ressursbruk ved å gi kjennskap til kostnader som virksomheten kan koble til informasjon om ulike aktiviteter, tjenester og effekter. Standardene gir et grunnlag for å fremskaffe sammenlignbar kostnadsinformasjon og en bedre oversikt over statens eiendeler.   

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes til å utarbeide nyttig styringsinformasjon. Virksomheten kan for eksempel bruke periodisert regnskapsinformasjon som underlag for å utarbeide regnskapsanalyser og nøkkeltall som belyser status og utvikling for virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

Gitt at virksomheten vurderer at den nye regnskapsinformasjonen vil tilføre merverdi som styringsinformasjon, så vil en ambisjon om å bruke den nye regnskapsinformasjon i styringen være realiserbar innen relativt kort tid. Det er enkelt å fremskaffe informasjonen, den kan hentes «rett ut fra regnskapet», og for eksempel brukes i utarbeidelse av regnskapsanalyser eller nøkkeltall som kan gi merverdi i styringen. Et ambisjonsnivå om å ta i bruk regnskapsinformasjon fra SRS regnskapet kan være et fornuftig sted å starte, og dette er illustrert i figuren under. 

Ved innføring av periodisert regnskap, er det viktig at ledelsen får nok kunnskap til å vurdere hva den nye regnskapsinformasjonen kan brukes til. 

Eksempler på aktuelle spørsmål en virksomhetsleder kan stille seg:
  • Er det uventede forskjeller mellom egne enheter?
  • Hva er totale kostnader og inntekter for perioden?
  • Sammenligning med fjoråret?
  • Bruker vi ressursene effektivt?

I DFØs tjenestetilbud finnes det ulike verktøy som kan benyttes for å analysere regnskapsdata på en god måte.  

7.1.1 Økonomiinfo   

Økonomiinfo er et økonomistyringsverktøy som gir enkel tilgang til regnskapsinformasjon. Økonomiinfo henter data fra Unit4 ERP, i tillegg henter den måneds- og årsverk fra DFØs lønnssystem. 

Startside for intuitivt bruk 

For å gjøre verktøyet brukervennlig, har vi laget et dashboard som gir deg et raskt overblikk over økonomisk status. Du kan selv velge hvilken informasjon du ønsker skal vises, og under ser du et konkret eksempel på hvordan det kan settes opp. 

Enkel tilgang til periodisert regnskap 

I Økonomiinfo finner du ulike oppstillinger av regnskap og budsjett med gode muligheter til å avgrense data, samt snu og vende på datasettet. I et kortsiktig perspektiv kan virksomheten sammenlikne årets regnskapstall med fjorårets regnskapstall (hittil i år mot hittil i fjor). Ved å følge med på hvordan inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg gjennom året kan virksomheten avdekke behov for tiltak for å påvirke/styre/ kontrollere hvordan inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld utvikler seg resten av året.   

I Økonomiinfo kan du enkelt sammenligne årets regnskapstall med fjorårets regnskapstall og se hvordan ulike kostnader og eiendeler utvikler seg over tid. 

Verktøyet gir deg også mulighet til å få en rask og enkel oversikt og innsikt i ressursbruken, som periodiserte kostnader på virksomhetsnivå, pr koststed, prosjekt og konto. Du kan også drille deg helt ned på bilagsnivå.  

Det er mulig med en grafisk fremstilling av kostnadsfordelingen, noe som gir spennende muligheter til å utforske inntekts- og kostnadssammensetningen som en del av virksomhetens økonomiske egenart. Denne er vist i figuren under. 

Kostnader 

Kostnader i et periodisert regnskap inndeles i driftskostnader og finanskostnader. Oversikt og innsikt i virksomhetens driftskostnader er viktig for å kunne vurdere ressursbruken. Lønnskostnader er vanligvis den største kostnaden i en virksomhet.

Aktuelle spørsmål en virksomhetsleder kan stille seg:
  • Hvor mye utgjør lønn av totale driftskostnader?
  • Bruker vi ressursene effektivt?
  • Hva koster et månedsverk?
  • Hvor mye overtid har vi?
  • Er det store forskjeller mellom egne enheter?
  • Hvordan har lønnskostnadene våre utviklet seg over tid?
  • Hvor mye konsulenttjenester bruker vi?

Overtid er en variabel kostnad som virksomheten kan ønske å følge med på, og under ser du et eksempel fra Økonomiinfo der du kan følge med på om overtidskostnaden pr måned er i tråd med det man kan forvente. 

Inntekter 

Bevilgningens andel av driftsinntekter kan være et nyttig nøkkeltall for flerårig styring dersom andre inntektskategorier utgjør en vesentlig andel av driftsinntektene.  

Enkel tilgang til periodiserte nøkkeltall 

Et nøkkeltall gir et raskt overblikk over virksomhetens økonomiske status og utvikling uten å måtte gå gjennom hele regnskapet i detalj. Nøkkeltallene dere velger å bruke som styringsinformasjon gjennom et kalenderår bør være påvirkbare gjennom året.  En gjennomgang av din virksomhets økonomiske egenart kan identifisere slik regnskapsinformasjon, for eksempel variable kostnader, og gi ideer til nøkkeltall dere ønsker å styre etter. 

Et nøkkeltall kan brukes som et utgangspunkt for ulike typer analyser som: 

  • Hva er budsjettert nøkkeltall sammenlignet med faktisk for denne perioden? Har vi avvik? 
  • Hva var nøkkeltallet i forrige periode? 
  • Hva var nøkkeltallet for samme periode i fjor? 
  • Hvordan har nøkkeltallet utviklet seg over tid? – Trendanalyse. 
  • Hvordan er nøkkeltallet i forhold til andre koststeder i egen virksomhet? 

Under ser du de åtte nøkkeltallene som er standard i Økonomiinfo. 

I figuren under kan du se hvordan du enkelt og visuelt kan sammenligne budsjetterte lønnskostnader pr månedsverk mot faktiske kostnader, og du får tallene presentert som en graf, noe som gjør det enkelt for en leder å raskt se utvikling uten å måtte gå detaljert ned i regnskapet.

Når din virksomhet går over til periodisert regnskap, vil dere få tilgang til periodiserte nøkkeltall som inneholder helt ny informasjon. Dette er nøkkeltall som henter informasjon fra artskontoer som er nye, og eksempler på dette er nøkkeltall knyttet til anlegg og avskrivninger.

Aktuelle spørsmål en virksomhetsleder kan stille seg knyttet til anleggsmidler:
  • Hvilke investeringer har vi gjort den siste tiden?
  • Forvaltes statens materielle verdier forsvarlig?
  • Har det vært noen utrangeringer eller salg i perioden?
  • Hva koster anleggene våre?
  • Har vi de anleggene vi trenger?
  • Er det behov for vedlikehold?
  • Trenger vi å gjøre noen nye investeringer?

I Økonomiinfo finner du regnskapsinformasjon om anleggsmidler, og under ser du et eksempel fra en oversikt som viser avskrivningsandel pr anleggsgruppe, også sammenlignet med fjoråret. Dette er nyttig for å kunne følge med på anleggsmidlenes utvikling, samt på et tidlig nok tidspunkt se behov for reinvesteringer.

Virksomhetsdefinerte nøkkeltall

Det er også mulig å lage inntil fire virksomhetsspesifikke nøkkeltall i Økonomiinfo.

Under er en kort beskrivelse av type nøkkeltall det er mulig å lage:

  • Brøk med konto – dere kan velge et utvalg av konti for teller og et annet utvalg for nevner
  • Brøk med månedsverk – dere kan velge et utvalg av konti for teller, nevner er antall månedsverk
  • Kun et tall – dere kan velge et utvalg av konti som utgjør nøkkeltallet

7.1.2 Spørringer i Unit4

I tillegg til Økonomiinfo, kan du lage egne rapporter/ spørringer mot regnskapet i Unit4 ERP. En spørring er et visningsverktøy for data som ligger i Unit4 ERP. I dette verktøyet kan den som setter opp spørringen selv velge hvilke data som skal være med og hvordan resultatet skal se ut.

Spørringer i Unit4 ERP er svært fleksible og forholdsvis enkle å bruke. Her vises en total balanserapport fra en virksomhet med aktiverte verdier (balanseført), akkumulerte avskrivninger, salgssum, gevinst, tap og nettoverdi.

DFØ kjører kurs i bruk av browser jevnlig og du finner nærmere informasjon om våre kurs på DFØs nettsider.

7.2 Bedre økonomistyring

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å oppnå bedre økonomistyring i virksomheten illustrert i figuren under.

Med bedre økonomistyring mener vi at virksomheten bruker periodisert regnskapsinformasjon sammen med kontantregnskapsinformasjon og budsjettinformasjon i styringen.

Som nevnt i kapittel 5 kan virksomheter som fører periodisert regnskap ha nytte av både kontantbudsjett og periodisert budsjett i økonomistyringen.

I dette avsnittet omtaler vi hvordan DFØs tjenestetilbud kan understøtte bedre økonomistyring.

7.2.1 Planlegger i Unit4 ERP

Planlegger er budsjettverktøyet DFØ tilbyr i Unit4 ERP. Her samles alle budsjettdata i budsjettversjoner. På den måten kan dedikerte budsjettversjoner brukes for å ivareta de to føringsprinsippene.

Et budsjett basert på kontantprinsippet viser når innbetalinger og utbetalinger er forventet å skje. Via spørringer i Unit4 ERP vil man kunne følge opp kontantbudsjettet mot faktisk benyttet bevilgning i kontantregnskapet. Et kontantbudsjett er derfor velegnet for å kunne holde kontroll over bevilgningen (på kapittel og post). I Planlegger kan virksomheten ha egne budsjettversjoner for å ivare ta kontantprinsippet og holde dette adskilt fra et budsjett etter periodiseringsprinsippet.

I tillegg til et budsjett etter kontantprinsippet, vil det være hensiktsmessig med egne budsjettversjoner som er basert opp periodiseringsprinsippet. Med et periodisert budsjett vil virksomheten få et relevant sammenligningsgrunnlag i oppfølgingen av virksomhetsregnskapet etter SRS. Med egne budsjettversjoner som baseres på periodiseringsprinsippet kan man bruke spørringer mot aggregeringstabeller (saldotabeller) og Økonomiinfo til sammenstilling av regnskap og budsjett etter SRS.

Budsjett etter periodiseringsprinsippet

Et budsjett etter periodiseringsprinsippet vil avvike fra budsjett etter kontantprinsippet, da de blant annet vil ha ulik periodisering.

To sentrale komponenter i budsjett etter periodiseringsprinsippet er budsjettering av investeringer og avskrivninger.

Budsjettering av avskrivninger gjøres på to måter:

  • Simulering av avskrivninger fra anleggsmodulen basert på eksisterende anleggsmidler
  • Budsjettering av avskrivninger basert på planlagte investeringer

I Planlegger vil det være mulig å budsjettere fremtidige investeringer på anleggsgruppen investeringen gjelder, og på perioden investeringen er forventet å skje. Det er en egen funksjonalitet for automatisk beregning og postering av avskrivninger og inntektsføring av bevilgning knyttet til avskrivninger. Dette er funksjonalitet som forenkler budsjetteringsprosessen.

For budsjettering av detaljert lønn benyttes samme datagrunnlag fra SAP for begge føringsprinsippene. Forskjellen er at man har avvikende oppsett av autoposteringer som beregner arbeidsgiveravgift, pensjon og feriepenger. For budsjettering etter periodiseringsprinsippet vil autoposteringen avsette feriepenger alle perioder unntatt juni, samt at lønnskostnaden i juni vil være i kredit for å gjenspeile avsetningen.

Etter kontantprinsippet vil man ha et påslag på lønnskostnadene i juni for å gjenspeile den faktiske utbetalingen av junilønn som er høyere enn øvrige perioder.

7.2.2 Spørringer i Unit4 ERP

For oppfølging av budsjett mot regnskap vil aggregeringstabeller (saldotabeller) i Unit4 ERP være hensiktsmessig. Spørring mot saldotabell gir mulighet til å sammenstille kontantbudsjettet mot kontantregnskapet og periodisert regnskap mot periodisert budsjett.

I rapporteksempelet under ser vi for eksempel hvordan feriepenger avviker mellom kontantregnskapet og hovedboka. Og at budsjetterte feriepenger etter periodiseringsprinsippet er tilnærmet likt hovedboka.

7.2.3 Økonomiinfo

Økonomiinfo kan settes opp mot SRS-budsjettet for å dra nytte av det periodiserte regnskapet. Man kan overføre to budsjettversjoner til Økonomiinfo, gjeldende og opprinnelig budsjett. På den måten er det SRS-oppfølging som blir gjeldende i virksomheten og vil være det man styrer etter i økonomioppfølgingen, dersom virksomheten velger dette.

Rapportoppstillinger og beregning av nøkkeltall i løsningen vil da være i henhold til SRS. Resultatrapporten i Økonomiinfo viser hovedboka mot budsjett. Det er også mulig å få inn endringer i årets budsjett, slik at det tydelig kommer frem hvilke endringer som har oppstått mellom opprinnelig og gjeldende budsjett.

Nøkkeltallene i Økonomiinfo vil også gi bedre styringsinformasjon når grunnlaget for de budsjetterte nøkkeltallene følger samme føringsprinsipp som de faktiske nøkkeltallene.

Figuren under viser utviklingen i lønnskostnad per månedsverk. Hadde man budsjettert etter kontantprinsippet ville kostnaden i periode 201906 vært høyere enn øvrige perioder, da kontantbudsjettet tar høyde for at selve utbetalingen av lønn er høyere i juni enn øvrige perioder i året.

7.2.4 Et eksempel fra Statistisk sentralbyrå (SSB)

Hovedregel internt i SSB er at totalt budsjett er likt i kontant og SRS (vi har med investeringer og utelater avskrivninger, for at disse skal kunne sammenlignes). Disse to budsjettene har ulik periodisering. Periodiseringene baseres i hovedsak på tidligere års regnskap. Unntaksvis gjøres korrigeringer i kontantbudsjettet. En årsak til korrigering av kontantbudsjettet kan skyldes vesentlig endring i forskuddsinnbetalinger for eksterne oppdrag (IB/UB) fra et år til et annet.

Vi starter budsjettprosessen med at vi i vår seksjon utarbeider konsekvensjusterte avdelingsrammer etter SRS (men med investeringer istedenfor avskrivninger). Utgangspunktet er inneværende års rammer som korrigeres for årets midlertidige tildelinger.

Avdelingene får hver sine budsjettfiler fordelt på seksjonsnivå, der vi har lagt inn alle tilgjengelige data i forkant. Dette vil være lønn og sosiale utgifter i tillegg til fast beregning av overtid, reiser, kompetanseutgifter mv – kostnader som bør beregnes likt for hele organisasjonen. Alle avdelinger spiller inn forslag til vesentlige endringer, både innsparinger (sjelden) og nye tiltak, kjente økte kostnader mv. Eventuelle nye tiltak/endringer i avdelingenes budsjettrammer som prioriteres av ledelsen, legges til med varig eller midlertidig virkning. Gjenstående disponible budsjettmidler (iht. tildelingsbrevet) vurderes disponert i budsjettrevisjonene som gjennomføres etter 1. og 2. tertial.

I vår interne økonomioppfølging gjennom året, følger vi opp kontantbudsjett og regnskap kun på overordnet nivå (SSB). SRS-budsjett og regnskap følges opp både på overordnet nivå og i alle avdelinger, seksjoner og prosjekter. I rapportering til ledelsen har vi alltid med en oversikt som viser kontantregnskapet sammenlignet med SRS-regnskapet og hvilke poster som utgjør forskjellen på SSB-nivå.

 Utfordringer med forskjell mellom kontant/SRS oppstår hovedsakelig ved;

  • Større utbetalinger som gjelder for flere år som for eksempel enkelte lisens-avtaler. Dette er av begrenset omfang for SSB. Våre kostnader er i hovedsak løpende/årlig, og vi har kontroll på de få unntakene vi har.
  • Større innbetalinger (forskudd). Vi følger opp og har kontroll på eventuelle endringer i forskuddsbalansen for å eventuelt foreta justeringer mellom kontant- og periodisert budsjett på inntektssiden.

7.3 Bedre virksomhetsstyring

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å oppnå bedre virksomhetsstyring illustrert i figuren under.

Med bedre virksomhetsstyring mener vi at virksomheten bruker informasjon om kostnader (ressursbruk målt i kroner) og informasjon om eiendeler eller informasjon om aktiviteter, produkter eller tjenester I styringen.

Hva koster det?

Informasjon om hva aktiviteter, produkter eller tjenester koster som grunnlag for å vurdere og sikre effektiv ressursbruk, kan være verdifullt for ledelsen når de skal planlegge og prioritere aktiviteter i virksomhetsplanen.

7.3.1 Konteringsstreng og økonomimodell

For noen virksomheter kan behov for «hva koster det»-informasjon bety at konteringsstreng og økonomimodell må tilpasses, slik at det er mulig å koble informasjon om ressursbruk (kostnader) til informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester, og beregne hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster.  

Virksomhetens ledelse bør prioritere hvilke aktiviteter, produkter eller tjenester den trenger kostnadsinformasjon om, og tenke igjennom hva kostnadsinformasjonen skal brukes til, jamfør oppfølgning av effektiv ressursbruk. Det kan være hensiktsmessig å konsentrere datafangsten på utvalgte aktiviteter, produkter eller tjenester for å unngå at datafangsten blir for detaljert, komplisert og ressurskrevende.   

Virksomheten bør også vurdere hvilke kostnader som bør inkluderes, både ut fra vurderinger av risiko og vesentlighet og avhengig av formål.

En økonomimodell med god struktur for å fange økonomisk informasjon som gjenspeiler aktiviteten i virksomheten, og som gir grunnlag for å produsere styringsinformasjon på utvalgte dimensjoner, gir dermed nyttig styringsinformasjon for ledelsen. Hva kosteregentlig de tjenestene vi leverer?

Utgangspunktet for å fange data er DFØs standard konteringsstreng, som viser hvilke dimensjoner som transaksjoner fanges og bokføres på.

Konteringsstrengen, sammen med rapporteringsdimensjoner, utgjør økonomimodellen. Under ser du et eksempel hentet fra eksemplet om den fiktive virksomheten «Direktoratet for miljøavtrykk».

Hvilke kostnader kan være relevante å fordele?

Lønnskostnader er for de fleste virksomheter den største kostnaden, og bør inngå i kostnadsbildet sammen med avskrivinger og andre driftskostnader, dersom det er viktig å vite hva utvalgte produkter eller tjenester koster.

DFØ tilbyr en løsning som gir mulighet til å synliggjøre hva tiden brukes på, og hva dette faktisk koster. Tidstyring er basert på en integrasjon mellom faktura, lønns- og regnskapssystemet og er spesielt godt egnet for prosjektorienterte kunder.

Ønsker du å lese mer om løsningen, finner du mer informasjon på DFØs nettsider.

Avskrivningskostnader kan også være aktuelle å fordele, og da kan det være relevant å fange kostnader som kan knyttes direkte til aktiviteter, produkter eller tjenester og som kan henføres direkte via relasjoner i økonomimodellen. Alternativt kan avskrivningskostnader fordeles gjennom bruk av fordelingsnøkler.  

Andre driftskostnader som kan knyttes direkte til aktiviteter, produkter eller tjenester kan også henføres direkte via relasjoner i økonomimodellen.  Alternativt kan de fordeles ved hjelp av fordelingsnøkler.  

7.3.2 Prosjektmodulen i Unit4 UBW

Under ser du en rapport fra prosjektmodulen i Unit4 UBW, som viser hvor mange timer de ansatte har registrert på et prosjekt, hvor mange timer de ansatte har budsjettert med at de skal bruke på prosjektet, timekostnader og budsjettert timekostnader. Dette gir grunnlag for å vite hva interne ressurser koster å bruke på ulike prosjekt, og til vurdering om dette er fornuftig ressursbruk.

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

8. Begrepsoversikt

I denne veilederen bruker vi begreper som er en del av dagligtalen i virksomheter og i fagdepartement. Forståelsen av begrepene er imidlertid ikke alltid lik, og det oppstår derfor fra tid til annen misforståelser knyttet til begrepsbruken. Vi har derfor samlet noen sentrale begrep i alfabetisk rekkefølge i denne oversikten, og angir det meningsinnholdet de har i denne veiledningen.

Balansen 

Balansen viser hva virksomheten eier (eiendeler), og hvordan eiendelene er finansiert (statens kapital og gjeld). Summen av eiendelene på den ene siden og summen av statens kapital og gjeld på den andre siden skal alltid balansere, det vil si vise samme sum. Bruttobudsjetterte virksomheter har ikke statens kapital i sin balanse. Les mer om balansen.

Effektiv ressursbruk 

Effektiv ressursbruk dreier seg både om formålseffektivitet («å gjøre de riktige tingene») og produktivitet («å gjøre tingene riktig»). Ressursbruken i en virksomhet kan hevdes å være effektiv dersom virksomheten i stor grad «gjør de riktige tingene riktig» – slik at virksomheten oppnår ønskede effekter uten å sløse med ressursene. 

Satt på spissen, det hjelper ikke at virksomheten «gjør tingene riktig» dersom virksomheten «gjør feil ting». For eksempel er det bedre å gjennomføre tiltak som har ønsket effekt med «noe mer ressursbruk» enn å gjennomføre tiltak (uten å sløse med ressursene) som ikke gir like god effekt. På den måten er god formålseffektivitet relativt sett viktigere enn god produktivitet. Les mer om effektiv ressursbruk.

Eiendel 

Eiendelene deles inn i anleggsmidler og omløpsmidler. Anleggsmidler er varige og betydelige eiendeler (langsiktige). Omløpsmidler er eiendeler til mer kortsiktig bruk, det vil si at de vil bli forbrukt eller solgt i løpet av de nærmeste 12 månedene. Les mer om eiendeler.

Etatsstyring 

Etatsstyring er en viktig oppgave for departementene. Den omfatter styring og oppfølging av underliggende statlige virksomheter som er en del av statsforvaltningen. Begrepet etatsstyring brukes om aktiviteter av faglig og administrativ karakter for å påvirke og følge opp resultatene og oppgaveløsingen til en underliggende virksomhet. Les mer om etatsstyring.

Gjeld 

Gjeld består av avsetning for langsiktige forpliktelser, annen langsiktig gjeld, kortsiktig gjeld og gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer. Les mer om gjeld.

Inntekt 

Inntekter i et periodisert regnskap består av påløpte drifts- og finansinntekter. Driftsinntektene består av inntekt fra bevilgninger, inntekt fra tilskudd og overføringer, inntekt fra gebyrer, salgs- og leieinntekter og andre driftsinntekter. Les mer om inntektene.

Inntekter i staten og statlige virksomheters kontantregnskap består av mottatte innbetalinger samt posteringer på inntektskapittel og post uten innbetalinger som føres mot mellomværende med statskassen, jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.5.2 og rundskriv R-101 punkt 5.1.1. 

Kapitalregnskap  

Kapitalregnskapet skal gi en oversikt over statens og trygdenes finansielle eiendeler og gjeld og vise sammenhengen med bevilgningsregnskapet, jf. punkt 3.3.1 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Etter punkt 3.5.3 skal kapitalpostene fremgå som eiendeler eller forpliktelser i virksomhetens kontospesifikasjon. 

Kontantbudsjett 

Et kontantbudsjett er virksomhetens detaljerte budsjett som bygger på de samme prinsippene som statsbudsjettet, men hvor virksomheten fordeler inntektene og utgiftene på aktuelle inntekts- og utgiftskapitler og poster samt aktuelle artskontoer på hensiktsmessig nivå. 

Kontantprinsippet  

Kontantprinsippet er ett av de fire grunnleggende prinsippene for budsjettering og rapportering til statsregnskapet. Etter et rent kontantprinsipp regnskapsføres inntekter og utgifter når det skjer en kontant betaling. Det kontantprinsippet som benyttes ved budsjettering og rapportering til statsregnskapet er sterkt modifisert gjennom bruk av mellomværende med statskassen, jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.5.2 og rundskriv R-101 punkt 5.1.1. I tillegg har vi et krav om å bokføre mer i kontospesifikasjonen enn det som rapporteres til statsregnskapet, slik at kontospesifikasjonen også ved bruk av kontantprinsippet inneholder informasjon om kundefordringer og leverandørgjeld.  Bevilgningsregnskapet føres etter et (modifisert) kontantprinsipp.   

Kontantregnskap 

Begrepet kontantregnskap benyttes i denne veilederen om virksomhetens grunnlag for rapportering til bevilgningsregnskapet.  

Kostnad 

Kostnader i et periodisert regnskap er et uttrykk for forbruk av ressurser målt i kroner. I veiledningen bruker vi begrepene kostnader og ressursbruk litt om hverandre. Når vi skriver kostnader i veilederen mener vi samtidig ressursbruk målt i kroner, og når skriver vi ressursbruk mener vi implisitt kostnader.  

Kostnader i et periodisert regnskap består av påløpte drifts- og finanskostnader. Driftskostnadene består av varekostnader, lønnskostnader, avskrivninger på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler, nedskrivninger av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler og andre driftskostnader. Les mer om kostnader.

Kostnadsproduktivitet 

Produktivitet dreier seg om sammenhengen mellom ressursbruk og produksjon (varer og tjenester). Virksomhetens produktivitet er høy dersom virksomheten produserer og leverer sine produkter og tjenester uten å sløse med ressursene. Ved måling av kostnadsproduktivitet fordeler man ressursbruken, kostnadene ved bruk av arbeidskraft, innkjøpte varer og tjenester samt maskiner og utstyr, på produksjonen. 

Periodiseringsprinsippet 

Periodiseringsprinsippet er et av to hovedprinsipp for utarbeidelse av en virksomhets årsregnskap i staten. Det innebærer at inntekter inngår i regnskapet i den perioden de er opptjent, og kostnader inngår i regnskapet i den perioden de er påløpt. 

Periodisert budsjett 

Et periodisert budsjett viser når kostnader forventes påløpt (for eksempel hvilken type kostnad, hvilket beløp og hvilken måned), og når inntekter forventes opptjent (for eksempel hvilken type inntekt, hvilket beløp og hvilken måned). Et periodisert budsjett kan være egnet for å følge opp og holde kontroll på kostnader og inntekter gjennom året.  

Periodisert regnskap etter SRS 

Et periodisert virksomhetsregnskapet etter SRS består av et resultatregnskap med inntekter og kostnader, og en fullstendig balanse med eiendeler og gjeld. Les mer om SRS.

Ressursbruk 

Med ressursbruk menes den ressursinnsatsen (egne ansatte, varer og tjenester, realkapital) som medgår i virksomhetens aktiviteter for å skape resultater. I veiledningen bruker vi begrepene kostnader og ressursbruk litt om hverandre. Kostnader er jo ressursbruk målt i kroner, og når vi skriver kostnader mener vi samtidig ressursbruk målt i kroner, og skriver vi ressursbruk mener vi implisitt kostnader. 

Resultatregnskapet 

Resultatregnskapet etter SRS gir informasjon om inntekter og kostnader fordelt på art etter periodiseringsprinsippet. I resultatregnskapet får regnskapsbruker informasjon om type inntekt som for eksempel salgs- og leieinntekt, inntekt fra gebyrer, inntekter fra tilskudd eller finansinntekter. Tilsvarende gis det informasjon om type kostnad som for eksempel lønnskostnader, avskrivninger og andre driftskostnader. Majoriteten av inntekter i statlige virksomheter kommer i form av bevilgning, det er derfor naturlig at regnskapsleser fokuserer på kostnader i et virksomhetshetsregnskap etter SRS. Les mer om resultatregnskapet.

SRS 

SRS er en forkortelse for de statlige regnskapsstandardene for periodisert regnskap i staten. Les mer om SRS.

Styringsinformasjon 

Styringsinformasjon består av data, analyse og vurderinger. Styringsinformasjonen skal ivareta behovet for kontroll (etterlevelse) og behovet for læring og utvikling. Du kan lese mer om dette i 5 steg på veien til god styringsinformasjon

Utgift 

Utgifter i statens og statlige virksomheters kontantregnskap består av utbetalinger samt posteringer på utgiftskapittel og post uten utbetalinger som føres mot mellomværende med statskassen, jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.5.2 og rundskriv R-101 punkt 5.1.1.  

Økonomisk egenart 

Med økonomisk egenart mener vi hvordan virksomheten er finansiert (sammensetning av inntekter), hvordan ressursbruken er fordelt (sammensetning av kostnader) og hvordan balansen er sammensatt (eiendeler og gjeld).  

Vesentlighet 

Vesentlighet er definert i SRS 1. Vesentlighet: Utelatelser eller feilaktige opplysninger om inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld anses som vesentlige dersom de hver for seg eller samlet kan påvirke økonomiske beslutninger som tas av brukere på grunnlag av virksomhetsregnskapet. Vesentlighet avhenger av utelatelsens eller den feilaktige opplysningens størrelse og art vurdert ut ifra de rådende omstendighetene. Inntekten, kostnaden, eiendelen eller gjeldens størrelse eller art, eller en kombinasjon av disse, kan være en avgjørende faktor.  

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: