Om fellestjenester og effektivitet

Hilde Singsaas

Direktør

Direktoratet for økonomistyring

2019 er så vidt i gang, og det er høysesong for nyttårsforsetter. I Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har vi samme ambisjon for det nye året som vi pleier, nemlig å bidra til mer effektiv ressursbruk i staten. En av måtene vi gjør det på, er å levere lønns- og regnskapstjenester til statlige virksomheter. Hvorfor lønner det seg for staten at DFØ gjør dette i stedet for at virksomhetene gjør jobben selv?
Publisert

Effektivisering i staten foregår på ulike områder og med ulike virkemidler. DFØ skal bidra gjennom å legge til rette for at statlige virksomheter styres på en god måte og at beslutninger fattes på et godt grunnlag. Men vi har også en annen viktig oppgave, nemlig å levere lønns- og regnskapstjenester til statlige virksomheter. Målet er at staten skal oppnå stordriftsfordeler og frigjøre ressurser til andre viktige formål.

Hva betyr det at DFØ leverer lønns- og regnskapstjenester? Helt konkret, sørger vi blant annet for at statsansatte på en enkel måte kan registrere hvor mye de jobber i tillegg til at de får utbetalt lønn og refundert utgifter til reiser. Vi sørger også for at statlige virksomheter betaler regningene sine, at de selv får betalt for tjenester de selger og at regnskapene deres blir korrekte.

Vi står sterkere sammen…

Det er flere fordeler ved at DFØ gjør jobben på vegne av mange. Det er billigere for fellesskapet at vi kjøper inn lønns- og regnskapssystemer og tilpasser dem til statens regelverk, enn at over 200 virksomheter skal investere i hvert sitt system. På samme måte er det mer effektivt at vi oppgraderer systemene og gjør tilpasninger etter lønnsoppgjør og regelendringer – i stedet for at alle må gjøre nøyaktig samme jobb hver for seg.

Når vi utfører tjenester på vegne av mange, får vi også muskler til å videreutvikle tjenestene og utnytte de store mulighetene teknologien gir. Det handler for eksempel om automatisering og robotisering av oppgaver og bruk av kunstig intelligens. Spesielt små og mellomstore virksomheter har ikke samme mulighet til å gjøre dette på egen hånd. DFØ har også bygget opp solide fagmiljøer med spesialistkompetanse på lønn, regnskap og statens økonomiregelverk. Dermed slipper hver enkelt virksomhet å bygge opp tilsvarende kompetanse selv.

…men lite rom for skreddersøm

Fordelen med fellesløsninger er at det gir stordriftsfordeler for staten. Ulempen er selvsagt at det gir lite rom for spesialtilpassede tjenester. Selve forutsetningen for å hente ut gevinster er jo at det er noen få standarder og ikke 200 unike løsninger.

Når statlige virksomheter blir kunde av DFØ, må de derfor tilpasse seg standardløsningene vi har valgt. Det er ikke alltid smertefritt. Vi jobber hardt for at løsningene våre skal være moderne og brukervennlige, men vi vil aldri kunne imøtekomme alle ønsker om tilpasninger. Selv ikke god hyllevare kan erstatte skreddersøm.

Hvem skal høste gevinstene?

Gjennom å standardisere og automatisere stadig nye oppgaver og prosesser øker vi effektiviteten hvert år. Her står vi likevel overfor et dilemma: Skal vi prioritere tiltak som gir innsparinger i DFØ eller tiltak som forenkler kundenes arbeidsoppgaver? Vi forsøker å finne en god balanse mellom disse hensynene, og noen tiltak gir heldigvis gevinster for oss alle. Sammen med Skatteetaten har vi for eksempel utviklet en robot som godkjenner opp til 2000 reiseregninger i døgnet, året rundt. Staten kan spare mange årsverk bare på dette ene tiltaket.

Gjennom å utvikle gode og effektive fellesløsninger skal vi bidra til at statlige virksomheter kan frigjøre ressurser og i større grad konsentrere seg om kjerneoppgavene sine. Behovet for dette blir bare større og større i årene framover. Staten er mangslungen, men det de fleste virksomheter har til felles, er at vi må regne med å levere bedre tjenester med mindre ressurser. Da må alle effektivisere der vi kan, og i DFØ skal vi gjøre vårt beste for å hjelpe til.

Kontakt

Hilde Singsaas

Direktør

Direktoratet for økonomistyring

Fant du det du lette etter?