Statlige årsrapporter på 1–2–3

Jan-Erik Fjukstad Hansen

Redaktør for statsregnskapet.no

Seksjon for styring

I disse dager er det mange som skriver på årsrapportene for statlige virksomheter, men hva bør leseren av en slik rapport se etter? Det er mye bra å finne, bare man vet hvor man skal lete. Her er noen tips som kan gjøre det lettere å få oversikt og finne interessante momenter!
Publisert

Årsrapporter er et aktuelt tema nå som våren nærmer seg, og i begynnelsen av året arrangerte vi i Direktoratet for økonomistyring et fulltegnet frokostseminar om årsrapporter. Der var det mange ivrige deltakere, og jeg ble inspirert til å dele noen tips om hvordan man kan få mer nytte av å lese en årsrapport. Det kan også være nyttig for deg som skal lage årsrapporten. Her er tre tips for hvordan du kan få mer ut av en statlig årsrapport.

1. Se på resultater og ikke aktiviteter

Virksomheten er til for å gjøre en forskjell i samfunnet. Det viktigste må derfor være å se på hvilke resultater man har oppnådd i form av tjenester/produkter. Synes du at samfunnet har fått nok igjen for bevilgningen som er gitt til en statlig virksomhet? Hva har blitt bedre? Hva er blitt dårligere? Det er særlig del III i årsrapporten, «Virksomhetens aktiviteter og resultater», som skal besvare dette, men også leders beretning kan gi en god pekepinn. Resultater i form av konkrete tall er vanligvis et godt utgangspunkt for å vurdere måloppnåelse. Problemet er at det kreves en viss innsikt for å kunne vurdere tallene. Og en slik vurdering er det virksomheten som er den nærmeste til å gjøre. Som leser bør du derfor se spesielt på vurderingene av resultatene i del III:

  • Hva er det som blir vurdert?
  • Er de resultatene som omtales, sentrale for virksomheten?
  • Hvor godt dekkes helheten i virksomhetens oppgaver?
  • Gis det noen vurderinger på de områdene som ikke er godt dekket av resultatinformasjon?

På frokostseminaret vårt var at det stor interesse blant deltakerne for å vise frem relevante resultater i årsrapportene. Utfordringen er at det kan være vanskelig å få frem. Det er fordi noen ting er vanskelig å måle. Samtidig kan det være mange uviktige ting som er lett å måle. Kunsten er selvsagt å måle det som er viktig. Som leser av årsrapporten, bør du forvente at virksomheten viser frem resultater som er relevante og gir et helhetlig bilde av virksomhetens drift.

2. Se på utviklingen for relevante nøkkeltall

I del II i årsrapporten, «Introduksjon til virksomheten og hovedtall», finner du nøkkeltall fra regnskapet og om tjenesteproduksjonen, vanligvis med utvikling for flere år. Dette er en rask og effektiv måte å få oversikt på, spesielt hvis nøkkeltallene er valgt med omhu. DFØ har oppfordret alle virksomheter til å vise frem noen sentrale økonomiske nøkkeltall, som samlet bevilgning, utnyttelse av bevilgning, driftsutgifter, effektive årsverk og lønnsutgifter per årsverk. Fordi bevilgningen er uttrykk for samfunnets prioritering av virksomheten, er det viktig å vise hvordan den er blitt brukt. Og de ansatte er den vesentligste ressursen i de fleste virksomheter. Utviklingen i lønnskostnader (lønnsutgifter per effektivt årsverk) er derfor en viktig indikator.

Men i tillegg bør virksomheten selv definere volumtall, det vil si nøkkeltall for tjenesteproduksjon eller lignende. Se etter et lite "batteri" av nøkkeltall som belyser virksomheten fra ulike sider. For eksempel er antallet lønnslipper vi behandler et relevant tall for oss fordi vi er en lønnssentral. Men Direktoratet for økonomistyring er mer enn det, så vi må også vise tall for regnskapsavdelingen og forvaltnings- og analyseavdelingen vår. Et godt sett med nøkkeltall er starten på at du kan danne deg et helhetlig bilde av virksomheten.

3. Sammenlign regnskapstall fra året før

Bakerst i årsrapporten finner du regnskapsoppstillingene. Foran denne skal det være en ledelseskommentar som skal bekrefte at tallene er korrekte og gi eventuelle forklaringer på spesielle forhold. Deretter kommer to ulike regnskapsoppstillinger. Alle virksomheter har en oppstilling over bevilgningsregnskap. Dette viser bevilgning og regnskapsført utgift for alle kapitler og poster som virksomheten har brukt. Sjekk først kolonnen ytterst til høyre, for mer- eller mindreutgift.

Det mest interessante er ofte det neste regnskapet: artskontorapporteringen. Denne viser oversikt for hovedgrupper av inntekter og utgifter. Og for de spesielt interesserte finner du detaljer i note 1,2 og 3. Her finner du også sammenligningstall fra året før slik at du kan følge utviklingen. Det er også interessant å se om utviklingen i ressursbruken som regnskapet viser, forteller den samme historien som utviklingen av resultatene i årsrapportens del III. I denne delen av årsrapporten er det også et virksomhetsregnskap for de virksomhetene som har regnskap etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). Da får du et mer komplett regnskap, som også viser et realistisk bilde av eiendeler og gjeld.

Disse tre enkle tipsene kan gi deg oversikt over virksomhetens viktigste produkter og tjenester, utviklingen i sentrale nøkkeltall og hvordan regnskapstallene henger sammen med virksomhetens resultater. Er du mer nysgjerrig på detaljer om virksomhetenes regnskap, kan du undersøke mer på statsregnskapet.no.

God lesning, og lykke til med årsrapporten!

Kontakt

Jan-Erik Fjukstad Hansen

Redaktør for statsregnskapet.no

Seksjon for styring

Fant du det du lette etter?