Periodisert regnskap gir bedre styring

Jan-Erik Fjukstad Hansen

Redaktør for statsregnskapet.no

Seksjon for styring

Det er mange som er opptatt av at det offentlige må få mer ut av ressursene. Løsningen er å se nærmere på sammenhengen mellom ressurser og resultater, og da er periodisert regnskap akkurat det du trenger. Det viser kostnader, eiendeler, gjeld og retter oppmerksomheten mot kravet om effektiv ressursbruk.
Publisert

Med jevne mellomrom tar vi i Direktoratet for økonomistyring (DFØ) opp behovet for periodisert regnskap etter statlige regnskapsstandarder (SRS). Mange deler vår begeistring, men det er også en del som synes vi bruker unødvendig mye tid på det. For de som ikke er helt med skal jeg forklare kort hva saken dreier seg om.

I dag vil et periodisert regnskap etter SRS komme i tillegg til, ikke i stedet for, regnskapet statlige virksomheter skal rapportere til statsregnskapet etter kontantprinsippet. Allerede her kan vi ha sympati med de som synes det er frustrerende at vi kommer drassende med enda et regnskap. Men det gjør vi av en god grunn.

Kontantregnskapet fanger opp alle inn- og utbetalinger i perioden, og er derfor velegnet for bevilgningskontroll. Men det periodiserte regnskapet fanger opp hvilke ressurser (arbeidskraft, varer og tjenester, investeringer) som faktisk er forbrukt i perioden, uavhengig av utbetalinger. Vi trenger nettopp informasjon om kostnader, eiendelssiden og oppmerksomhet om effektiv ressursbruk for å lykkes med god økonomistyring.

Hva koster tiltak og tjenester egentlig?

Selv et korrekt kontantregnskap kan gi et feilaktig inntrykk av hvilke reelle kostnader som har gått med for å utføre virksomhetens aktiviteter, både i investeringer og drift. Med et periodisert virksomhetsregnskap etter SRS får du bedre oversikt og en reell fordeling av kostnadene. Det kan faktisk bli vesentlig forskjell på hva regnskapet viser etter kontantprinsippet og et periodisert prinsipp.

Vi tenker oss et eksempel der en virksomhet har investert 500 millioner i et system som har en levetid på 10 år, bruker vi egentlig opp 50 millioner hvert år. Dette kan ses i sammenheng med reduksjon i personalkostnader. En reduksjon på 30 årsverk i virksomheten kan høres ut som en god effektivisering. Det kan bety ca. 30 millioner spart. Hvis virksomheten betaler 50 millioner hvert år for dette, er det plutselig ikke en veldig god deal lenger.

Illustrasjon som viser virksomhetsregnskapet etter kontantprinsippet.
Illustrasjon som viser virksomhetsregnskapet etter kontantprinsippet.
Illustrasjon som viser virksomhetsregnskapet etter SRS.
Illustrasjon som viser virksomhetsregnskapet etter SRS.

I kontantregnskapet ser det ut som om virksomheten driver billigere i år 2–10, og er mye dyrere i år 1, mens den i virkeligheten driver dyrere alle årene. De to grafene viser at eksakt samme hendelse blir presentert svært forskjellig etter de to regnskapsprinsippene.

Slike effekter kan dukke opp av andre årsaker også. Kontantregnskapet gir et mye svakere sammenligningsgrunnlag dersom en virksomhet har varierende aktivitet, har vesentlig lagerhold eller får en forskyvning av betalingstidspunkt. Det sier seg kanskje selv at det er vesentlig kvalitetsforskjeller på informasjonen du har til å styre en virksomhet avhengig om du har det ene eller andre regnskapet.

En systematisk oversikt over statens eiendeler

For staten samlet sett vil virksomhetsregnskap etter SRS gi en langt bedre oversikt over de totale eiendelene. Etter reglene for kontantregnskapet skal virksomheten ha en ajourført liste over sine varige eiendeler (for eksempel inventar, datasystemer, biler).

Et periodisert regnskap har en struktur som naturlig gir oss bedre oversikt, og det gir andre interessenter innsyn i de eiendelene som virksomheten forvalter. En slik oversikt er et godt verktøy i den enkelte virksomhet for å forvalte eiendelene sine på en god måte, både for å vurdere anskaffelser og vedlikehold. Dersom alle virksomheter utarbeider et slikt periodisert regnskap med balanse, vil vi i tillegg få en oversikt over eiendeler for staten samlet som er vesentlig bedre enn dagens situasjon.

En kultur for effektiv ressursbruk

Vi er ivrige fremsnakkere av SRS og vi er mer enn gjennomsnittet opptatt av effektiv ressursbruk. Skal vi bruke fellesskapets midler mest mulig effektivt, må vi også vite hva vi bruker på de ulike tjenestene.

Vi snakker med en rekke departementer og virksomheter om dette. Og mange av tilbakemeldingene vi får handler om at det fort kan bli mye oppmerksomhet på bevilgningskontroll fremfor å følge opp om vi bruker midlene på mest mulig effektiv måte. Det er ikke nok å ha bevilgningskontroll. Overordnet departement og ledelsen bør være opptatt av at man gjør de rette tiltakene og at de blir effektivt gjennomført over tid. Da er det smart å ha et virksomhetsregnskap som faktisk støtter opp under denne tankegangen, og hjelper til å gjøre informasjonen tilgjengelig.

Innføring av SRS viser at virksomheten tar regnskap seriøst og signaliserer en kvalitetsheving i økonomistyringen. Det kan dreie seg om å sammenstille produkter/tjenester eller ulike aktivitetsområder med ressursbruken, at koststeder og prosjekter må knyttes sammen med tjenestene eller at man gjør en fordeling av ansattes tid på tjenestene.

Kontakt

Jan-Erik Fjukstad Hansen

Redaktør for statsregnskapet.no

Seksjon for styring

Fant du det du lette etter?